仕事を早く終わらせるコツとは？できる人はどうしてる？
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仕事を早く終わらせる人の特徴は、完璧主義ではなく柔軟な対応ができること
仕事を早く終わらせる方法がわからず、悩んでいる方もいるでしょう。仕事を早く終わらせるには、コツをつかんで効率よく業務をこなすことがポイントです。このコラムでは、仕事を早く終わらせるためのコツや、仕事ができる人の特徴などを紹介します。時間内に仕事が終わらない人は、仕事が速い人の特徴を知り、真似することから始めるのもおすすめです。時間の使い方や作業の進め方を押さえ、日々の業務を早く終わらせましょう。
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監修者：後藤祐介キャリアコンサルタント
一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！
京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。
仕事を早く終わらせる4つのコツ
仕事を早く終わらせるにはいくつかのコツがあります。効率よく作業できるコツを押さえておけば、仕事を早く終わらせて帰ることもできるでしょう。日々の業務ですぐに活用できるコツを4つ紹介します。
1.優先順位をつけてすぐに取り組む
業務に優先順位をつけて、すぐに取りかかる習慣をつけましょう。特に短時間で終えられるタスクは早めに片付け、重要な業務にじっくり取り組む時間を作るのがベストです。
短時間で終わるものを後回しにすると「業務量が多い」と錯覚しやすくなるので、落ち着いて優先順位を考えましょう。
2.テンプレートを作って活用する
毎回使用するような文書は、テンプレートを作って活用するのがおすすめです。テンプレートを用意しておけば、たとえば毎回文章を考えて一から入力する手間が省けます。
1つのタスクにかかる工数を削減でき、ほかの業務に時間を割けるので、効率的に仕事を進められるでしょう。
3.業務に使うツールの習熟度を上げる
業務でよく使用するツールの習熟度を上げ、有効活用するのも仕事を早く終わらせる秘訣です。たとえば、エクセルであればただ入力するだけでなく、計算式やマクロなど、便利な機能を覚えておくと効率化に繋げられます。タスク管理ツールなど、業務に役立つツールを積極的に活用するのも効果的です。
4.時間に区切りをつける
「この仕事はこの時間には終わらせる」というように、時間に区切りをつけて終わりを明確にしましょう。区切りをつけないと1つの業務に長々と時間をかけてしまい、無駄な残業が発生する可能性があります。仕事を終わらせる時間を決めて取り組めば、自然と効率的に業務を進める方法が身についていくでしょう。
仕事を早く終わらせるメリット
手持ちの仕事を早く終わらせられれば、重要度の高い業務に多くの時間を割いて、クオリティを上げられるようになります。
余裕が生まれれば見直しの時間も取れ、ミスが少なくなるでしょう。業務を終えて暇な時間ができれば、チームや部署など周りにも目を配れるようになります。
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仕事を早く終わらせるために心掛けたい4つのこと
仕事を早く終わらせるには、仕事への向き合い方や意識を変えることも有効です。仕事の効率化につながる具体的な方法を取り入れつつ、次のような点も意識してみましょう。
1.できる人をよく観察する
仕事ができる先輩や同僚の仕事ぶりをよく見ると、コツをつかむのに役立ちます。たとえば、先輩の営業に同行してトークや売り方を見たり、先輩の電話対応や来客対応を見たりと、できる人を観察する習慣をつけましょう。ただ見ているだけでなく、取り入れられることから実際にやってみることが大切です。
2.わからないことは遠慮せず聞く
わからないことがあったら、遠慮せず先輩や上司に聞きましょう。自分で考えてもわからないことをそのままにしておくと、ますます仕事が滞ってしまいます。「今忙しいかも…」「あまり聞いてばかりでは悪いかも…」と遠慮する必要はありません。
わからないことを聞いてできるようにしておくことは、業務を円滑に進めるための基本です。わからずに手が止まることが少なくなるので、仕事を早く終えられるようになるでしょう。
3.ときには人を頼る
仕事は自分で責任を持ってこなすのが前提ですが、ときには人を頼る柔軟性も必要です。一人だけで大量のタスクを抱え込むと、一つひとつの業務に集中するのが困難になります。やむを得ないときは、素直に人に頼んで負担を減らしましょう。いざというときに頼めるよう、後輩を育成しておくことも大切です。
4.気分転換を欠かさない
たとえ忙しくても、気分転換する時間を作りましょう。昼休みなどの休憩時間はしっかり休むことが大切です。集中力が切れてきたら小休憩を挟んでリフレッシュすると、頭を切り替えやすくなります。
