転職のメールはどう返信する？基本的な書き方と注意点とは？例文もご紹介！

「転職活動中のメール返信の仕方が分からない」という方もいるでしょう。転職活動中のメールは、正しい敬語や改行で読みやすい文章にし、24時間以内に返信することがポイントです。
このコラムでは、転職活動中の基本的なメールの書き方や返信をするときの注意点をご紹介します。また、状況別の返信の仕方を例文付きで解説しているので、参考にしてください。メールのマナーを知り、転職活動で実践してみましょう。

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転職活動中のメールの基本マナー

転職活動中に採用担当者とメールでやり取りをするときは、文面や対応によって第一印象が左右されます。この項では、基本的なメールのマナーについてまとめました。

返信は24時間以内に対応する

転職活動中は、できるだけ早めにメールを返すのがマナーです。具体的には、24時間以内での返信を心がけましょう。
日程の調整が必要で、すぐに返事ができない場合も、「◯日までにはご返信します」というように、取り急ぎの連絡をすることが大事です。
また、メールの返信は平日の日中、できれば企業の就業時間中に送るのが望ましいといえます。心配に思うときは予約機能を使い、平日の午前中に送信できるようにすると良いでしょう。

件名は要件と名前を書いて内容が伝わるようにする

件名は誰が見ても分かりやすくシンプルなものにしましょう。「お世話になっております」といった内容が分からないもの、件名が長いものは、後回しにされたり、迷惑メールと間違われたりする恐れがあります。そのため、メールの件名には簡潔に要件と名前を記載しておくと、何の連絡かすぐに判断できるためおすすめです。
返信する場合は、件名は変えずに「Re」を残します。本文も残しておくと、何に対する返事なのか分かりやすいので残したまま返信しましょう。

「説明会後もお礼メールをしたほうが良い？」と気になっている方は「説明会後のお礼メールは必要？マナーを守って好印象を与えよう」のコラムを参考にしてください。

メール対応は好印象を与えられるようにする

転職活動中のメールは、採用担当者との初めての接点になるため、好印象につながる対応が求められます。採用担当者により良い印象を与えるためには、分かりやすい内容や早めの返信を心掛けましょう。
メールの内容が分かりにくかったり、返信が遅かったりすると、「採用後も同じ状況になるのでは」と懸念される恐れも。採用担当者に仕事が早い印象を与えるためにも、早めに返信をすることをおすすめします。

好印象を与えられるメールは「印象が良いビジネスメールの言い回しとは？間違えやすい敬語をご紹介」にまとめているので参考にしてください。

転職で押さえておきたいメールの構成

ここでは、転職で押さえておきたいメールの構成をご紹介します。転職活動中の方は、メールの構成を一つひとつ確認しながら実際に書いてみましょう。

1.宛先

メールの宛先には、転職活動中の企業の名前や部署名、担当者の名前を記載します。宛先に企業名を記載するときは、株式会社や法人名を省略せずに正式名称で書くように気をつけましょう。
また、部署名や採用担当者の名前が分からない場合は、「採用ご担当者様」と記載することをおすすめします。

2.書き出しの挨拶

書き出しの挨拶は「お世話になっております」と記載するのが一般的です。転職活動中の企業へ初めてメールを送る際は「お世話になります」と記載すると良いでしょう。
挨拶を記載したら、自分の名前をフルネームで名乗り、選考の段階に応じて「貴社の中途採用へ応募させていただきました△△です」「△日に面接を予定しております△△です」と付け加えるのもおすすめです。
「挨拶メールの基礎知識！分かりやすく文章を書くためのポイントは？」のコラムで挨拶について詳しく紹介しています。

3.本文

メールの本文は結論から記載し、分かりやすく簡潔にまとめることを意識しましょう。改行や段落を上手く使用することで、メールの本文がより見やすくなることも。メールの本文を記載する際は、パソコン、携帯のどちらからも読みやすいように意識して書くと良いでしょう。
また、メールの一番最後には署名を入れ、「名前」「住所」「連絡先」を記載します。なお、現在の社名を入れる必要はなく、転職活動には会社のアドレスを使わないよう注意が必要です。

4.締めの言葉

締めの言葉では、メールを読んでくれたことへのお礼の気持ちを込めることが大切です。「ご多忙の折恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます」「ご多忙のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます」といった言葉で締めくくりましょう。

