効率の良い仕事の進め方を知りたい!業務が早い人は何をしている?

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この記事のまとめ

  • 完璧主義は効率の良い仕事の進め方ではない
  • 効率の良い仕事の進め方をするにはタスクの優先順位を決めよう
  • 仕事の目標は長期と中期、短期に分けて考える
  • タスクを終わらせる時間を決めてメリハリをつけて働こう
  • 効率の良い仕事の進め方をしたいなら、周囲に協力を求めることも大切

効率の良い仕事の進め方を知りたい方に向けて、業務効率を上げる具体的な方法をお伝えします。仕事の効率を上げるには、完璧主義を捨てることや、周囲の人に頼ることも必要です。仕事が速い人の特徴を知り、自分のやり方を見直してみましょう。
締め切りに遅れないスケジュールの立て方や目標の設定方法もご紹介するので、仕事のやり方を改善したい方はぜひご覧ください。

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効率の良い仕事の進め方ができる人の特徴

効率の良い仕事の進め方ができる人には、以下のような特徴があります。

完璧主義ではない

仕事が速い人は、完璧主義ではないことが多いようです。1つの仕事を完璧にこなそうとすると、その分時間がかかってほかの仕事に手が回らなくなってしまいます。効率よく仕事をする人は、あえて完璧主義のやり方を捨てて、自分の中で妥協できるラインを決めたうえで業務にあたっているのが特徴です。

タスクに優先順位をつけている

効率の良い仕事の進め方をする人がよくやっているのは、タスクに優先順位をつけてから取り組むこと。たとえば、優先度の高いタスクから取り組んでいけば、締め切りに遅れるのを防げます。また、次にやるべき業務を明確にすることで、仕事の手が止まるを防げるでしょう。
仕事が速い人の多くは、タスクに優先順位をつけて仕事の全体像を把握したうえで、目の前の業務に集中していると考えられます。

目標を持って仕事を進めている

仕事が速い人は、目標を決めて業務に取り組んでいることがほとんどです。目標を設定することで、達成するのに必要な工程やタスクの優先順位を考えられるようになり、仕事の効率化につながります。

仕事が遅い人の特徴とは?改善方法はあるの?」では、仕事が遅い人の特徴をまとめているので、気になる方はせひご覧ください。

効率の良い仕事の進め方

ここからは、今すぐに実践できる効率の良い仕事の進め方をご紹介します。タスク管理の仕方や目標設定の方法などを確認してください。

100%を求めない

100%の完成度で仕事をこなそうとすると、それだけ多くの時間がかかってしまいます。もちろん、タスクによっては正確さや完成度が重要になりますが、時間をかけすぎて締め切りに間に合わなくなったり、残業が増えたりするのは考えもの。
効率の良い仕事の進め方をしたいなら、妥協できる部分を探すことも必要です。一つひとつのタスクに時間がかかり過ぎている人は、「この仕事は100%ではなく80%を目指せば良い」というように自分なりの基準を定め、業務を進めると良いでしょう。

長期・中期・短期の目標を決める

仕事の目標を定めるときは、長期・中期・短期という期間別にゴールを設定するのがおすすめです。たとえば、1~2年で達成を目指す長期の目標を設定したら、その目標を達成するために必要な1カ月単位の目標を考え、さらに1カ月単位の目標を達成するために必要な1週間単位の目標を考えていきましょう。長期の目標をすぐに達成するのは難しいですが、中期・短期の目標があることで日々の達成感を得られ、仕事のモチベーションにつながります。

タスクリストをつくる

仕事の優先順位を明確にするには、タスクリストをつくるのが有効です。まずはやるべき仕事をすべてリストアップして全体像を把握し、各タスクを「必ずやるべき仕事」「やらなくても良い仕事」「優先して進める仕事」などの項目別に分けましょう。
効率良く業務を進めるには、習慣になっているけどやらなくても良い仕事、目的が明確でない仕事は、思い切ってタスクリストから外すことも必要です。基本的には、期日が近い仕事や関わる関係者が多い仕事から手を付けていきましょう。

逆算して計画を立てる

期日のある仕事では、逆算して計画を立てることで確実に仕事を進められます。締め切りから逆算して、いつまでにどの程度のタスクを終わらせれば良いか、1日にどのくらい業務を進めれば良いのかを考えましょう。あらかじめ細かなスケジュールを決めておけば、仕事の進みが遅いときにすぐに気付け、期日に遅れそうになる前にペースアップを図れます。

時間を区切る

「この仕事は◯時までに終わらせる」というように、時間を区切って業務を進めましょう。時間制限を設けて仕事をすることで、時間を効率よく使ったり、妥協できる部分を探したりする意識が生まれます

