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仕事用ノートの書き方とは？内容を工夫して業務を効率化させよう！
更新日
この記事のまとめ
- 仕事用ノートの書き方のポイントは、情報を詰め込みすぎず要点をまとめること
- 「再現性を重視」「企業名や個人名は短縮」なども、仕事用ノートの書き方のポイント
- 仕事用ノートの書き方で迷ったら、ページの分割を活用してみよう
- 仕事用のノートは、あとから情報を見返すのに役立つ
- 仕事用ノートには、単に事実を書くだけでなくアイデアや考えの過程も記載しよう
仕事を効率化させるノートの書き方について気になる方も多いでしょう。「1ページに情報を詰め込み過ぎない」「要点を絞って書く」「重要なことは大きめに書いたり色分けしたりする」などが、仕事を効率化させるノートの書き方のポイントです。このコラムでは、仕事を効率化させるノートの書き方や注意点についてまとめました。
仕事を効率化させるノートの書き方6選
仕事を効率化するためには、ノートに情報を詰め込みすぎないことが大切です。あとから見返して情報や要点が分かるよう、大きさを変えたり色を付けたりするのもおすすめです。ルールはないため、自分にとって分かりやすい・書きやすいノートの書き方を探してみましょう。
1.1ページに情報を詰め込み過ぎない
1ページに情報が多すぎると、いざ見返して確認しようとしても「必要な情報を探すのに時間がかかる」「全体を把握するのが手間に感じる」という恐れがあります。1日1ページに収めるなど、書き込む条件を決めておくと良いでしょう。また、長文だけでなく箇条書きも活用するなど、情報を詰め込みすぎないこともポイントです。
1ページを左右に分割して内容を区切るのも1つの手
ノートの1ページを真ん中で分け、左右で書く内容を分ける方法もあります。右に「事前に分かっていること、現状」を、左に「課題と解決策」を書くというように、情報を分けることでより理解しやすいまとめ方になります。2.要点を絞って書く
仕事用ノートを書いてはいるものの、余計な情報が多く要点が分からないと、仕事の効率化につなげるのは難しいといえます。必要な情報を取り出して要点を絞ったり、必要に応じて図や表を使ったり、ひと目で「何が重要なのか」が分かる書き方を意識しましょう。
3.重要なことは大きめに書いたり色分けしたりする
すべての文字が同じ大きさ・色だと要点が見えづらいため、重要なことはペンの色を変えると良いでしょう。違う色がなければ大きめに書くなど、工夫してみてください。
4.再現性を重視して書く
仕事で起きたことや重要なこと、やるべきことをノートにまとめるのは、すべての情報を覚えておくのが難しいため。しかし、単語だけを記載していると、情報を見てもそのときの内容が思い出せない可能性があります。仕事の効率化を目指すには、記入したときのことを思い出せるよう、再現性を重視しましょう。
5.ノートの前後で書く内容を分ける
一般的に、ノートは前から順に使うものです。しかし、自分のなかでノートの書き方にルールを設けていると、急なメモや予定外の事柄を書くスペースがなく困ってしまうこともあります。そんなときは、「ノートの前からはルールに則って書く」「急なメモなどはノートの後ろから書く」など、1冊のノートで臨機応変に対応できるよう工夫してみましょう。
「メモ魔とは？仕事の効率を上げるメモのコツや注意点を詳しく解説」のコラムでも触れているように、適切にメモを取ることは仕事を円滑に進めるために重要です。「メモをしたい」と思ったときすぐに書けるよう用意しておきましょう。
6.企業名や個人名は短縮して書く
会議中など時間がないなかで情報をまとめるときは、企業名や個人名など書くのに時間がかかる情報は短縮して書くのがポイントです。自分が分かる書き方で記載すると良いでしょう。固有名詞が書かれていないことで、セキュリティ面でも安心できるといえます。
特に大事なページには付箋を貼る
ノートはページ数が多いため、重要な情報を探すのに時間がかかることもあります。それを防ぐために、特に重要な事柄が書かれているページには付箋を貼るという方法があります。
付箋は、急なメモや誰かに伝えるべき情報を書き記すのにも便利です。また、そのときだけ必要な情報を付箋に書いておけば、あとで破棄するのも簡単です。仕事でノートを活用するなら、付箋もぜひ使ってみてください。
思考の訓練ができるノートの書き方
