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できる人はどうしてる?仕事を早く終わらせるコツとは

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【このページのまとめ】

  • ・仕事ができる人は、完璧主義になりすぎない、パソコンの操作が早い、臨機応変といった特徴がある
    ・優先順位をつける、テンプレートを作成するなどの方法で、仕事を早く終わらせることができる
    ・できる人を観察して真似たり、気分転換をしたりするのも仕事の効率化に繋がる

仕事を早く終わらせることができる人は、どのようなことを実行しているのでしょう?
仕事が早い人の特徴を知り、自分も真似したいと考えている方は多いかもしれません。
今回は、仕事を早く終わらせるためのコツを中心に解説していきます。

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仕事が早い人の特徴

業務内容やタスク量は同じでも、仕事が早く、クオリティも高いという人が職場にいませんか?
仕事が早い人には、以下のような特徴があります。

完璧主義ではない

仕事が早い人は、完璧主義になりすぎず、手を抜いても支障がない部分を見極めて業務を進めています。
これはただ雑に仕事をしているわけではなく、物事の優先順位を理解した上で着実に業務をこなしているということです。
仕事というのは、重要度の高い業務と、後回しにしても問題がない業務に分けることができます。
仕事が早い人は、この見極めがきちんとできており、重要度が高いものから計画を立てて片付けるというスタイルを取っているようです。

パソコンの操作が効率的

パソコンが普及している現代では、仕事で使用しない機会はないといっても過言ではありません。
そのため、パソコンの便利な使い方を心得ている人ほど、こなせる仕事量が増えます。
仕事が早い人は、ブラインドタッチやショートカットキー、エクセルのマクロなど、パソコンの便利な機能を有効活用しており、操作も早いという傾向にあるようです。

臨機応変

仕事が早い人は、すぐに考えを切り替えられる臨機応変さを持ち合わせています。
特にこなさなければいけないタスクが複数ある場合、1つ1つに取り組むごとに頭を切り替え、集中力を持続させているようです。
また、そのような人は仕事に集中する環境づくりも上手に行う傾向にあります。

仕事が早い人は、上記のような特徴を持っている場合が多いようです。

仕事を早く終わらせる方法

仕事を早く終わらせられるようになりたい…という方には、下記の方法が有効です。

優先順位をつけてすぐにやる

業務に優先順位をつけ、すぐに取りかかる習慣をつけましょう。
特に短時間で終わらせられるようなタスクは早めに片付け、大きな業務にじっくり取り組む時間を作るのがベストです。
短時間で終わるものを後回しにしてしまうと、「業務量が多い」と錯覚しやすくなるので、落ち着いて優先順位を考えましょう。

テンプレートを作って活用する

毎回使用するような文書は、テンプレートを作っておきましょう。
テンプレートを用意しておけば、毎回文章を考え、1から入力する手間が省けます。
それだけでも1つのタスクにかかる工数を削減でき、他の業務に時間を割くことができます。

業務に使うツールの習熟度を上げる

業務でよく使用するツールの習熟度を上げ、有効活用するのも仕事を早く終わらせる秘訣です。
たとえば、エクセルであればただ入力するだけでなく、計算式やマクロなど、便利な機能を覚えて修得しておくと効率化に繋げられます。

時間に区切りをつける

「この仕事はこの時間には終わらせる」というように、時間に区切りをつけて終わりを明確にしましょう。
区切りをつけないままだと、1つの業務に長々と時間をかけてしまい、無駄な残業が発生する可能性があります。
仕事を終わらせる時間を決めておけば、自然と効率的に業務を進める方法が身についていくでしょう。

仕事を効率よく進められずに悩んでいる方は、これらの方法を試してみましょう。

こんなことも試してみよう

前項で紹介した方法にプラスして、下記のことを実行するのも、仕事の効率化に繋がります。

できる人をよく観察する

仕事ができる先輩や同僚の仕事ぶりをよく見て、コツを掴みましょう。
たとえば、先輩の営業に同行してトークや売り方を見る、先輩の電話対応や来客対応を見るなど、できる人を観察する習慣をつけましょう。
ただ見ているだけでなく、実際にやってみることが大切です。

わからないことは遠慮せず聞く

わからないことがあったら、遠慮せず先輩に聞きましょう。
自分で考えてもわからないことをそのままにしておくと、ますます仕事が滞ってしまいます。
「今忙しいかも…」「あまり聞いてばかりでは悪いかも…」と思うこともあるかもしれませんが、わからないことをきちんと聞いてできるようにしておくのは、仕事を早く終わらせるために有効な方法の1つです。

時には人を頼る

仕事は基本的に自分でこなすのが理想的ですが、時には人を頼る柔軟性も大切です。
一人だけで大量のタスクを抱え込もうとすると、1つ1つの業務に集中するのが困難になります。
やむを得ない時は、素直に人に頼んで負担を減らしましょう。
また、いざという時に頼めるよう、後輩を育成しておくのもいいかもしれません。

気分転換を欠かさない

たとえ忙しくても、気分転換する時間を作りましょう。
昼休みなどの休憩時間はしっかり休み、集中力が切れてきたら小休憩を挟んでリフレッシュすると、頭を切り替えやすくなります。

上記のことをやってみても改善されない場合は、今の仕事が合っていないという可能性も考えられます。
ハタラクティブを活用して、自分にぴったりの仕事を探してみませんか?

仕事が遅いとお悩みの方に向けたQ&A

自分なりに頑張っていても、周囲と比べて仕事が遅いと悩む方もいるでしょう。以下に、仕事の速さや効率化に関する質問をQ&A方式でまとめました。お悩み解決の参考にご活用ください。

効率よく仕事を進めるコツは?

事前準備や周囲との協働が大切です。
仕事を効率よく進めるには、作業だけでなく事前準備が重要。業務の流れを確認し、作業に使用する機械や資料をあらかじめチェックしておきましょう。
また、周囲とコミュニケーションを取り報連相を徹底することも忘れずに。業務効率に関しては「あなたの仕事の進め方は効率的?生産性の高め方とは」で詳しく解説しています。

スピードを重視するとミスが目立ちます。

メモや質問を習慣化してみましょう。
業務効率やスピードが上がっても、ミスが増えて仕事の質が下がっては本末転倒です。
失敗ばかりの自分を変える!ミスを防ぐ仕事術」を参考に、ミスの原因を探り、自分がどんな場面でどんなミスをするのかを明らかにしてください。原因が分かれば対処法も見えてくるものです。
また、もともとメモや質問の習慣がなければ、これを機に習慣化してみましょう。

どんどん仕事が増えるのですが…

会社側に原因がある可能性も。
どれだけ頑張っても次から次へと仕事を与えられる、上司に訴えても改善されないといった場合は、会社側に問題がある可能性も考えられます。
特に、残業や休日出勤が常態化している場合はブラック企業の可能性が高め。「ブラック企業の特徴は?こんな会社には注意!」の内容と照らし合わせ、ひどい場合は転職を検討してみましょう。

仕事が遅い原因はなんですか?

マルチタスクや質問が苦手といった原因が考えられます。
ほかに、完璧主義で結果を突き詰めたり、効率化に対して工夫できないといった理由も。また、単に今の仕事に適性がない可能性もあるでしょう。
仕事が遅いと周囲からの評価が下がり、信頼を得られないことも。今の仕事が向いていないと感じるなら、ハタラクティブで転職先を探してみませんか?


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