会社を休む電話をするときの連絡のマナーとは？シチュエーション別の例文も紹介

急な体調不良などで会社を休みたいとき、どのように連絡をすれば良いのか分からないという方もいるのではないでしょうか。基本的に会社を休む際は、メールだけでなく電話でも伝えるようにしましょう。このコラムでは、会社を休む電話をする際の連絡のマナーや電話連絡の例文などを紹介します。「初めて会社を休むのでどうすれば良いか分からない」「休んでも角が立たないようにしたい」という方は、ぜひ参考にしてみてください。

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会社を休む電話をするべき理由

会社を休む連絡手段が電話であれば、必要なやり取りがスムーズです。メールやチャットの場合は、相手からの返信を見てその内容に対して文章で打ち込んで返事をすることになるため、確認事項などがあった場合に時間がかかります。しかし、電話であればその場ですぐに相手の質問に答えられるため、急ぎの場合でもやり取りをスムーズに進められます。なお、会社によっては、「休むときはメールで連絡する」と決めているところもあるようです。企業によって、休むときの対応が異なるため、急に休む前にルールを確認しておくと良いでしょう。

会社を休む電話をするときの5つのマナー

入社してまだあまり時間が経っていない場合は、はじめて会社に休みの連絡を入れる場合は、「誰に対していつ電話をかければ良いのか分からない」という方も多いのではないでしょう。ここでは、会社を休むときの電話連絡のマナーについて解説していきますので、「これから会社に休む連絡をしなくてはいけない」という方は、参考にしてみてください。

1.電話のタイミングは始業時間の10～15分前

当日会社に休みの電話をする場合、始業時間の10～15分前が適切なタイミングです。あまりに時間が早いと社内に誰もいなかったり、電話を掛けた上司も通勤の途中で電話に出られなかったりすることも。始業時間の10～15分前であれば、誰かしら出社している可能性が高いため、連絡が取りやすい状況です。また、上司の出社時刻が分かっている場合はそれに合わせて、会社を休む電話をするのも良いでしょう。

2.基本は直属の上司に連絡

会社を休む場合に電話を掛ける相手は、基本的に直属の上司です。ただし、就業規則やルールで欠勤連絡をする相手が決まっている場合はそれに従うようにしましょう。急な休みが必要なときは、いつ来るか分かりません。事前に上司などに確認を取っておくようにしましょう。

上司が不在だった場合

上司が不在の場合は、それに次ぐ立場の人に伝言を頼みましょう。休む理由や今の状況、仕事の状態、引継ぎがある場合はその内容などを伝えます。また、伝言を頼む際には、改めて自分から掛け直す旨も伝えてもらうと良いでしょう。

3.前もって休みたいときは対面で直接伝える

事前に休みたい日にちが決まっている場合は、対面で伝えても良いでしょう。会社を休む旨を連絡する際には、常識的な範囲で前もって申し出るのがマナーといえます。メールだけで申し出るよりもなるべく直接話すか、電話で連絡すると当日の仕事の引き継ぎがスムーズになるでしょう。

4.自分が行っている仕事の進め方や対応方法を伝える

会社に休む電話をする際には、現在の自分が持っている仕事の状況や進め方、具体的な対応方法なども伝えましょう。仕事の状況を伝えることにより、上司も担当分の仕事の振り分けをどのようにするのか判断しやすくなります。特に、当日に自分が担当している案件で社外の人に会う約束があった場合には、代理としてほかの人に引き継ぐといった対応が必要です。そのため、仕事の状態や引継ぎなどは必ず行うようにしましょう。

5.復帰時期を伝える

連絡をする際には、復帰時期も伝えましょう。たとえば、朝に一度上司に休みの連絡をして、その後病院に行った場合などには、明日以降の復帰予定について分かり次第改めて連絡をする必要があります。流行しやすいインフルエンザであれば、1週間程度休まなければいけません。休みが続く場合は仕事に大きく関わってくるため、出社の目安は伝え忘れないようにしましょう。

会社を休む電話をするときの6つの連絡の例文

電話連絡に慣れていない人や電話が苦手な人などのなかには、上司に電話を掛けようと思ってもどのように伝えれば良いのか分からないという方もいるでしょう。そういった場合は、あらかじめ定型文として伝える内容を用意しておくのがおすすめです。ここでは、会社を休むときの電話連絡の例文を紹介します。

