仕事の効率化にマルチタスクは本当に必要？

少し前まで、仕事の効率化には「マルチタスク」が良いとされてきました。しかし近年では、同時作業は効率的な方法ではないという認識が周知されているようです。当コラムで「マルチタスク」に対する認識を改め、仕事のやり方について見直してみませんか？多忙でたくさんのタスクを抱えている方は、ぜひ参考にしてください。

◆マルチタスクとは

マルチタスクとは、複数の作業を同時、または短時間で切り替えながら平行して行うことです。
以前は、マルチタスクは効率の良い仕事の方法だとされ、マルチタスクができる人が有能なビジネスパーソンだといわれていました。しかし今は、1つの作業に集中した方が生産性が上がり、作業量が増えるなど、マルチタスクに対する認識は変化しています。

それどころか、マルチタスクは脳に重篤な影響を及ぼすとさえいわれています。
例えば、携帯やスマホを見ながらの歩行や危険運転、テレビを観ながらの勉強なども、マルチタスクに該当します。

しかし、仕事が忙しくたくさんの仕事を抱えている人の中には、「同時に複数のタスクをこなさなければ仕事が終わらない」という人もいるのではないでしょうか。業務の隙間を縫って何度も仕事のメールを返信したり、会議に出席しながら別のタスクのPC画面を開いたり、情報収集のためにたくさんのタブを開き、気づけばネットサーフィンをしていたり…これらの行為は、一度に幾つもの仕事をこなしていて効率的に思えるかもしれません。しかし実は逆効果で、仕事の生産性を下げることになりかねません。
なぜでしょうか。次の項で考えてみましょう。

◆マルチタスクが与える影響

マルチタスクをしていると、複数のことを同時並行で行う「ながら」状態になってしまうため、1つのことに集中できず、常に気が散っているのと同じなのです。
短時間に何度も切り替える必要があるため脳にストレスがかかりやすく、多くの仕事を処理しているようでいて、実は能率が悪く作業スピードも落ちる傾向に。
そもそも人間の脳は、一度に複数の物事を処理するようにはできていないため、いったんマルチタスクで作業を中断してしまうと、集中力が戻るまで時間を要します。1つの仕事に100%の力を発揮できない状態になるだけでなく、中断している仕事が気がかりなることも、脳に負担をかけることになるのです。

◆シングルタスクに切り替えよう！

もし今、たくさんの案件を抱えマルチタスクで仕事がつらいなら、シングルタスクに切り替えることをおすすめします。
シングルタスクのやり方は以下の通り。今すぐにでも実践できることはありそうでしょうか？

・ToDoリストを作り、優先順位の高い仕事から順に着手する

できれば前日の夜に、翌日のToDoリストを作成し、優先度や緊急度の高いものから着手できるよう順番を決めておくと、山積みの仕事を手当たり次第片付けるという非効率的な方法を取らずに済みます。

・似たようなタスクはまとめて処理する

メール送信など比較的短時間で済む作業は、「業務時間の前」と「退社前」など時間を決め、なるべくまとめて集中的に行うようにします。それ以外の時間はメールの受信ボックスや携帯、スマホのメッセージなども開かない方が実は賢明。なぜなら、未読のメッセージがあれば気になり、読んだら今度は内容が気になり、返信すれば先方からさらに返信がくるというように、やりとりが五月雨式になってしまい、その都度別の作業が中断されるからです。デスクの上にスマホを置いて、随時メールやSNSをチェックしている人は要注意です。

・オフの時にもシングルタスクを心がける

テレビを観ながら食事をしない、家族と過ごしている時にスマホを頻繁に触らない、歩きながらスマホ検索をしない、インターネットをする時は時間を決めるなど、普段の生活からシングルタスクを意識してみましょう。

自分にできる限りのことをして効率化を図ったり上司に相談したりしているにも関わらず状況が改善されず、一人では対処しきれないほど仕事が山積みの状態が続いている、働いている会社がマルチタスクを推奨するブラック企業体質の恐れがあるという場合は、転職も視野に入れてはいかがでしょうか。

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