仕事のメリハリをつける

仕事の効率を上げるには、しっかりと休憩をとって頭を休めることも大切です。上記でご紹介した区切りの時間ごとに休憩をとるようにすれば、頭がリフレッシュしてその後の仕事に集中できるでしょう。また、「終わらなくても残業すれば良い」と考えるのではなく、業務時間内に仕事を終わらせる意識を持つことも必要です。

ツールを活用する

スケジュール管理やタスク管理は紙の手帳やノートで行っても良いですが、クラウドで管理するとどこからでもすぐに確認でき、仕事仲間との情報共有も簡単です。特に、整理整頓が苦手で紙のメモをなくしてしまう人は、ITツールでの管理がおすすめ。ツールを活用することで仕事の種類や期日などが可視化され、抜け漏れを防げます。効率の良い仕事の進め方をするには、タスク管理の方法も見直してみましょう。

仕事の振り返りをする

効率の良い仕事の進め方をするには、仕事が終わった後の振り返りも大切になります。仕事が速く進んだときは、どんな点が良かったのかを明確にし、次の仕事にも取り入れてみましょう。反対に、予想よりも時間がかかったときはその原因を洗い出し、反省を次に活かします。

効率の良い仕事の進め方については、「仕事での効率のいい進め方とは?」の記事も参考にしてください。

効率の良い仕事の進め方をするには周りとの協力も大事

効率の良い仕事の進め方をするには、周囲の人に協力を求めることが必要な場面もあります。「どんなときに人に頼ったら良いの?」と疑問に思う方は、以下を確認していきましょう。

キャパシティを超える仕事を抱えているとき

自分のキャパシティを超える仕事をこなそうとすると、ミスが増えて仕事の質が落ちたり、どう頑張っても期日に間に合わない事態に陥ったりします。仕事量が多すぎるときは上司に相談するか、同僚や部下、チームのメンバーに手伝ってもらいましょう。「人を頼るのは申し訳ない」と思うかもしれませんが、ほかの人が困っているときに進んでサポートすれば大丈夫。お互いに助け合うことで、良い人間関係を築けます。

分からないことがあるとき

仕事で分からないことがあれば、一人で悩まず周囲の人に尋ねましょう。人に聞くと簡単に解決したり、トラブルにつながるのを防げたりします。誰かに質問するのを躊躇してしまう人は、「20分調べて分からなければ人に頼る」「マニュアルを読んでも解決できない場合はすぐに聞く」といった自分なりの基準を設けると良いでしょう。

職場での人間関係に関するアドバイスは、「最高のチームワークって一体何?個人プレーにない利点とは」を参考にしてください。

効率の良い仕事の進め方を意識しても仕事の進みが遅い場合、今の仕事が向いていない可能性があります。その場合は、転職で自分の適性に合った仕事を見つけて、力を発揮してはいかがでしょうか?
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効率の良い仕事の進め方に関するQ&A

仕事が遅くて悩んでいる人、効率良く仕事を進めたい人に役立つ内容をQ&A形式でまとめました。

仕事が遅いですが、何が原因でしょうか?

完璧に仕事を仕上げようと時間をかけ過ぎている、時間を決めずに業務に取り組んでいる、といった原因が考えられます。また、疑問点を一人で抱えて悩んでいるうちに、時間が過ぎていることもあるようです。

仕事の効率を上げるにはどうすれば良いですか?

タスクの優先順位を決めたり、「何時までにタスクを終わらせる」と時間を意識して取り組んだりするのがおすすめです。仕事が速い上司や同僚のやり方を観察したり、アドバイスをもらったりするのも良いでしょう。仕事を効率的に進める方法は「完璧主義が非効率を招く!仕事が遅いを卒業するには」でも紹介しているので、ぜひご覧ください。

仕事量が多すぎるときはどうすれば良いですか?

仕事量自体が多く仕事が終わらないときは、上司に相談して業務量を調整してもらいましょう。負担が大きいと感じる場合は、ほかの人に仕事を割り振ったり、助けを求めたりすることも必要です。また、チームのメンバーと日頃から業務の進捗を共有することで、トラブルがあったときに協力を求めやすくなります。

どうしても仕事のスピードが上がりません

色々な工夫をしたり、他人のアドバイスを取り入れたりしても仕事の効率が上がらない場合は、その仕事が向いていない可能性があります。仕事が精神的な負担になっている場合や、これ以上改善の余地がないと感じるときは、自分に合った仕事に転職するのがおすすめです。ハタラクティブでは、プロのアドバイザーがあなたに合った求人をご提案しているので、ぜひご相談ください。

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