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例文あり！円満退職するための連絡方法とは？

例文あり！円満退職するための連絡方法とは？

更新日2024/03/13

この記事のまとめ

退職の挨拶を直接できない場合は、メールを活用する
社内の人には最終日当日に送り、ひと目で分かるような件名を記載する
社外の人には2～3週間前に送り、後任者についてしっかり明記しておく

退職を決意した際、上司に意思を伝える、退職願を出す、引き継ぎを行う、関係各所に退職の連絡をするなど、やるべきことはたくさんあります。
中でも今回は、退職時の挨拶や連絡方法に注目。印象を下げないための、基本的なマナーやメールの送信例についてまとめてみました。
当コラムで円満退職のお手伝いができれば幸いです。

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◆退職の挨拶・連絡のマナー
◆メールの例文
◆退職までの流れと準備

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◆退職の挨拶・連絡のマナー

退職が決まったら、お世話になった人へ今までの感謝とお別れを伝えることは当然のことです。基本的には、業務上関わり合いのある人すべてに、直接口頭、または電話で挨拶するのが理想。

しかし、短時間とは言え相手の時間をもらうことになるため、相手の都合を考える必要があります。スケジュール的になかなか都合がつかない場合は、メールを活用することも1つの方法です。

ビジネス上での主要なツールであるメールで挨拶することは、今や一般的な方法であると言えます。職種にもよりますが、最近では社内外問わずメールで退職の挨拶をする人は少なくありません。
同じ会社に送る場合とクライアント先に送る場合、ケース別にメール送信時のマナーについて見ていきましょう。

【社内】

同じ会社の人に送る場合、あなたが退職すること自体は事前に周知されているため、報告ではなく最後の挨拶にあたります。そのため、タイミングとしては最終出勤日の、退社時間の1時間前から退社する時間までに送信しましょう。
社内では日々いろいろなメールをやり取りしているため、埋もれないためにも件名は明確に。ひと目で用件が分かるように記載します。

また、詳細な退職理由については記載する必要はありません。可能であれば、退職後の連絡先を載せておくと印象アップに繋がります。
会社は辞めてもこの先もお付き合いはしたいという前向きな気持ちを伝えられるでしょう。

【社外】

取引先などの社外の人に対しては、退職の報告と挨拶を同時に行うため、退職日の2～3週間前くらいを目安に送信しておきましょう。
件名や退職理由については社内の人に送る内容と同様、ひと目で用件が分かるもの・詳細な退職理由については触れないようにします。
伝えるべきは、後任者について。あなたが辞めたあとも安心だということを伝えましょう。退職後の連絡先については、社外の人の場合は書かないことがほとんどです。
会社を通じて生じたお付き合いなので、一線引いておくほうが無難かもしれません。

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◆メールの例文

前項にてお伝えした注意点を踏まえ、例文を作成してみました。書き方に悩んだ場合の参考にしてみてください。

【社内】

・件名
退職のご挨拶　山田太郎

・本文
おつかれさまです。◯◯課の山田です。

私事で恐縮ですが、このたび一身上の都合により、本日◯月◯日をもちまして退職することになりました。
本来であれば直接ご挨拶をすべきところ、メールでの挨拶にて失礼いたします。
在職中はたくさんの方に支えていただいたこと、大変感謝しております。
業務を通じていろいろな方と関わり、多くのことを学ばさせていただいたことが私の強みとなりました。
今後も、この会社で得た経験を活かしていきたいと思います。

退職後の連絡先は下記のとおりです。
メール：◯◯＠◯◯◯◯
携帯：090-1234-5678

最後になりましたが、皆さまのさらなるご活躍を心よりお祈り申し上げます。
今まで本当にありがとうございました。

【社外】

・件名
退職のご挨拶（株式会社◯◯　◯◯課　山田太郎）

・本文
株式会社◯◯　◯◯部
斉藤健太　様

いつも大変お世話になっております。株式会社◯◯の山田です。
私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により、◯月◯日をもちまして退職することになりました。
◯◯様には、何かとお力添えいただきましたこと、心より感謝しております。
本来であれば直接ご挨拶をすべきところ、メールでのご挨拶になりましたことお詫び申し上げます。

今後の貴社の後任担当を、同じ部署の田中一郎が務めさせていただきます。
後日改めて田中が挨拶に伺いますので、変わらぬご指導の程よろしくお願いいたします。

最後になりましたが、貴社の発展と斉藤様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。

特にお世話になった上司など、個人的に送信したい場合には内容をさらに濃くすると良いでしょう。思い出話やその人から学んだことなどを具体的に書くことで、印象がより良いものになります。
社内の人には感謝を、社外の人には感謝と安心を伝えることを意識しておきましょう。

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◆退職までの流れと準備

退職で大切なのは、去る側と残る側、両者が最終日まで気持ちよく働けることです。そのためには、前もって準備をしておくことが大切。具体的には何をすべきなのでしょう。

【2～3ヶ月前】

退職を決意したら、会社の就業規則を確認します。退職の意思を伝えるタイミングが企業ごとに違いますので、自社の規定に従って直属の上司に意思を伝えましょう。
退職日については上司と相談の上決定します。

【1ヶ月前】

退職願を提出します。あなたが退職することで、周囲の人に迷惑がかからないよう引き継ぎ業務を進めていきましょう。

【2～3週間前】

取引先に退職の報告と挨拶をします。直接訪問することが難しい場合には、メールを送りましょう。また、会社へ返却するものと受け取るものについて把握しておくことが大切です。

いかがでしたか？
社会人としてマナーある対応を心がけ、「飛ぶ鳥跡を濁さず」を実践しましょう。

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