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面接の断り方にもマナーが!角が立たない伝え方とは?

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【このページのまとめ】

  • ・面接を断る手段はメールか電話

  • ・当日を迎えるまで時間に余裕がある時はメールでOK。相手先企業の営業時間内に送るのがマナー

  • ・面接当日が迫っているなら電話連絡。理由は詳しく伝えなくても良いが、誠実な態度でお詫びすることが大切

  • ・辞退を決めたら企業に迷惑をかけないためにも、なるべく早く連絡する

書類選考を通過し面接までこぎつけたものの、何らかの理由でキャンセルをしなければならないとき、あなたならどうしますか。「こんな理由で納得してくれるかな…」とグズグズしていると、応募先の企業へ迷惑をかけてしまうことに。
スマートに就活を終えるためにも、面接を断る際のマナーについて知っておきましょう。

◆面接をメールで断る場合

面接の断り方を誤ると、相手に失礼な印象を与えてしまいます。

「今後関わることはないから…」と思っていても、同じ業界で働いていればどこかで出会うこともないとは言い切れません。わだかまりを残さないためにも、きちんと手順を踏んで辞退しましょう。辞退の連絡は電話かメールで行いますが、時間に余裕がある場合はメールだけでも問題ありません。

メールなら、相手の都合の良いときに読むことができるので、手をわずらわせることも少ないでしょう。
真夜中などの非常識な時間帯に送信するのは避け、相手先企業の営業時間内に合わせて送るようにします。
近年では、「メール連絡のみ」というのはそれほど珍しいことではありませんが、マナーを守り、相手に不快な気持ちを与えないことが大切です。メールの本文には面接を断る旨を明記し、自分のために時間を割いてもらったにも関わらず、辞退することへのお詫びを書きます。

直接の連絡ではなく、メールでの連絡になったことも併せて謝罪しておきましょう。
前述したように、メールだけでも問題はありませんが、送信後に電話を入れるとより丁寧な印象になります。

◆面接を電話で断るとき

もし面接日が迫っているなら、メールだけの連絡はおすすめできません。
メールは、相手が確認したかどうか正確にわかりにくいためです。仮に担当者がメールを見落としていたら、当日来るはずのないあなたを待ち続けてしまうことになります。
このような事態を避けるためにも、確実に意思疎通が取れる電話連絡の方が無難でしょう。

電話ではメールと同じように、面接を断ることへのお詫びを伝えます。

「〇月〇日に面接のお時間を頂戴している〇〇と申します。大変申し訳ございませんが、面接を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました」

メール、電話のどちらの場合でも、断りの理由については特に言う必要はありません。
もしも先方に聞かれたときには「他社で内定をいただいき、十分に検討した上でそちらの会社に入社することに決めました」など、正直に伝えても問題ありませんが、それほど詳しく聞かれていない場合は「一身上の都合で」などの回答でよいでしょう。
大切なのは、担当者の方がこれまで採用に時間を割いてきてくれたことへの感謝を忘れず、誠実な態度で伝えることです。

◆辞退に必要なマナーと注意すべきポイント

面接を断ることを決めたら、なるべく早く応募先へ連絡するようにしましょう。
言いにくいと思ってしまうこともあるでしょうが、連絡がないまま当日を迎える方が企業にとっては迷惑です。
先延ばしにすればするほど採用担当者の貴重な時間を奪うことになりますし、他の応募者の選考に影響が出ないとは限りません。

辞退の申し出は「できるだけ早く」を心がけ、当日の朝に慌てて連絡…ということだけにならないようにしましょう。
できるだけ早くと言っても、電話をかける時間にも配慮が必要です。準備や打ち合わせなどで慌ただしい始業開始直後や、お昼休みなどの休憩時間は割けた方が良いでしょう。

当然のことですが、無断キャンセルは絶対にしてはいけません。
このように、就職活動や転職活動においては選考の断り方にもマナーがあり、守らないと印象が悪くなるだけでなく、周囲に迷惑をかけてしまうことがあります。

一人での就職・転職活動が不安な方はハタラクティブにご相談ください。

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