謝罪メールはどう書く？ビジネスシーンにふさわしい表現と守るべきマナー

謝罪メールをビジネスシーンで送るときがあります。大切なのはミスが起きてからできるだけ早く、誠実に対応することです。ビジネスマナーを守り、TPOに応じたメールを作成しましょう。このコラムでは、謝罪メールのマナーや作成方法についてまとています。仕事中のみならず、転職活動中でも謝罪メールを送らなくてはいけない場合があります。転職を考えている人は、謝罪メールについて事前に知っておきましょう。

謝罪メールのマナー

仕事でミスをしてしまったときは直接謝罪するのが基本。謝罪メールだけでは「簡単に済ませようとしているのでは？」と思われてしまい、誠意が伝わらない恐れがあるためです。
直接謝罪するのが1番ですが、忙しいなかでお互いのスケジュールを合わせるのは難しいもの。スケジュールが調整できない場合は、電話で気持ちを伝えてから謝罪メールを送りましょう。
また、口頭、謝罪メールどちらも、迅速な対応が信頼回復のポイントになるため、問題が起きてからできるだけ早い段階で謝罪をすることが大切です。謝罪の際、言い訳はせずに誠意を持った対応を心がけましょう。ただし、メールを送るのは口頭もしくは電話で謝罪を伝えてから。
謝罪メールには、反省の言葉だけではなく問題の経緯と改善策を分かりやすく簡潔に盛り込みます。会社名は正式名称で書くなど、細かい点も普段以上に気をつけて作成しましょう。

できる限り早めに対応する

ミスをしてしまった場合は、原因を早急に特定して謝罪を行ってください。ミスを放置せずに、早め早めに対応をすることを意識しましょう。

社内向けの謝罪メール

社内向けの謝罪メールにも、発生した問題の詳細やミスが発生した理由、経緯を記載します。上司やチームメンバーと相談し、原因や対応策を決めてからメールを作成。関係する人に対して謝罪を述べたあと、原因や今後の対策や予防策をまとめましょう。

社外向けの謝罪メール

謝罪はもちろんですが、問題発生の原因と経緯を明らかにしたうえで、今後の対応策を記載します。信頼を損ねないように、誠意が伝わる表現を心がけましょう。

件名で謝罪メールだと分かるようにする

メールで謝罪をする場合は、件名に謝罪と分かるようにしておくことが重要です。相手は、常にメールを確認できる状況にいるとは限りません。そのため、件名から謝罪ということがわかれば、メールに目がいくはずです。ミスは謝って、こちらで対応したら終わりではありません。相手に状況を知ってもらい、謝罪を受け入れてもらう必要があるのです。

問題発生の経緯・状況・対応策をまとめて送る

謝罪をするということは、ミスの発生経緯や状況、具体的な対応策がまとまっているということです。とりあえず謝るというのは社会人では通用しません。謝罪とともに、発生理由や今後の対応についても相手に伝えられるようにしておきましょう。

自分の非を認めて真摯に謝罪する

謝罪をするということは、こちら側に非があったことを認めるということです。適当に謝ったり、何が悪かったのかも理解せずに謝ったりすると、状況を理解できていないことや謝罪が口だけであることが相手に伝わってしまいます。謝罪は、きちんと気持ちを込めて行うようにしましょう。

誤字脱字は絶対しない

謝罪メールですので、誤字脱字は絶対にないようにしてください。どんなに気持ちの伝わる謝罪文であっても、誤字脱字があると相手は良くは捉えないでしょう。謝罪をするほどのミスを起こしているのですから、相手にこれ以上の失礼をしてはいけません。メールを作成したら上司に確認してもらうなどのチェックをしてから送信しましょう。

仕事でミスが発生した時の対処法は「仕事で失敗ばかり…ミスが続く際の対処法と落ち込んだ気持ちの切り替え方」のコラムでも詳しく紹介しています。気持ちの切り替え方も記載していますので、切り替えが苦手という方は読んでみてください。

謝罪メールの具体例

謝罪メールには、謝罪だけでなくミスの原因や対応策などを記述します。メールはデータとして情報が残ってしまうため、内容の正確性には特に注意が必要。
件名は「○○の件についてのお詫び」など、一目で内容が分かるように記入します。下記の例文を参考に状況に応じたメールを作成しましょう。

納品が遅れたときの謝罪メール例

〈件名〉
○○のトラブルに関するお詫び
〈本文〉
株式会社○○
○○部　○○課　○様
平素より大変お世話になっております。株式会社△△の○○と申します。

先日は、「○○○」の商品発送が遅れまして、誠に申し訳ございませんでした。
早速ですが、○月○日にご注文いただいた商品「○○○」を本日発送させていただきました。
納品の遅延により、貴社に大変なご迷惑をかけてしまいましたこと、心よりお詫び申し上げます。
現在原因の特定を急いでおり、今後このようなことがないよう充分に留意いたしますので、
何卒ご容赦いただきたく、お願い申し上げます。