ノートは仕事を効率化させるためだけでなく、思考の訓練にも活用できます。この項では、「3ワードノート術」と「コーネル式ノート術」というノートの活用術について、それぞれのやり方や目的を詳しく解説します。
3ワードノート術
3ワードノート術とは、確実に覚えたい内容を定着させ、理解を深めるためのノートの書き方です。とりわけ、書籍から情報を習得したいときにおすすめ。大きめのノートと黒いペン、黒以外の3色のペンを用意して下記の手順で作成します。
- ・ノートの端に3分の1ほどのスペースを作る
・残りのスペースの上部に、覚えたい内容が記載されている本の名前とページ番号を書く
・ページ番号より下に、覚えるべきワードを3つ、スペースに余裕を持って記載する
本を読んだあとに、ノートに書いた単語を見て「他人に説明できるほど理解しているか」を確認します。確認できたらページ数の上にマル、できなければバツを記入し復習を繰り返します。
書き出した3つのワードのまわりに余白を持たせるのは、復習したときに内容を書き足すためです。単語を見て思い出せない場合は、余白にさらにヒントになる単語を書き込んでいきましょう。3分の1のスペースには、ヒントになる質問を記載します。
なお、最初に書くときは黒のインク、1回目の復習では緑、2回目は青、3回目は赤と色を変えることで、復習の回数とその内容が把握しやすくなります。さらに、繰り返し情報を見ることで記憶の定着も期待できます。
3ワードノート術は、特に本の内容を把握するのに適していますが、ビジネスシーンでも活用できる方法です。本の部分を、打ち合わせの資料や業務のマニュアルなどに置き換えて試してみると良いでしょう。
コーネル式ノート術
コーネル式ノート術は、コーネル大学の教授を務めたウォルター・パーク氏が提案したノート術です。情報を整理する力を伸ばすのに適した活用方法です。このノート術は、ノートのページを3分割し、スペースごとに情報や領域を分けます。
3分割したスペースの中で、「情報を聞きながらメモを書き記す欄」「情報の中で大切な単語やキーワードを記載する欄」「ページの内容をまとめる欄」を決めます。分割方法やスペースの大きさは自分が使いやすいようアレンジすると良いでしょう。「メモ欄」と「キーワード欄」はノートの上部3分の2をさらに半分～3分の2ほどに分け、「まとめ欄」はノートの下部3分の1を使用する方が多いようです。
キーワードには、特に重要だと感じる部分や疑問点などを追記します。また、最後にまとめ欄を記入することで、情報を整理する訓練になります。単にメモをとる場合と異なり、キーワードとまとめを見れば、情報の大まかな内容や重要なポイントが把握できる点が特徴です。ビジネスシーンにおいては、会議やセミナーで活用できるでしょう。
仕事用ノートを書くときの注意点
仕事用ノートを書くときは、あとで見返すことを考えて、字は丁寧に、情報を把握しやすい書き方を意識します。また、アイデアに対する思考や過程を書くことも忘れないようにしましょう。
字は丁寧に書く
仕事用ノートはあとで見返すことを前提としているため、できるだけ字は丁寧に書きましょう。また、書き出す情報が単語や個人名だけでは、情報の全体をつかむのは難しいです。とはいえ、すべての情報を書いてしまうと要点が分からなくなってしまうので、「仕事を効率化させるノートの書き方6選」を参考に書き方を工夫してみましょう。
アイデアに対する思考や過程も書く
会議や業務のなかで浮かんだアイデアや考え方、その考えに至った経緯なども書き記しましょう。事実だけをノートに書くのは、記録です。仕事に活かすためには、「要点や問題点が分かる」「解決策やアイデアが浮かぶ」「ネクストアクションにつながる」というノートが理想的です。仕事用のノートは誰かに提出したり見せたりするものではありません。物事や課題に対して自分の考えやアイデア、そう思った理由などをしっかり書き記しましょう。
「マインドマップとは？ノートを活用して頭の中を整理しよう」のコラムでは、アイデアや考え方をまとめる方法について紹介しています。こちらもぜひ参考にしてみてください。
仕事ではどんなノートが使える？
仕事用ノートとして活用できるものには、方眼紙やノートアプリ、ルーズリーフがあります。それぞれの特徴について以下で詳しく紹介するので、自分のスタイルに合わせて選んでみてください。
方眼紙
縦横に線が入っているので、ページの分割をしやすいのが特徴です。また、情報としてグラフなどを使用するときも書きやすく、あとから見返したときにスムーズに理解できるでしょう。
ノートアプリ