1.事故が起きた場合

まずは事故が起きた場合です。事故の詳細を話す必要はありませんが、「どの程度の怪我であるのか」「遅刻なのか休むのか」などはしっかりと伝えましょう。

例文

「おはようございます。○○です。出勤途中で車同士の事故に巻き込まれてしまいまして、現在病院に来ています。特に大きな怪我はないのですが、念のために検査をするようにと言われています。本日はお休みをいただきたいのですが、よろしいでしょうか。」

2.体調不良の場合

次に体調不良の場合です。症状を含めて先ほどの電話連絡のマナーで紹介したように、仕事の進め方や復帰時期についてしっかりと伝えるようにしましょう。

了承を取るときの例文

「おはようございます。○○です。急で申し訳ありませんが、今朝から発熱の症状があり、病院に行こうと考えています。本日お休みをいただきたいです。」

了承が取れたときの例文

「ありがとうございます。仕事についてですが、本日は特に急ぎの業務はありません。また症状が分かり次第連絡いたしますので、宜しくお願いいたします。」

3.子どもに関する事情の場合

子どもがいる場合も自身の体調不良などと同様です。

例文

「おはようございます。○○です。申し訳ないのですが、昨夜から子どもが熱を出していて、今朝も具合が悪く病院に連れて行こうと考えています。本日はお休みをいただきたいのですがよろしいでしょうか。本日の対応案件に関しては、○○さんにお願いするつもりです。」

4.身内の結婚式がある場合

身内の結婚式などのお祝い事がある場合、仕事を休んで出席するのは問題ありません。ただし結婚式であれば事前に日程が分かっているため、当日に電話連絡を行うのではなく、日程が分かり次第申請をするようにしましょう。

例文

「○月☓日に親戚の結婚式があるため有休をいただきたいです。」

5.身内に不幸があった場合

身内に不幸があった場合は、ひとまず電話連絡をしてから、後日忌引き休暇を申請しましょう。

例文

「おはようございます。○○です。実は昨夜祖母が他界いたしまして、葬儀に参列したいため、今日明日と忌引き休暇をいただきたいです。」

6.妊婦特有の症状がある場合

妊婦特有の症状がある場合も、体調不良と同様で問題ありません。

例文

「おはようございます。○○です。つわりがひどく、本日は電車での出社が難しいです。大変申し訳ありませんが、本日はお休みをいただきたいのですがよろしいでしょうか。本日対応の案件に関しては、○○さんにお願いするつもりです。」

会社を休む5つの理由とは？

正社員として働いている多くの人は、基本的に勤務日はしっかりと出社して働いていますが、どのような人でもやむを得ず会社を休まなければいけないという場合があります。ここでは、仕事を休む理由のさまざまなパターンについて解説するので、「こんな理由で休める？」と自分の休む理由に不安な方は、参考にしてみてください。

1.体調不良であるとき

仕事を休む理由でよくあるのは、体調不良でしょう。突然体調を崩してしまった場合や、インフルエンザにかかった場合などは、緊急に連絡が必要となってきます。インフルエンザであれば外出して周りに感染させてはいけないことが周知の事実になっているため、会社側も一報が入った時点で「しっかり休養して治して」と休むことを了承してもらえるでしょう。

少しの体調不良では休めない方へ

責任感が強い人だと、多少の体調不良では休めないと考える方もいるでしょう。しかし、無理をすると、結果として長く休まなければいけない事態になる可能性も。会社で一人休んだとしても、大きな影響はありません。気負い過ぎず、適切な休みを取りましょう。

3.家族の用事や病気のとき

自分自身の健康状態ではなく、家族が病気で休みを取るという理由もあります。また、家族の用事で自分が時間と労力を提供しなければいけないときなども、休暇を取る必要があるでしょう。こうした場合、会社の仕事の都合をよく考えて、あまり迷惑が掛からないように気をつけてください。

4.冠婚葬祭のとき

冠婚葬祭も、比較的休みを取りやすい理由として挙げられます。ただし、結婚式などは一時期に集中することもあるため、あまり頻繁に出席し休みを取る場合は、会社への配慮が必要でしょう。

5.有給などの休暇を利用してリフレッシュしたいとき

自分が旅行や趣味などでリフレッシュしたい場合にも、休暇を取得して出掛けることがあるでしょう。これは各人に認められた権利であり、必要なことでもあります。ただし、会社側のスケジュールや休みの取り方の点で、きちんと配慮を示すことが必要です。

