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仕事を効率化させるには?改善方法をご紹介します

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【このページのまとめ】

  • ・仕事を効率化すれば、身体的・精神的な負担を減らすことができる
    ・優先順位を把握し、重要度の高い仕事から進める
    ・業務を抱え込みすぎていないか見直し、他の人に頼ることも大切にする
    ・ルーチンワークを見直すなどして、無駄を省くだけでも効率化に繋がる
    ・仕事の効率化を図るには職場環境も大切、改善が難しい場合は転職もアリ
仕事の効率化は、会社にとっても働く人にとっても大きな課題です。会社としては売上が密接に関連するから、働く人としては効率良く業務をこなせれば時間に余裕ができて、より多くの仕事に着手することができるからです。自分の仕事の効率化を図れる人は、間違いなく周りから「必要な人材」として評価されるでしょう。
では効率良く仕事を進めるにはどうしたら良いのでしょうか?こちらでは仕事の効率化を図りたい方に改善法をお教えします。

◆仕事の効率化を図る方法とは?

仕事の効率が悪いと労働時間が長くなり、疲労が溜まってミスが起こりやすくなります。そうなると生産性や業務の質が下がってしまい、さらに労働時間が増えるという悪循環に陥ってしまうでしょう。
疲労状態のまま働き続けるとストレスも増加し、身体的にも精神的にも辛いので、少しでも仕事を効率化させ、負担を減らしたい方は以下の方法を参考にしてみてください。

・優先順位を意識する

重要度の高い仕事から進めるのは当然ですが、具体的にはどのような仕事から取り組めば効率良く進められるのでしょうか。まず仕事を分類し、優先順位を理解しましょう。

(1) 重要で緊急性が高いもの → 期限のある仕事、クレーム処理、危機や災害など切羽詰まった問題
(2) 重要だが緊急性が高くないもの → 準備や計画、人材育成、技術・サービス品質の継続的改善
(3) 重要ではないが緊急性が高いもの → 突然の来客や電話、会議、報告書の作成
(4) 重要ではなく緊急性が低いもの → その他雑務、待ち時間

上記の内、見直すべきは(3)です。(3)は緊急性が高いため、つい他の業務より優先してしまいがちですが、中には自分以外の人が行っても問題ないものや、よく見直せば優先順位を下げられるものがあります。
緊急性が高いからと、慌てて着手するのではなく、他の人に対応を頼むなど、他の方法を考えるようにしましょう。

・業務のバランスを考える

あれもこれもと、業務を抱えすぎていないか見直してみましょう。
幾つもの業務を同時進行しても、残業時間が増えてしまったり、締め切りが重なって慌ててしまったりと、良い成果は得られません。一つの業務にどれだけ集中できるかが効率化において重要なポイントです。
同時進行して全ての業務が中途半端になってしまった、という経験がある方は、目の前の業務に集中できるように他の人に頼んだり、振り分けたりするなどして、効率化を図りましょう。

・無駄なことは省く

勤務時間の中にある無駄を洗い出しましょう。ルーチンワークをちょっと見直すだけでも、効率化に繋がることがあります。
例えば「会社で決まっているから」という理由だけで行われている定例会議などは成果や影響を考慮し、やめても問題がなさそうならやめてしまって構いません。
どうしてもやめることができないのなら、会議を行う頻度を下げるのも一つの方法です。

次に、ビジネスメールのチェック回数を減らしましょう。仕事の効率が悪い人の中にはメールを打って処理するだけで1日を過ごしてしまう人がいるようです。
やらなければならない仕事に手を付けず、メールソフトを開きっぱなしにしてずっとメールチェックばかりしている方は正に「メール依存症」に陥ってしまっています。
脱出するには、メールソフトを開きっぱなしにはせず、1日のメールチェック回数を2回から3回位に制限しましょう。こうするだけでも仕事の効率は改善できます。

◆職場環境も大切

スムーズに仕事をするには職場環境も大切です。仕事のやり方や自分の意識を変えるだけでは効果がでないこともあるので、デスク周りを整理整頓したり、オフィス内の机の配置を変えて移動しやすくしたり、職場環境を整えてみるのも有効と言えます。
システム面でもデータの手打ち入力やビジネスメールの作成、社内のスケジュール調整などを見直してみれば、効率化することができるでしょう。

しかし、会社で残業が常態化している、上司との関係が上手くいかない、仕事が自分にあっていないなど、改善が難しい場合は転職も選択肢のひとつです。
転職を迷っている方は、若年層の転職支援に特化したハタラクティブに相談してみませんか?ハタラクティブでは企業を取材した上で求人情報をご紹介し、リアルな職場環境の雰囲気や仕事内容を事前にお伝えしています。

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