退職の挨拶メールがきたらどうする?返信のポイント

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この記事のまとめ

  • 退職の挨拶メールへの返信は必須ではないので、退職者との関係性に応じて送ろう
  • メールには感謝の気持ちや今後の活躍を祈る言葉を添えて、できるだけ早く返信しよう
  • 退職者との距離感に注意し、状況に応じてプライベートな内容を聞いたり、書いたりするのは避ける
  • 個人宛に届いた退職の挨拶メールには、必ず返信しよう

退職の挨拶メールをもらったとき、返信するべきか、どのような内容を送るべきか、悩む人もいるでしょう。結論として、退職の挨拶メールは、必ず返信しなければいけない訳ではありません。このコラムでは、退職の挨拶メールに返信するとき注意するポイントや、メールの内容、例文などをご紹介します。マナーを守りながら、自分の気持ちを伝える返信メールを送りましょう。

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退職の挨拶メールには返信する?

お世話になった上司や先輩、取引先の人などから退職の挨拶メールをもらうことがあります。大きな会社では、ほとんど接点がない人から退職の挨拶メールが届くこともあるため、返信の必要性や内容について悩む人もいるでしょう。
退職の挨拶メールへの返信は必須というわけではありませんが、退職者との関係性によっては返信をしたほうが良いこともあります。

【返信するべき状況】

・自分個人宛てに送られている
・親しい相手
・退職後も付き合いがある相手(取引先など)
・返信したいと思う相手

退職者と親しい場合は、メールだけではなく口頭や電話で感謝の気持ち、残念な気持ちを伝えるのがおすすめです。
また、退職の挨拶メールの基本的な作り方や、マナーに関しては「退職の挨拶をメールでするときのマナーは?」で詳しく解説しているので、自分が退職する側になる際はぜひ参考にしてください。

返信メールには何を書く?

退職の挨拶メールに返信するときは、メールの内容や送るタイミングが大切です。

【返信のタイミング】

返信メールはなるべく早く出すようにしましょう。
特に、社内の人の場合は最終出社日に送られてくる場合がほとんどです。次の日に返信しても、退職者本人が読むことができなくなってしまいます。そのため、メールを受け取ったら、退職者が帰宅する前に返信するのがベストです。
社外の人の場合、引き継ぎなどの関係で退職日の数日前に送られてくることが多いでしょう。その場合も、早く返信することでより感謝の気持ちが伝わります。できるだけ間を空けずに返信しましょう。

【メールの内容】

返信メールに書く内容は、主に以下の3つです。

・今までの感謝
・退職に対する残念な気持ち
・今後の活躍を祈る言葉

退職者との思い出や、退職者のおかげで成長できたといった内容を書くことで、あなたの気持ちが伝わるでしょう。
メールの最後には、今後の活躍や健康を願う言葉を書きます。定年退職や結婚、出産、転職による転職など、退職理由に合わせてメールを作成するのがおすすめです。
以下では、社内の人に返信を書く際に役立つ、退職理由別の例文を紹介します。

【定年退職の場合】

○○さんに入社当時からさまざまなアドバイスをしていただいたおかげで、
今日まで勤めることができました。
本当にありがとうございました。
○○さんが定年退職されることは伺っておりましたが、
寂しい気持ちでいっぱいです。
退職されてもお体にはお気をつけてお過ごしください。
今まで本当にありがとうございました。

【出産による退職の場合】

○○さんには、公私共に温かくご指導いただき、
大変感謝しております。
今月退職されることは伺っておりましたが、
いざこの日を迎えると寂しさがこみ上げてきます。
無事にご出産されることを心よりお祈りいたします。
今まで大変お世話になりました。ありがとうございました。

【転職する場合】

○○さんには私が○○部署に配属されたときから、
親身になってご指導いただきましたこと、大変感謝しております。
○○さんからいただいた言葉を大切に、
今後も仕事に励んでいきたいと思っております。
新しい環境でも○○さんのさらなるご活躍をお祈り申し上げます。
今までお世話になりました。ありがとうございました。