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仕事を早く終わらせる人に見られる3つの特徴
業務内容やタスク量が同じでも、ほかの人より仕事を早く終わらせる人には共通の特徴が見られます。仕事ができる人の特徴を知り、理想に近づけるよう意識することも有効です。仕事を早く終わらせる人に見られる3つの特徴を紹介します。
1.完璧主義ではない
仕事が速い人は、完璧主義になり過ぎず、手を抜いても支障がない部分を見極めて業務を進めています。決して雑に仕事をしているのではなく、物事の優先順位を理解して着実に業務をこなしているに過ぎません。
仕事が速い人の多くは、重要度が高い業務と後回しにして良い業務の見極めがしっかりできています。日々の業務において、重要度が高いタスクから計画を立てて片付ける習慣が身についているといえるでしょう。
2.パソコンの操作が効率的
仕事が速い人は、パソコンの便利な機能を有効活用しており、操作も速い傾向があります。現代では、仕事でパソコンを使用しないことはないといっても過言ではありません。
ブラインドタッチができ、ショートカットキーやエクセルのマクロといったパソコンの便利な使い方を心得ている人ほど効率よく業務をこなし、仕事を早く終わらせられるといえます。
3.臨機応変に対応できる
仕事が速い人は、すぐに考えを切り替えられる臨機応変さを持ち合わせています。タスクが複数ある場合、一つひとつに取り組むごとに頭を切り替え、集中力を持続させなければなりません。仕事が速い人は業務に集中しやすい環境づくりを行い、上手に切り替えられるよう工夫している傾向もあります。
仕事を早く終わらせるためのコツを取り入れたり、仕事ができる人を真似したりしても改善されない場合は、今の仕事が合っていない可能性も考えられます。自分の適性に合う仕事を見つけたい方は、ハタラクティブを活用してみましょう。経験豊富なプロのアドバイザーが、適性にぴったり合う仕事探しをサポートします。サービスの利用は無料なので、ぜひお気軽にご相談ください。
仕事が遅いとお悩みの方に向けたQ＆A
自分なりに頑張っていても、周囲と比べて仕事が遅いと悩む方もいるでしょう。仕事の速さや効率化に関する質問と回答をQ&A方式でまとめたので、お悩み解決の参考にしてください。
事前準備や周囲との協働が大切です。
仕事を効率よく進めるには、作業だけでなく事前準備が重要になります。業務の流れを確認し、作業に使用する機械や資料をあらかじめチェックしておきましょう。周囲とコミュニケーションを取り、報連相を徹底することも忘れないでください。業務効率に関しては「仕事の進め方が上手い人とは？効率を上げる方法も紹介」でも詳しく解説しているので、参考にしてください。
メモや質問を習慣化してみましょう。
業務効率やスピードが上がっても、ミスが増えて仕事の質が下がっては本末転倒です。メモや質問の習慣をつけると、ミスを減らせるのに役立ちます。「仕事で失敗ばかり…もしかして向いてない？特徴や原因から改善策を考えよう」を参考にミスの原因を探り、自分がどのような場面でどのようなミスをするのかを明らかにするのも有効です。原因がわかれば対処法も見えてくるでしょう。
会社側に原因がある可能性があります。
どれだけ頑張っても次から次へと仕事を与えられる、上司に訴えても改善されないといった場合は、ブラック企業かもしれません。特に残業や休日出勤が常態化している場合は、早めに対処する必要があります。「ブラック企業の特徴とは？入社前の見分け方と対処法を解説」の内容と照らし合わせ、疑われる場合には第三者への相談もしくは転職を検討しましょう。
自分の仕事が早く終わって手すきになるなら、同じ部署やチームの業務を手伝ってあげましょう。
業務に追われている人に声をかけ、自分ができることを手伝えば、良好な関係を築くのにも役立ちます。社内資料を作成したり、古い書類を整理したりするのもおすすめです。暇になることが多いなら、上司に相談して業務の配分を見直してもらうのも良いでしょう。仕事が暇なときの対処法は「仕事の暇な時間は何する？原因や時間を有意義に使い脱却する方法も紹介」でも紹介しているので、目を通してみてください。
時間内に仕事が終わらない人は、マルチタスクや質問が苦手な傾向があります。
ほかにも完璧主義で結果を突き詰めたり、効率化に対して工夫できなかったりすることも考えられるでしょう。単に今の仕事に適性がない可能性もあります。
もし、今の仕事が向いていないと感じるなら、ハタラクティブで転職先を探してみるのもおすすめです。ハタラクティブでは、就活アドバイザーがマンツーマンでカウンセリングを行い、あなたの希望を踏まえてお仕事を紹介します。未経験歓迎の求人を多数ご用意しているので、新たに挑戦してみたい職種や業界がある方も安心です。自分に合ったお仕事を見つけたい方は、ハタラクティブにご相談ください。
