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マルチタスクとは、複数の作業を同時かつ短時間で切り替えながら平行して行うこと
マルチタスクとは、複数の作業を同時に進める仕事のやり方です。仕事の全体像が把握しやすくなったり、複数の作業を同時に進められたりする一方で、生産性が下がる、切り替えが難しくなるといった意見も見かけます。マルチタスクを使いこなすためには優先順位の付け方や資料・情報の整理、素早い切り替えが大切です。このコラムでは、マルチタスクのメリットとデメリット、マルチタスクをうまく活用するコツを紹介しています。
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監修者：後藤祐介キャリアコンサルタント
一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！
京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。
マルチタスクとは？意味を解説
マルチタスクとは、複数の作業を同時、または短時間で切り替えながら平行して行う作業を意味します。業務の合間に何度も仕事のメールを返信する、会議に出席しながら別のタスクの資料を確認するなど、2つ以上の作業を同時に進行している状態が「マルチタスク」です。
マルチタスクの対義語は「シングルタスク」
シングルタスクとは、ひとつの作業を集中して行うこと。マルチタスクの対義語として使用されます。実行している作業が終わるまではほかのタスクに手を出さないことから、集中力を必要とする仕事やじっくり取り組む必要のある作業に向いているでしょう。
マルチタスクとシングルタスクの使い分け
マルチタスクとシングルタスクは、業務の優先度や協働者の有無で使い分けるのがおすすめ。たとえば、緊急性の高い業務があるにもかかわらず複数の仕事を同時に進めるマルチタスクを実行してしまうと、緊急性の高い業務を完了させるまでに時間がかかってしまいます。
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マルチタスクを実施するメリット
マルチタスクを行う最大のメリットは、複数の仕事を同時に進められること。また、複数の仕事を同時に進める特徴から、急な依頼にも対応しやすくコミュニケーションが円滑になるメリットにも期待できるでしょう。業務を効率良く進める方法を知りたい方は「仕事の進め方が上手い人とは？効率を上げる方法も紹介」もあわせて参考にしてください。
複数の仕事を同時にこなせる
マルチタスクを行う最大のメリットは、同時に複数のタスクをこなせること。特に、納期や作業内容が同じタスクなら対応しやすく、そもそも複数の作業を同時に進めるという特性から突発的な依頼にも対応しやすくなるでしょう。仕事を依頼しやすい、相談しやすいといった状態は、円滑なコミュニケーションの軸にもなります。
仕事の全体像を把握できる
マルチタスクを行うことで、視野が広がり仕事の全体像を把握しやすくなるメリットにも期待できます。シングルタスクではひとつの作業に集中しますが、複数のタスクを同時に進めることで関連性や新たな気づきを得られることも。しっかり仕事の本質や全体像を把握できれば、仕事の効率化につながります。
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マルチタスクによるデメリット
近年、マルチタスクは生産性の低下につながるという意見もあがっているようです。複数のタスクを同時に進めることで、切り替えや作業内容の再確認といった時間ロスが増えるのは、マルチタスクのデメリットといえるでしょう。
生産性の低下
マルチタスクは複数のことを同時並行で行う「ながら」状態になってしまうため、集中力に欠け結果的に作業効率が下がるともいわれています。また、作業の切り替えがうまくいかないと、進捗や対応を思い出す時間が必要となったり、焦りがストレスになったりして、生産性の低下につながる可能性もあるでしょう。
作業停滞の原因になり得る
複数の作業を同時に進行するため、マルチタスクでは作業の終了時間を想定しづらくなるデメリットがあります。シングルタスクの見積もりで作業を進めてしまうと、切り替えや作業の確認時間といったロスタイムによって想定を超えてしまう可能性も。また、ひとつの作業が滞ってしまうと全体の作業が停滞してしまう恐れもあります。
マルチタスクが向いている人の特徴
マルチタスクはいくつもの仕事を同時にこなさなければならないため、得意不得意が分かれやすい仕事の方法といえます。業務の優先度を判断できたり、スムーズに切り替えができたりする人は、マルチタスクに向いている傾向があります。
仕事の優先順位を決められる
マルチタスクが得意な人は、仕事の優先順位を適切に決められる能力があります。複数の仕事を同時に行う必要が出たとき、まず考えるのが優先順位。納期や仕事量などをチェックして、「優先度は低いけど時間がかからないから先に終わらせる」「優先度が高く緊急性も高いので最優先にする」といった判断ができれば、マルチタスクをこなしながら仕事を終えられるでしょう。
