転職時に「辞退」したいと伝える方法

転職活動を続ける中で、面接などの選考や内定を辞退したいと悩むことは多いと思います。こちらのコラムでは、「面接前・内定承諾前」「内定後」のタイミング別で、連絡方法や理由の伝え方のポイントをご紹介しています。

タイミング別、辞退を伝えるポイント

面接前・内定承諾前

書類選考、面接を経て次の選考へ進むタイミングや、内定を保留している間に辞退したいと思った場合など、内定を受けるまでの間に辞退したいと思った場合のポイントをご紹介します。

・連絡方法

電話が望ましいですが、メールでも問題はありません。辞退の意思が固まった段階で速やかに連絡しましょう。

・理由の伝え方

辞退する詳しい事情を伝える必要はありません。「一身上の都合で」「検討の結果」などの理由を伝えるだけで十分です。選考などに時間を取らせてしまったことに対する謝罪と感謝を述べれば、深い理由を尋ねられることはほとんどありません。
尋ねられた場合は、「家庭の都合で」「他社で内定を頂いたので」などと企業に失礼にならないような表現で簡潔に答えるようにしましょう。

内定承諾後

内定を承諾した後に辞退したいと思った場合のポイントです。内定承諾後に辞退するのは法的に問題のある行為ではありませんが、企業への迷惑は大きなものとなります。だからこそ、自己の都合で迷惑をかけて申し訳ないという気持ちで辞退を伝えるようにしましょう。

・連絡方法

早く連絡ができる、きちんと自分の気持ちを伝えられるという点で電話が良いでしょう。企業の採用計画への影響を考えると、意思が固まった段階でできるだけ速やかに連絡するべきです。企業によっては来社しての説明を求められる場合があるようですが、大半の企業では電話による連絡のみで問題なく辞退することができます。

・理由の伝え方

「自分の都合で迷惑をかけて申し訳ない」という気持ちを伝え、理由に関しては聞かれたら答えるつもりで問題ありません。まずは、しっかり謝罪の気持ちを伝えることが大切です。また、引き止められる場合もありますが、その際には撤回の意思がないことも丁寧に伝えるようにしましょう。就職先が決まったという説明をした場合、企業名を尋ねられることもありますが、言いたくない場合は説明する義務はないので「申し訳ありませんが回答は控えさせていただきます」とはっきり伝えて大丈夫です。

以上がタイミング別で考える辞退の伝え方のポイントです。どちらの場合も、迅速な行動が必要なことがわかっていただけたかと思います。
社会人としての常識を持って行動することで、悪印象を与えることなく辞退の意思を伝えることができるでしょう。

電話やメールであっても企業に辞退の意思を伝えるのは気が重いものです。上記の内容を見ても「自分で伝えるのはちょっと……」と考えられた方は、転職エージェントを活用してみてはいかがでしょうか。
転職エージェントを活用すれば、エージェント経由で連絡が行われるため自分で企業に連絡をする必要がありません。
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