企業メールへの返信マナーを解説!時間や日程調整を伝える際の例文も紹介

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【このページのまとめ】

  • ・就職活動で行う企業への返信メールの多くが、「日程調整」である
  • ・企業にメールを返信する際には件名や内容、返信するタイミングにも注意が必要
  • ・企業に返信メールを送る際にはその状況に合った件名や挨拶文、締めの言葉にする
  • ・企業への返信メールでは、ビジネスマナーを意識し言葉遣いにも注意する
  • ・企業とのやり取りが不安な方は、就職エージェントに相談してみるのも一つの手

就活中に企業からメール連絡が来たら、どう返信すれば良いか分からない方も多いのではないでしょうか。企業宛のメールは、普段からビジネスマナーを意識していれば、スムーズに対処できるようになります。
このコラムでは、企業メールに返信する際の基本的なマナーや注意すべきポイントなどを詳しく解説。また、面接の日程調整メールをはじめ、就活時に関するメールの例文を多数紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。

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就活で企業とメールでやりとりするシーンとは?

就職活動中は、選考の詳細確認や面接のスケジュール調整のために「メール」を使うことがあります。
以前は、電話連絡や手紙による案内が主流でしたが、最近はメールでのやりとりがほとんど。
メールを送るタイミングとしては、書類選考を通過した応募者に対して企業が面接の日程や場所などの詳細を記載したメールを送る、いわゆる「日程調整メール」が多いでしょう。日程調整メールは、日程が合う合わないに関わらず返信をするのがマナーです。
メールは、パソコンやスマートフォンがあれば、いつ、どこでも見ることができ、送るのも簡単という気軽さがある反面、ちょっとした誤りが失礼な対応になってしまうことがあります。
そのため、企業から届いたメールに返信するときは、失礼のないようにマナーを守ることが大切です。
また、メールのやりとりは基本的なビジネスマナーのひとつ。就活中だけ覚えておけば良いというものではありませんので、この機会にきちんと身につけておきましょう。
就活メールのマナーについては、「就活メールはどう書く?返信や件名など各項目ごとの書き方と注意点を解説!」「面接の日程調整メールはどう返す?ビジネスメールの基本」の記事でも解説しています。こちらもあわせてチェックしてみてください。

メール返信する際の8つのポイント

メールのやり取りは、基本的なビジネスマナーのひとつです。そのため、企業側はメール連絡の時点から学生の人柄などを見ている可能性があります。
以下では、特にメール返信を行う際のポイントを8つ紹介していきますので、ぜひ参考にしてください。

1.適切な時間帯に返信する

就職活動の際には、企業へメールを返信する時間帯に注意しましょう。
その理由としては、企業の採用担当者が、受信したメールを携帯電話やスマートフォンに転送・通知されるように設定している可能性があるためです。早朝や深夜、あるいは休日に返信することは避け、企業の就業時間中に返信するようにします
もし、平日の日中にメール返信することが難しい場合には、メールの送信予約機能などを活用するのがおすすめです。

2.メールを見たら素早く返信する

基本的にメールの返信は、企業からのメールを確認できたタイミングで返信するようにします。
もし、都合がつかず返信が遅くなってしまった場合には、24時間以内に返信するように心掛けましょう
また、日程調整が必要な場合には、すぐに企業へ返信できない時もあります。その時には、取り急ぎの返信を行い、後日に改めて連絡することを伝えるようにしましょう。

3.件名のReはそのまま残す

返信メールを作成するときは、件名に「Re:」を付けたまま送信するのがマナーです。
採用担当者は多数の応募者とメールのやり取りをします。そのため、件名を変えてしまうとかえって分かりづらくなり、見落としの原因にもなりかねません。
メールのやりとりを繰り返し、あまりにも「Re:Re:Re:Re:Re:…」と続いてしまうときは、本来の件名が見づらくならないよう、「Re:」をひとつにするとすっきりします

4.書き出しの挨拶は自分の名前も入れる

企業からのメールに返信する際には、宛先の次に書き出しの挨拶が必要になります。この挨拶には、学生自身の名前も書くようにしましょう。
具体的には、初めての返信時は「お世話になります」2回目以降では「お世話になっております」と挨拶し、そして自身の名前をフルネームで書きます。
また、名乗る際に、所属している学校・学部・学科名もあわせて書いておくとより丁寧な印象になるでしょう。