切り替えがスピーディ
マルチタスクができる人は、プロジェクト間の切り替えが早い特徴もあります。異なる業務を行う際、手順や勝手が変わることも珍しくありません。マルチタスクが得意な人は、この切り替え作業が早く、すぐに別のプロジェクトの状況把握ができます。そのため、マルチタスクであっても無駄な確認時間が生まれず、効率良く業務を進められるでしょう。
周囲が整理整頓されている
マルチタスクで複数の業務を同時進行する場合、スケジュールや情報の整理が欠かせません。また、プロジェクトによって必要な情報が異なるため、混同しないよう情報を分けて保管しておくことが大切です。身の回りの物や情報が整理整頓されている人は、マルチタスクに向いている可能性が。スムーズなプロジェクト管理が行えるでしょう。
マルチタスクを苦手と感じやすい人の特徴
マルチタスクは複数の仕事を同時に進めるため、「ひとつの作業に集中したい」「納得いくまで仕上げたい」といった人は苦手と感じやすいようです。こだわりが強い方は、ひとつの作業に集中できるシングルタスクが向いています。急な依頼や作業を中断することをストレスと感じる場合は、無理にマルチタスクを取り入れなくても良いでしょう。
マルチタスクをうまく活用する方法
マルチタスクは仕事に必須の能力ではありませんが、うまく活用することで作業効率のアップや業務優先度の把握に役立ちます。ここでは、より効率よく仕事を進めるため、マルチタスクを活用する方法をまとめました。
担当タスクを書き出して把握する
マルチタスクを活用するには、担当しているタスクを書き出して把握することが大切。そのうえで「シングルタスクを効率良く終わらせていく」と考えてみましょう。
作業としてはマルチタスクでも、実際には「シングルタスクがたくさんある」「マルチタスクをシングルタスクに細分化する」といったイメージを持つことが大切です。
時間を区切ってタスクに取り組む
期限を決めずにマルチタスクに取り組んでも、切り替えのタイミングで迷うこともあるはず。うまく活用するには、1週間で使える作業時間を一定の時間で区切り、その時間内ごとに細分化したタスクを実行するのがおすすめです。
ただし、1週間で実行すべきタスクが終わらなければキャパオーバーの可能性が高いため、優先度の低いタスクから調整する必要があります。
関連するタスクや作業はまとめて行う
実行するタスクを洗い出し、関連性の高い作業や同じ作業はまとめて実行します。電話やメールなどの連絡作業、1件ずつはさほど時間のかからない小さなタスクなどは、集中して終わらせるのが作業効率化のポイント。小さなタスクをまとめて対応してしまえば、作業に集中しやすくなります。
タスク管理ツールを導入する
デジタルでもアナログでも、マルチタスクを行う場合は管理できるツールを活用するのがおすすめです。手帳やメモにタスクと計画を書き記しておく、カレンダーアプリに登録して必要なファイルや資料を添付しておくなど、自分が作業しやすい方法を探しましょう。
タスク管理ツールを導入することで、自分の抱えている作業とその進捗状況を可視化できるようになります。また、仕事の優先度の把握や情報共有の円滑化なども叶うでしょう。
マルチタスクは転職面接での自己PRにもなる
効率的に複数の業務を進められるマルチタスクは、多くの企業で必要とされるスキルです。そのため、マルチタスクができる人材は重宝されるでしょう。
マルチタスクの能力を面接でアピールする際は、マルチタスクのスキルによって成果がでた具体的なエピソードを伝えるのがポイント。また、業務にどのように応用して事業に貢献していけるか、将来入社したあとの活用方法も盛り込めると、より印象に残りやすいアピールが可能です。
ハタラクティブでは、専任のキャリアアドバイザーが、一人ひとりの希望に沿った働き方や仕事内容をカウンセリングの上、優良企業をご紹介しています。現在の職場で続けるべきなのか、転職した方が良いのかといったお悩みにも的確にアドバイスいたしますので、まずはお気軽にご相談ください。
マルチタスクと仕事に関するFAQ
ここではマルチタスクに関連する悩みや疑問点にQ&A方式で回答していきます。
マルチタスクは複数の業務を同時に行うため、業務の効率化が期待できます。また複数のプロジェクトを進めるため、業務の全体像をつかみやすいこともメリットの一つです。
うまく同時進行ができれば業務の効率が上がりますが、トラブルが起きた際にすべての業務が停滞してしまうリスクもあります。自分のタスク処理能力を把握し、無理のないスケジュール設定で行うことが大切です。仕事がさばけずキャパオーバーになってしまった場合の対処方法は「キャパオーバーとはどんな状態？起こる原因と5つの対処法」をチェックしてみてください。
シングルタスクにもメリットはあります。
ひとつの作業だけに取り組むことで集中力を維持しやすい、タスク管理がしやすいなどが特徴です。業務の切り替えをする必要がないため、一点集中で業務を終わらせたい方はシングルタスクが向いているでしょう。
