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退職の挨拶メールがきたらどうする?返信のポイント

公開日:

【このページのまとめ】

  • ・退職の挨拶メールへの返信は必須ではないので、退職者との関係性に応じて送ろう 
    ・メールには感謝の気持ちや今後の活躍を祈る言葉を添えて、できるだけ早く返信しよう 
    ・退職者との距離感に注意し、プライベートな内容を聞いたり、書いたりするのは避ける

退職の挨拶メールをもらったとき、返信するべきか、どのような内容を送るべきか、悩む人もいるでしょう。
ここでは、退職の挨拶メールに返信するとき注意するポイントや、メールの内容、例文などをご紹介します。マナーを守りながら、自分の気持ちを伝える返信メールを送りましょう。

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◆退職の挨拶メールには返信する?

お世話になった上司や先輩、取引先の人などから退職の挨拶メールをもらうことがあります。特に大きな会社であるほど、ほとんど接点が無い人から退職の挨拶メールが届くこともあるため、返信の有無や内容について悩む人もいるでしょう。
退職の挨拶メールへの返信は必須というわけではありませんが、退職者との関係性によっては返信をしたほうが良いこともあります。

【返信するべき状況】

・自分個人宛てに送られている
・親しい相手
・退職後も付き合いがある相手(取引先など)
・返信したいと思う相手

退職者と親しい場合は、メールだけではなく口頭や電話で感謝の気持ち、残念な気持ちを伝えるのがおすすめです。


◆返信メールには何を書く?

退職の挨拶メールに返信するとき、メールの内容や送るタイミングが大切です。

【返信のタイミング】

返信メールはなるべく早く出すようにしましょう。
特に、社内の人の場合は最終出社日に送られてくる場合がほとんど。次の日に返信しても、退職者本人が読むことができなくなってしまいます。そのため、メールが届いた当日の、退職者が帰宅する前に返信するのがベストです。
社外の人の場合、引き継ぎなどの関係で数日前に送られてくることが多いでしょう。しかし、早く返信するほうがより感謝の気持ちが伝わります。できるだけ間を空けずに返信しましょう。

【メールの内容】

返信メールに書くことは、主に以下の3つです。

・今までの感謝
・退職に対する残念な気持ち
・今後の活躍を祈る言葉

退職者との思い出や、退職者のおかげで成長できたことなどを書くことで、あなたの気持ちが伝わるでしょう。
メールの最後には、今後の活躍や健康を願う言葉を書きます。定年退職や結婚、出産、転職による転職など、退職理由に合わせてメールを作成するのがおすすめです。
以下では社内の人向けに、退職理由別の例文を紹介します。

【定年退職の場合】

○○さんに入社当時からさまざまなアドバイスをしていただいたおかげで、
今日まで勤めてくることができました。
本当にありがとうございました。
○○さんが定年退職されることは伺っておりましたが、
寂しい気持ちでいっぱいです。
退職されてもお体にはお気をつけてお過ごしください。
今まで本当にありがとうございました。

【出産による退職の場合】

○○さんには、公私共に温かくご指導いただき、
大変感謝しております。
今月退職されることは伺っておりましたが、
いざこの日を迎えると寂しさがこみ上げてきます。
無事にご出産されることを心よりお祈りいたします。
今まで大変お世話になりました。ありがとうございました。

【転職する場合】

○○さんには私が○○部署に配属されたときから、
親身になってご指導いただきましたこと、大変感謝しております。
○○さんからいただいた言葉を大切に、
今後も仕事に励んでいきたいと思っております。
新しい環境でも○○さんの更なるご活躍をお祈り申し上げます。
今までお世話になりました。ありがとうございました。

社外の人から退職の挨拶メールをもらった場合、相手との距離感を考えて返信しましょう。


◆これは書いてはいけない!

退職の挨拶メールに返信する際、以下の内容は避けましょう。

・退職理由
・転職理由
・転職先
・プライベートに関すること

現職に不満がある人や、精神的に辛い思いをした人など、退職する事情はさまざまです。本人から直接聞いていたり、挨拶メールに記載されていたりしなければ、返信メールで退職や転職の理由について尋ねるのは避けましょう。
また、プライベートでも仲良くしていた人以外には、デリケートな質問はしないほうが無難です。
ほかにも、出産や結婚による退職の場合、軽く触れる分には構いませんが、踏み込みすぎたことを聞いたり、書いたりするのはやめましょう。

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