メモ魔とは？仕事の効率を上げるメモのコツや注意点を詳しく解説
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「メモ魔」とは、どのようなことでもメモを取る習慣がある人を指す言葉
「メモ魔ってどんな人のこと？」と気になる方もいるのではないでしょうか。メモ魔とは、あらゆることをメモする人を指すのが一般的です。相手の話に耳を傾け理解しようとする姿勢は好印象を与えやすいと考えられます。
このコラムでは、メモ魔の意味やメリット・デメリット、より効果的にメモを活用するコツを紹介。「頑張ってメモを取っているのに業務の効率が上がらない…」と悩んでいる場合は、ぜひ参考にしてみてください。
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京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。
メモ魔とは
「メモ魔」とはその名のとおり、どのようなことでもメモを取る人を指した言葉です。「メモ魔」と呼ばれる人はメモ帳やノート、付箋、スマホなどを使い、日常的にメモを取る習慣があります。常にメモを取ろうとする心理には、得た情報や気づきを記録し、思考を整理したい、仕事の企画に活かしたいといった意識が働いている傾向にあるようです。
「メモ魔」が抱かれやすい印象
「メモ魔」という言葉は、良い印象・悪い印象どちらでも使われる可能性があります。状況や人によって「メモ魔」が与える印象は変わりうるといえるでしょう。以下では、それぞれどのような印象を抱かれやすいのかを解説します。
良い印象
「メモ魔」の状態にあると、一般的に抱かれやすい良い印象には以下のようなものが挙げられます。
- ・真剣に話を聞いてくれる
- ・理解しようとする姿勢がある
- ・後で聞くことのないように先回りして動ける
メモ魔の方は記録だけでなく、相手の話に真摯に向き合い、理解しようとする姿勢を持っていることが多いようです。こうした積極的な態度は良い印象を与えやすいでしょう。
悪い印象
「メモ魔」の状態にあると、一般的に抱かれやすい悪い印象には以下のようなものが挙げられます。
- ・要点を絞らず何でもメモを取っていて非効率
- ・肝心の業務よりメモを取ることを優先している
上記はあくまでも一般的に抱かれやすいイメージの一部ですが、メモを取るという本来の意味を見失ってしまうと、悪い印象に繋がりかねません。メモを取る行為は決して悪くないことですが、活用方法やメモを取るシーンは選ぶべきといえるでしょう。メモすること自体を優先せず、TPOに合わせた活用をすれば相手の印象も変わる可能性があります。
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「メモ魔」のメリットとデメリット
メモを取る行為には、どのようなメリットとデメリットがあるのでしょうか。「メモ魔」になるメリットとデメリットを把握した上で、メモを上手に活用しながら普段の生活に取り入れてみると良いでしょう。
メリット
「メモ魔」になることには、主に以下のようなメリットがあると考えられます。
情報を整理できる
「メモ魔」の場合、情報を整理しやすくなるのがメリットです。すべての出来事や情報を記憶するのは難しく、時間が経つと忘れることもあるでしょう。重要な案件の場合は、仕事にも大きな影響が出る可能性も。そのようなミスを防ぐためにもメモは効果的といえます。脳内にある整理されていない情報をメモによって可視化することで、頭がスッキリして業務の優先順位も見えやすくなるでしょう。
業務を効率化できる
「メモ魔」の方はメモを取ることで情報を整理し、必要なときにすぐ確認できるようにするため、業務の効率化を図れるメリットがあります。特に複数のタスクを抱えている場合、メモを使って優先順位をつけると、何を最初に取り組むべきかが明確になり、無駄な時間を減らせるでしょう。メモを上手に活用すれば業務の効率アップとともに、仕事の質向上も期待できます。
ミスを防ぎ記憶力UPに繋がる
日々多くの業務に追われていると、すべてを記憶するのは難しくなるもの。そこで、忘れてはいけないことをこまめにメモとして残すことで、仕事上のミスを防ぎやすくなるでしょう。
また、メモを取っておけば、必要に応じて何度でも見返せるため、記憶力の向上にも繋がります。たとえば、プレゼンの準備で大量の情報を覚える必要がある場合、繰り返しメモすることで記憶を助ける効果が期待できるでしょう。
