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企業のメールへの返信マナーは?間違えやすい言葉遣いの例

ハタラクティブは20代
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特化した就職支援サービスです。

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【このページのまとめ】

  • ・就活中は選考の詳細確認や面接のスケジュール調整のために「メール」を使うことがある
    ・企業からのメールに返信するときは、24時間以内にできるだけ早く行う
    ・返信メールは、件名を変更しない、引用メールにする、署名を記載するのがポイント
    ・間違った言葉遣いに気をつける、敬語の過度な使用はくどい印象になるので注意が必要

就活中に企業からメール連絡が来たら、どのように返信すれば良いのでしょうか?
普段からビジネスマナーを意識していないと、突然のメールにどう対処してよいか困惑してしまう人もいるようです。
当コラムでは、メールの基本的なマナーや「面接の日程調整メール」への返信方法について詳しくご紹介。
学生やフリーターなど、社会人経験のない方向けに、分かりやすく解説します。

◆就活で企業とメールでやりとりするシーンとは?

就職活動中は、選考の詳細確認や面接のスケジュール調整のために「メール」を使うことがあります。
以前は、電話連絡や手紙による案内が主流でしたが、最近はメールでのやりとりがほとんど。
メールを送るタイミングとしては、書類選考を通過した応募者に対して企業が面接の日程や場所などの詳細を記載したメールを送る、いわゆる「日程調整メール」が多く、日程が合う合わないに関わらず返信をするのがマナーです。

メールは、パソコンやスマートフォンがあれば、いつ、どこでも見ることができ、送るのも簡単という気軽さがある反面、ちょっとした誤りが失礼な対応になってしまうことがあります。
そのため、企業から届いたメールに返信するときは、失礼のないようにマナーを守ることが大切です。

また、メールのやりとりは基本的なビジネスマナーのひとつ。
就活中だけ覚えておけば良いというものではありませんので、この機会にきちんと身につけておきましょう。

◆メール返信する際のポイント

企業からメールが来たら、返信はできるだけ早く、遅くとも24時間以内に行うのがマナーです。
メールを送る時間帯は、企業の営業時間を考慮した午前9時頃から午後10時頃までにするのが無難。
深夜や早朝は「こんな時間に何をやっているの?」という印象を持たれる恐れもあるので、できるだけ避けましょう。

また、すぐに日程の確認が取れず、24時間以内に答えられそうにない場合は、「〇〇日までに改めて返信いたします」という旨をあらかじめメールで伝えておくのが理想です。
事情があり、24時間以内にメールに気付かなかった場合は「返信が遅くなり、大変失礼いたしました」とお詫びの一言を入れてから、内容に触れるようにしましょう。

◆日程調整メールへの返信の仕方

日程調整メールに対する返信メールを作成するときは、いくつかのマナーを守るようにしましょう。

・件名は変更しない

返信メールを作成するときは、件名に「Re:」を付けたままおくるのがマナーです。
採用担当者は多数の応募者とメールのやり取りをします。
そのため、件名を変えてしまうとかえって分かりづらくなり、見落としの原因にもなりかねません。
メールのやりとりを繰り返し、あまりにも「Re:Re:Re:Re:Re:…」と続いてしまうときは、本来の件名が見づらくなってしまうので、「Re:」をひとつにすると、すっきりします。

・引用返信する

日程調整メールに返信をするときは、過去のやりとりを残したまま「引用返信」するのが基本です。
スケジュール調整などで何度もメールのやりとりを重ねた場合、引用返信するとやりとりの経緯が見られるため、過去のメールをわざわさ探す必要がなくなります。
ミスや認識の違いなどを防ぐためにも、やりとりの全文を残したままにしておきましょう。

・署名は最後に記載

メールの最後に署名を入れるのを忘れないように気をつけましょう。
署名は、氏名、住所、電話番号、メールアドレスの順に書くのが一般的。
大学名や学部は氏名の前に記載しましょう。

◆日程調整メールの例文

「返信メールのイメージがしにくい…」という人は例文を参考にしてみるのもひとつの方法です。
提示された日程で大丈夫な場合、提示された日程では都合が悪い場合について、例文をご紹介します。