5.署名

メールの一番下には、署名を記載します。署名は自身の「名前(フルネーム)」「住所」「電話番号」「メールアドレス」を記載するのが一般的です。
読みにくい名前や住所がある場合は、読み仮名を記載しておくと丁寧な印象を与えられるでしょう。

【面接の日程調整別】メールの書き方

日程調整メールの例文を、パターン別にご紹介します。自分の状況に合った例文を確認し、参考にしてみましょう。

会社から候補日を提示され、その日程で確定する場合

会社から候補日を提示され、その日程で確定する場合、以下のような内容で返信しましょう。

株式会社△△
人事部　□□様

お世話になっております。田中太郎と申します。

この度は面接の機会を頂きまして、誠にありがとうございます。
下記の日程でお伺いさせていただきます。

□月□日（△）11:00～
本社ビル

ご多忙中恐れ入りますが、
当日は何卒よろしくお願い致します。

ーーーーーーーーーーーーーー
田中太郎（TanakaTaro）
〒123-4567
東京都渋谷区◯◯1丁目2番地3
Mail：TaroTanaka＠×××.ne.jp
TEL：090-000-0000
ーーーーーーーーーーーーーー

会社から指定された日が難しい場合(面接日程変更や再調整など)

会社から指定された日が難しい場合は、以下のような内容で返信しましょう。

株式会社△△
人事部　□□様

お世話になっております。田中太郎と申します。

この度は面接の機会を頂きまして、誠にありがとうございます。
△月△日△時より、お約束しておりました面接につきまして
貴社にお伺いすることが難しくなりました。
大変申し訳ございません。

誠に勝手なお願いで恐縮なのですが、
よろしければ以下の日程の中で
面接日時を再設定していただくことは可能でしょうか。

・□月□日（□曜）00:00～00:00
・□月□日（□曜）00:00～00:00
・□月□日（□曜）00:00～00:00

お忙しい中恐れ入りますが、
ご検討くださいますよう、何卒よろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーー
田中太郎（TanakaTaro）
〒123-4567
東京都渋谷区◯◯1丁目2番地3
Mail：TaroTanaka＠×××.ne.jp
TEL：090-000-0000
ーーーーーーーーーーーーーー

会社から提示された日程が難しい場合は、謝罪とその理由を伝えるようにしましょう。また、自分から面接日を提示する場合は、できる限り多くの日程を提示することで、企業側がスムーズに調節できるようになります。

自分から時間や日程を提示する方法を詳しく知りたい方は「企業メールへ返信マナーを解説！時間や日程調整を伝える際の例文も紹介」のコラムもあわせてご覧ください。

自分から候補日を送る場合

自分から面接の候補日を送る場合は、以下のような内容で送りましょう。

株式会社△△
人事部　採用ご担当者様

お世話になっております。田中太郎と申します。

この度は面接の機会を頂きまして、誠にありがとうございます。
面接の希望日時を記載させていただきます。

◯月◯日（△）10：00～16：00
◯月◯日（△）13：00～17：00
◯月◯日（△）終日

上記の日程でご調整いただけますと幸いです。
もしも調整が難しい場合は、
再度日程を提示致しますのでお申し付けください。

お忙しい中恐れ入りますが、
何卒よろしくお願い申し上げます。
ーーーーーーーーーーーーーー
署名
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面接日が指定されておらず、自分から日程を提案する際は、最低でも3つは提案することをおすすめします。しかし、3つ提案しても、固定の曜日であったり、空いている時間が短過ぎたりすると、採用担当者が日程を組みにくい可能性も。曜日や時間を限定せずなるべく幅広い範囲の日程を提示するようにしましょう。

【内定後の連絡別】メールの書き方

内定をもらった際のメールの例文をパターン別にご紹介します。内定をもらった人は、以下のメールを参考にしながら書いてみましょう。

内定承諾する場合

企業からの内定を承諾する場合は、以下のような内容でメールを送りましょう。

株式会社△△
人事部　□□様

いつもお世話になっております。田中太郎と申します。

内定のご連絡、誠にありがとうございました。
ぜひ貴社にて働かせていただければと思います。
1日でも早く戦力として貢献できるよう尽力致します。

今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーー
署名
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返事を保留にしてほしい場合