アイデアのきっかけづくりになる
普段から気になった言葉や単語をメモしておく「メモ魔」と呼ばれる人の習慣は、アイデアが必要なときにインスピレーションの源になる場合があります。メモ帳を眺めることで、これまで思いつかなかった新しいアイデアが浮かぶこともあるでしょう。
ビジネス文書力が向上する
いわゆる「メモ魔」になると、ビジネス文書の作成スキルが向上しやすいのもメリットの一つに挙げられます。報告書や提出資料など、ビジネス文書の作成に苦手意識を持っている方もいるかもしれません。そのようなときは、書きたい内容を一度メモに書き出してから、各々のメモを繋げていく方法が有効。メモ自体が下書きの役割を果たすため、ビジネス文書も作成しやすくなります。メモを使うことで、頭の中の整理されていない情報が整理され、要点を可視化できるため、思考がクリアになるでしょう。
仕事相手の信頼を得やすい
メモを活用することで、仕事相手との信頼関係を築きやすい傾向があります。たとえば、打ち合わせ前に相手の情報をリサーチし、メモに準備内容を記しておけばスムーズな進行が可能になるでしょう。
また、会話中にメモを取ることで、相手に対する関心や敬意を示せます。こうした姿勢が相手に良い印象を与え、より実りのあるコミュニケーションを実現できるでしょう。
デメリット
「メモ魔」の場合、メモの取り方によっては以下のようなデメリットも考えられるでしょう。
メモに集中し過ぎると業務が滞る可能性がある
メモは業務をスムーズに進めるためのツールになり得ますが、すべての情報を一字一句書き留めることに集中し過ぎるといったような「メモ魔」の状態になると、かえって効率が落ちる可能性があります。メモを取る際は、メモする行為自体を目的にせず、必要な情報や要点を簡潔に記録し、それを実際の業務に活かすことが重要です。
メモに頼り過ぎて仕事の効率が下がる場合もある
メモに頼り過ぎると、意識的に覚えたり身につけたりする意識が低くなる場合も。いつまでもメモを見ないと仕事ができないという状況が続くと、逆に仕事の効率が悪くなる可能性もあるようです。
仕事を覚えるときは、メモを取る必要がある場合もあれば、身体で覚えたり頭で記憶したりといろいろな方法が考えられます。メモは補助的な役目と捉え、臨機応変に対応するようにすると良いでしょう。効率良く業務をこなす方法については、「仕事の効率化に効果的な3つのテクニックをご紹介！」でもまとめているので、あわせてチェックしてみてください。
「メモ魔」は仕事ができる？できない？
「メモ魔」になると仕事ができるかどうかは、メモの使い方次第といえるでしょう。単なる記録にとどまらず、メモを整理し分析することで、自らの業務改善や効率化に役立てられます。
一方で、ただ情報を大量にメモするだけで、それを活用できていない場合、周囲に仕事ができない印象を与えることも。メモの内容を活かせず重要な情報を見落としてしまうと、かえって混乱を招くことになりかねません。メモを取って終わらせるのではなく、それを効果的に使いこなす能力が重要になるといえるでしょう。
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メモを仕事に活かす！インプット・アウトプットのコツ
メモは単なる記録ではなく、仕事の効率を上げるツールの一つです。インプットした情報を整理し、アウトプットに活かすことで、業務の質を高められるでしょう。以下では、メモを効果的に使いこなすためのインプットとアウトプットのコツを紹介します。
情報の取捨選択を行いながらメモを取る
メモを効果的に活用するためには、情報の取捨選択が重要です。すべての情報をメモするのではなく、自分にとって必要な情報や興味を引く内容を選んでメモすることで、記録がただの作業に終わらず、価値あるものになり得るでしょう。業務に活かすためのアウトプット作業をよりスムーズに行えるようになる可能性があります。
メモの情報から得られるものがないかを考える
メモを有効に活用するためには、記録した情報をただ残すだけでなく、その情報から新たな気づきを見つけることが重要です。たとえば、「この方法がうまくいった理由は何か」や「失敗の背後にある要因は何か」といったポイントを考え、メモから抽出します。こうした分析を日常的に行うことで、メモは単なる情報の集積から、実際の仕事に活かせる貴重な洞察に変わる可能性があるでしょう。
質の高いアウトプットをするには、過去に得た情報やメモから、新しいアイデアや解決策のヒントを探る作業が必要になるといえます。
効果的なメモの取り方
