メモ魔になって仕事の効率UP？メモを取る際のポイント

メモ魔とは、どのような人のことなのでしょうか？メモ魔の印象には、プラスの印象とマイナスの印象があるようです。メモを取る意味をしっかりと理解したうえで、業務の効率化につながるメモ魔を目指しましょう。

◆メモ魔とは

メモ魔とはその名のとおり、どのようなことでもメモをとる人のことを指した言葉。良い印象、悪い印象どちらでも使われている言葉ですが、まずはそれぞれどのような人物を指す意味で使われるのか解説します。

【良い印象】

・真剣に話を聞いてくれる人

・理解しようとする姿勢のある人

・後で聞く事のないように先回りして動ける人

【悪い印象】

・要点を絞らず何でもメモを取る非効率な人

・肝心の業務よりメモを取ることを優先する人

・人の揚げ足を取りたがる人

上記はあくまでも一般的に言われている意見の一部ですが、メモを取る本来の意味を見失ってしまうと、悪い印象につながることがあるようです。

メモを取る行為は、決して悪くないことですが、活用方法やメモを取るシーンは選ぶべきかもしれません。メモすること自体を優先せず、TPOに合わせた活用をすることで相手の印象も変わるのではないでしょうか。

◆メモ魔の「メリット」と「デメリット」

メモをとる行為には、どのようなメリットとデメリットがあるのでしょうか。メリットとデメリットを把握した上で、上手に活用しながら、普段の生活に取り入れてみるのもいいかもしれません。

【メリット】

・情報を整理できる

人間の脳で、全てを出来事や情報を記憶するのは難しいといえます。さらに時間が経つと忘れることも。それが重要な案件だった場合は仕事にも大きな影響が出るのではないでしょうか。

そんなミスを防ぐためにもメモは効果的。脳内にある整理されていない情報をメモによって可視化することで、頭もスッキリしますし業務の優先順位も見えてきます。

・業務の効率化

仕事ができる人は、仕事の説明を受けるときに要点をメモしていることが多いようです。多忙なときなどは、仕事の優先順位をメモすることで、時短で効率よく仕事をこなしている人もいるでしょう。手帳やノートにメモを取るほか、付箋にメモをしてタスク管理に活用する人もいるようです。

・記憶力UP

プレゼンや、たくさんの情報を覚える必要がある場合、情報量が多いと覚えられないこともあるでしょう。そのような時には何度もメモすることで、記憶できることも。頭で記憶できないときには、何度も書いてメモするいった作業は1つの有効な方法なのかもしれません。

・アイデアのきっかけづくり

普段から気になった単語や、言葉などをメモしておくネタ帳を作っておくことで、何かアイデアが欲しいときなどにネタ帳を眺めると、インスピレーションが湧くこともあるのではないでしょうか。商品開発や研究課題など、アイデアが欲しいときには重宝しそうです。

【デメリット】

・メモをとることに集中しすぎてしまう

あくまでメモは業務をスムーズにするためのツールです。一字一句メモすることに一生懸命になっても、全てが重要な内容ではないかもしれませんし、メモする内容を覚えらないのであれば、意味がありません。集中しすぎてしまうと、優先すべき他の業務が滞ってしまうということにもなりかねませんので、あくまで手段であるということを意識することが大切ではないでしょうか。

・メモに頼りすぎて仕事の効率が悪くなる

仕事を覚えるときは、メモをとる必要があるときもあれば、身体で覚えたり、頭で記憶したり色々な方法があると思います。メモしたノートに頼りすぎて、チョットした会話の内容も記憶できない場合、いつまでもノートを見ないと仕事ができなかったり、逆に仕事の効率が悪くなったりする可能性もあるようです。メモは補助的な役目だということを、念頭においていた方が良いでしょう。

◆メモをとるときの注意点

・社内情報を扱う場合は許可を得てから

情報によっては、記録で残してないけないデータなどがあるかもしれません。誰かの情報をメモにとりたい場合は、事前に許可を得るのがマナーといえるでしょう。

・メモに集中しすぎない

メモに集中しすぎてしまうと、相手とのコミュニケーションがとれなくなることも。メモを取りながらも相槌を打ち、相手の話を聞くように心がけましょう。

メモも大切ですが、仕事をする上で良好な人間関係を築くのは重要なことです。相手に失礼な印象を与えないように意識することも必要でしょう。

・メモの活用を考える

よくあるのがメモを取っただけで活用までできていないケース。メモが役立つことがないのであれば、何のためにメモに時間を割いたのかわかりません。

メモは取ったら終わりではなく、どのように活用するかがカギ。何のためにメモを取るのか目的意識は明確に持ちましょう。

今回はメモ魔と題して、メモの活用方法やメリット・デメリットについてご紹介しました。メモは誰でも取ることができます。効果的に活用できれば、仕事にもいい影響をもたらしてくれるツールですから、メモのとり方や目的は明確にしておいたほうが良いでしょう。上記を参考に、メモを業務の中に取り入れてみてはいかがでしょうか。