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意外と重要!転職成功の鍵はメールの返信が握る?

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【このページのまとめ】

  • ・面接の日程連絡など、転職活動で企業とメールのやりとりをする機会は少なくない
  • ・メールの返信は「なるべく早く」がビジネスマナー
  • ・好印象を持たれるメールのポイント
  • ・メール作成に自信がないなど転職活動の悩みはハタラクティブに相談

転職活動を進めていくと企業からメールがくることがあります。
「返信不要」と記載があればそのままスルーでも問題ありませんが、そうでなければ基本的に返信はした方が良いでしょう。

このページでは企業へのメール返信について考えていきます。

転職活動でメールのやり取りは必要?

転職活動で企業からのメールに返信をする機会はよくあることです。
最も多いパターンとしては面接の日程連絡ではないでしょうか。履歴書やエントリーシートを提出した際に、その書類選考結果の返信がメールで送られてくることは一般的です。もちろん電話で直接ということもありますので事前に確認しておきましょう。
書類選考を通過したメールが届くのはだいたい2週間前後が目安となります。担当者が忙しい場合や、長期休暇と重なってしまうと、2週間以上かかることもあるので気長に待ちましょう。

転職活動で応募企業とのメールのやり取りは、選考が順調に進めば数回は発生すると考えておいた方が無難です。
選考に関する疑問点を質問したり、やむを得ない事情で面接日の変更をメールでお願いしたりすることも時としてあるでしょう。
企業側も忙しいため、メールのやり取りはスムーズに行いたいもの。
メールを書くのが苦手、という方は事前に対策を練っておく必要があります。

企業はメールの返信内容でも評価する?メール作法を学ぼう!

企業にメールを送るときにはマナーが重要です。
企業はメールのやり取りを通して、応募者にマナーが備わっているかどうかの判定基準とする場合があります。
基本的にメールの返信は早ければ早いほど良いです。「メールの返信が早い」ということは仕事もできると考える採用担当者もいます。
最低でも24時間以内の返信を目指し、遅れた場合はおわびの一言を添えましょう。質問などをするときは返信がしやすいような簡潔な内容を心がけてください。
企業とやり取りをするメールアドレスは、自分の名前などシンプルなものを用意しましょう。現職のメールアドレスや、奇抜なメールアドレスを使ってしまうと常識を疑われる可能性があります。
またメールの送信時間として深夜は避けるようにしましょう。一般的には9時~22時ぐらいまでの間に送るのが無難です。
メールの文面ですが、絵文字やハートや音符などの記号を使用することは避けましょう。採用担当者と親しくなりたい気持ちは分かりますが安易にくだけた雰囲気にならないように十分に気をつけてください。

好印象を持たれる返信メールを書くコツとは?

最後に、メールで好印象を持たれる返信例をご紹介します。
例えば、採用担当者から「面接日時はいつが良いですか?」とたずねられた場合は面接の候補日を3つほどあげてください。
自分の都合だけで、「この日でお願いします」と返信するのは相手の心遣いに対して少し失礼な印象を与えてしまうかもしれません。
忙しい中、日程調整をしてくれていることに対してのお礼の一言も必ず入れるようにしてください。

応募する際のメールに簡単な挨拶文を入れると自己アピールが強まる効果が期待できます。
挨拶文の内容は応募に至った動機などを記載すると良いでしょう。応募先企業のHPを見ての感想や、好きな商品などを書くことで入社したい気持ちが伝わりやすくなります。

あまり気にしていない人もいますが、メールにはきちんと署名をしましょう。
新卒であれば大学名と学部名の後ろに名前を記載します。名前にフリガナがあるとより丁寧であるといえます。
住所、電話番号、メールアドレスを間違えないように見直し確認をお忘れなく。

さまざまなメールの記載方法をご紹介してきましたが、メールを企業に送るのは社会人経験の少ない若年者にとって不安を感じることかもしれません。
自分の書いたメールを事前にだれかに見てもらいたい場合は、ハタラクティブにご相談ください。
ハタラクティブでは20代を中心に、既卒・フリーター・第二新卒の方の就活・転職活動の全面フォローを行っています。サービス料はかかりませんので、気軽にご登録ください。

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