会社を休む連絡は、上司に直接するのが基本的なマナー
「会社を休むときどのように連絡したら良い？」「気をつけるべきマナーは？」と悩むこともあるでしょう。会社を休む際は上司に直接連絡し、欠席理由を明確に伝えることが大切。連絡手段は勤務先のルールに従い、誠意をもって伝えましょう。
このコラムでは、会社を休む際の電話連絡の仕方や基本的なマナー、休む基準を解説します。連絡をしたくないときの考え方や電話連絡の例文などもまとめたので、ぜひ参考にしてみてください。
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会社を休む連絡は「始業10〜15分前に直属の上司へ電話」が基本
ここでは、会社を休むときの電話連絡のマナーについて解説します。トラブルなく休むためには、いくつか気をつけておきたいポイントがあります。以下に挙げた注意点を意識してみましょう。
連絡は始業前にする
会社に休みの連絡を入れる時間帯は、特に規定がないのであれば始業前がベターです。
ただし、始業直前に連絡をすると、朝礼の時間に重なる、メールチェックで忙しいなど迷惑がかかってしまうことも考えられます。また、始業後の連絡だと無断欠勤になってしまう可能性もあるため、10～15分前までには連絡を済ませましょう。
相手が聞き取りやすい声量で話す
電話で連絡するときは、相手が聞き取りやすい声量で話すことが大切です。風邪で声が出ない、話すのがつらいといった場合には、以下のようにメールで連絡を入れても良いでしょう。
「本来ならば電話で連絡するところを、風邪で声が出ないためメールにて失礼いたします。
現在、病院受診中でこれから検査を行うことになりましたので、取り急ぎメールにて失礼いたします。電話をできる状況になり次第、ご連絡いたします」
電話での連絡が難しい理由を文面に記入しておくと、会社側でも状況が判断しやすくなるでしょう。
誠実な伝え方を意識する
欠勤の連絡をする際は、誠実な伝え方を意識することもポイントです。先述したように、急な休みにより、職場の人たちがスケジュールの変更や代替で仕事をすることになる場合もあります。そのため、体調不良なのに笑いながら連絡をしたり、元気に満ちた声のトーンで欠勤を伝えたりするのは不適切です。誠意をもって伝えましょう。
必要事項を簡潔に伝える
必要事項を簡潔に伝えることも、会社を休むときの電話連絡のマナーです。連絡をする際は、「休む理由」「休む期間」「業務の引き継ぎ」「連絡先」を伝えましょう。
その後、補足事項や上司から仕事についての確認があれば、あわせて伝えます。事前に必要事項をメモしておけば、電話でもスムーズに伝えられるでしょう。
上司に直接伝える
会社を休む電話をするときは、直属の上司に直接伝えるのがマナーです。上司は、部下が欠勤した場合でも業務が円滑に進むように、部下の体調の把握や業務の進捗確認、人員配置などの対応を行う必要があります。また、取引先との商談がある場合などは、先方にもスケジュール調整の連絡をしなければなりません。
そのため、休みの連絡は直接上司に連絡し、引き継ぎや確認事項などがあれば共有することが大切です。
上司が不在の場合
上司が不在だった場合は、伝言を頼みタイミングを見計らって再度掛け直しましょう。伝言をお願いしただけで終わると、詳細まで伝わらず、思わぬトラブルにつながってしまう可能性もあります。気持ちよくお休みをいただくためにも、必ず直属の上司に伝えましょう。
上司が不在の場合の例文
以下で、上司が不在の場合の対応例をご紹介します。
【例文】
自分：お疲れさまです。△△事業部の山田です。勤怠の件でお電話しました。お忙しいところ恐れ入りますが、△△課長をお願いできますでしょうか
電話を受けた人：△△課長はただいま席を外しております
自分：承知しました。再度こちらから連絡しますので、私から連絡があったことだけお伝えいただいてもよろしいでしょうか
電話を受けた人：かしこまりました
自分：お手数おかけして申し訳ございません。よろしくお願いいたします