【社外の人から退職の挨拶メールをもらった場合】

○○株式会社
○○様

お世話になっております。
○○株式会社の○○でございます。

ご多忙のところ退職のご挨拶をいただき、誠にありがとうございます。

これまで、○○様には弊社のためにご尽力いただき、大変お世話になりました。

私の至らぬ点により、ご迷惑をおかけしてしまうことも多かったですが、いつも○○様がサポートしてくださり、大変感謝しております。

○○様が退職されると伺い残念でなりませんが
今後はご後任の△△様にお力添えいただき励んでまいります。

今後の○○様のさらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。
お身体には、十分ご自愛ください。

今まで大変お世話になりました。ありがとうございました。

社外の人から退職の挨拶メールをもらった場合、相手との距離感を考えて返信しましょう。また、好印象を与えられるような退職メールを作りたいと考えている方は「例文付き!好印象な退職の挨拶メールの内容と書き方」をぜひ参考にしてください。

退職の挨拶メールの返信に書いてはいけないこと

退職の挨拶メールに返信する際、以下の内容は避けましょう。

・退職理由
・転職理由
・転職先
・プライベートに関すること

現職に不満がある人や、精神的に辛い思いをした人など、退職する事情はさまざまです。本人から直接聞いていたり、挨拶メールに記載されていたりしなければ、返信メールで退職や転職の理由について尋ねるのは避けましょう。
また、プライベートで仲良くしていた人以外には、デリケートな質問はしないほうが無難です。
ほかにも、出産や結婚による退職の場合、軽く触れる分には構いませんが、踏み込みすぎたことを聞いたり、書いたりするのはやめましょう。

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退職の挨拶メールを返信する際によくあるQ&A

ここでは、退職の挨拶メールに返信する際によくある疑問をまとめました。退職の挨拶メールが届いたものの、どう返信すれば良いのか分からないという方は、ぜひ参考にしてください。

社外や取引先の人から退職メールがきたら返信するべきですか?

社外や取引先の人から退職の挨拶メールが届いた際は、なるべく返信した方が良いでしょう。特に、個人宛に退職メールが届いた場合、退職後も業務上の関係が続く場合、退職後も退職者が在籍していた企業と取引きが続く場合は、できるだけ返信を送るべきです。また、社外向けの退職メールへの返信には、このコラムの「退職の挨拶メールの返信に書いてはいけないこと」に記載している内容は書かないようにしましょう。社外向けのメールマナーを詳しく知りたい方は、「企業メールへの返信マナーを解説!時間や日程調整を伝える際の例文も紹介」を参考にしてください。

あまり親しくない人からの退職メールは返信するべきですか?

あまり親しくない人から退職メールが届いた場合でも、個人宛に届いているのであれば必ず返信しましょう。退職メールへの返信内容はこのコラムの「返信メールには何を書く?」にて、詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてください。

退職の挨拶メールに対する基本的な返信の内容は?

退職の挨拶メールへの返信には、これまでお世話になったことへの感謝や労りの言葉、退職する人が次のステップに進むにあたっての応援のメッセージを盛り込みましょう。上司や取引先に対しては丁寧な言葉を使いますが、仲の良い同僚に向けた返信では砕けた表現を使っても構いません。

退職の挨拶メールに手紙や電話で返事をしても良い?

相手との関係性によっては、メールの返信だけではなく、直接挨拶をしに行ったり、電話や手紙で気持ちを伝えるたりするのもおすすめです。ただし、退職の直前は引き継ぎなどで相手が忙しくしていることもあるので、挨拶は手短に済ませる配慮を忘れないようにしましょう。

体調不良で退職する人へのメールの返信はどうする?

病気の話題はデリケートであるため、詳しい事情を聞くのは避けます。これまでお世話になったことへの感謝を伝え、最後に「ゆっくりとご静養なさってください」といった言葉を添えるのが良いでしょう。「頑張ってください」などのメッセージは相手の負担になる可能性があるので、プレッシャーにならない言葉を選ぶことがポイントです。

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