そのほか、「仕事を休むのに使える33個の理由をご紹介！伝え方の注意点やマナーも解説」でも会社を休む理由について解説しています。あわせてご覧ください。

会社を休む電話をするときの7つの注意点

連絡方法によっては、社会人としての常識がないと判断されてしまうこともあるため、注意が必要です。ここからは、会社を休む電話をするときの注意点を紹介します。

1.ルールがない限りメールやチャットで連絡しない

特別にメールやチャットでの連絡のみで欠勤報告をすることが可能でない限りは、そういったツールで連絡しないようにしましょう。ただし、会社によっては、電話ではなくメールやチャットだけの連絡で良いところもあります。そのような場合は、あらかじめ自社での欠勤連絡の手段を確認しておいて、それに従うようにしましょう。

2.無断欠勤はしない

社会人として、会社に電話もせずに無断欠勤をしてはいけません。無断欠勤があった場合、社内の人から事故や事件に巻き込まれたのではないかと思われます。また、休みの連絡がなければ誰かがその人の仕事をフォローした方が良いのか、待っていれば良いのか判断できません。一度でも無断欠勤を行えば、それだけで周りからの信用度を下げてしまいます。会社に居づらくなってしまうことも考えられるため、無断欠勤はしないようにしましょう。

3.出勤時間を過ぎてから連絡しない

会社を休む電話は、必ず始業時間より前に行いましょう。始業時間を過ぎても出社していない場合、会社によっては無断欠勤扱いにされてしまう可能性もあります。欠勤連絡は始業時間の10～15分前に行うように心掛けましょう。

4.休むことを前提として話を進めない

会社に休みの連絡をする際には、上司から休む許可をいただくというスタンスで電話をしましょう。自分では出社が難しいとわかっているような状態でも、「お休みをいただいてもよろしいでしょうか」と尋ねることが大切です。最初から休む前提で伝えてしまうと、自分勝手な人間だと思われてしまう可能性があります。

5.休み明けの出勤時はお礼を忘れない

仕事を休むことでほかの人に迷惑を掛けることにもなるため、休み明けには仕事のフォローをしてくれた会社の人に必ずお礼の言葉を伝えるようにしましょう。また、その人が休みの場合には代わりにフォローして、行動でも感謝を伝えると、次に休むとき周囲に協力してもらいやすくなります。

6.家族に伝えさせない

電話で会社を休む連絡をする場合、家族に伝えさせるのではなく自分で連絡をしましょう。具合が悪かったり、電話をするのが気まずかったりするという場合もあるでしょうが、直接自分で電話をしたほうが、業務の引き継ぎはスムーズです。また、このコラムでも紹介したとおり、当日仕事を休む場合は自分の担当の仕事に関する業務連絡をしなければなりません。フォローを依頼する場合も、自分で直接頼んだほうが確実なため、会社を休む電話は自分で行うようにしましょう。

7.嘘をつかない

会社を休む場合は当然その理由を伝える必要がありますが、嘘の理由を伝えてはいけません。たとえば、身内に不幸があったという嘘をついて仕事を休んだ場合は、後日上司から忌引休暇の取得のことを聞かれたときに、おそらく嘘がばれてしまうでしょう。嘘をついて会社を休んだことが知られれば、信用を下げてしまいます。また、社内での居心地も悪くなるため、休みの理由は正直に伝えるようにしましょう。

会社を休むときの電話のマナーについては、「会社を休む時こそ礼儀正しく！電話連絡の基本マナーとは？」でも解説しています。より詳しく知りたい方は、ぜひご覧ください。

会社を休む電話を毎日しようか悩む人は原因を探ろう

仕事が辛く、「会社に休む電話をしようか毎日迷う」という人も多いようです。単なる体調不良ではなく、心身が疲れている場合があります。休みを取得しても回復しないときは、会社自体に原因があるかもしれません。人間関係や職場環境など、自分では改善できない問題を抱えている可能性があります。そのような場合は、単純に休むのではなく、原因を探って心身が回復できるようにしましょう。

正当な理由で会社を休めなければ転職を検討しよう

体調不良や子育てなどの正当な理由で会社を休めない場合は、転職を検討しましょう。生きていくうえで必要な休みが取れなければ、心身に悪影響を及ぼす恐れも。また、フリーランスであれば、自分で仕事量を調節するため、休むときの連絡が不要です。違う働き方に目を向けてみるのも良いでしょう。フリーランスに興味のある方は「知りたい！自宅で稼ぐ方法と注意点」をご覧ください。

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