キャパオーバーとはどんな状態？仕事が忙しくストレスが大きいときの対処法

キャパオーバーで仕事を抱えきれなくなると、仕事だけでなく私生活や心身の健康にも悪い影響が及んでしまいます。キャパオーバーに対処するには、キャパオーバーのサインを知り、自分で自覚することが大切です。このコラムでは、キャパオーバーの具体例や、予防・対処方法について詳しく紹介。頼まれたら断れずに処理し切れないほどの業務を引き受けてしまう人は、ぜひ参考にしてみてください。

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キャパオーバーとは

「キャパオーバー」とは「キャパシティーオーバー」の略語のこと。「キャパオーバー」は、「人または物の能力や許容範囲の限界を超えること」「精神的に限界に達している」という意味で使われることが多いようです。

「仕事が多過ぎてキャパオーバーだ」、「トラックの荷台はすでにキャパオーバーなのでこれ以上の荷物は乗せられない」などという表現がよく使われます。

キャパオーバーが起こる原因

ビジネスシーンにおける「キャパオーバー」は、自分の能力や許容範囲を超えている状態を表します。単純に多くの仕事を抱えてキャパオーバーになることもありますが、慢性的にキャパオーバーを起こす原因は「悩みが多い」「優先順位がきめられない」といったことが考えられます。

多くの悩みを抱えている

仕事・私生活問わずに悩みが多いと、作業は進まなくなるもの。悩み事が気になって業務に集中できなくなり、処理し切れずにキャパオーバーになってしまいます。悩み事が重なったときには、あまり多くの仕事を抱えないようにコントロールしましょう。

仕事の優先順位が分からない

担当している仕事や作業の優先順位が分からないと、先に片付けるべき必要のある仕事を後回しにしてしまい、期日が迫ってキャパオーバーになる…といったことも。優先順位を考えないまま、目の前の業務から取り組んでいると結果的に成果につながらず、業務の評価に影響してしまう可能性もあるでしょう。

複数の仕事を計画的にこなすのが苦手

複数の仕事を同時進行で計画的に処理するのが苦手と感じる人も、キャパオーバーになりやすいといえます。仕事を効率よく進めるには、やみくもに始めるのではなくひとつひとつの作業内容を確認し、タスクを分類することが大切。また、一日の中でも「午前中はこのタスク」「午後はこの作業」など区切りをつけることで、スムーズな作業が叶うでしょう。

時間的な余裕を持てない

やるべきことが多過ぎて、時間に余裕を持てなくなるのもキャパオーバーを引き起こす原因に考えられます。時間に余裕がない状態が続くと、一つひとつの業務に集中できなくなりミスを起こすことも。そもそも自分の勤務時間やスキルを超えた業務量になっていないか、確認する必要があるでしょう。

責任感が強い

責任感が強い人は、自分の仕事を完璧に仕上げなければならない、仕事を頼まれたら断れないと思って努力します。そのため、作業に必要以上に時間を掛けてしまったり、満足いく結果を求めて改善を続けてしまったりすることも。

さらに、ミスをしたときも責任感の強さから人一倍重く受け止めるため、ストレスが多くたまってしまい、キャパオーバーにつながります。

キャパオーバーになりそうなときに見られる兆候

キャパオーバーになりそうなときは、以下のような特徴が出やすいといわれています。最近仕事で疲れを感じている方は、自分に当てはまるところがないかどうか、チェックしてみてください。

いらだちが収まらなくなる

上司や同僚に対してイライラする頻度が増えたときは、キャパオーバーになりかけの可能性があります。自分に余裕がないと、受け流したり許容したりすることが難しくなるものです。残業が多いと十分な睡眠も取れず、疲労のためにちょっとしたことでいらだってしまいます。

いつもはしないようなミスをしてしまう

キャパオーバーで集中力が失われると、普段ならしないようなミスも起こしてしまいます。着手している仕事によっては、会社に大きな損失が出るようなミスにつながることも。自分らしくないミスをしてしまったと気づいたときは、焦らずにまずは現在抱えている仕事を整理して、チェックの工程を増やすことをおすすめします。

笑う余裕がなくなる

キャパオーバーになりかけている人は、笑う余裕すらなくなってきます。仕事が気になるため、常に気が張っているなど職場の人間関係にも悪影響を及ぼすことも。本格的なキャパオーバーになる前に、休養が必要です。周囲の人に助けを求めたり、休養を取ったりして、心と体を休めることをおすすめします。

友達や親しい人にも会いたくなくなる

キャパオーバー一歩手前の状態だと、仕事以外で友達や恋人など親しい人と過ごすことがかえってストレスと感じてしまう場合もあります。キャパオーバーすると人と会うこと自体が億劫になってしまうようです。親しい人からの誘いでも断りたくなる症状に気づいたら、心も体も疲れているサインだと覚えておきましょう。

