マルチタスクとは?できないと仕事に影響する?

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この記事のまとめ

  • マルチタスクとは、複数の作業を同時かつ短時間で切り替えながら平行して行うこと
  • マルチタスクはできなくても仕事に影響しない
  • 業務の優先度や協働者の有無でマルチタスクとシングルタスクを使い分けよう

マルチタスクとは、複数の作業を同時に進める仕事のやり方です。仕事の全体像が把握しやすくなったり、複数の作業を同時に進められたりする一方で、「生産性が下がる」「切り替えが難しくなる」といった意見も。このコラムでは、マルチタスクのメリットとデメリット、マルチタスクをうまく活用するコツを紹介しています。

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マルチタスクとは

マルチタスクとは、複数の作業を同時、または短時間で切り替えながら平行して行うことです。業務の合間に何度も仕事のメールを返信する、会議に出席しながら別のタスクの資料を確認するなど、2つ以上の作業を同時に進行している状態は「マルチタスク」に該当します。

対義語は「シングルタスク」

シングルタスクとは、ひとつの作業を集中して行うこと。マルチタスクの対義語として使用されます。実行している作業が終わるまではほかのタスクに手を出さないことから、集中力を必要とする仕事やじっくり取り組む必要のある作業に向いているでしょう。

マルチタスクとシングルタスクの使い分け

マルチタスクとシングルタスクは、業務の優先度や協働者の有無で使い分けるのがおすすめ。
たとえば、緊急性の高い業務があるにもかかわらず複数の仕事を同時に進めるマルチタスクを実行してしまうと、緊急性の高い業務を完了させるまでに時間がかかってしまいます。
協働者がいるなら、個々のスキルなど属人性が高い、専門性が高いならシングルタスクとして取り組み、協働者の都合に合わせたり役割分担を行っていたりするならマルチタスクが良いでしょう。

マルチタスクが与える影響

近年、マルチタスクは生産性の低下につながるという意見もあがっているようです。複数のタスクを同時に進めることで、切り替えや作業内容の再確認といった時間ロスが増えるのは、マルチタスクのデメリットといえるでしょう。

生産性の低下

マルチタスクは複数のことを同時並行で行う「ながら」状態になってしまうため、集中力に欠け結果的に作業効率が下がるともいわれています。また、作業の切り替えが上手くいかないと、進捗や対応を思い出す時間が必要となったり、焦りがストレスになったりすることも、生産性の低下につながります。

作業停滞の原因になり得る

複数の作業を同時に進行するため、マルチタスクでは作業の終了時間を想定しづらくなるデメリットがあります。シングルタスクの見積もりで作業を進めてしまうと、切り替えや作業の確認時間といったロスタイムによって想定を超えてしまう可能性も。また、ひとつの作業が滞ってしまうと全体の作業が停滞してしまう恐れもあります。

マルチタスクを実施するメリット

マルチタスクを行う最大のメリットは、複数の仕事を同時に進められること。また、複数の仕事を同時に進める特徴から、急な依頼にも対応しやすくコミュニケーションが円滑になるメリットにも期待できるでしょう。

複数の仕事を同時にこなせる

マルチタスクを行う場合に最大のメリットは、同時に複数のタスクをこなせること。特に、納期や作業内容が同じタスクなら対応しやすく、そもそも複数の作業を同時に進めるという特性から突発的な依頼にも対応しやすくなるでしょう。仕事を依頼しやすい、相談しやすいといった状態は、円滑なコミュニケーションの軸になります。

仕事の全体像を把握できる

マルチタスクを行うことで、視野が広がり仕事の全体像を把握しやすくなるメリットにも期待できます。シングルタスクではひとつの作業に集中しますが、複数のタスクを同時に進めることで関連性や新たな気付きを得られることも。しっかり仕事の本質や全体像を把握できれば、仕事の効率化につながります。

マルチタスクを苦手と感じやすい人の特徴

マルチタスクは複数の仕事を同時に進めるため、「ひとつの作業に集中したい」「納得行くまで仕上げたい」といった人は苦手と感じやすいようです。ここでは、マルチタスクを苦手と感じやすい人の特徴をまとめました。

仕事へのこだわりが強い

仕事へのこだわりが強い場合と、自分が納得いくまで仕事を続ける傾向が強まるため、複数の仕事を同時に進めるのは苦手に感じやすいようです。こだわりが強い方は、ひとつの作業に集中できるシングルタスクが向いています。

完璧主義

担当した仕事を完璧にこなしたいと考える人も、マルチタスクを苦手と感じやすいようです。自分のペースを重視しており、急な依頼や作業を中断することをストレスと感じる場合は無理にマルチタスクを取り入れなくても良いでしょう。

マルチタスクをうまく活用する方法

マルチタスクは仕事に必須のスキルではありませんが、うまく活用することで作業効率のアップや業務優先度の把握に役立ちます。

担当タスクを書き出して把握する

マルチタスクを活用するには、担当しているタスクを書き出して把握することが大切。そのうえで「シングルタスクを効率よく終わらせていく」と考えてみましょう。
作業としてはマルチタスクでも、実際には「シングルタスクがたくさんある」「マルチタスクをシングルタスクに細分化する」といったイメージを持つことが大切です。

時間を区切ってタスクに取り組む

期限を決めずにマルチタスクに取り組んでも、切替のタイミングで迷うこともあるはず。うまく活用するには、1週間で使える作業時間を2時間で区切り、2時間ごとに細分化したタスクを実行します。
なお、区切る時間は必ずしも2時間である必要はありません。「「ポモドーロ・テクニックとは?うまく活用して集中力と生産性をアップ!」で紹介しているように、25分ごとに5分の休憩を挟むなど、実行する作業内容と自分が集中できる時間から決定してもOK。ただし、1週間で実行すべきタスクが終わらなければキャパオーバーの可能性が高いため、優先度の低さから調整する必要があります。

関連するタスクや作業はまとめて行うようにする

実行するタスクを洗い出す、関連性の高い作業や同じ作業はまとめて実行します。電話やメールなどの連絡作業、まとめて行う時間は必要ない小さなタスクなどは、集中して終わらせるのが作業効率化のポイント。小さなタスクをまとめて対応してしまえば、作業に集中しやすくなります。

タスク管理ツールの導入

デジタルでもアナログでも、マルチタスクを行う場合は管理できるツールを活用するのがおすすめです。手帳やメモにタスクと計画を書き記しておく、カレンダーアプリに登録して必要なファイルや資料を添付しておくなど、自分が作業しやすい方法を探しましょう。
タスク管理ツールを導入することで、自分の抱えている作業とその進捗状況を可視化できるようになります。また、仕事の優先度の把握や情報共有の円滑化なども叶うでしょう。

自分にできる限りのことをして効率化を図ったり上司に相談したりしているにも関わらず状況が改善されず、一人では対処しきれないほど仕事が山積みの状態が続いている、働いている会社がマルチタスクを推奨するブラック企業体質の恐れがあるという場合は、転職も視野に入れることをおすすめします。
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