折り返し電話のマナーとは?就活で使える例文や言い方のコツもご紹介

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この記事のまとめ

  • 企業からの連絡に出られなかったときは、自分から折り返し電話をするのがマナー
  • 折り返し電話は翌日ではなく、できるだけ当日中にかけたほうが良い
  • 折り返し電話をする前に、留守番電話の伝言や自身のスケジュールを確認しておこう
  • 折り返し電話は、「時間」「場所」「言葉遣い」に対する配慮が大切
  • 折り返し電話をするときは、相手の連絡に出られなかったことへのお詫びを添えよう

就活中に応募先企業からの電話に出られず、「折り返しの電話はするべき?」と悩む方もいるでしょう。企業からの着信に気がついたら、できるだけ早く折り返し電話をするのがマナーです。折り返し電話のマナーを守り、事前準備を整えたうえで連絡をすれば、相手に好印象を与えられる可能性があります。このコラムでは、折り返し電話の基本マナーや会話例をご紹介。失礼のない折り返し電話のマナーを知り、就活を成功させましょう。

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就活やアルバイトにおける折り返し電話のマナー

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就職活動やアルバイトでは、採用担当者と電話でのやり取りが発生することもあります。基本のマナーは、しっかりと頭に入れておきましょう。電話は、メールや郵便と比べて急ぎの連絡である可能性が高いため、できるだけ迅速に対応することが大切です。企業からの電話に出られなかったときは折り返し連絡をして、採用担当者にマイナスな印象を与えないようにしましょう。

折り返し電話は可能な限り翌日ではなく当日中にする

応募先企業からの不在着信に気がついたら、なるべく当日中に折り返し電話をするのがマナーです。折り返し電話をしない時間は「先方を待たせている状況」と捉え、できるだけ早く連絡を入れましょう。

折り返し電話は事前準備をしてからかけるのがコツ

折り返し電話をする前には、企業からの連絡に対してしっかりと準備をしておくのがコツです。たとえば、面接の後日にかかってきた電話であれば、面接結果についての連絡であると予想できます。もし採用されていれば、入社日や研修などのスケジュール確認をするはずなので、あらかじめ手元にカレンダーを用意しておくとスムーズに話が進むでしょう。相手を待たせているからといって、準備をせずに焦って折り返し電話をかけると、かえって手間を取らせる結果になることもあるので注意が必要です。

就活の電話で押さえるべき基本マナー

就活の電話では、以下の3点を心掛けましょう。

・電話では明るい声でハキハキと話す
・かかってきた電話はなるべく3コール以内に出る
・相手が電話を切るまで待つ

電話に出るのが遅れたら、「お待たせしました」と一言添えると印象アップにつながります。一般的には、かけた側が先に切るのがマナーとされていますが、就活においては折り返し電話でも「相手が切るのを待つ」のが基本です。転職・就活時の電話マナーについては、「電話対応の苦手を克服!焦らないコツや基本マニュアルを例文付きでご紹介」もぜひご覧ください。

折り返し電話をする前に確認すべきこと

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就活で応募先の企業に折り返し電話をするときは、事前に留守番電話の内容や自身のスケジュールを確認するのがポイントです。以下を参考に、スムーズな折り返し電話ができるように準備しましょう。

企業からの留守番電話の伝言を確認する

就活では、企業に折り返し電話をする前に、留守番電話やメールに用件が残されていないかを確認しましょう。たとえば、留守番電話の伝言で、「このあと会議で出られないため、△時以降にご連絡ください」と先方が都合を教えてくれている場合があるからです。指定の時間より前に折り返し電話をかけると、相手への迷惑になるだけでなく、「気が利かない人」と思われる恐れがあるので注意しましょう。会話をスムーズに進められるよう、留守番電話の伝言内容から企業名や担当者名も確認しておいてください。

電話の相手が分からないときは?

