退職メールが届いたらどうする?返信は必要?

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【このページのまとめ】

  • ・退職メールへの返信は必須ではない 
  • ・相手がお世話になった人や親しい人の場合や、個人宛にメールが届いた場合は返信するのが一般的 
  • ・退職理由や転職先について尋ねたり、プライベートな内容に言及するのは控えよう 
  • ・返信メールには感謝の気持ちを書き、今後の活躍や健康を願う一文を添えると良い 
  • ・返信する際はできるだけ早めに送ることで、気持ちが伝わりやすい

退職メールを受け取った経験がある人の中には、返信すべきかどうか悩むという人もいるかもしれません。返信メールを送る際には、退職理由や転職理由について尋ねないといった注意が必要です。退職後に円満な関係を築くためにも、判断のポイントや返信する際の注意点を知っておきましょう。

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退職メールを受け取ったら、返信した方が良い?

退職メールには、必ず返信しなければならないという決まりはないと言えます。返信すべきかどうかは、相手との関係性によって判断すると良いでしょう。

相手が親しくしていた方であったりお世話になっていた方であったりする場合は、返信することで今後の活躍を願う気持ちや感謝の気持ちを伝えられます。相手が取引先の方である場合には、今後もその相手や企業との取引が継続されるのであれば返信した方が良いと考えられるでしょう。

また、個人宛に届いたメールであれば返信するのが一般的です。ただし、何年も連絡をとっていなかったり取引が無かったりする場合には、返信しなかったとしても特に問題はないと言えます。
返信メールは必須ではないものの判断に迷うようであれば、「労いたい」「お礼を伝えたい」と思う相手に返信すると良いかもしれません。

返信する際のポイント

退職メールに返信する際には、以下のような点に気をつけましょう。

退職の理由や転職先について尋ねない

退職者には「現職でつらい思いをした」「現職に不満がある」「転職する」など、さまざまな事情があります。また、現職の職場で転職先について話すのはマナー違反と捉える人もいるかもしれません。
メールで尋ねられても答えづらいことが考えられるため、退職理由や転職先については触れない方が無難です。

プライベートな内容には言及しない

結婚や出産に関することは、デリケートな内容だと言えます。親しい相手に「お幸せに」「元気な赤ちゃんを産んでください」といった一文を添える程度であれば問題ないと考えられますが、基本的にはプライベートなことに踏み込んだメールを送るのは控えましょう。

感謝の気持ちを伝える

これまでお世話になったことへの感謝の気持ちを書くことで、誠意が伝わります。指導のおかげで成長できたといった内容や、退職者との思い出を書くと良いでしょう。退職を惜しむ気持ちを伝えるのも問題ありませんが、暗くならないようできるだけポジティブになるよう心がけることが大切です。

今後の活躍や健康を願う気持ちを添える

メールの最後には、今後の活躍や健康を祈るといった一文を添えましょう。どのような退職理由であっても、相手にとって今後のことを応援するといった内容は嬉しいものだと考えられます。退職者が受け取って喜ぶような返信メールを送るように心がけましょう。

返信のタイミングとは

退職メールに返信をする場合は、できるだけ早く送るのが基本です。早めに対応することで気持ちが伝わりやすくなります。

退職者は引き継ぎや挨拶まわりなどにより席を外していることも多く、返信メールを送っても見てもらえない可能性があるため注意しましょう。
退職日の数日前であればそのまま返信しても問題ないと考えられますが、退職日当日に返信するのであれば、退職メールに記載されている連絡先に返信するといった配慮が必要です。
特にお世話になった方や親しくしていた方に対しては、メールでの返信にこだわらず直接口頭で挨拶したり電話連絡をしたりするのも良いかもしれません。

退職メールの返信以外にも、多くの場面でメールのやり取りをすることがあるでしょう。
そのため、あらゆる場面におけるメール対応の仕方を知っておくことが大切です。
面接の日程調整やお礼のメール、採用通知に対する返信など、就職・転職活動時のメール対応でお悩みの方は、就活アドバイザーに相談してみてはいかがでしょうか。
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