会社に遅刻したとき・しそうなときはどうする？対処方法を詳しく解説！

会社に遅刻してしまう理由は寝坊だけではありません。体調不良や交通機関の遅延などの理由により、普段どれだけ真面目な人でも遅刻をしてしまう可能性はあります。そのような事態に直面したときのためにも、会社への連絡方法はあらかじめ知っておきましょう。このコラムでは、会社に遅れてしまう場合の対処法や、遅刻を未然に防ぐ方法についてご紹介します。

遅刻をした場合の対処方法

遅刻をしたときには、正直に理由を述べて謝罪をするのが社会人としてのマナーです。
うっかり寝過ごしてしまった、電車に乗り遅れてしまったなど、なんらかの原因で会社に遅刻してしまうことはあります。ここでは、遅刻した場合は会社や上司にどのような対応をするべきなのかについて、基本的な流れやポイントを確認しておきましょう。

遅刻がわかった時点で会社に連絡する

遅刻することがわかったとき、もしくは間に合うかわからないというときには、早めに直属の上司や勤怠を管理する部署へ連絡しましょう。「数分くらいなら大丈夫だろう」と自分で勝手に判断せず、少しでも遅刻する可能性がある状況になったときには、会社や上司への連絡を忘れないようにしてください。

遅刻の理由を正直に伝える

遅刻してしまう、あるいは遅刻してしまった場合は事情を詳しく説明することが大切です。隠したりごまかしたりするような説明は、嘘がばれたときに印象が悪くなってしまう場合もあります。遅刻は言い出しにくいことですが、電車やバスの遅延、体調不良などのやむを得ない事情であれば理解されることがほとんどなので、きちんと伝えるようにしましょう。

正直に謝罪する

どのような遅刻の理由であれ、自分にも責任があるという姿勢できちんと謝罪をしましょう。遅刻には、公共交通機関の遅延など、自分に非がないケースもあります。しかし、そのような場合でも誰かのせいにするような表現で言い訳をしてしまっては、かえって良くない印象を与えてしまうでしょう。

遅刻をメールで連絡する場合のポイント

メールで遅刻の連絡をする場合は、簡潔に理由と謝罪を述べてから出社時間の目安をわかりやすく記載するようにしましょう。
遅刻の連絡はできるかぎり電話で行うべきですが、そのときの状況や会社のルールによってはメールでの報告が許可されているというケースもあります。以下は、遅刻の連絡をメールで伝える際の例文です。

会社からメールでの連絡が許されている場合

件名：遅刻の連絡／（氏名）
本文：おはようございます。◯◯です。
起床時から頭痛が治まらないため、念のため病院で診察を受けてから出社いたします。
病院の混雑具合にもよりますが、出社時間は11時～12時頃を予定しております。
ご迷惑をおかけしてしまい申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします。

電話ができない状況でやむを得ずメールで連絡する場合

件名：遅刻の連絡／（氏名）
本文：おはようございます。◯◯です。
現在通勤途中なのですが、電車が人身事故のため運転を停止しており、出勤が遅れる見込みです。
地下鉄で電波が悪いためメールで報告させていただきました。

ご迷惑をおかけしてしまい申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします。

声色から態度を感じ取れる電話と違って、メールで遅刻を報告する場合に嘘を見抜かれることはあまりないでしょう。そのため、つい怒られにくそうな嘘や言い訳を書いてしまうという人も。遅刻の理由がどういった内容であれ正直に伝えるのが一番ですが、どうしても言い出せない場合は体調不良や病院に行っていたという言い訳が使えることがあります。しかし、怒られたくないからといって嘘や言い訳を使うのはできるだけ避けましょう。

避けたい遅刻とやむを得ない遅刻

寝坊や二日酔いによる体調不良などは避けたい遅刻の原因ですが、なかにはやむを得ない事情による遅刻もあります。
自分では回避しようのないことが原因であるときは、叱られずに許してもらえるケースも多いでしょう。

避けたい遅刻

次に挙げるような遅刻は、会社や上司からの評価や信頼を落としてしまいます。

寝坊による遅刻

寝坊の原因はさまざまですが、前日の夜更かしや体調管理ができていないことなどが主な理由として挙げられます。寝坊をしないためには早寝早起きを心掛けることが大切です。

二日酔いによる遅刻

飲み会などで自分の限界を超えてお酒を飲んでしまった場合、二日酔いで遅刻してしまう人もいるでしょう。二日酔いによる遅刻の回数が多いと、お酒にだらしない人だと思われてしまう可能性があります。

その他ケアレスミスによる遅刻

忘れ物をしてしまった、通勤に使っている自転車がパンクしたなど、前日に確認していれば防げたようなミスによる遅刻もできれば避けたいもの。いつもと違う持ち物がある、翌日は早い時間から仕事があるなど、普段の仕事とイレギュラーがある場合は特に前日の確認を忘れないようにしましょう。

やむを得ない遅刻

以下のような遅刻は上司にも納得してもらいやすく、仕方がないといえる理由です。

体調不良が原因の遅刻

起床時の急な体調不良は、やむを得ない遅刻として受け入れてもらいやすいでしょう。ただし、あまりに何度も体調不良による遅刻や早退、欠勤・早退を繰り返すと、会社から自己管理ができない人という評価を受けてしまう恐れがあります。

交通機関の遅延による遅刻

人身事故や台風、大雪などで電車やバスの遅延が発生し、到着するのが遅れたという事情もやむを得ない理由の遅刻といえます。ただし、天候の関係によって交通機関が遅延する場合は、前日の天気予報からでもある程度の予測が立てられます。普段よりも早く家を出る、1本早い電車やバスに乗るといったことで対策がしやすいでしょう。また、交通機関の遅延が原因で遅刻をした際は、駅を出る前に遅延証明書をもらうのを忘れないようにしてください。

家庭の事情による遅刻

家族が体調不良で、自分が病院に連れて行っていたという理由などが家庭の事情にあたります。自分以外の人の体調不良はタイミングを測ることができないため、仕方ないといえるでしょう。

遅刻を繰り返さないための対処法

遅刻をしたときの対処も大切ですが、まずは前提として遅刻をしないように心がけましょう。ここでは、遅刻を繰り返さないためにどのような方法がとれるかを紹介します。

翌日の準備は寝る前までに済ませておく

前日の就寝前に翌日の準備を済ませておき、朝は食事を摂って身支度を整えたら出勤できる状態にしておくのがベストです。朝になってから必要な荷物を揃えていては、時間もなくバタバタしてしまうため、忘れ物をするリスクが上がってしまいます。

余裕をもって家を出る

いつもより早めに家を出る、乗っている電車やバスを1本早めるなど、出社までに充分間に合う時間に家を出ることで遅刻を防げます。

夜更かしをしない

夜更かしは避け、早めの就寝を心がけましょう。夜更かしをすると睡眠不足になり、それが寝坊の原因になります。寝る前にスマホやゲームの光を長時間見ていると目が覚めてしまうので注意しましょう。

寝る前にアラームをセットする

朝自然に目が覚めないという方は、起床する時間にアラームをセットしましょう。寝覚めが悪いという方は、目覚まし時計とスマホのアラーム機能などを複数活用するのがおすすめです。

生活リズムを整える

生活リズムを整えることで寝坊が減り、体調も悪くなることが減るでしょう。朝起きたときに太陽の光を浴び、夜は強い光を避けるように意識することで正常な生活リズムが身につきます。

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