書き出しから学ぶ!仕事のメールマナー

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2016/08/27

仕事で使うメールにはどんなマナーがあるのでしょうか。当コラムでは、正社員になった後も役立つ、ビジネスメールの知識をお教えします。書き出し、本文、結びの言葉、それぞれの書き方を身につけ、仕事や就職活動でビジネスメールを活用しましょう。

■好印象なビジネスメールとは?

一概にビジネスメールといっても、社外か社内か、上司か同僚かなど、相手やシーンは様々。まずは、どのメールにも使える基本的なポイントから押さえましょう。

▼件名

件名は要件を簡潔に伝えましょう。また、自身の名前や、「要返信」、「依頼」など、相手に求める対応を入れ、伝わりやすく工夫するのが大事です。

▼本文

・書き出し

「相手の社名・部署・役職や肩書き・氏名・敬称」を最初に書きます。社名と部署名の後に、それぞれ改行を入れるとよいでしょう。
書き出しには「お世話になっております」など、簡潔な挨拶を用います。その後、名乗りの文を書きましょう。

・内容

「いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように」の5W1Hを基本に、要件を簡潔にまとめます。また、箇条書きや段落ごとに空行を入れるなど、読みやすくする工夫も大切です。

・結びの言葉

基本的に挨拶の言葉で締めます。長くなり過ぎないように注意して、「何卒、よろしくお願い致します」や「ご返答いただけると幸いです」、「ご確認よろしくお願い致します」など、送る内容に合わせて挨拶を使い分けてください。
メールの最後に付ける署名は、「会社名、部署、住所、氏名、電話番号、メールアドレス」など、送信者の情報を入れましょう。

■転職にもメールは必要

▼退職時

これから退職する予定の方は挨拶メールを送りましょう。退職時のメールは、取引先や社内の人など、メールを送る相手が沢山います。以下のポイントを参考にして、円満に退職を進めましょう。

・挨拶のメールを送るタイミング

取引先は退職日の2~3週間前、社内用のメールは最終出社日を目安に挨拶のメールを送ると良いでしょう。また、メールを送るタイミングについては、会社によってルールを設けている場合もあるため、確認が必要です。

・社内に一斉送信する場合

「Bcc」に送付先を入力し、アドレスの一覧が表示されないよう配慮しましょう。

・個別に送信する相手

社外の人や上司、懇意にしている相手には個別に挨拶のメールを送るのが望ましいです。

▼内定通知に対するお礼

内定通知を貰った際は、お礼のメールが必要です。通知のメールを受け取った際は、以下のポイントを意識し、なるべく早く返信しましょう。

・件名、本文の書き出しは内定連絡に対する簡潔なお礼

「内定のご連絡ありがとうございます」など、件名はシンプルなものが良いです。書き出しは、2文程度の長さにしましょう。

・入社後もしくは入社に向けて何をしていくか

入社後の抱負、入社日に向けてどんな努力をするかなど、仕事に対する意欲を書きましょう。

・締めの挨拶

「今後ともご指導のほど~」など、これからお世話になりますという気持ちで書きましょう。

ネット上で見つかる例文は参考程度にとどめ、自分の気持ちを込めて書くことが大事です。


仕事で送るメールは、相手や場面に合わせて使い分けることが大切です。正しいメールは、良好な仕事関係を築くことにも繋がります。また、メールマナーは、第二新卒者に求められるビジネスマナーの1つ。正しいメールの書き方を身につけておけば、正社員として入社した後も役立つでしょう。

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