何度か掛け直しても上司が不在の場合は、会社を休む旨と、後ほど詳細を連絡することを伝えると良いでしょう。この場合、始業後の連絡になってしまっても問題はありません。
欠勤理由は明確に伝える
欠勤理由は明確に伝えることが大切です。風邪で熱が下がらないため、身内の不幸事があるため、など、出勤が難しい理由をはっきりと伝えましょう。
仕事を休むときの理由の伝え方は以下のコラムで解説しているので、参考にしてみてください。
復帰の目安を伝えられるとベター
欠勤理由とともに、復帰の目安を伝えられるとベターです。自分の現状と復帰の目安を伝えれば、上司が状況を把握しやすくなります。いつごろ復帰できるかはっきりしない場合も必ず連絡を入れ、分かり次第追って連絡する旨を伝えましょう。
ハタラクティブキャリアアドバイザー後藤祐介からのアドバイス
報告ではなく相談をする
会社を休みたい旨を連絡する際は、休みの報告だけで終わらせるのではなく、相談をするのがマナーです。
たとえば、「風邪で熱が下がらないためお休みさせていただきます」ではなく、「風邪で熱が下がらないため、本日お休みさせていただいてもよろしいでしょうか」と伝えるのが適切。言い切るのではなく、あくまでも上司へお伺いを立てるというスタンスを守りましょう。
「ご迷惑おかけします」と謝罪の気持ちを忘れずに
欠勤を承諾してもらったら、謝罪の言葉を忘れずに伝えましょう。長々というのではなく、「ありがとうございます。ご迷惑おかけして申し訳ございません。どうぞよろしくお願いいたします」といった簡単な言葉で大丈夫です。
必要であれば引き継ぎをする
電話連絡の際、欠勤のことで頭がいっぱいになり、自分が休んだら困る人がいるかもしれないというところにまで考えが及ばないこともあるかもしれません。連絡を入れる前に一度冷静になり、引き継ぎの必要がないかどうかを考えましょう。必要であれば、上司に連絡する際に引き継ぎ事項を伝えてください。
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【状況別】そのまま使える！会社を休むときの電話連絡の例文
いざ上司に電話をかけるとなると、緊張してうまく話せないこともあるでしょう。ここでは、状況別にそのまま読み上げて使える会話の例文をご紹介するので、参考にしてみてください。
体調不良の場合
体調不良の場合は、「現在の症状」「病院に行くかどうか」「引き継ぎの有無」を簡潔に伝えましょう。
【例文】
自分：おはようございます、〇〇です。今朝から38度の熱（または激しい腹痛など）があり、申し訳ありませんが本日はお休みをいただいてもよろしいでしょうか。
上司：わかりました。病院には行きますか？
自分：はい、これから受診してまいります。明日の出社については、診察後に改めてご連絡いたします。
上司：お大事に。何か急ぎの引き継ぎはありますか？
自分：本日の〇〇の業務については、同じチームの〇〇さんに代理をお願いするよう、私から連絡を入れておきます。ご迷惑をおかけして大変申し訳ございません。
家族の体調不良・家庭の事情の場合
子どもや同居家族の看病などで休む場合は、無理に詳細を話しすぎる必要はありません。伝えられる範囲で休む理由や現状を伝えましょう。
【例文】
自分：おはようございます、〇〇です。昨晩から子どもが発熱しておりまして、これから病院へ連れて行くため、本日はお休みをいただいてもよろしいでしょうか。
上司：わかりました。
自分：急なご連絡で大変申し訳ございません。明日の出勤については、状況を見て午後に再度ご連絡いたします。
突発的なトラブル（事故など）の場合
通勤中の事故や家事トラブルなどで出社できない場合は、以下の例文のように「何が起きたのか」「これからどうするのか」といった点を伝えましょう。
【例文】
自分：おはようございます、〇〇です。大変申し訳ありませんが、先ほど通勤中に車の接触事故（または自宅の水漏れトラブル等）があり、警察・保険会社の手続きが必要になったため、本日はお休み（または午前半休）をいただきたいのですがよろしいでしょうか。
上司：わかりました。怪我はないですか？
