仕事のメールの書き出しは?件名や結びの言葉とあわせて基本マナーを紹介

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この記事のまとめ

  • 仕事メールの件名は「要返信」「依頼」など相手に求める対応を入れ、要件を簡潔に記載
  • メール本文の最初には「相手の社名・部署・役職や肩書き・氏名・敬称」を入れる
  • 本文の書き出しは、「お世話になっております」のような簡潔な挨拶を用いる
  • 仕事メールの基本を身につけると、転職の際にも活用できる

仕事のメールの書き出しにお悩みの方もいることでしょう。このコラムでは、社会人として役立つ、ビジネスメールの基本をご紹介。件名や本文の書き出し、結びの言葉について解説しています。また、退職時の挨拶や、内定通知へのお礼で送るメールについても触れています。ビジネスメールの基本を身につけ、仕事や就職活動などさまざまなシーンで活用しましょう。

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仕事のメールの基本とは?

ビジネスメールといっても、社外か社内か、上司か同僚かなど、相手やシーンはさまざまです。まずは、どのメールにも必要である「件名」と「本文」の基本的なポイントから押さえましょう。

件名

件名は要件を簡潔に伝えましょう。また、初めて送る相手には自身の名前を入れたり、「要返信」「依頼」など相手に求める対応も入れたりと、伝わりやすく工夫するのが大事です。

本文

本文では、最初に「相手の社名・部署・役職や肩書き・氏名・敬称」を書きます。社名と部署名の後に、それぞれ改行を入れるとよいでしょう。そのあとに書き出し、内容、結びの言葉が続きます。

書き出し

書き出しでは、「お世話になっております」のように簡潔な挨拶を用いましょう。そのあとに名乗りの文が続きます。併せて、関連コラムの「「いつもお世話になっております」の意味と使い方は?状況別おすすめ表現」も、目を通してみてください。ビジネスで定番の挨拶文である「お世話になっております」の適切な使い方や、状況別の言い換え表現などが解説してあります。

内容

「いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように」の5W1Hを基本に、要件を簡潔にまとめます。また、箇条書きや段落ごとに空行を入れるなど、読みやすくする工夫も大切です。

結びの言葉

基本的に挨拶の言葉で締めます。長くなり過ぎないように注意して、「何卒、よろしくお願いいたします」「ご返答いただけると幸いです」「ご確認よろしくお願いいたします」など、送る内容に合わせて挨拶を使い分けてください。メールの最後に付ける署名には、「会社名・部署・住所・氏名・電話番号・メールアドレス」など、送信者の情報を入れましょう。

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転職にもメールは必要

転職の際には、退職する会社への挨拶や内定通知を貰った会社へのお礼などで、メールを送ることもあるでしょう。以下に、注意点をまとめています。

退職時の挨拶メール

これから退職する予定の方は挨拶メールを送りましょう。退職時のメールは、取引先や社内の人など、メールを送る相手がたくさんいます。以下のポイントを参考にして、円満に退職を進めましょう。

挨拶のメールを送るタイミング

一般的には、取引先は退職日の2〜3週間前、社内メールは最終出社日を目安に挨拶のメールを送ると良いでしょう。しかし、会社によってはルールを設けている場合もあるため、上司への確認が必要です。

社内に一斉送信する場合

「Bcc」に送付先を入力し、アドレスの一覧が表示されないよう配慮しましょう。

個別に送信する相手

お世話になった先輩や上司など目上の立場にある方、また、社外の人や懇意にしている相手には、個別に挨拶のメールを送るのが望ましいです。

退職メールの内容の書き方については、「例文付き!好印象な退職の挨拶メールの内容と書き方」で詳しく解説してありますので、参考にしてください。

内定通知に対するお礼メール

内定通知を貰った際も、お礼のメールが必要です。通知のメールを受け取った際は、以下のポイントを意識し、なるべく早く返信しましょう。

件名は変更しない

内定通知のメールの件名は、変更せずに返信しましょう。採用担当者は日々多くのメールを受け取っています。お礼のメールを送るときは「Re:企業からの件名」とし、件名を変更せず、本文引用符付きの履歴を残しておきましょう。採用担当者がメールを見つけやすくなります。

書き出しは内定連絡に対する簡潔なお礼

本文の書き出しは「内定のご連絡ありがとうございます」のように、簡潔でシンプルなものが良いです。2文程度の長さを心掛けましょう。

入社後もしくは入社に向けて何をしていくか

入社後の抱負、入社日に向けてどんな努力をするかなど、仕事に対する意欲を書きましょう。

締めの挨拶

「今後ともご指導のほどよろしくお願い申し上げます。」などの一文を、これからお世話になりますという気持ちで書きましょう。

内定通知メールへの返信は必須!承諾・保留する際の例文をご紹介」では、内定通知メールへ返信する際のポイントや例文が紹介してあるので、チェックしてみてください。例文を参考にしつつ、自分の気持ちを込めたお礼のメールを書きましょう。

仕事で送るメールは、相手や場面に合わせた注意点を押さえることが大切です。正しいメールは、良好な仕事関係を築くことにも繋がります。また、仕事のメールはビジネスマナーの1つです。正しいメールの書き方を身につけておけば、さまざまなビジネスシーンで役立つでしょう。

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