寝つきが悪くなる

疲れているはずなのにいつまでも仕事のことを考えてしまって、眠れなくなるときも注意が必要です。睡眠で心と体の疲れをリセットできないと、仕事に支障を及ぼします。寝つきが悪い日が何日も続いたりする場合は、キャパオーバーの前兆だと自覚しましょう。

キャパオーバーにならない5つの予防・対処方法

キャパオーバーになってしまうと仕事にも私生活にも多大な悪影響を及ぼしてしまうため、予防することが大切です。なってしまった後にも解決していけるので、焦らずにこの項目で確認しましょう。

1.自分の許容範囲を知る

キャパオーバーにならないためには、あらかじめ自分でどの程度の仕事を処理できそうか見通しを立てて、上司や同僚に知らせることが大切。「できない」と伝えるとネガティブな印象を与えるのではないか、と抵抗を感じる人もいるでしょう。

しかし、無理をして請け負った結果、キャパオーバーになり周囲に助けてもらったり、「できると言ったのに締め切りを守れない」とマイナス評価を受けたりする可能性も。あらかじめ出来ないことを伝えたほうが影響が少ないといえます。

2.スケジュールを管理しやすいように整理する

スケジュールや担当業務を把握しきれていなければ、自分は今いくつのタスクを抱えているのか、そのタスクが終わるまでにどのくらいの期間が必要なのかなどを可視化して整理しておくと慌てずに済みます。

タスクを整理したら、優先順位をつけて順番に処理しましょう。誰が見ても分かるように管理しておけば、ケガや病気などで急に休まなければならなくなった場合にも、引き継ぎが楽にできて便利です。

3.焦らず一つずつ仕事を片付ける

キャパオーバーになってしまう人は、優先順位の高い仕事から一つひとつ確実に処理していくことを心掛けましょう。どうしても同時にこなさなくてはいけない案件も出てくるため、できるだけ同時進行するタスクを最小限に留められるように、あらかじめ周囲の人に伝えておくとスムーズです。いくつ程度であれば同時にこなせそうか、自分の処理能力を普段から客観的に把握できるように心掛けましょう。

4.身近な人に相談する

キャパオーバーになりやすい人は、身近な人に相談することをおすすめします。責任感の強い人は、相談すると迷惑ではないか、自分だけでやり遂げなければ、と思い込みがちです。しかし、その結果キャパオーバーを起こしてしまい仕事が終わらなければ、かえって周囲の人に迷惑をかけてしまうことに。

担当業務が多すぎるなら上司に、タスクの進め方で悩んでいるなら仕事の早い先輩や同僚など、悩みに合った相手にアドバイスやコツを聞きましょう。

5.ストレスをためこまずに休息をとる

心の疲れは身体の疲れと直結しているため、キャパオーバーと感じたら無理せず休暇を取りましょう。自分が楽しいと感じることを経験することでストレスが発散されます。有給休暇を活用して、少し長めの休暇を取るのも良いでしょう。

いくら対処してもキャパオーバーの状態から抜け出せないでいるのであれば、思い切って転職エージェントなどに相談して、転職してみるのも手です。自分に合った勤務条件や職場環境についてエージェントに相談し、自分に合った場所で働くことにより、これまで抱えてきた憂鬱な気分や心身の不調から解放されることでしょう。

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キャパオーバーに関するFAQ

キャパオーバーにならないように、仕事の進め方や人間関係に関する悩みを解消しましょう。

キャパオーバーするほど常に仕事が多い…

キャパオーバーになるほど「常に仕事が多い理由」を明らかにしてみましょう。理由が分かれば、適切な対処法も見つかります。「「仕事量が多い」を解消したい！うまくこなしてストレスを軽減する方法」では、原因別に仕事が多いときの解決方法を紹介しています。

キャパオーバーなのに仕事を引き継ぐ人がいない…

まずは、キャパオーバーになる前に仕事を引き継いでくれる人を探すように心掛けましょう。ギリギリになってから仕事を頼まれても、ほかの人も自分の仕事でいっぱいいっぱいの状態であることがほとんどです。「仕事が終わらない人は必見！原因＆解決法まとめ」を参考に、どのタイミングで仕事の分担をお願いするか、当てはまる例と解決策を試してみてください。

キャパオーバーなのに仕事を減らしてもらえない…

慢性的に人手不足の会社なら、限界であることを申し出ても仕事が減らないことも。業務を効率化したり、自分にできるストレス発散方法を試したりしてもキャパオーバーになってしまう状態なら、エージェントに相談して、転職を視野に入れるのもおすすめです。
就職エージェントのハタラクティブを利用して、適性判断を行って自分に合う仕事を見つけてみましょう。

監修者：後藤祐介キャリアコンサルタント

一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！

京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。

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