5.引用返信する

日程調整メールに返信をするときは、過去のやりとりを残したまま「引用返信」するのが基本です。
スケジュール調整などで何度もメールのやりとりを重ねた場合、引用返信するとやりとりの経緯が見られるため、過去のメールをわざわさ探す必要がなくなります。
ミスや認識の違いなどを防ぐためにも、やりとりの全文を残したままにしておきましょう。

6.締めの挨拶は必ず添える

人材募集を行っている企業の場合、日々、多くの学生とメールのやり取りがあります。そうした多忙な相手に、メール対応してくれていることへの感謝の気持ちを締めの挨拶として添えるようにしましょう。
たとえば、「ご多用のおり恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます」「ご多忙のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます」といった挨拶になります。

7.正式名称で宛先を書く

企業へメールの返信を行う際には、本文のはじめに相手の企業名・所属部署・名前などの宛先を忘れずに書きましょう。その理由としては、受け取った相手が「自分に送られてきたものなのか」をひと目で把握できないからです。
ビジネスシーンでは、同報送信といった1つの文面を複数の宛先に同時に送ることがあるため、本文の文頭に宛先が入っていることで、自分へのメールと認識することができます。
また、宛先が株式会社などの法人格の場合には、略さず記載するように心がけましょう。たとえば、(株)は株式会社、(有)は有限会社となります。

8.署名は自分の連絡先を入れる

企業への返信メールの仕上げとして、メールの文末に署名を記載しておきましょう。
署名には、自分の名前だけでなく、所属している大学や学部・学科名・学年、また電話番号やメールアドレスも入れておくのがおすすめです。

電話番号は日中に連絡できる番号にし、メールアドレスはプライベートのものよりも大学で配布されたアドレスが良いでしょう。大学のメールアドレスは、アドレスの末尾が大学名となっているため、企業側もアドレスを見ただけで、どこの大学生なのか判断しやすくなります。
また、署名については、署名であることがはっきりと伝わる必要があります。そのため、「ー」や「=」などの記号を活用し、署名内容を区切って作成しておくのが良いでしょう

企業へ返信する日程調整メールの例文

「返信メールのイメージがしにくい…」という人は例文を参考にしてみるのもひとつの方法です。
提示された日程で大丈夫な場合、提示された日程では都合が悪い場合について、例文をご紹介します。

提示された日程で大丈夫な場合

××株式会社
人事部 ▲▲様

お世話になっております。××大学××学部××学科の××と申します。
面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
下記日時に、お伺いします。

  ×月×日 ■時■分

お忙しいところ誠に恐れ入りますが、当日は何卒よろしくお願い申し上げます。

▲▲大学■■学部××学科4年
△△(氏名)
▲▲県□□市~(住所)
××-××××-××××(電話番号)
△△△@××.××(メールアドレス)

提示された日程が無理な場合

○○株式会社
人事部 △△様

お世話になっております。▲▲大学■■学部××学科の○○と申します。
面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

大変申し訳ありませんが、ご提示いただいた日程は□□のため(面接に行けない理由)、 貴社にお伺いすることができません。
つきましては、以下の日程で再度面接日をご調整いただければ幸いです。

  ・×月×日 終日
  ・×月×日 □時~■時
  ・×月×日 ■時以降(候補日を複数用意しておく)

お忙しいところ誠に恐縮ですが、ご検討いただきますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

▲▲大学■■学部××学科4年
××△△(氏名)
▲▲県□□市~(住所)
××-××××-××(電話番号)
△△△@××.××(メールアドレス)

例文はあくまでも「参考程度」と捉えておくことが大切です。
必ずしも例文と同じ状況とは限りませんので、何も考えずにそのまま引用しないように注意しましょう。

企業へのメール返信に使える11の例文

ここでは、企業へのメール返信の例文(件名については記載なし)を11のシーン別に紹介していきます。就職活動での参考にしてみてください。

1.自分から日程の候補日を提案する場合

▲▲株式会社
人事部 ■■様

お世話になっております。▲▲大学■■学部××学科の□□と申します。

面接の希望日程をお送り致します。
以下に記載しておりますので、ご確認・ご検討いただけますと幸いです。

  ・×月×日 終日
  ・×月×日 □時~■時
  ・×月×日 ■時以降(候補日を複数用意しておく)

また、上記日程での面談が難しい場合には、恐れ入りますが
面接可能な日程をご教示いただけますと有難く思います。

ご多忙のところ、大変恐縮ですが何卒よろしくお願い申し上げます。

▲▲大学■■学部××学科4年
××△△(氏名)
▲▲県□□市~(住所)
××-××××-××(電話番号)
△△△@××.××(メールアドレス)