内定を得たあと返事を保留にしたい場合は、以下のような内容でメールを送りましょう。

株式会社△△
人事部　ご担当者様

お世話になっております。田中太郎と申します。
この度は、採用のご連絡をいただき大変嬉しく思っております。

ただ、誠に申し訳ないのですが、
返答については△月△日まで猶予をいただけないでしょうか。

現在、選考の進んでいる企業が他にもあり、
そちらの話も聞いてみてから判断したいと考えております。

もちろん貴社に対して大きな魅力を感じておりますが、
貴社に失礼のないよう、悔いのない状態で入社させていただきたいのです。

こちらの都合で大変恐縮ですが、
何卒ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーー
署名
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内定を辞退する場合

内定を辞退する場合は、以下のような内容でメールを返信しましょう。

株式会社△△
人事部　□□様

お世話になっております。田中太郎と申します。
採用いただき、大変嬉しく思っております。

誠に恐縮ではございますが、
内定を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。
自分の適性を鑑みた結果、他社とのご縁を感じ
ほかの会社に入社する決意を固めました。

貴重な時間を割いていただいたにも関わらず、
このようなお返事となってしまい大変申し訳ありません。

また、メールでのご連絡となりますこと、
重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーー
署名
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内定をもらっても、ほかに行きたい会社があったり、何かしらの事情で入社できなくなってしまったりする場合も考えられます。内定を辞退することが決まったら、速やかに内定辞退の連絡を入れるようにしましょう。言いにくいからといって先延ばしにしていては、企業に迷惑をかけてしまいます。
内定辞退の連絡を送る際は、詳しい理由は記載せず、簡潔にまとめて送りましょう。

【状況別】企業へ送るメール例文

ここでは、状況別の企業へ送るメールの例文をご紹介します。

自分の状況に合ったメールの例文を確認し、正しい内容で書けているかをチェックしましょう。

面接後にお礼のメールを送る場合

応募先企業に面接のお礼のメールを送る場合は、以下のような内容で送りましょう。

株式会社△△
人事部　□□様

いつもお世話になっております。田中太郎と申します。

本日はお忙しい中、面接の機会をいただきまして
誠にありがとうございました。

△△様のお話を伺い、貴社の事業内容や方針について
理解を深めることができ、多くの学びを得ると同時に、
貴社で働きたいという気持ちがより一層強くなりました。

まずは、面接のお礼を申し上げたく、ご連絡いたしました。
末筆ながら貴社のますますのご発展とご活躍をお祈り申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーー
署名
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面接後のお礼メールは、企業側からすぐに選考結果の連絡が来る恐れがあるので、なるべく早く送ることをおすすめします。また、お礼だけでなく、面接担当者に教えてもらった会社のことや面接で話した内容を盛り込むと就職に対する意思を伝えられるでしょう。

書類を添付してメールを送る場合

履歴書や職務経歴書をメールに添付して送る場合は、以下のような内容で送りましょう。

株式会社△△
人事部　□□様

いつもお世話になっております。田中太郎と申します。

先日ご依頼いただきました履歴書と職務経歴書の
準備ができましたので、お送りいたします。
恐れ入りますが、添付ファイルをご確認いただいても
よろしいでしょうか。

お忙しい中恐れ入りますが、
ご査収の程、何卒よろしくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーー
署名
ーーーーーーーーーーーーーー

書類を添付してメールを送る際は、添付ファイルにも名前を記載し、履歴書や職務経歴書であることが分かるようにしておきましょう。また、メールの内容だけ記載し、データを添付するのを忘れてしまう可能性もあるので注意が必要です。

面接結果を問い合わせる場合

面接結果がなかなか届かず、メールで企業へ問い合わせる場合は、以下のような内容で問い合わせましょう。

 

株式会社△△
人事部　□□様

いつもお世話になっております。
△月△日△時より中途採用の面接をしていただきました、
田中太郎と申します。

先日はお忙しい中、面接のお時間を取っていただき
誠にありがとうございました。

恐れ入りますが、面接の結果はいつ頃お知らせいただけますでしょうか？
勝手ながら大変申し訳ございませんが、
目安だけでも教えていただけますと幸いです。

お手数をおかけしてしまい大変恐縮ですが、
ご確認の程、何卒よろしくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーー
署名
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面接結果を企業に問い合わせる際は、選考結果のメールが届いていないかもう一度確認してから送るようにしましょう。携帯の設定によっては、迷惑メールの中に紛れ込んでいる可能性もあるので、注意して確認しておくことが大切です。

