転職最初の壁。書類選考を越えるには?

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【このページのまとめ】

  • ・面接官は時間をかけて書類を見ない。書面の「第一印象」に気を配ろう

    ・書類選考に通るのは、企業のニーズに合う能力や価値観をアピールしている書類

    ・職務経歴書では、企業が求めている経歴や能力を詳しく伝えよう

    ・書類選考を通過するには、証明写真の清潔感や誤字脱字まで気を配る

採用の過程では、実に多くの応募者が書類選考で落とされています。そんな中で選考を通過する書類は、採用担当者が「この人に会ってみたい!」と思う条件を満たしています。

今回は内定獲得の最初の関門、書類選考突破のポイントを探っていきます。

◆一瞬で勝負が決まる。書類選考の厳しさとは?

応募書類のチェックは選考の第一段階。面接に呼ばれるか呼ばれないかが決定する最初の関門といって良いでしょう。

書類を書く際に意識して欲しいのは、採用担当者は応募書類1枚1枚にじっくり目を通しているわけではないという点です。

担当者は採用活動と併行してほかの業務に携わっているのが普通で、大量に送られてくる書類に対してそれほど多くの時間をかけられません。

 

書類選考では、「書類にシワが多い」「字が雑」「字が小さくて読みにくい」といった問題があると、内容が読まれる前に不合格になってしまうことを覚えておきましょう。

書類選考に落ちるという方は、内容だけではなくぱっと見たレイアウトや書類の状態が第三者に与える印象を考えてみてください。

面接では第一印象が合否をわけると言われますが、履歴書などの書類もまずは第一印象が大切です。

選考に通らないという方は、書類の書き方を1から見直していきましょう。

 

◆書類選考に通る履歴書とは?

 

履歴書は応募者の基本的な情報を記載するもの。指定がなければ、手書きでもパソコン作成でも問題ありません。多くの企業は履歴書よりも職務経歴書を重視しますが、書類選考を突破したいならどちらも気を抜くことはできません。 

履歴書の志望動機には、「なぜその企業を志望するのか」「その企業で自分の何を生かせるのか」を具体的に記載しましょう。

採用担当者が魅力を感じるのは、自社の業務内容や求めている人物像を理解した上で、活かせる能力や経験をアピールできる人。

なぜ競合他社ではなく応募先の企業を選んだのか、担当者を頷かせる理由を書きます。同じ業界・職種だからといって、他社に提出した履歴書の内容をそのまま使い回すのはNGです。

応募企業だからこそ感じている魅力や活かせる能力、自分の適性を伝えましょう。

 

◆全部書くだけじゃダメ、職務経歴書作成のコツとは? 

職務経歴書は、社会人として培ってきた経験や実績を伝えるための書類です。形式や枚数は指定されていないことが多く、履歴書と比べてアピールの幅が広がるメリットがあります。 

職務経歴書で気をつけるポイントは履歴書と同様です。

大切なのは、企業がどんな人材を求めているのか、その人物像を思い描いた上で書類を作成すること。どんなに立派な経歴やスキルの持ち主でも、企業が必要としている内容でなければ書類選考で落とされてしまいます。

 

社会人経験が長くなると、職務経歴書に書く内容は増えていきます。「その全てをアピールしたい」と思っているなら、ここで少し考え直してみましょう。 

先ほどもご説明した通り、採用担当者は大量に送られてくる応募書類の全てを時間をかけて読めるわけではありません。担当者が忙しい場合、あまりにも内容の詰まった書類は敬遠される可能性も。さらに、経験やアピール事項を盛り込めるだけ並べてしまうと、一体どの箇所が応募者が本当に訴えたい強みなのかわからなくなってしまいます。 

 

職務経歴書では、応募先の企業で活かせる自分の経験や実績を具体的にアピールし、応募先の業務内容に関係のない資格やスキルについては省いてしまうのがおすすめ。

枚数は多くとも3枚程度におさめ、箇条書きを活用するなど読み手が見やすい文面づくりに気を配ると良いでしょう。

特に強調したい項目はアンダーラインを引いたり太字で書くなど、見た目にわかりやすい工夫をするのもおすすめです。

 

 

◆見直し必須・こんなところも見られている!

 

【写真】

履歴書の写真は応募者の第一印象を決めるものです。面接の時と変わらない服装で、まっすぐ正面を向いた証明写真を用意しましょう。

写真を貼り付ける前に、裏面に名前と撮影日を記入することも必須です。記名しておくと写真がはがれたときに照合でき、撮影日があると直近の写真だとわかります。面接官によっては「写真をはがして裏面まで確認する」という人もいるので気を抜かないようにしましょう。

写真は糊がはみださないように、まっすぐ丁寧に貼り付けます。

 

【字は丁寧に】

字に自信がなくても、丁寧に書くことで人に与える印象は変わります。字は人柄を現すと判断されることもあるため、作成する応募書類が多いときでも心を配って丁寧に記入しましょう。

同じ内容でも、字が雑なのと丁寧に書かれている書類では、評価はかなり変わってきます。

 

【レイアウト】

小さな字でびっしり書かれた書類は、採用担当者に敬遠されがちです。読みにくい履歴書・職務経歴書は後回しにされてしまう恐れがあるほか、要点をまとめる力がないと判断される危険も。

自己PRでは強みをコンパクトにまとめ、熱意が伝わるとともに読みやすい文面に仕上げます。 

 

【誤字脱字】

見直しをすれば防げる誤字や脱字。これがあまりにも多いと、仕事のクオリティも低いのではないかと思われます。書類作成で修正液を使うのは好ましくないので、間違った場合は最初から書き直すか、下書きをして書き間違いを防ぐのがおすすめ。下書きの字は消しゴムで丁寧に消し、消し忘れがないように気をつけましょう。

パソコンで作成する場合、意味もなく一部のフォントがほかの箇所と違っていると目についてしまうので、最後に全体を見渡し確認しましょう。

 

【年月のミス】

明らかに誤った年月を書いている、西暦と年号が混ざっていないかに注意を払います。誤字脱字と同様、ミスが目立つと情報の正確性に気を配れない人と判断されることがあります。

また、提出日付が間違っていないかも最後にチェックしておきましょう。履歴書には投函日・持参日の日付を書きます。企業から返却された書類を別の企業に使いまわすのはNG。書類は企業ごとに新しく用意し、正しい日付を記入します。

 

【表記は正確に】

応募書類では、(株)や(有)の使用はNG。学校名や企業名、資格の名称は略さず、正式名称を記載します。

郵送する場合は住所も略さず書くようにしましょう。

 

 

企業によって転職者に求めるスキルや書類選考の基準は違います。そのため「どこの会社でも絶対受かる!」という書類はありませんが、あまりにも書類選考を通らない場合、書き方や内容に問題があるかもしれません。 

 

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