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ビジネスシーンでの「かしこまりました」の使い方とは?

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【このページのまとめ】

  • ・ビジネスシーンでは、相手が自分より目上か目下かによって言葉を使い分ける
    ・事務的になりがちなメールでは、相手との関係性に合った言葉を使うことで良い印象を与えられる
    ・普段間違った言葉を使っていないか、改めて確認しておこう

普段使っている言葉の中には、ビジネスシーンに不向きな言葉もあります。また、間違えて覚えている言葉もあるかもしれません。 
言葉遣いは人の印象を左右する大切なポイントのひとつ。正しい表現や言葉を身につけておくことで、より良い印象を与えられるでしょう。 
ここでは、目上・目下の人に対する表現や、ビジネスシーンで間違えやすい言葉などをまとめました。

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◆ビジネスシーンでの言葉…ちゃんと使えてるかチェックしよう!

ビジネスシーンで「わかりました」という意図を伝えるとき、「了解しました」「了解いたしました」という表現では印象が悪くなってしまいます。
同じ意味を持つ言葉として「かしこまりました」「承知しました」「承りました」などがありますが、ビジネスシーンではどのような表現を用いるのが正解なのでしょうか。

【目下の人に対して使用する表現】

「了解しました」「了解いたしました」という言葉は、自分と同等または目下の人に対して使います。「しました」や「いたしました」がついているため一見丁寧な印象を受けますが、尊敬の言葉にはなっていません。
上司や目上の人に対して使用するのは、絶対に避けましょう。

【目上の人に対して使用する表現】

「承知しました」「承知いたしました」「かしこまりました」という表現は、自分より目上の人に対して使います。ビジネスシーンでよく用いられるため、覚えておきたい表現です。
「承知しました」という表現は「かしこまりました」に比べて堅いイメージが少ないことから、社内外で使い分けるという人も。
また「承りました」は「承知しました」をより丁寧にした言葉です。役員クラスの人や、社外の取引先などから連絡を受けたときに使用すると丁寧な印象を与えることができるでしょう。


◆メールでも「かしこまりました」を使うべき?

メールでも、上司や取引先に対しては「かしこまりました」や「承知しました」を使用するのがビジネスマナーです。
「かしこまりました」に続けて「日程の調整ありがとうございました」「ご期待に沿えるように努力いたします」など、感謝の気持ちや仕事への意欲を一言添えることで、柔らかい印象になるでしょう。

また、とても親しい先輩に対して「かしこまりました」という表現を使うと、きちんとした印象を与える反面、「親しい関係なのに距離を置かれている」「事務的」など違和感を抱く人も。
距離が近い関係ならあえて「了解いたしました」を用いるなど、言葉を選ぶ際は相手との距離感を大切にすると良いでしょう。


◆ほかにもある!気をつけたい言葉一覧

ビジネスシーンにおいて、間違えてしまいがちな言葉には以下のものも挙げられます。

【ご苦労さまです】

ひとつの仕事が終わったとき、退勤するときなど、日常的に使う場面が多いこの言葉は、目下の人に対して使用するのが適切です。
目上の人には「お疲れさまです」を用いるようにしましょう。

【参考になりました】

丁寧な表現に見えますが、「参考」とは「自分の考えを決める際の足しにする」という意味。目上の人に対しては「勉強になりました」と言うようにしましょう。

【すいません】

感謝や謝罪の意味で使われる「すいません」や「すみません」は口語なので、目上の人に対して使用すると失礼にあたります。
また感謝しているのか謝罪しているのかはっきりと分からないため、ビジネスシーンで用いるのは避けたほうがベター。感謝するときは「ありがとうございます」、謝罪は「申し訳ございません」のようにしっかり使い分けましょう。

【~のほう】

「~のほう」とは、方向や方角を示すときや、漠然とした表現をするとき、2つ以上のものを比較するとき、手順を表現するときなどに使う言葉です。
そのため「私のほうで行う」「書類のほうをお持ちした」などは、日本語として不自然なので注意しましょう。

うっかり間違えてしまいがちな表現や言葉はいくつもあります。どんなに気持ちを込めていても、言葉遣いが間違っていると悪いイメージを与えてしまうこともあるでしょう。

特に、短い時間で印象が決まる採用面接では、正しい表現や言葉を使ってより良い印象を与えたいもの。
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