会社を休む時こそ礼儀正しく!電話連絡の基本マナーとは?

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【このページのまとめ】

  • ・欠勤の際の連絡方法や連絡を入れる時間については会社によって異なるため、勤め先のルールに従うと良い
    ・連絡の際は、欠勤理由を明確に伝えることと、お伺いを立てることが大切である
    ・会社を休むべき事由かの判断は、働くことが難しい、出勤することで迷惑がかかるなどを基準にすると良い

自身や家族の体調不良、身内の不幸事など、働いていると、やむを得ず会社を休まなければならないことがあるかと思います。理由は何であれ、急な欠勤は会社側に迷惑をかけてしまうもの。
そこで大切なのは、マナーを守って会社へ連絡をすることです。そこで、気をつけておきたいポイントや電話連絡の仕方などをまとめてみました。
ぜひ参考にしてみてください。

◆会社を休むときの基本マナー

欠勤する際に、会社へ連絡を入れるのは当然のマナーです。連絡を入れなければ無断欠勤になり、職場に迷惑をかけることに。当たり前ですが、連絡は必ず入れましょう。
連絡方法や連絡を入れる時間帯については、会社によって異なります。詳しくは会社の就業規則を確認し、それに従いましょう。特に決まりがないのであれば、連絡方法は電話で、連絡する時間帯は始業開始前がベターです。

電話した際は、直属の上司に直接伝えるようにしてください。もしも、上司が不在だった場合は、伝言を頼みタイミングを見計らって再度掛け直しましょう。
対応例をご紹介します。

「お疲れさまです。◯◯事業部の山田です。勤怠の件でお電話しました。お忙しいところ恐れ入りますが、◯◯課長をお願いできますでしょうか?」
「◯◯課長はただいま席を外しております。」
「承知しました。再度こちらから連絡しますので、私から連絡があったことだけお伝えいただいてもよろしいでしょうか?」
「かしこまりました」
「お手数おかけして申し訳ございません。よろしくお願いいたします」

伝言をお願いしただけで終わると、「伝言は聞いたけど承諾はしていない」といわれてしまうことも。気持ちよくお休みをいただくためにも、必ず直属の上司に直接伝えましょう。

風邪で声が出ない、病院受診中でいつ電話連絡ができるか分からないといった場合には、メールで連絡を入れても良いでしょう。その際には、「本来ならば電話で連絡するところを、風邪で声が出ないためメールにて失礼いたします」「現在、病院受診中でこれから検査を行うことになりましたので、取り急ぎメールにて失礼いたします。電話をできる状況になり次第、ご連絡いたします」など、電話での連絡が難しい理由を文面に記入しておいてください。

 

◆電話連絡の注意点

トラブル無くお休みをいただくためには、いくつか気をつけておきたいポイントがあります。以下に挙げた注意点を意識してみましょう。

・かけるタイミングに注意

特に規定が無い場合には、始業前がベターです。ただし、始業開始直前にかけてしまうと、朝礼の時間に重なる、メールチェックで忙しいなど迷惑がかかってしまうことも考えられます。
10分~15分前までには連絡を済ませておくようにしましょう。

・欠勤理由は明確に

風邪で熱が下がらないため、身内の不幸事があるため、など、出勤が難しい理由を明確伝えましょう。(休んで良い基準については次項にてご紹介)

・報告ではなく相談

「風邪で熱が下がらないためお休みさせていただきます」ではなく、「風邪で熱が下がらないため、本日お休みさせていただいてもよろしいでしょうか」が正解。
言い切るのでは無く、あくまでも上司へお伺いを立てるというスタンスを守りましょう。

・謝罪の気持ちを忘れずに

欠勤を承諾してもらったら、謝罪の言葉を述べましょう。長々というのではなく、「ありがとうございます。ご迷惑おかけして申し訳ございません。どうぞよろしくお願いいたします。」くらいの簡潔な言葉で大丈夫です。

・必要であれば引き継ぎを

電話連絡の際、欠勤のことで頭がいっぱいになり、自分が休んだら困る人がいるかもしれないというところにまで考えが及ばないことも。連絡を入れる前にいったん冷静になり、引き継ぎの必要がないかどうかを考えましょう。




◆会社を休むときの基準

風邪や腹痛など体調不良の際に無理をしてしまうと、業務へのパフォーマンスが低下するだけでなく、悪化してしまい長らく休まなければならない可能性が出てくるかもしれません。
しかし、「そのくらいで休むの?」「体調管理ができていないのは社会人失格」などと思われたり言われたりすることが心配な人も多いと思います。
そこで、どういったケースであれば会社を休んで良いのか、基準についてまとめてみましたので参考にしてみてください。

・伝染性の病気

インフルエンザやノロウィルス、流行性角結膜炎などの感染の恐れのある疾患へ罹患した場合は、出勤するほうが迷惑に。休むのが常識でしょう。

・重篤な疾患や骨折

病院受診後、医師の診断結果を上司に伝えましょう。仕事ができるか否かの判断も医師の指示に従いましょう。

・高熱や嘔吐

普段よりも激しく体調不良を感じる場合は、冷静な判断ができずに仕事がままならないことも。仕事への支障を考え、しっかり治して出勤したときに120%の力を出すという意識を持つと良いでしょう。

・公共の交通機関の運休

大雪や台風などの影響により、交通機関がストップしている場合は休んでも良いでしょう。無理して徒歩やタクシーなどで行って事故に遭ってしまっては本末転倒です。

ちょっと風邪気味、少しだるい気がするといった程度であれば、明確な欠勤理由を伝えられないほか、信頼関係を築けないことになる可能性があるため、なるべくがんばって出勤したほうが良いかもしれません。
勤務自体が難しい、出勤することで周りの人に迷惑がかかるといったケースのみ休むようにしましょう。

どうしても会社に行きたくない、朝になると調子が悪くなる…そんな方は会社との相性が悪いのかも。自分の気持ちを押し殺して無理を続けることで、心身に支障が出てしまうこともあるでしょう。
いっそのこと、転職を視野に入れてみるのも1つの方法です。
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