2.内定承諾の返信をしたい場合

▲▲株式会社
人事部 ■■様

お世話になっております。▲▲大学■■学部××学科の□□と申します。

この度は、内定のご連絡をいただき、誠に有難うございます。
心より感謝申し上げ、謹んで内定をお受けいたします。

これまでの経験を活かし、一日でも早く貴社の戦力になれるよう精進して参ります。
今後もご指導のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

まずはお礼かたがた、ご挨拶を申し上げます。
引き続き、よろしくお願い申し上げます。

▲▲大学■■学部××学科4年
××△△(氏名)
▲▲県□□市~(住所)
××-××××-××(電話番号)
△△△@××.××(メールアドレス)

3.内定を保留する返信をしたい場合

▲▲株式会社
人事部 ■■様

お世話になっております。
内定を頂戴した▲▲大学■■学部××学科の□□と申します。

この度は採用のご連絡をいただき、誠に有難く思います。
貴社からのご評価を大変嬉しく思っております。

すぐにでも内定承諾のお返事をさせていただきたいのですが、
現在、他にも選考を受けている企業があります。
その企業からの話を受けてから、判断させていただきたいと考えております。

貴社に対して、大変魅力を感じておりますが、
貴社に対し失礼のないよう、納得した上で内定のお返事をしたいと思っています。
誠に恐れ入りますが、○月☓日までに回答をお待ちいただくことは可能でしょうか?

こちらの都合で大変申し訳なく思いますが、
ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

▲▲大学■■学部××学科4年
××△△(氏名)
▲▲県□□市~(住所)
××-××××-××(電話番号)
△△△@××.××(メールアドレス)

4.内定承諾前に条件などを再確認する返信をしたい場合

▲▲株式会社
人事部 ■■様

お世話になっております。▲▲大学■■学部××学科の□□と申します。

この度は採用のご連絡をいただき、誠に有難く思います。
貴社からのご評価を大変嬉しく思っております。

前向きに入社を考えておりますが、正式な内定承諾の返事の前に、
ひとつ確認させていただきたいことがあります。
貴社での入社後の働き方(労働条件)について、書面でご回答いただくことは可能でしょうか?

ご多忙のところ、大変恐れ入りますが、ご返信いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

▲▲大学■■学部××学科4年
××△△(氏名)
▲▲県□□市~(住所)
××-××××-××(電話番号)
△△△@××.××(メールアドレス)

5.内定連絡への返信で承諾したが辞退したい場合

▲▲株式会社
人事部 ■■様

お世話になっております。▲▲大学■■学部××学科の□□と申します。

この度、貴社の内定をいただき、誠に有難うございました。
先日、内定承諾書を提出しておきながら、大変非常識なことではありますが、
内定を辞退させていただきたいと考えております。

貴社の皆さまには、貴重なお時間をいただき採用していただいたにもかかわらず、
このような事態となりまして大変心苦しく感じております。

本来であれば貴社へお伺いし、直接お詫びをするべきところではありますが、
メールでの連絡をご容赦いただきたくお願い申し上げます。

最後になりますが、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。

▲▲大学■■学部××学科4年
××△△(氏名)
▲▲県□□市~(住所)
××-××××-××(電話番号)
△△△@××.××(メールアドレス)

6.面接後にお礼をしたい場合

▲▲株式会社
人事部 ■■様

お世話になっております。
本日○時より面接をしていただいた、▲▲大学■■学部××学科の□□と申します。
ご多忙の中、面接の機会をいただき誠に有難うございました。
面接を通してより一層、貴社で働きたいという気持ちが強くなりました。

取り急ぎ、面接のお礼を申し上げたくメール致しました。
末筆ながら貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

▲▲大学■■学部××学科4年
××△△(氏名)
▲▲県□□市~(住所)
××-××××-××(電話番号)
△△△@××.××(メールアドレス)

7.面接を辞退したい場合

▲▲株式会社
人事部 ■■様

お世話になっております。▲▲大学■■学部××学科の□□と申します。

誠に申し訳ございませんが、この度は諸般の事由により、
○月☓日に予定されていた○次面接を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。

貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、
このような身勝手なお願いで誠に申し訳ございません。
何卒、ご容赦いただけますようお願い申し上げます。

また、メールでの連絡となりましたことも、重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍をお祈り申し上げます。

