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メール?電話?正しい内定辞退の方法を知ろう

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【このページのまとめ】

  • ・内定辞退は電話でするのが基本
    ・辞退の理由を聞かれても、会社への不満ととられる内容は避ける
    ・自分の適性を理由にすると失礼にならない退職理由になる
    ・電話をした後改めて手紙で謝罪すると丁寧

「内定辞退は言い出しにくい」という人も多いですが、マナーを守れば企業側も納得してくれるはずです。
今回のコラムでは、電話で伝える時の切り出し方や理由の伝え方を解説。
内定承諾後に辞退できるかなど、気になる情報をお届けします!

◆内定辞退の連絡は電話で!

企業への連絡手段にはメールと電話がありますが、内定辞退は電話でするのが適切です。メールだと相手がいつ読むか、確実に読まれているかわかりませんが、電話は確実に相手に伝えられます。さらに電話は直接話すので誠意が伝わりやすく、メールのような一方的な印象がないのもメリットです。
電話は緊張するという人がいますが、企業側への迷惑を最小限に抑えるためにも、辞退を決意したらできるだけ早く連絡しましょう。
電話で連絡する際の例文を挙げるので、参考にしてみてください。

【電話で内定辞退する時】

私、〇〇大学のハタラク太郎と申します。お忙しいところ恐縮ですが、人事部の〇〇様はいらっしゃいますか。

(担当者にかわってもらう)

私、〇〇大学のハタラク太郎と申します。ただいまお時間大丈夫でしょうか?
先日は内定のご連絡をいただきありがとうございます。色々と検討しましたところ、本日は内定を辞退させていただきたいと思い、ご連絡を差し上げました。


◆内定辞退の理由はどうする?

内定辞退の理由は自分から言う必要はありませんが、企業によっては今後の採用活動の参考にするために理由を聞くことがあります。
もし聞かれた場合は誠実な回答を心がけましょう。ただ、辞退の理由は正直に言えば良いというものではなく、相手への配慮が必要です。
他社で内定が出た場合も、「〇〇社の方が給与が良かったから」「第一志望ではなかったから」などと言うのはやめましょう。
以下の回答例を参考に、辞退理由の伝え方を考えてみてください。

【職種を理由にした場合】

「〇〇職が私がやりたかった仕事に一番近かったため、辞退を決断しました」

【勤務地を理由にした場合】

「地元の企業に内定をいただき、故郷で働き貢献したいという思いが強まったため、辞退を決断しました」

【適性を理由にした場合】

「自分の適性を改めて考えてみた結果、他社に縁を感じこのような決断となりました」

なお、就職を決めた企業名については自分から言う必要はありません。第一志望ではなかった企業を辞退する時は、「自分の適性」を理由にすると相手の気持ちを害さずに済むでしょう。

◆内定辞退にまるわる疑問を解決

ここからは、内定辞退にまつわる疑問を解決していきます。辞退に悩んだ時は、ぜひ目を通してみてください。

【内定承諾書を出した後に辞退できるか】

内定承諾書には法的拘束力はないため、提出後であっても辞退できます。会社によっては誓約書にサインを書くことがありますが、いずれも法的な力はないため、辞退が可能です。
民法では労働開始の2週間前までであれば「労働者は労働契約を一方的に解除できる」としています。
ただ、承諾書提出後の辞退は企業の採用計画に大きく影響するため、辞退を決めたらすぐにその旨を伝えましょう。

【連絡は電話だけで良いのか】

電話だけで構いませんが、改めてお詫びの手紙を出すと丁寧です。知人や教授の推薦で内定した企業やインターンでお世話になった企業、内定承諾していた企業には、特に誠意ある対応が必要でしょう。
そんな時は手紙を送って心からの謝罪を伝えてください。

【損害賠償請求されないか】

内定を辞退したからといって、企業が損害賠償請求する事例はあまり見られません。裁判にはお金も時間もかかるため、よほど非常識な辞退の仕方をしなければ心配はないでしょう。

内定辞退の方法をはじめ、就職関連のお悩みはハタラクティブのアドバイザーにご相談ください。
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