入社時の必要書類は？退職後に返却する・受け取るものもご紹介

「入社時の必要書類を知りたい」と思っている転職活動中の方もいることでしょう。このコラムでは、入社時に必要となる書類を紹介。併せて、会社によっては提出が求められる書類もまとめました。また、退職後に返却しないといけないものや、受け取る必要がある書類についても触れています。新しい職場の準備、退職の関連作業を効率良く行いたい方は、ぜひ本コラムを参考にしてください。

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退職後に返却するもの、受け取るもの

退職する際には、現職の職場に返却をしたり、職場から受け取ったりしなければならないものが多数あります。それぞれの代表的なものをまとめました。

返却するもの

以下のものは、退職時に企業に返却しましょう。

• ・健康保険被保険者証
• ・社員証
• ・名刺
• ・制服

健康保険被保険者証については、扶養家族がある方であれば家族名義の健康保険被保険者証も忘れずに返却しましょう。会社を退職することで、会社が加入する健康保険組合から脱退することになります。会社側は、回収した健康保険被保険者証を日本年金機構へその健康保険被保険者証を提出する義務があります。会社の担当者に迷惑をかけないように、できるだけ早く返却したほうが良いでしょう。

返却する名刺には、自分の名刺ばかりでなく取引先などから受け取った名刺も含まれる場合があります。会社に返却を求められた場合、すぐに渡せるように今までもらった名刺の整理もしておくのがおすすめです。

制服はクリーニングに出して、できるだけきれいな状態で返すのがマナーといえます。今までお世話になった職場へ迷惑をかけないためにも、返却は期日を守り迅速に行いましょう。

受け取るもの

以下の書類は、退職時に会社から受け取る必要があります。

• ・雇用保険被保険者証
• ・年金手帳
• ・源泉徴収票
• ・離職票（転職先が決まっていない人）

上記の書類は、転職先に提出を求められることが多いので入社する日まで大切に保管しておきましょう。年金手帳については、会社が預かっている場合と各自で保管している場合があります。源泉徴収票は、会社によって用紙の質や大きさが異なることが多いです。小さいサイズの場合はほかの用紙に紛れて紛失する恐れがあるので、クリップなどでほかの関連書類と一緒にまとめておいても良いでしょう。

入社時の必要書類

入社時の提出書類は企業によって異なります。以下に、一般的な例を挙げているので確認してみましょう。

• ・雇用保険被保険者証
• ・年金手帳
• ・源泉徴収票
• ・扶養控除等申告書
• ・健康保険被扶養者異動届
• ・給与振込先の届書

扶養控除等申告書は、社会保険や税金に関する手続きに必要とされる書類です。年末調整の際に目にしたことがある方も多いでしょう。用紙は入職する会社から渡されることが一般的です。そのため、自分で入手する必要はありません。用紙を受け取ったら、氏名や生年月日など必要事項を丁寧に記入しましょう。

健康保険被扶養者異動届も社会保険に関わる書類の一つですが、扶養する家族がいる人を対象としています。この書類も、会社側が用意していることが多いようです。

給与振込先の届書は、これから給与を受け取るための口座を申請するための書類です。会社から指定された金融機関の通帳がない場合は、新しい口座の開設が必要となることもあります。また、書類に添えて振込先の通帳の口座番号や支店名が記載されたページのコピーを求められる場合も。すぐに対応できるように、事前に準備しておくと良いでしょう。

「転職時の必要書類とは？会社へ提出・返却する際のマナーについても解説」のコラムでも、転職先の入社手続きに必要な書類を紹介しているので、併せてご覧になってみてください。

会社によって提出が求められる書類

企業によっては、以下の書類の提出も求められる場合があります。

• ・身元保証書
• ・卒業証明書
• ・健康診断書
• ・免許や資格の証明書
• ・住民票記載事項証明書

健康診断書が必要な場合は、できるだけ早く受診するよう心掛けましょう。病院によっては、健康診断を受けるのに事前予約がいる場合もあります。結果書類が送られてくるまでに日数を要することも少なくありません。健康診断を予約する際には、できるだけ早急に診断書を必要としている状況を伝えておきましょう。

また、卒業証明書についても同様に、迅速に手配をする必要があります。特に、卒業校が遠方にある方は学校の事務局に早めに連絡し送付可能日を把握しておくと安心です。

以上、入社時に必要とされる書類についてご紹介しました。しかし、入社時における準備で気をつけたいのは書類ばかりではありません。スーツやバックなど、通勤時に身に着けるものにも気を配りたい方もいることでしょう。お悩みの方は、関連コラムの「オフィスカジュアルとは？スーツはだめ？男女別おすすめアイテムを紹介」や「ビジネスカジュアルとは？押さえるべきマナーやポイントなどを紹介」を参考にしてみてください。

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