▲▲大学■■学部××学科4年
××△△(氏名)
▲▲県□□市~(住所)
××-××××-××(電話番号)
△△△@××.××(メールアドレス)

8.面接結果を催促したい場合

▲▲株式会社
人事部 ■■様

お世話になっております。
○月☓日に採用面接をしていただいた、▲▲大学■■学部××学科の□□と申します。

先日はご多忙の中、面接のお時間を設けていただき誠に有難うございました。
面接時に、選考結果のタイミングを約1週間後と伺っておりました。
採用担当の皆様が、お忙しいところとは十分に承知しておりますが、
念のために選考状況を確認させていただきたく連絡致しました。

ご多忙の折に大変恐縮ですが、選考結果が出る目安をご教示いただけますと幸いです。
お手数をお掛けしますが、ご確認のほど何卒よろしくお願い申し上げます。

▲▲大学■■学部××学科4年
××△△(氏名)
▲▲県□□市~(住所)
××-××××-××(電話番号)
△△△@××.××(メールアドレス)

9.面接当日に遅刻が想定される場合

▲▲株式会社
人事部 ■■様

お世話になっております。▲▲大学■■学部××学科の□□と申します。

本日、×時×分より採用面接のお約束をしていたのですが、
大変恐れ入りますが、使用している公共交通機関の遅延の影響で、
貴社への到着が遅れてしまいそうです。

到着の予定が×時×分ごろになるのですが、
このまま面接をしていただくことは可能でしょうか。

電車内(あるいはバス車内)で電話できないため、取り急ぎメールで連絡致しました。
通話できる状態になりましたら、改めてお電話致します。

ご多忙の中、ご迷惑をお掛けし大変申し訳ございません。
何卒よろしくお願い申し上げます。

▲▲大学■■学部××学科4年
××△△(氏名)
▲▲県□□市~(住所)
××-××××-××(電話番号)
△△△@××.××(メールアドレス)

10.選考を途中辞退したい場合

▲▲株式会社
人事部 ■■様

お世話になっております。▲▲大学■■学部××学科の□□と申します。

この度、×月×日△時より×次面接のお約束をしておりました。
大変申し訳なく思いますが、面接を辞退させていただきたいと考えております。

お忙しいところ、採用担当者様の貴重なお時間を頂戴していたにもかかわらず、
このような連絡となってしまい申し訳ございません。

面接辞退の理由としましては、先日に別の企業より内々定をいただいたためになります。
企業説明から非常に丁寧にご対応していただき、皆様には大変感謝しております。

本来なら直接、お詫びすべきところですが、メールでの連絡となりましたことを
重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を心よりお祈り申し上げます。

▲▲大学■■学部××学科4年
××△△(氏名)
▲▲県□□市~(住所)
××-××××-××(電話番号)
△△△@××.××(メールアドレス)

11.履歴書や書類の添付メールを送りたい場合

▲▲株式会社
人事部 ■■様

お世話になっております。▲▲大学■■学部××学科の□□と申します。

先日の会社説明会では、貴社の事業や社風について深く知ることができ、
より一層、貴社で働きたい気持ちが強くなりました。

また、説明会でご依頼いただきました履歴書と職務経歴書をお送り致します。
恐れ入りますが、ファイルをご確認いただけますでしょうか。

ご多忙のところ、大変恐縮ですがご査収のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

▲▲大学■■学部××学科4年
××△△(氏名)
▲▲県□□市~(住所)
××-××××-××(電話番号)
△△△@××.××(メールアドレス)

企業メールへ返信するときの6つの注意点

企業に対しメールを送る際には、学生同士や友人同士とのやり取りとは異なるといった意識が大切です。以下では、返信時の心構えや注意する点について紹介していきます。

1.SNSの感覚でメール返信しないことを心掛ける

企業にメールで返信をする際は、SNSとの違いをしっかりと理解しておきましょう。社会人が仕事上で使用する連絡手段は、主に電話かメールになります。たとえば、メールには件名や宛名、さらに署名が必要です。ほかにも、長文になってしまった場合には、相手が読みやすいように改行や段落分けなどを行うといった配慮を忘れずに行いましょう。

2.相手の二度手間にならない文章を心掛ける

企業にメールを返信する際は、二度手間を防ぎましょう。
企業とのメールでは、メール上のマナーを意識することが大切です。そのため、メールを返信する前には忘れずに内容をチェックする習慣を身につけておくことがポイント。過不足のない回答であること、記載してある内容に誤りがないことを確認しましょう。
また、「過剰な」敬語や挨拶文で、肝心の本文が埋もれてしまわないように注意しておくことも重要です。