自分：はい、幸い怪我はありません。ご心配をおかけし申し訳ございません。手続きが終わり次第、明日以降の予定について改めてご連絡いたします。
身内に不幸があった場合
忌引き休暇を取得する場合は、誰が亡くなったか（続柄）によって休める日数が変わるため、正確に伝えるようにしましょう。
【例文】
自分：おはようございます、〇〇です。昨晩、祖父が他界いたしまして、急で大変申し訳ありませんが、本日から〇日間、忌引き休暇をいただいてもよろしいでしょうか。
上司：それは大変でしたね。わかりました。
自分：ありがとうございます。通夜や告別式の日程など、詳細につきましてはのちほどメールにてご連絡いたします。ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
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会社を休む連絡をする時の3つの必須マナー
ここでは、電話でもメールでも、連絡をする際に気をつけなければならない「社会人としてのマナー」を3つ紹介します。連絡時のマナーに不安がある場合は、ぜひチェックしてみてください。
報告ではなく「お休みを頂けますか」と相談の形にする
「今日休みます」と決定事項として言い切るのではなく、「お休みをいただいてもよろしいでしょうか」と伺いを立てる（相談する）姿勢をとるのがマナーです。また、許可をもらったら「ご迷惑をおかけし申し訳ございません」と謝罪の言葉を添えましょう。
嘘の理由はつかず誠実に伝える
「怒られたくないから」と嘘の理由（身内の不幸や存在しない病気）をでっち上げるのはやめましょう。嘘をついてしまった場合、診断書や香典のやり取りでつじつまが合わなくなり、嘘がバレて信用を失う恐れがあります。場合によっては、就業規則違反で懲戒処分の対象になることもあるため、休む理由は正しく伝えましょう。
必要事項（引き継ぎ・復帰の目安）を簡潔に伝える
休む際は理由だけでなく、「自分が抱えている急ぎの仕事（引き継ぎ）」と「いつ頃復帰できそうか（または、いつ再度連絡するか）」をセットで伝えましょう。仕事の采配を調整してもらえれば、業務への影響を抑えられる可能性があります。
これって休んでいいの？会社を休む「体調不良」の判断基準
この項では、会社を休むときの基準について解説します。体調不良などで会社を休みたいと思っても、「そのくらいで休むの？」「体調管理ができていないのは社会人失格」などと思われるのが心配な人もいるでしょう。
体調不良
風邪をはじめとした体調不良で仕事をするのが難しく、会社を休むときの基準として分かりやすいのは、熱や咳が続いていないかを確認することです。高熱や咳が長く続いている場合は、病気の可能性があったり、周囲に感染させてしまったりすることも考えられます。上司に相談したうえで休みを取り、医療機関を受診するのがおすすめです。
風邪の症状がつらいときに会社を休めるか気になる方は、以下のコラムで詳しく解説しているので、こちらもぜひご一読ください。
高熱や嘔吐
高熱や嘔吐があり普段よりも激しく体調不良を感じる場合は、上司に連絡し、休むことを選択しましょう。もし、無理して出社をしたとしても、冷静な判断ができずに仕事がままならないことも。
仕事への支障を考えるのであれば、しっかりと治して出勤したときに普段通りのパフォーマンスをするという意識をもつと良いでしょう。
伝染性の病気
感染の恐れのある疾患へ罹患した場合は、出勤せずに休みましょう。自己判断で大丈夫と考えて出勤してしまうと、職場の人に感染し、迷惑を掛けてしまいかねません。
症状が出始めで感染しているかはっきりしていない場合は、伝染性の病気の疑いがあることを報告し、早急に医療機関を受診しましょう。
重篤な疾患や骨折
重篤な疾患や骨折の場合、病院受診後に医師からの診断結果を上司に伝えたうえで、休む場合は期間についても相談しましょう。その際、診断書があればメールで送るのがおすすめです。今後も業務を続けても問題ないかの判断は、医師の指示に従いましょう。
公共の交通機関の運休