面接結果がなかなか送られてこなくて心配な方は「最終面接の結果待ちがつらい！連絡が遅れる理由と不安なときの対処法を解説」のコラムもあわせてご参照ください。

転職活動中に企業へメールの返信をする際の注意点

転職活動中に企業へメールの返信をする際の注意点は、以下の5つです。

転職活動中に送るメールの内容は、選考に直接関係するものではないものの、自身の印象に影響を与える可能性があるのでとても重要といえます。企業から良い印象を持ってもらうためにも、注意点をよく理解し、社会人として正しいメールを送れるようにしましょう。

会社のアドレスで返信しない

働きながら転職活動を行っている人は、会社のアドレスで転職活動中の企業へメールを送信しないよう気をつけましょう。会社のメールアドレスを使用して転職活動を行っていると、「公私混同する人なのではないか」と懸念されてしまうことも。また、働いている職場の人に転職活動をしていることがばれてしまう可能性もあるので注意しましょう。

転職活動中の企業へメールを送る際は、個人のメールアドレスを利用するのがおすすめです。個人のメールアドレスがない人は、転職活動用のフリーメールアドレスを取得し、携帯やパソコンで確認できるようにしておくとスムーズにメールを確認できます。
また、メールアドレスは、好きなキャラクター・アーティスト名・記号などを避け、自分の名前を使用したシンプルなものにすると良いでしょう。

文字に装飾をしない

転職活動中に使用するメールは、文字に色をつけたり太字にしたりせず、シンプルなまま返信しましょう。装飾した文字でメールを送ると、企業のメールソフトによっては文字化けしてしまい、かえって内容が見にくくなる恐れがあります。
また、色文字や太字をビジネスの場で使用することを良く思っていない企業もあるので注意が必要です。転職活動中は、テキスト形式を標準に設定し、何も装飾せずに送りましょう。

本文は残したまま返信する

転職活動中のメールは、本文を残したまま送信しましょう。企業からメールが来た際に返信しようとすると、企業のメールが本文に記載されている状態になります。企業から来たメールの本文を消してしまうと、何の話をしていたか分からなくなり、過去のメールを見返す必要があります。そうならないためにも、企業側から来た内容は消さずに、本文を残したまま返信をしましょう。

正しい敬語や改行で読みやすい文章にする

メールを返信する際は、正しい敬語や改行で読みやすい文章になるよう心掛けましょう。メールを送る際に、丁寧な言葉を意識し過ぎて、間違った言葉の使い方になる人も多くいます。
転職活動中によく使用する、間違えやすい敬語を以下で紹介します。

✕御社（話し言葉）
◯貴社（書き言葉）

✕よろしかったでしょうか
◯よろしいでしょうか

✕了解しました
◯かしこまりました

✕伺わせていただきます
◯伺います
など

自分では合っていると思っていても、間違えた敬語を使用している可能性もあるので、メールを送信する前によく確認してから返信をしましょう。

正しい敬語について詳しく知りたい方は「その敬語間違ってない？正しいビジネスルールのマナーとは？」のコラムもご一読ください。

誤字脱字には気を付ける

メールの誤字脱字は、あまり良い印象を与えられないので気を付けましょう。誤字脱字があると、入社してからも仕事で確認ミスをするのではないか、雑なのではないかと思われてしまう可能性もあります。そうならないためにも、メールを返信する前に、誤字脱字がないか複数回チェックをしてから送るようにしましょう。

会社名は省略せず正式名称で記載する

前述にもありましたが、会社名は省略せずに正式名称で記載しましょう。長い会社名だとうっかり省略してしまうことも。会社名を省略してしまうと、相手に不快な思いをさせる可能性もあるため、正式名称で書くように気を付けることが重要です。
メールを作成する際は、事前にホームページや求人票で正式名称を確認してから記載するようにしましょう。

署名は忘れずに添える

転職活動中の企業にメールを送る際は、署名は忘れずに記載しましょう。署名とは、「5.署名」にあったように、自身の「名前(フルネーム)」「住所」「電話番号」「メールアドレス」のことを指します。署名は普段のメールで使用することはあまりありませんが、署名を添えるとメール以外の方法で連絡をする際に聞く手間が省けるため、丁寧な印象を与えられるでしょう。

「転職活動でメールを送るときの注意点は？返信方法についても例文付きで解説」のコラムにも転職活動でメールを利用する際の注意点を記載しているのでご覧ください。

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