3.正しい社名や名前を記入する

企業宛のメールでは、社名や部署名、採用担当者の名前を正しく書きましょう。これは企業宛に限らず、メールを送るどの場面にも共通する基本的なマナーです。返信メールの場合には、受け取ったメールにある署名を忘れずに確認することで、間違いを防ぐことができます。また、送信する前に間違いがないかを再度チェックしておくと良いでしょう。

4.必ず自分のメールアドレスを使う

就職活動の準備として、専用のフリーメールアドレスを取得、あるいは使用するメールアドレスを決めておくようにしましょう。
その理由は、就職活動がスタートすると、企業説明会や企業への応募、面接選考など多くの企業とメールのやり取りを行うようになるからです。
また、公私混同といった印象を与えないために、普段から使用しているプライベートのアドレスや現職の会社のメールアドレスを避けることも大切なポイントになります。

5.適切な改行や段落分けをする

企業とメールのやり取りをする場合には、読みやすさにも気をつけましょう。
多くの採用担当者は、メールをパソコンで送受信しているため、スマートフォンでの表示形式とは異なります。一文が長くなる場合には、適切な位置で改行を行うと良いでしょう
また、内容ごとで段落分けをすると読みやすく、内容を把握しやすいメールになります。

6.装飾文字を使わない

企業へのメール連絡では、メールの用件を把握しやすいシンプルな内容を心掛けましょう。
意欲や熱意を伝えたいために、絵文字や「!」などを使用して、文字を装飾する方がいます。しかし、就職活動中のメールでは、カジュアルな印象や不真面目な印象と映ってしまう恐れがあるので、文字の装飾は避けるのが一般的です。
メール送信時のマナーについては、「書類選考のメールの返信が必要なのはどんな場合?例文やマナーも紹介」の記事でも例文とともにご紹介しています。そちらもぜひチェックしてみてください。

企業メールの返信時には敬語や言葉遣いに注意!

敬語は普段使い慣れていないと、間違った表現になかなか気付きにくいものです。
ここでは、日程調整メールのやりとりで気をつけたい敬語表現や言葉遣いについてまとめました。

・(正)お世話になっております
・(誤)お世話になります

日程調整メールの段階ではすでに「お世話になっている」という現在進行系が正しい表現です
「お世話になります」は未来形なので、初対面でこれからお世話になる場合や入社初日の挨拶などで使うのがふさわしいでしょう。

・(正)伺います、お伺いします
・(誤)お伺いいたします、お伺いさせていただきます

「~させていただく」「いたします」の使い方を間違うと、「くどい表現」になるので注意しましょう。ここでは、「伺う」という謙譲語に加えて「いたします(敬語)」や「いただく(謙譲語)」を使うと二重敬語に。「伺います」で十分丁寧な言葉遣いになります
また、「お伺いします」は二重敬語ですが、一般化している表現なので問題なく使用可能です。

・(正)承知しました
・(誤)了解しました

「了解しました」という言葉にはカジュアルなイメージがあり、敬意が感じられないという人もいるので、ビジネスシーンでは「承知しました」を使用するのが一般的です

・(正)貴社
・(誤)御社

どちらも同じ意味を表しますが、口頭で話すときは「御社」、手紙やメールの場合は「貴社」を使用しましょう。
「貴社」という言葉の音には「帰社」や「記者」などの同音異義語が多く存在しています。「どのキシャ?」とならないように、口頭では「御社」を使い、使い分けるようにしましょう

社会人経験がない人にとって、企業とのやりとりは、使い慣れないビジネスマナーや言葉遣いに注意する必要があるため、なかなか難しいもの。「日程調整メール」に返信するだけでも、「これで良いのだろうか…?」と不安になる人も少なくありません。
就活のマナーが分からない!という人は、1人で悩まず就職エージェントに相談してみるのも一つの手です。

ハタラクティブは、20代の若年層を対象とした就職・転職エージェントです。一人ひとりの希望に沿った求人紹介や、就活に関するアドバイスをしています。
企業との交渉代行サービスや、応募書類の添削、面接対策など、さまざまなサービスを利用できるため、就職活動をスムーズに進められるのがポイント。「1人では今後の就職活動が不安」「就活に対する不安や疑問がある」というお悩みのある方は、ぜひお気軽にハタラクティブまでご相談ください。

佐藤真也

監修者:佐藤真也

就活アドバイザー

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