大雪や台風などの影響で交通機関がストップし復旧の見込みが立たない場合は、上司に連絡して判断を仰ぎましょう。無理して徒歩やタクシーなどで行って、事故に遭ってしまっては本末転倒です。
勤務が難しい場合は、無理をせずに休みましょう。
会社を休むべきか迷ったときは、「体調や精神状態が業務に支障をきたすレベルかどうか」を軸に判断しましょう。たとえば、熱がある、吐き気や頭痛がひどい、寝不足や不安で集中できないなどの状態では、無理に出社してもパフォーマンスが落ち、結果的に職場や自分にとってもマイナスになることがあります。
私が相談を受けた方のなかには、無理をして出社し続けた結果、体調が悪化し、結果的に長期の休職につながってしまったケースもありました。休むことに対して罪悪感を抱く方も多いですが、正しく状況を伝え、必要な情報を共有しておけば、周囲の理解も得られやすく、信頼関係が損なわれることは基本的にないでしょう。
逆に無理をして問題を起こすことで、信頼を失ってしまうリスクが生じることも。休むことは「逃げ」ではなく、「自分と周囲を守る判断」だと捉えてください。大事なのは、無理せず回復に専念し、元気になって戻ること。そのほうが長い目で見て、良い働き方につながります。
会社に休む連絡をしたくない…憂鬱なときはどう考える？
この項では、会社に休む連絡をしたくないときの考え方を紹介します。会社に欠勤の連絡をするのが不安だったり苦手だったりする人は、ぜひ参考にしてみてください。
会社を休む連絡をしたくないときに有効な考え方
- 誰にも体調不良や急な休みはある
- 有給休暇は労働者の権利である
- 無断欠勤は混乱を招いてしまう
- 過剰に責任を感じなくても良い
誰にも体調不良や急な休みはある
誰にも、体調不良ややむを得ない事情で急に休むことはあります。そのため、自分が休むときにも「お互いさま」と考えるようにしてみましょう。
また、休むことに躊躇しているのはほかの人も同じかもしれません。自分が休みをもらったあとは、ほかの人のフォローを忘れないようにしましょう。
有給休暇は労働者の権利である
有給休暇は労働者の権利であり、必要なタイミングで取得することに問題はありません。有給休暇は、労働者の心身の疲労回復やゆとりある生活の保障を目的として付与されるもの。また、年次有給休暇が10日以上であれば、5日間は休むことが義務化されています。
そのため、休む連絡をしづらいときには、「労働者の権利として有給休暇を取得しよう」と考えてみましょう。
無断欠勤は混乱を招いてしまう
休みの連絡がしづらいからといって無断欠勤をすると、職場では状況が把握できず、混乱を招いてしまいます。業務の進捗状況やスケジュールの確認ができなかったり、人員配置の変更などに急遽対応しなければならなかったりして、迷惑が掛かってしまうことも。結果として、職場での信用を損ねてしまったり、後日注意を受けたりすることになりかねません。
「会社に休む連絡をする不安よりも、無断欠勤するほうが後々のリスクが高い」と考え、連絡は必ず入れるようにしましょう。
急な欠勤についての考え方は以下のコラムでも詳しく解説しているので、こちらもあわせてご一読ください。
過剰に責任を感じなくても良い
会社に休みたい旨を連絡する際に、過剰に責任を感じる必要はありません。会社は一人だけで仕事をしているのではなく、チームで協力して業務を進める組織です。「誰か一人が休んだとしても、会社は問題なく回るもの」と考えてみましょう。
もし、業務への影響が心配であれば、上司や同僚に引き継ぎ事項を伝えて対応してもらうことが有効です。
会社を休む場合に連絡をしないと、どのようなリスクがありますか？
給与の減額や職場からの信用低下だけでなく、懲戒処分のおそれもあります
無断欠勤にはさまざまなリスクが伴います。
まず、雇用契約にもよるものの、無断かどうかに限らず欠勤した日の給与は出ない場合がほとんどです。無断欠勤の場合はその日の給与だけでなく、人事評価やボーナスにも影響するおそれがあります。
