仕事用ノートの書き方とは?内容を工夫して業務を効率化しよう!

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この記事のまとめ

  • 仕事用ノートの書き方は、情報を詰め込みすぎず要点をまとめる
  • 仕事用のノートは、あとから情報を見返すのに役立つ
  • 仕事用ノートの書き方で迷ったら、ページの分割を活用しよう
  • 仕事用ノートは、単に事実を書くだけでなくアイデアや考えの過程も記載しよう

仕事のメモやToDoリスト、注意点、アイデア、会議の内容などをノートにまとめているものの、書き方が適当で正しく使いこなせていないという方もいるのではないでしょうか。せっかく情報をノートにまとめるなら、必要なときに必要な情報を把握できる書き方を意識しましょう。自分にとって分かりやすい仕事用ノートを作成できれば、業務効率化につながります。

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仕事を効率化するノートの書き方6選

仕事を効率化するためには、ノートに情報を詰め込みすぎないことが大切です。あとから見返して情報や要点が分かるよう、大きさを変えたり色を付けたりするのもおすすめ。ルールはないため、自分にとって分かりやすい・書きやすいノートの書き方を探してみましょう。

1.1ページに情報を詰め込み過ぎない

ひとつのページに情報が多すぎると、いざ見返して確認しようとしても「必要な情報を探すのに時間がかかる」「全体を把握するのが手間に感じる」と、仕事用のノートとして機能しません。
1日1ページなど書き込む条件を決め、長文ではなく箇条書きにするなど、情報を詰め込みすぎないことがポイントです。

1ページを左右に分割して内容を区切る

ノートの1ページを真ん中で分け、左右で書く内容を分ける方法。1ページに1つの案件をまとめる場合でも、右に「事前にわかっていること、現状」を、左に「課題と解決策」など情報を分けることで、より理解しやすいまとめ方になります。

2.要点を絞って書く

書いてはあるものの余計な情報が多く要点が分からないと、仕事効率化にはつながりません。
必要な情報だけを取り出して要点を絞って書く、必要に応じて図や表を使うなど、ひと目で「何が重要なのか」が分かる書き方を意識しましょう。
仕事が遅い原因は?その理由や改善方法をご紹介」のコラムでも触れているように、仕事の目的を理解していないと作業スピードにも影響を及ぼします。

3.重要なことは大きめに書いたり色分けしたりする

すべての文字が同じ大きさ・色だと要点が見えづらいため、できれば重要なことはペンの色を変えましょう。違う色がなければ大きめに書くなど、工夫してみてください。

4.再現性を重視して書く

仕事で起きたことや重要なこと、やるべきことをノートにまとめるのは、全ての情報を覚えておくのが難しいため。しかし、単語だけなど「情報を見てもそのときの内容が思い出せない」書き方では仕事の効率化にはつながりません。記入したときを思い出せるよう、再現性を重視しましょう

5.ノートの前後で書く内容を分ける

通常、ノートは前から順につかうもの。しかし、自分のなかでノートの書き方にルールを設けていると、急なメモや予定外の事柄を書くスペースに困ってしまうことも。そんなときは、「ノートの前からはルールに則って書く」「急なメモなどはノートの後ろから書く」など、1冊のノートを最大限活用できるよう工夫してみましょう。
メモ魔になって仕事の効率UP?メモを取る際のポイント」のコラムでも触れているように、適切にメモを取ることは仕事を円滑に進めるために重要です。「メモをしたい」と思ったときすぐに書けるよう、用意しておきましょう。

6.企業名や個人名は短縮して書く

会議中など時間がないなかで情報をまとめるときは、企業名や個人名といった書くのに時間がかかる情報は短縮して書くのがポイントです。「ハタラクティブ社」なら「H社」など、自分が分かる書き方ならOK。固有名詞が記載されていないことで、セキュリティ面でも安心できるでしょう。

特に大事なページには付箋を貼る

ノートはページ数が多いため、ときには重要な情報が探せなくなってしまうことも。それを防ぐために、特に重要な事柄が書かれているページには付箋を貼りましょう。
付箋は、急なメモや誰かに伝えるべき情報を書き記すのにも便利です。また、そのときだけ必要な情報を付箋に書いておけば、あとで破棄することも簡単。仕事でノートを活用するなら、付箋もぜひ使いましょう。
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ノートに書く仕事内容のまとめ方

仕事内容をノートに書くときは、闇雲に情報を記載しても効率化にはつながりません。特に情報の整理におすすめなのは「3ワードノート術」と「コーネル式ノート術」。それぞれやり方や目的が異なるので、状況に合わせて活用してみましょう。

3ワードノート術

確実に自分が覚えたい内容や情報をまとめるノートの書き方。大きめのノートと黒いペン、3色のペンを用意して下記の手順で作成します。

1.ノートの左側に3分の1ほどのスペースを作る
2.右側のスペースの上部・左端(3分の1のスペースに寄せて)に、覚えたい内容が記載されている本のページ番号を書く
3.ページ番号より下に、スペースに余裕を持って覚えるべきワードを3つ記載する

3ワードノート術は、特に本の内容を覚えたり確認したりするのに向いています。本を読んだあとに、最初に書いた単語を見て「他人に説明できるほど理解しているか」を確認。OKならページ数の上にマル、できなければバツを記入し、復習を繰り返します。
書き出した3つのワードのまわりに余白を持たせるのは、復習したときに書き足すため。単語を見て思い出せない場合は、余白にさらにヒントになる単語や質問を書き込んでいきましょう。
なお、最初に書くときは黒のインク、1回目の復習では緑、2回目は青、3回目は赤と色を変えることで復習の回数とその内容が把握しやすくなるだけでなく、繰り返し情報を見ることで記憶が強くなることが期待できます
3ワードノート術は本の内容を把握するのに適していますが、ビジネスシーンでも活用できる方法です。

