退職時の挨拶をするときに気をつけたいポイント

2018/08/31

退職が決まり最後の出社となる日は、引き継ぎの最終確認や備品の返却、退職の挨拶などを行いながら過ごすことになるでしょう。円満に退職するにはマナーを守ってきちんと挨拶をし、良い印象を残すことが大切です。今回は、最終出社日の過ごし方をはじめ、スピーチやメールで退職時の挨拶をする場合の注意点などについて解説します。

◆最終出社日の過ごし方とは

なんとなく落ち着かない最終出社日。どのようなことをして過ごせば良いのでしょうか。

【引き継ぎの最終確認】

最終出社日ともなれば引き継ぎのほとんどは終わっているものと考えられますが、後任者に伝え忘れていることがないか再度確認しておく必要があると言えます。後任者に質問しておきたいことがないか尋ねてみるのも良いかもしれません。

【備品の返却】

社員証や名札、IDカードなどは私物ではないため、返却が必要です。ロッカーや机の鍵はもちろん、会社の経費で購入した文房具も返却の対象となります。また、業務に使用していたパソコンや携帯電話は、会社の指示に従ってデータの処理を行ってから返却するようにしましょう。

【デスク周辺やロッカーの片付け】

意外と時間がかかるのが、デスク周辺やロッカーの片付けです。会社の書類は後任者に渡すか、必要なければシュレッダーにかけて廃棄しましょう。最終出社日に片付けばかりに時間をかけてしまわないよう、数日前から少しずつ持ち帰る私物や会社に返す備品などを整理しておくことが大切です。

【挨拶まわり】

挨拶まわりは必ずしなければならないといった決まりはないものの、退職後も関わりがある相手や特にお世話になった相手には直接挨拶するのが一般的と言えます。円満に退職するには、相手の業務に支障が出ないよう心がけながら感謝の気持ちを伝えると良いでしょう。

◆好印象な退職のスピーチをするコツ

退職の挨拶を皆の前で行うケースでは、以下のような点に気をつけましょう。

・丁寧に話す
・長くなり過ぎない
・退職日を伝える
・退職理由は「一身上の都合」とする
・感謝の気持ちを伝える

退職のスピーチを行う際ははきはきと丁寧に話すように意識し、2～3分程度にまとめて話すと良いでしょう。最終出社日が退職日であれば「本日をもって退職」と伝え、退職日が別の日であれば「◯日付けで退職」と添えるようにします。
結婚や出産などの理由で退職する場合には事実を話しても問題ありませんが、ネガティブな理由などは控え、退職理由は「一身上の都合」とするのが一般的です。
感謝の気持ちを伝え、同僚へのエールの言葉で挨拶を締めると良いかもしれません。
挨拶をするタイミングは、企業によって異なります。慌てることのないよう、あらかじめ何を話すか考えておきましょう。

◆メールで退職の挨拶をする際の注意点

退職の挨拶をメールで送信する場合には、タイミングに気をつける必要があります。社内の人へは最終出社日で問題ありませんが、社外の人へは引き継ぎや後任者の紹介などがあるため退職する2～3週間前にメール連絡するようにしましょう。しかし、あくまで社内の人へ周知されたあとに社外の人に伝えるのが社会人としてのマナーと言えます。

退職の挨拶メールを一斉送信する場合には「Bcc」を使用し、送り先のアドレスがすべての受信者に知られることのないよう配慮することが重要です。今後も関わりを持つ相手であれば、退職後の連絡先も書いておくと良いでしょう。

メールの内容は退職のスピーチと同様、退職日や感謝の気持ちを簡潔にまとめます。メールにおいてもネガティブな内容は避け、詳しい退職理由も書く必要はないと言えます。受け取り側が不快な気持ちにならないよう、相手の立場に立った内容にすると退職後にも良い印象を残すことができるかもしれません。

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