退職理由はどう伝える?円満退職を叶える方法とは

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この記事のまとめ

  • 退職の意向は希望日の1ヶ月前までに、直属の上司に直接伝えるのがマナー
  • 円満退職を望むなら、繁忙期やプロジェクト中の退職報告は避ける
  • 退職理由は前向きなものか個人的なものにすると相手が納得しやすい
  • 有給の消化や引き継ぎなどによって退職期間に差が出るため、余裕を持ったスケジュールを立てよう
  •  

退職を決意したものの、辞める手順がよく分からない…という方もいるかもしれません。
また、退職意思の伝え方にもマナーがありますが、正しく把握していますか?
当コラムは、円満退職を目指す方に向けて守るべきマナーや理由の伝え方についてまとめています。
トラブルなく仕事を辞めたい場合の参考にしてください。

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退職意思を伝えるマナー

退職を決意したら、現在の会社に仕事を辞める旨を伝える必要があります。
以下に、退職意思を伝える際に守るべきマナーをまとめたので、参考にしてください。

時期

退職の決意を固めたら、退職希望日の1ヶ月前には伝えましょう。
円満退職を目指すなら引き継ぎや調整を踏まえて、遅くとも1ヶ月半前に意思を表明しておくと安心。
企業によっては就業規則で退職を伝える時期が定められているので、事前に確認しておきます。

相手

直属の上司に最初に伝えるのがマナー。
同僚や先輩、直属の上司より上の上司に先に伝えるとトラブルになりかねないので注意しましょう。

場所

周囲に聞かれるのを避けるため、会議室などの個室で伝えます。
確実に伝えるためにも、事前に「◯日の◯時からお時間をいただけますか」などアポを取っておくのがおすすめです。

時間

退職は「個人的な話」と捉える人も多いので、なるべく業務時間外にアポを取ります。
どうしても業務時間外にアポを取れない場合は、上司が忙しそうにしていない時間を見計らいましょう。

また、円満退職を望むなら繁忙期やプロジェクト途中は避けるのがマナー。
やむを得ない場合を除いて、忙しさが落ち着いた時期に退職意思を伝えましょう。

退職理由は前向きに

退職意思を伝えると、多くの場合理由を問われるようです。
ここでは、円満に退職したいときの上司への理由の伝え方についてまとめました。

まず、退職する理由が会社批判にならないよう注意します。
会社に対する不満を理由にすると、退職しない他の社員の心象を悪くしたり、改善を理由に引き止められたりするかもしれません。

円満退職を目指すなら、「キャリアアップのため」「やりたい仕事があるため」といった前向きな理由を述べるのがベター。
また、家族の介護や配偶者の転勤、家業を継ぐなど、やむを得ない個人的な理由を伝えると上司を納得させやすいでしょう。

転職先について聞かれた場合は教えても問題はありませんが、退職を快く思われていないと転職を妨害したり心象を悪くしたりする可能性は少なくありません。
そのため、聞かれたら「まだ決まっていない」「会社名は控えさせていただきます」など明確な企業名は伝えないほうが無難と言えるでしょう。

退職までの流れ

最後に、具体的な退職までの流れを説明します。
事前に確認しておき、スムーズな退職に役立ててください。

1.上司に退職を報告、相談して退職日を決める
2.退職願を作成
3.引き継ぎ
4.社内外への挨拶

有給休暇を消化したい、後任がなかなか決まらないなど状況によってスケジュールに差が出ることもありますが、上記が退職までの基本的な流れとなっています。
想定外のトラブルなどで退職時期がずれないよう、意思が固まったら引き継ぎノートを用意し始めるなど事前に準備しておくと良いでしょう。

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