コーネル式ノート術

コーネル式ノート術は、コーネル大学の教授を務めたウォルター・パーク氏が提案したノート術。ノートのページを3分割し、スペースごとに情報や領域を分けるのが特徴です。
ノートの1ページを3分割し、「情報を聞きながら書き記すメモ欄」「情報で必要となる単語やキーワードを記載する欄」「ページの内容をまとめる欄」を決めます。分割方法やスペースの大きさは個人の好みでOK。「メモ欄」と「キーワード欄」はノート上部3分の2を、さらに半分~3分の2ほどに分け、「まとめ欄」はノート下部3分の1を使用する方が多いようです。
キーワードとまとめを見れば、そのときの大まかな内容や重要なポイントが把握できるでしょう。会議やセミナーに向いているまとめ術です

仕事用ノートを書くときの注意点

仕事用ノートを書くときは、後で見返すことを考えて字は丁寧に、情報を把握しやすい書き方を意識しましょう。雑に書いたものや事実だけを記したノートでは、仕事に活用しづらくなります。

字は丁寧に書く

仕事用ノートはあとで見返すことを前提としているため、できるだけ字は丁寧に書きましょう。
また、書き出す情報も「単語だけ」「個人名だけ」など雑では情報の全体がつかめません。すべての情報を書いてしまうと要点が分からなくなってしまうので、「仕事を効率化するノートの書き方6選」を参考に書き方を工夫してみましょう。

アイデアに対する思考や過程も書く

会議や業務のなかで浮かんだアイデアや考え方、その考えに至った経緯なども書き記しましょう。
事実だけをノートに書いても、それはただの記録です。仕事に活かすためには、「要点や問題点が分かる」「解決策やアイデアが浮かぶ」「ネクストアクションにつながる」ノートが理想的。仕事用のノートは誰かに提出したり見せたりするものではありません。物事や課題に対して自分の考えやアイデア、そう思った理由などをしっかり書き記しましょう。

仕事ではどんなノートを使うべき?

学習では罫線の入ったノートを使用しますが、仕事用ノートでは方眼紙がおすすめ。デジタル派ならタブレットを活用する、あとから情報の整理をしたいならルーズリーフと、自分のスタイルに合わせて選んでみましょう。

方眼紙

縦横に線が入っているので、これまで説明した「ページの分割」をしやすいのが特徴です。また、情報としてグラフなどを使用するときも書きやすく、あとから見返したときに理解しやすくなるでしょう。

ノートアプリ

デジタル派なら、アプリやタブレットを活用できます。前述したように、手書きのメモを取り込めるアプリがあったり、タブレット用のペンを用意して書き込んだりと汎用性に富んでいるのが特徴。また、デジタルなので画像や図の挿入、参考Webページの追加なども容易にできます。

ルーズリーフ

荷物が多くてノート1冊を持ち歩くのが大変、担当プロジェクトやタスクが多くてノート1冊にまとめるのが難しいといった方におすすめなのがルーズリーフ。ページごとに追加できるため、あとから情報をまとめたり、不要なページを処分したりするのも簡単です。

ノートの書き方を工夫すると仕事にも好影響

仕事でノートを活用し、書き方を工夫すれば情報の把握や業務効率化につながります。「自分のやるべきことが分からない」「仕事量が多くて何から手を付ければいいか分からない」といった方は、仕事用ノートを作って情報を整理してみましょう。

大事な内容をいつでも確認できる

会議や話し合い、ちょっとした会話のなかで出た情報をノートに書き記すことで、あとから情報を見返して内容を確認できます。誰かの発言や会話のなかで浮かんだアイデア、関連するチームの業務状況などは、あとから大切な情報になることも。「重要だから覚えておこう」と思っても、時間が経つにつれて記憶は曖昧になるもの。しっかり文字として残して確認ツールとして活用できるのは、大きなメリットといえるでしょう。

古いノートの内容はデータ化しよう

過去の内容でも削除できないものなど、古いノートの内容はデータ化するのもおすすめです。ノートは物体のため、書くほど情報が増えてしまい過去のものを遡りづらくなることも。1冊使い終わったら、そのなかで残しておくべき内容はデータ化して保存すると、管理や見返しをしやすくなります。
ノートをスキャンするほか、手書きのメモを専用のアプリで撮影するとデジタルデータに変換されるメモ、データとして残せる電子メモなど、自分が使いやすいツールを探してみましょう。
情報や状況を整理できる

その時々の情報や状況を把握するために仕事でノートを活用するのもおすすめ。複数チームが同時進行している業務など、状況把握が難しい場合でも、表や図を活用して書き記すことができます。
また、たとえ箇条書きであってもそのときの情報・状況を書いておけば、あとから冷静に整理して確認することもできるでしょう。

アイデアややるべきことを可視化できる

その日にやるべきToDoリストを書き出す、業務に活用できそうなアイデアを書いておくなど、仕事用のノートはメモ的な活用もできます。頭のなかで「□□をやったあとは△△をやってから✕✕の指示を出して…」と思っていても、急な依頼や会議が入ると記憶から薄れてしまうもの。「効率の良い仕事の進め方を知りたい!業務が早い人は何をしている?」でも解説していますが、自分の仕事を理解して優先順位を付けることで、やり残しや自分のタスク状況の把握に活用でき、業務効率化につながります。

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