デジタル派の方は、アプリやタブレットを活用するという方法があります。手書きのメモを取り込めるアプリがあったり、タブレット用のペンがあれば紙のノートのように書き込めたりと、汎用性に富んでいるのが特徴です。また、デジタルなので画像や図の挿入、参考にしたWebサイトの追加なども容易にできます。
ルーズリーフ
「荷物が多くてノート1冊を持ち歩くのが大変」「担当プロジェクトやタスクが多くてノート1冊にまとめるのが難しい」といった方におすすめなのが、ルーズリーフです。自由にページを追加できるため、あとから情報をまとめたり、不要なページを処分したりするのも簡単です。
ノートの書き方を工夫することで仕事に与える好影響とは？
ノートの書き方を工夫することで、大事な内容をいつでも確認できるほか、情報や状況を整理し、アイデアややるべきことを可視化することが可能です。以下で詳しく解説します。
大事な内容をいつでも確認できる
会議や話し合い、ちょっとした会話のなかで出た情報をノートに書き記すことで、あとから情報を見返して内容を確認できます。誰かの発言や会話のなかで浮かんだアイデア、関連するチームの業務状況などは、あとから大切な情報になることもあります。「重要だから覚えておこう」と思っても、時間が経つにつれて記憶は曖昧になるものです。文字として確実に残し確認ツールとして活用できるのは、大きなメリットといえるでしょう。
古いノートの内容はデータ化しよう
過去の内容で削除できないものがあれば、データ化するのもおすすめです。ノートは物体のため、書くほど情報が増えてしまい過去のものを遡りづらくなることもあります。1冊使い終わったら、そのなかで残しておくべき内容はデータ化して保存すると、管理や見返しを行いやすくなります。ノートをスキャンするほか、手書きのメモを撮影するとデジタルデータに変換してくれるアプリ、データとして残せる電子メモを活用するなど、データ化する方法はさまざまです。自分が使いやすいツールを探してみましょう。
情報や状況を整理できる
ノートを活用することで、その時々の情報や状況の把握が可能です。複数チームが同時進行している業務など、状況把握が難しい場合でも、表や図を活用して分かりやすく書き記すことができます。また、箇条書きでそのときの情報・状況を書いておくことで、あとから冷静に整理して確認することもできるでしょう。
アイデアややるべきことを可視化できる
「その日のToDoリストを書き出す」「業務に活用できそうなアイデアを書いておく」など、仕事用のノートはメモ的な活用もできます。頭のなかで「□□をやったあとは△△をやってから✕✕の指示を出して…」と考えていても、急な依頼や会議が入ると記憶から薄れてしまうものです。自分の仕事を理解して優先順位を付けることで、やり残しや自分のタスク状況を把握でき、業務効率化につながります。
優先順位の付け方やToDoリストの書き方については、「仕事の優先順位のつけ方とは？効率的に業務を進めるコツを紹介」のコラムを参考にしてみてください。
仕事でノートを活用し書き方を工夫することで、情報の把握や業務の効率化につながります。「自分のやるべきことが分からない」「仕事量が多くて何から手を付ければいいか分からない」といった方は、仕事用ノートを作って情報を整理してみましょう。
そのほか、効率の良い仕事の進め方について詳しくは、「仕事の進め方が上手い人とは？効率を上げる方法も紹介」のコラムをご覧ください。
仕事用ノートの書き方を意識してはいるものの、なかなか仕事を効率化できず悩んでいる方は、今の業務が適性とマッチしていない可能性もあります。「自分に向いている仕事は？」「プロの客観的なアドバイスを受けたい」と悩む方はハタラクティブを利用してみませんか。ハタラクティブは、第二新卒・高卒・既卒・フリーターの方の求職活動をサポートしている転職エージェントです。専任のアドバイザーがマンツーマンでカウンセリングを行い、性格や適性に合った企業の求人を紹介します。応募企業に合わせた書類の書き方や好印象を与える面接のコツなどのサポートも充実。サービスの利用はすべて無料のため、お気軽にハタラクティブにお問い合わせください。
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一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！
京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。