【提示された日程で大丈夫な場合】

○○株式会社
人事部 〇〇様 

お世話になっております。〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇と申します。
面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
下記日時に、お伺いします。

  ◯月◯日 ◯時◯分

お忙しいところ誠に恐れ入りますが、当日は何卒よろしくお願い申し上げます。

〇〇大学〇〇学部〇〇学科4年
〇〇〇〇(氏名)
〇〇県〇〇市~(住所)
〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇(電話番号)
〇〇〇〇@××.××(メールアドレス)

【提示された日程が無理な場合】

〇〇株式会社
人事部 〇〇様 

お世話になっております。〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇と申します。
面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

大変申し訳ありませんが、ご提示いただいた日程は〇〇のため(面接に行けない理由)、 貴社にお伺いすることができません。
つきましては、以下の日程で再度面接日をご調整いただければ幸いです。

  ・◯月◯日 終日
  ・◯月◯日 ◯時~◯時
  ・◯月◯日 ◯時以降  (候補日を複数用意しておく)

お忙しいところ誠に恐縮ですが、ご検討いただきますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

〇〇大学〇〇学部〇〇学科4年
〇〇〇〇(氏名)
〇〇県〇〇市~(住所)
〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇(電話番号)
〇〇〇〇@××.××(メールアドレス)

例文はあくまでも「参考程度」と捉えておくことが大切です。
必ずしも例文と同じ状況とは限りませんので、何も考えずにそのまま引用しないように注意しましょう。

◆敬語や言葉遣いにも注意しよう!

敬語は普段使い慣れていないと、間違った表現になかなか気付けないのではないでしょうか。
ここでは、日程調整メールのやりとりで気をつけたい敬語表現や言葉遣いについてまとめました。

【注意すべき言葉遣い】

・(正)お世話になっております (誤)お世話になります
日程調整メールの段階ではすでに「お世話になっている」という現在進行系が正しい表現です。
「お世話になります」は未来形なので、初対面でこれからお世話になる場合や入社初日の挨拶などで使うのがふさわしいでしょう。

・(正)伺います (正)お伺いします (誤)お伺いいたします (誤)お伺いさせていただきます
「~させていただく」「いたします」の使い方を間違うと、「くどい表現」になるので注意しましょう。
ここでは、「伺う」という謙譲語に加えて「いたします(敬語)」や「いただく(謙譲語)」を使うと二重敬語に。
「伺います」で十分丁寧な言葉遣いになります。
また、「お伺いします」は二重敬語ですが、一般化している表現なので問題なく使用可能です。

・(正)承知しました (誤)了解しました
「了解しました」という言葉にはカジュアルなイメージがあり、敬意が感じられないという人もいるので、ビジネスシーンでは「承知しました」を使用するのが一般的です。

・(正)貴社 (誤)御社
どちらも同じ意味を表しますが、口頭で話すときは「御社」、手紙やメールの場合は「貴社」を使用します。
「貴社」という言葉の音には「帰社」や「記者」などの同音異義語が多く存在しています。
「どのキシャ?」とならないように、口頭では「御社」を使い、使い分けるようにしましょう。

◆企業とのやりとりが不安な人はエージェントへ相談してみよう

社会人経験がない人にとって、企業とのやりとりは、使い慣れないビジネスマナーや言葉遣いに注意する必要があるため、なかなか難しいもの。
「日程調整メール」に返信するだけでも、「これで良いのだろうか…?」と不安になる人は少なくないようです。

就活のマナーが分からない、という人は就職エージェントのハタラクティブを活用してみてはいかがでしょうか。
ハタラクティブは、20代の若年層向けに、希望に沿った求人紹介や就活に関するアドバイスをしています。
企業との交渉代行サービスや、応募書類の添削、面接対策など、さまざまなサービスを利用できるため、就職活動をスムーズに進められます。
1人では今後の就職活動が不安、就活に対する不安や疑問がある、という人はぜひお気軽にハタラクティブまでご相談ください!

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