メモを取るのは簡単なことのように思えますが、ほんの少しの工夫で、より分かりやすく、役立つメモに変えられます。以下では、効果的なメモの取り方のポイントをご紹介しますので、ぜひ試してみてください。
イラストを活用する
メモには言葉だけでなく、その場で感じたことや情景をイラストで記録することも有効です。たとえば、対面式のセミナーでは、登壇者の表情や会場のレイアウト、周囲の雰囲気を簡単なイラストで残しておくと、後でメモを見返した際に当時の状況がより鮮明に蘇りやすくなります。これにより、書き漏らした情報を思い出せたり、新しい発見が生まれたりすることもあるでしょう。
視覚的な情報を取り入れることで、頭の中での整理がしやすくなり、記憶にも残りやすくなるため、メモを取る際にはぜひイラストの活用を取り入れてみてください。
メモに色を取り入れる
メモを色分けすることで、情報の整理が一段としやすくなります。たとえば、共感した意見には青、自分と異なる見解には赤、質問したいポイントには緑といった具合に色を使い分けることで、視覚的に情報を分類する効果もできるでしょう。
色を活用することで、メモを見返したときに自分の考え方の傾向や興味のあるテーマが一目で分かるようになり、自己理解にも繋がります。色分けを活用することで、単なる記録としてのメモから、より深い洞察や自己分析のツールへと変えられるでしょう。
メモはデジタルよりノートが良い？
メモを残す方法には、紙とデジタル端末の2つがあります。紙のメモは、電源不要でどこでも使え、自由に書けるため使いやすいのが特徴。また、手書きすることで記憶に定着しやすいとも言われているようです。
一方、デジタルメモは、きれいに整理されて保存でき、検索機能で必要な情報をすぐに見つけられる利便性があります。紙とデジタルのどちらもメリットがあり、状況や目的に応じて使い分けるのがおすすめです。
メモを取るときの注意点
メモを取る際の注意点には、「社内情報のメモは許可を取る」「相槌やアイコンタクトも大事にする」などが挙げられます。以下で詳しく説明しますので、「より上手にメモを取れるようになりたい」「メモ魔になって仕事の効率を上げたい」とお考えの方は参考にしてみてください。
1.社内情報をメモする場合は許可を得る
情報によっては、メモなどの記録で残してはいけないケースがあります。メモに残して良いか判断に迷う場合は、会社や先方から事前に許可を得るのがマナーといえるでしょう。
2.相槌やアイコンタクトなども大事にする
メモを取ることに集中し過ぎて、相手とのコミュニケーションが疎かにならないよう気をつけましょう。メモを取る際は、適度に相槌を打ったりアイコンタクトを取ったりすることも大切です。メモを取りつつも、コミュニケーションの基本を忘れないよう心がけましょう。
職場の人間関係構築も大切な業務の一つと考えよう
メモも大切ですが、仕事をする上で良好な人間関係を築くことも重要です。メモを取るときは、相手に失礼な印象を与えないように意識しましょう。良い人間関係を築くためのコミュニケーション力に自信がない方は、「
コミュニケーション能力とは？スキルを鍛える具体的な方法をご紹介！」を参考にしてみてください。
3.メモの「完璧さ」「きれいさ」を目的にしない
メモを取る際には、完璧さやきれいさを求めるのではなく、効率良く必要な情報を記録することを優先しましょう。メモは、一言一句漏らさず書き留めることが目的ではありません。重要なポイントや要点だけを押さえて書くことで、後から見返した際に必要な情報がすぐに把握できるようにするのが理想です。
メモをきれいに書くことに気を取られ、大切な内容が抜けてしまっては本末転倒といえます。他人に見せる必要がある場合は体裁を整えることも考慮したほうが良いですが、基本的には情報の正確さと簡潔さを優先しましょう。
4.身近な仕事ができる人のメモの活用法を手本にする
メモを効果的に活用するためには、身近な「仕事ができる人」のメモの取り方や使い方を参考にするのも良いでしょう。周りの人のメモの取り方や使い方を観察し、良いところを取り入れることで、自分のメモのスキルを高められます。
メモの取り方を工夫してもなかなか業務を効率化できなかったり、評価に繋がらなかったりする場合は、今の業務自体が適性に合っていない可能性も考えられます。「転職したいけど、どの職業が自分に合っているのか分からない…」という場合は、就職・転職エージェントに相談してみるのも一つの方法です。
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