印象が良いビジネスメールの言い回しとは？間違えやすい敬語をご紹介

ビジネスメールでの言葉遣いや言い回しをきちんと理解できているか、不安に思う方もいるでしょう。社会に出てから必要なビジネスメールでの正しい言葉遣いは、就職・転職活動でも求められるスキルの一つです。

このコラムでは、ビジネスメールでよく使うフレーズ一覧や間違えやすい敬語、伝えづらい内容の書き方などを紹介します。この機会に、自分の言葉遣いを見直してみましょう。

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ビジネスメールで押さえておきたい基本的な言葉遣い一覧

ビジネスメールでよく使う基本的なフレーズには、以下のようなものがあります。

お世話になります／お世話になっております

「お世話になります」「お世話になっております」は、ビジネスメールの挨拶文でよく使う表現です。微妙な表現の違いですが使い分けが必要で、「お世話になります」はこれからお世話になる相手に対して、「お世話になっております」は継続してお世話になっている相手に対して使います。対面や電話でも使う表現なので、必ず覚えておきましょう。

承知しました

友達同士では「了解」を使うことが多いと思いますが、ビジネスの場で上司や社外の人に承諾の意を伝えるには「承知」を使います。ビジネスメールでは「承知しました」という表現をよく使うので、覚えておきましょう。「承りました」と言い換えても構いません。

なお、同僚や部下に対して「了解」を使うのは問題ありませんが、上司や社外の人には失礼にあたるため使わないよう注意が必要です。

お疲れ様です

「ご苦労様です」は自分より立場が下の人に対して使う表現なので、目上の人に対しては「お疲れ様です」を使います。目上の人に「ご苦労様です」というと、失礼になるので注意しましょう。これは誤用ではないかという意見もありますが、「『ご苦労様』は目上に対して使わない」と認識している人は少なくないため、「お疲れ様です」と言うほうが無難です。

ご査収ください

目上の人やクライアントに資料や書類を確認してもらいたいときは、「ご査収ください」を使います。「ご確認をお願いします」でも問題ありませんが、ビジネスメールでは「～お願いします」という表現を多用しがちなので、こうした言葉で言い換えられるとよりスマートな文面になるでしょう。

よろしくお願いいたします

相手にお願いごとをするときや、ビジネスメールの締めの言葉として「よろしくお願いいたします」をよく使います。「よろしくお願いします」より、「よろしくお願いいたします」のほうが丁寧な表現です。ビジネスの場では「～いたします」を頻繁に使用するので、慣れておきましょう。

お待ちしております

ビジネスメールでは「お待ちしています」ではなく、「お待ちしております」を使うのが無難です。「います」と「おります」だけの違いですが、「おります」のほうがより丁寧さを強調できます。特に、上司や社外の人とやり取りをするときは意識して使うのが望ましいでしょう。

ビジネスメールで間違いやすい敬語の言い回し

ビジネスメールで正しくない敬語を使ってしまっているケースは少なくありません。以下では、誤った言葉遣いをいくつかご紹介します。

伺わせていただきます／お伺いします

「聞く」「尋ねる」「訪問する」の意味をもつ「伺う」の正しい敬語は、「伺います」です。「伺う」は謙譲語のため、同じ謙譲語である「いただきます」や「お」を重ねると二重敬語になってしまいます。より丁寧な表現をしようと重ねてしまいがちですが、「伺います」だけで問題ありません。

しかし、言葉は変化するもので、間違った表現でも一般に定着して正しい表現とみなされるようになることも。なかでも、「お伺いします」は定着している表現といえるので、使っても問題ないとされています。ただし、人によっては気になってしまうケースもあり、意見が分かれるので難しいところですが、避けたほうが無難でしょう。

おっしゃられていました 

正しい言葉遣いは、「おっしゃっていました」です。「おっしゃる」は尊敬語、「れる」は尊敬の助動詞であるため、「おっしゃられていました」だと二重敬語になります。目上の人の発言に対しては、「おっしゃっていました」や「おっしゃいました」が正しい表現です。

申されました

「申す」は「言う」の謙譲語で自分に使うものなので、他人の行動を表現する場合は「おっしゃいました」と表現しましょう。ただし、「お申し付けください」は自分がへりくだる表現なので問題ありません。

お承りしました

正しい敬語は、「承りました」です。「承る」は「聞く」の謙譲語で、「お」も謙譲表現なので「お承りしました」だと二重敬語になってしまいます。敬語に慣れていないと、つい「お」をつけたくなりますが、「承りました」だけで充分丁寧な表現です。

ご担当者様各位

正しい言い回しは、「ご担当者各位」または「担当各位」となります。「各位」は大勢の人を対象にして使う敬称で、同じ敬称である「様」と一緒に使うことはできません。「ご担当者様各位」とすると、敬称が2つ混在することになります。

ただし、「お客様各位」も厳密には間違った表現ではあるものの、定着してきているので使っても問題ないとされる場合が多いようです。「お客各位」は正しい表現ですが違和感を覚える人もいるので、お客様宛てのメールを送る際は「お客様各位」とするほうが望ましいでしょう。

ビジネスメールで伝えづらい言葉の言い回し

目上の人や取引先に何かをお願いする場合など、心理的に伝えづらい内容のビジネスメールを作成する際には、以下で紹介するような言い回しが可能です。

恐れ入りますが

何か言い出しづらいことを切り出すときは、「恐れ入りますが」を使います。たとえば、クライアントがメールに資料を添付し忘れていて再送をお願いしたい場合に、「恐れ入りますが」の一言がクッションの役割を果たすでしょう。このケースは相手のミスですが、自分のミスであれ相手のミスであれ、目上の人に対して何か依頼をする際は、本題の前に「恐れ入りますが」を添えます。

恐縮ですが

「恐縮ですが」は、「恐れ入りますが」とほぼ同義で使われる言葉です。使い分けが難しいですが、「恐縮ですが」の方がより丁寧な印象を与えるでしょう。話し言葉のように少しくだけた文章のときは「恐れ入りますが」、硬い文章のときは「恐縮ですが」と使い分けるのが無難です。

〜していただけると幸いです

納期をきちんと守ってもらいたいときや、できるだけ早く返信が欲しいときなど、相手にしっかりお願いしつつやわらかい表現をするときは「〜していただけると幸いです」を使いましょう。たとえば、緊急の要件でできれば今日中に返信が欲しい場合、「本日中にご返信をいただければ幸いです」という伝え方をします。このようなシーンで「〜してください」という命令調では、相手に冷たい印象を与えてしまう恐れがあるため注意が必要です。

その後いかがでしょうか？

状況を相手に確認したい場合は「その後いかがでしょう」という表現を使いましょう。納期が迫っているけれど連絡がない、または納期が過ぎているなどの状況では、催促メールを送るのは気が重いものです。「納期が過ぎているのでご連絡ください」では冷たい印象になりかねないため、「その後いかがでしょうか？」の言い回しだと表現がやわらかくなります。相手が納期を勘違いしている、またはこちらの伝達ミスの可能性もあるので、状況確認のために使用するのがおすすめです。

社会人になるとビジネスメールを送る機会が増えるので、早めに正しい言葉遣いや敬語を身につけておきましょう。「お伺いします」など、間違っているけれど定着している表現もあるのが難しいところですが、定番の言い回しを頭に入れておけば、ほかの言葉で言い換えることもできるようになります。ビジネスメールの言い回しは、就職・転職活動でも役立つスキルです。企業への返信メールでも使用できるため、ぜひ覚えておきましょう。

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