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仕事でミスしてしまった…謝罪メールの作成方法

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最終更新日:

【このページのまとめ】

  • ・謝罪メールは口頭での謝罪と併せて、できるだけ早く行うことが大切
    ・メール本文は、TPOに応じて簡潔にまとめ、正しい情報を記載する
    ・転職中に面接キャンセルや選考辞退をする場合は、必ずお詫びのメールを送ろう

ビジネスシーンで謝罪メールを送るとき、大切なのは問題が起きてからできるだけ早く、誠実に対応すること。ビジネスマナーを守り、TPOに応じたメールを作成しましょう。 
ここでは、謝罪メールのマナーや作成方法についてまとめました。転職活動中でも謝罪メールを送らなくてはいけない場合があります。転職を考えている人は、謝罪メールについて事前に知っておいて損は無いでしょう。

◆謝罪メールのマナー

仕事でミスをしてしまったとき、ビジネスの場では直接謝罪することが基本。謝罪メールだけでは、簡単に済ませようとしているのでは?と思われてしまい、誠意が伝わらない恐れがあるため、メールを送るのは口頭で謝罪を伝えてからにしましょう。
直接謝罪ができるのが1番ですが、忙しい中お互いのスケジュールを合わせるのは難しいもの。スケジュールが調整できない場合は、電話で気持ちを伝えてから謝罪メールを送りましょう。
また、口頭、謝罪メールどちらも、迅速な対応が信頼回復のポイントになるため、問題が起きてからできるだけ早い段階で謝罪をすることが大切です。謝罪の際、言い訳はせずに誠意を持った対応を心がけましょう。
謝罪メールは、反省の言葉だけではなく、問題の経緯と改善策を分かりやすく、簡潔に盛り込みます。会社名は正式名称で書くなど、細かい点も普段以上に気をつけて作成しましょう。

◆謝罪メールの作成方法

謝罪メールは、ミスの原因や対応策などを記述し、相手の気持ちに寄り添って本文を作成することがポイントです。メールはデータとして情報が残ってしまうため、内容の正確性には特に注意が必要。
件名は「○○の件についてのお詫び」など、一目で内容が分かるように記入します。下記の例文を参考に状況に応じたメールを作成しましょう。

【納品が遅れたときの謝罪メール例】

〈件名〉
○○のトラブルに関するお詫び
〈本文〉
株式会社○○
○○部 ○○課 ○様
平素より大変お世話になっております。株式会社△△の○○と申します。

先日は、「○○○」の商品発送が遅れまして、誠に申し訳ございませんでした。
早速ですが、○月○日にご注文いただいた商品「○○○」を本日発送させていただきました。
納品の遅延により、貴社に大変なご迷惑をかけてしまいましたこと、心よりお詫び申し上げます。
現在原因の特定を急いでおり、今後このようなことがないよう充分に留意いたしますので、
何卒ご容赦いただきたく、お願い申し上げます。

【トラブル時の謝罪メール例】

〈件名〉
○○のトラブルに関するお詫び
〈本文〉
株式会社○○
○○部 ○○課 ○様
平素は大変お世話になっております。株式会社△△の○○と申します。

○月○日から○月○日にかけて、○○が正常にご覧いただけない状況が発生し、
皆様には多大なるご迷惑、ご心配をおかけいたしましたことを深くお詫び申し上げます。

原因を調査いたしましたところ、弊社の○○に障害があり不具合が発生したことが判明しました。
○月○日に不具合の解消を完了し、現在は正常に稼働しておりますのでご安心ください。
同様のトラブルの発生を防ぐため、再発防止策を実施し、
安定したサービスをご提供させていただくよう取り組んでまいります。
今後とも、ご理解、ご協力のほどよろしくお願いいたします。


仕事でミスをしてしまうことは、誰しも有り得ます。ミスをしないように気をつけることはもちろんですが、ミスをしてしまったときにどのように対応するのかが大切。
自分の非を認めて、誠意を持って謝罪すれば、好感度を上げることができるかもしれません。起きてしまったミスを挽回できるように、誠実な対応に努めましょう。

◆就活、転職活動中に謝罪メールを送るときは

就職活動や転職活動中に、謝罪メールを送らなくてはいけない場合があります。
面接や説明会のキャンセル、選考辞退、内定辞退のときなどに、無断でキャンセルするのはマナー違反。必ず応募先企業へお詫びのメールを送ります。当日キャンセルする場合は電話を用いるなど、可能な限り早くお詫びの気持ちを伝えましょう。
就職活動や転職活動中と言えども、ビジネスマナーを守って行動することが大切です。

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