あなたの印象を決める！欠勤・早退時のマナーを学ぼう

体調不良や家庭の事情など、やむを得ない事情で会社を休むのは誰にでもあること。

そんな時、基本のビジネスマナーに沿って適切な行動を取ることができれば、職場の人の理解や協力を得やすくなるでしょう。あなたの欠勤・早退のマナーは大丈夫ですか？今一度ポイントをおさらいしてみましょう。

◆早退・欠勤をすると信頼が落ちる？

「早退や欠勤をすると、職場での信用や評価が落ちるかも…」 

就職したばかりの新入社員や、転職後間もない方は特にそんな心配が強いかもしれません。もちろん毎日寝坊で遅刻や欠勤を繰り返す人は仕事に対する信頼まで失ってしまいますが、誰しもやむを得ない事情で会社を休まなければならない時はあります。

まずは早退・欠勤の判断基準をチェックしましょう。

○早退・欠勤した方が良い場合

早退・欠勤をするべきかどうかの基準のひとつは、周りに迷惑がかかるかどうかという点です。インフルエンザやひどい風邪など感染の恐れがある状態で出社すれば、いくら頑張って

会社に来たといっても、周りの人たちには迷惑になってしまいます。さらに体調が思わしくない状態でミスを連発し、業務に支障をきたす場合も。そんな時はゆっくりと休息を取って早く病気を治した方が、仕事の効率は上がります。 

また、体調が悪いのに無理に出社すると、具合の悪いときに休みにくい職場の雰囲気をつくってしまう可能性があります。しっかりマナーを守って早退・欠勤をすれば、あなたの信頼や評価が落ちることはないはずです。

時には勇気をもって早退・欠勤する必要があることを覚えておきましょう。

○早退・欠勤を避けた方が良い場合

一方で早退・欠勤をしない方が良いのは、自分がいないことで全体の業務が大幅に遅れる時や、商談の約束がある時、それぞれの仕事によって大切な時期です。

例えば営業職であれば、売り上げの目標達成がかかる月末は重要な時期です。

営業の欠勤は会社の利益に直接影響するので、早退・欠席の判断には慎重になる必要があります。ひどい体調不良の場合は欠勤もやむをえませんが、薬を飲むなど対策を取って少し頑張れば勤務できそうな状態なら、出社する選択をした方が良いことも。

もし判断に迷うなら、自分がいることといないいことで、周囲の人や仕事にどんな影響があるかを考えてみると良いでしょう。欠勤によって仕事が遅れる損失と、人に風邪を移してしまうリスク。

置かれた立場や状況によって、どちらをより避けるべきか比較してみてはどうでしょう。

◆早退・欠勤する際のマナー

前項のポイントを踏まえた上で、早退・欠勤をした方が賢明だと判断した場合は、どのように対応したら良いでしょうか？

○社内への対応

早退する時の上司への報告は、「早退してもよろしいでしょうか？」など伺いを立てる形で行うようにします。この時に体調が思わしくない、家庭の都合でどうしても早退しなければならないといった理由をきちんと伝えます。

また「ご迷惑をおかけして大変申し訳ありません」などお詫びの気持ちを伝えることも大切です。

一刻も早く会社を出たい状態だったとしても、「早退します」のそっけない一言だけではマイナスの印象を持たれてしまいます。事情を説明して誠実な態度を見せれば、周囲も理解を示してくれるでしょう。

早退の許可が出た後は、必要に応じて自分の仕事の引継ぎを行います。その日に終わらせなければならない業務は同僚などに頼みますが、相手の負担にならないよう最小限の仕事をお願いする配慮が必要です。

内容が複雑な場合は、口頭で伝えた上でメールでまとめた文章を送るといった工夫をしましょう。

欠勤の場合も必要なのは上司への報告と仕事の引継ぎ。

始業時間のぎりぎりに連絡するのではなく、欠勤しなければならないとわかった時点で早めの報告を心がけましょう。「何かあった場合は電話やメールで対応する」と言い添えるのも忘れずに。

欠勤や遅刻は電話での連絡が基本ですが、会社によってはメールのみでの報告が可能なところもあるので勤め先のルールをあらかじめ確認しておきましょう。なお、電車遅延で遅れそうなときも、遅刻が予想される時点で早めの連絡を行います。 

欠勤が長引く時も、初日と同じく早めの連絡が肝心です。欠勤の予定がわかると上司が業務の計画を立てやすくなるため、「言い出しにくいから」といった気持ちは持たずにいち早く連絡しましょう。

早退・欠勤のいずれの場合も、次の出社時にお詫びの一言と、仕事を代わってもらったお礼を忘れずに伝えましょう。

○社外への対応

多少体調が悪くても、自分が中心となる取引先との約束の場には居たいものです。しかしどうしてもお客様との約束が守れそうにない時は、延期や別日程にできないかを相談し、場合によっては代理の人を立てる判断をします。
相手に「自分との約束は大して重要ではないのか？」と思われないためにも、その場に行けない理由を正直に説明し誠意のある対応を心がけましょう。 

体調不良による早退・欠勤はゼロが理想。風邪などは日ごろの健康管理で対策が可能です。そうはいっても体調が悪くなったり身内に不幸があったりと、やむを得ない事態が発生することはあります。そんな時には正社員としてのマナーのある行動で対処し、周囲の理解を得てた上でお休みできるように努めましょう。

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