トラブル時の謝罪メール例

〈件名〉
○○のトラブルに関するお詫び
〈本文〉
株式会社○○
○○部　○○課　○様
平素は大変お世話になっております。株式会社△△の○○と申します。

○月○日から○月○日にかけて、○○が正常にご覧いただけない状況が発生し、
皆様には多大なるご迷惑、ご心配をおかけいたしましたことを深くお詫び申し上げます。

原因を調査いたしましたところ、弊社の○○に障害があり不具合が発生したことが判明しました。
○月○日に不具合の解消を完了し、現在は正常に稼働しておりますのでご安心ください。
同様のトラブルの発生を防ぐため、再発防止策を実施し、
安定したサービスをご提供させていただくよう取り組んでまいります。
今後とも、ご理解、ご協力のほどよろしくお願いいたします。

レスポンスが遅れてしまった時の謝罪メール例

〈件名〉
連絡が遅くなったことに関するお詫び
〈本文〉
平素より大変お世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇でございます。
ご返信が遅くなり、大変申し訳ございません。
私事で大変恐縮なのですが、体調を崩して欠勤していたため、メールの確認が遅れました。
ご迷惑とご心配をおかけして、申し訳ございません。
予定通りに準備は進んでおりますので、スケジュールに変更はありません。
よろしくお願いいたします。

社内向けの謝罪メール例

〈件名〉
○○のトラブルに関するお詫び
〈本文〉
お疲れ様です。
〇〇部〇〇課の〇〇です。
取り急ぎ、ご報告がありメールをさせていただきました。
私の連絡ミスがあり、〇〇株式会社との商談時間が予定していた来週ではなく、明日でした。そのため明日開催を予定していたミーティングを行うことができなくなりました。
私の不注意により部長代理及び関係各位に対し、多大なるご迷惑をおかけし誠に申し訳ありませんでした。
今後はスケジュール管理と先方への連絡方法、事前の確認を見直すことをお約束し、以後十分に注意して業務に励みます。
誠に申し訳ございませんでした。

誰でも仕事でミスをすることはあります。ミスをしないように気をつけることはもちろんですが、ミスをしてしまったときにどのように対応するのかが大切です。また、起きてしまったミスを挽回できるように、自分の非を認め、誠意を持って謝罪し、誠実な対応に努めましょう。「仕事で大失敗した経験をどう活かす？大きなミスしたときの立ち直り方も紹介」のコラムでは、仕事でミスをしてしまった場合にどのようにして前を向くのかを紹介していますので、本コラムと合わせて参考にしてみてください。

謝罪メールでよく使用するフレーズ

謝罪メールを送る際によく使用するのは「申し訳ありません」「大変失礼いたしました」など。ただし、謝罪の程度によって使用するフレーズは変わります。謝罪内容やミスの程度に合った言葉を選びましょう。

軽い・中程度の謝罪メールでよく使用するフレーズ

軽いまたは、中程度で取り返すことが可能なミスをしてしまった場合は、日常でもよく使う「申し訳ありません」や「ご迷惑をおかけしました」を使用します。

軽い場合
・申し訳ありません。
・失礼しました。
・お詫びいたします。
・反省しております。
・お許しください。
・〜の不注意で、

中度の場合
・大変、失礼いたしました。
・申し訳ございませんでした。
・お詫びの言葉もございません。
・ご迷惑をおかけいたしました。

軽い場合のフレーズは日常的にもよく使われる言葉となっています。ビジネスシーンでは「すみません」や「ごめんなさい」という口語表現は控えるのが無難といえるでしょう。中度の謝罪をする場合は、ミスによって問題が生じた際、相手が何に対して怒っているのかを明確にしなければなりません。

重大な謝罪をする際に使用するフレーズ

100%こちら側のミスによって起きたなど、重大な事案に対して謝罪する場合です。このような場合に使用するフレーズは以下のようなものがあります。

・心より謝罪いたします。
・謹んでお詫び申し上げます。
・猛省しております。
・弁解のしようもございません。

100%こちら側のミスで取り返しのつかないような重大なミスの場合は、言い訳のしようがない状況となるため、相手から指摘される事や怒りには誠心誠意の謝罪で対応しましょう。

仕事でミスが起きるのは仕方がないこと。しかし、ミスが起こりづらい状況を作る努力や工夫はできるはずです。「仕事でミスをしたときの対応方法は？防止策や落ち込むときの対処法も解説」のコラムでは、ミスをした時の対処法に加えて、防止策に関しても紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。また、「仕事でミスが多いのはなぜ？辞めたいと思ったら理由を振り返って対策しよう」のコラムではミスが多い人の特徴と減らす方法を紹介しています。ミスが起きやすいという人はご覧ください。

就活、転職活動中に謝罪メールを送るときは

就職活動や転職活動中において、面接や説明会の不参加、選考辞退、内定辞退などを連絡しないのはマナー違反。必ず応募先企業へお詫びのメールを送ります。当日キャンセルする場合は電話を用いるなど、可能な限り早くお詫びの気持ちを伝えましょう。
就職活動や転職活動中と言えども、ビジネスマナーを守って行動することが大切です。

ビジネスマナーに自信がないという人は、ハタラクティブに相談するのがおすすめです。
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