さらに、職場の混乱は避けられず、人間関係の悪化や信用低下は免れないでしょう。もし、休む連絡をしにくい職場なら、今後余計に雰囲気が悪くなり、働きにくくなることも考えられます。
そして、多くの場合、就業規則の懲戒規定に「無断欠勤が〇日続いたとき」のような無断欠勤関連の懲戒処分が定められています。無断欠勤が続き、連絡も安否確認も取れない場合には「自然退職」扱いにする規定がある会社もありますから、無断欠勤を続けているうちに退職扱いになってしまう可能性もゼロではありません。
休むときには事前連絡を心がけ、事後連絡になってしまう場合は可能な限り速やかに、謝罪とともに連絡しましょう。
休みの連絡で怒られる・休ませてくれない場合はどうする？
会社に連絡しても休めず、「事情を話しても休ませてくれない」「強制的に出社させられる」「休むと業務が完全にストップしてしまう」といった状況なら、職場に問題がある可能性が高いです。やむを得ない事情があっても休ませてもらえないような職場環境であれば、転職も検討してみてください。
自分に合った会社を見つけるには、「風通しの良さ」と「安心して休める文化」があるかを重視することが大切です。以前、私が担当した方は「体調不良でも休みにくい雰囲気」に悩み、転職を決意しました。
求人票や会社概要では見えない部分は、社員インタビューや口コミ、会社説明会での対応を通じて見極められるでしょう。特に、面接時に「体調不良時の対応」や「急な家庭の事情に対する休暇取得のしやすさ」などを質問することで、会社のスタンスを具体的に確認できます。
ある企業では、面接で「体調不良時はどうしていますか？」と聞いたところ、「まず“しっかり休んで”と言ってくれる文化があります」と答えたことが、入社の決め手になったという事例もありました。給与や業務内容だけでなく、「自分が無理なく過ごせるか」という視点から職場を見つめ直すことで、長く安心して働ける職場に出会える可能性が大いに高まります。心に余白があることで、仕事もプライベートも豊かに感じられるようになるでしょう。
いきなり転職しようとしても、求人票の情報だけでは実際の働き方が見えにくいことも。その場合は、転職エージェントの活用が有効です。エージェントでは、基本的な求人情報のほかに企業の雰囲気や実際の働き方など、独自の情報を集めているところもあります。また、求職者の適性や希望条件に沿って求人を紹介してくれるだけでなく、応募書類の添削や面接対策など、転職活動もしっかりとサポートしてくれるので安心です。転職活動を効率的に進めたいのであれば、ぜひエージェントを活用してみましょう。
体調不良ややむを得ない事情のときにも休めないことが続くと、心身に支障が出てしまう可能性があります。そのような状況が続く場合は、いっそのこと転職を視野に入れてみるのも一つの方法です。「どうしても会社を休めない」「休む連絡をすると怒られたり、出社を強制されたりする」とお悩みの方は、ハタラクティブにご相談ください。
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会社を休ませてもらえない場合には、公的機関、専門家への相談や転職の検討を
会社には、労働環境を整備するためのさまざまな義務が課せられています。その一つに「安全配慮義務」があります。安全配慮義務は、従業員が安全に働けるような配慮を会社に求めるものです。もし「熱があっても休ませてもらえない」「警報級の台風でも出社を命じられる」といった場合は、安全配慮義務に違反している可能性があります。
また、近年は育児介護休業法による休暇制度の拡充や、ハラスメント防止法の施行なども進んでいます。会社による休暇の不当な拒否が、法令違反となる例も少なくありません。
そのため、「会社を休ませてもらえない」「年次有給休暇も拒否される」場合には、労基署に相談すると会社に指導してもらえる可能性があります。また、弁護士に相談することで、会社との交渉役を担ってもらえます。
それでも改善の見込みがない、あるいはそもそも会社との交渉が難しい場合には、転職を視野に入れることも推奨します。我慢が1番の解決策ではありませんよ。