着信のみで留守番電話に伝言がないときは、「どこの企業からの電話か」を特定する必要があります。着信に残された電話番号に思い当たる節がなければ、インターネット上で電話番号を検索して確認するのも一つの方法です。折り返し先の企業を間違えないよう、焦らずに対応しましょう。

自分の就活スケジュールを確認する

折り返し電話をする前に、自分の就活スケジュールを確認しておくことも重要です。折り返し電話は事前準備をしてからかけるのがコツ」でも触れたとおり、就活では電話を通じて面接や入社日などの日程調整を行うことがあります。自分の都合はあらかじめ確認し、日程を聞かれたらすぐに答えられるようにしておきましょう。
就活の折り返し電話については、「知っておきたい就活マナー『折り返し電話編』」もあわせてご参照ください。

メモの準備をする

折り返し電話をかけるときは、連絡事項を伝えられたときのために、ペンやメモ用紙、スケジュール帳などを必ず準備しておきましょう。また、応募先の情報が分かる資料があれば、手元に置いておくと安心です。折り返し電話で伝えるべき用件や質問事項が複数ある場合は、あらかじめメモにリスト化しておくことで、伝え忘れや聞き漏らしを防げるでしょう。

折り返し電話で気をつけるべき3つのポイント

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就活で折り返し電話をかける際は、時間や場所、言葉遣いに配慮が必要です。以下で詳細を確認し、先方の企業に対して失礼にならない対応を心掛けましょう。

1.時間帯

就活における折り返し電話は、相手の都合を考慮してかけることが大切です。折り返し電話をするときは、以下のような時間帯を避けましょう。

・始業直後
・昼休憩(昼休憩前後)
・終業間近
・勤務時間外

午前8時~10時は始業直後である企業が多く、朝礼やミーティングなどで採用担当者につながらない場合があります。また、昼休憩に入りやすい正午前後や、退勤時間が近い午後16時30分以降も、相手が忙しい可能性があるので控えるのが無難です。
折り返し電話をかける時間帯に関しては、「企業へ電話をかけても良い時間帯はいつ?知っておきたいマナーと注意点」もぜひ参考にしてみてください。

2.場所

就活では、なるべく静かで通信環境が整った場所で折り返し電話をしましょう。交通量の多い場所や駅などは周囲の雑音があるため、電話越しに話す相手の声が聞こえにくくなります。また、地下や人の多い場所などは電波が悪く、会話が途切れる可能性があるので注意が必要です。

3.言葉遣い

就活の電話は、正しい敬語で話すことが大切です。ただし、敬語を使い慣れていないと相手に失礼な言い方をしてしまったり、言葉が出てこなくなったりしてしまいます。以下で、電話で気をつけるべき敬語とクッション言葉をご紹介するので、折り返し電話をする際は参考にしてみてください。

電話で気をつけるべき敬語

・わたし、俺→わたくし
・あなたの会社→御社
・今日→本日
・きのう→さくじつ
・さっき→さきほど
・あとで、今度→のちほど
・ちょっと待って→少々お待ちください
・了解です→承知いたしました、かしこまりました
・すみません→申し訳ございません
・〜してもらえますか?→〜していただけますか?
・その日は無理です→その日は都合がつきません
・確認してください→ご確認のほどお願いいたします

電話で使えるクッション言葉

クッション言葉とは、そのまま伝えると失礼になったり、不快感を与えたりする恐れがあることを、やわらげて伝えるために前置きとして添える言葉のことです。

・恐れ入りますが
・お手数をおかけいたしますが
・申し訳ございませんが
・あいにくですが
・せっかくですが
・差し支えなければ
・よろしければ

敬語は、使い慣れていないと不自然に聞こえてしまう恐れがあるので、普段から意識的に使って練習しておくのがおすすめです。敬語を使えるようになれば、就活の折り返し電話や面接で企業とやり取りする際にも、落ち着いて話せるでしょう。「就活マナーは万全?登場回数の多い敬語を押さえておこう」でも就活に役立つ敬語をご紹介しているので、ぜひご参照ください。

例文付き!折り返し電話する際の5つのステップ

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就活における折り返し電話は、下記の5つのステップを意識しながら行うと良いでしょう。実際に折り返し電話をかけるのは、緊張してしまうものです。一般的な手順を参考に会話のイメージを膨らませ、事前準備をしておきましょう。

1.相手が電話に出たら自分の名前を伝える
2.採用担当者に取り次いでもらう
3.採用担当者に挨拶をする
4.採用担当者に用件を伺う
5.お礼を言ってから電話を切る

それでは、折り返し電話の手順を例文とともに解説します。

1.相手が電話に出たら自分の名前を伝える

相手が折り返し電話に出たら、挨拶をして自分の氏名を名乗りましょう。電話で普段使っている「もしもし」は必要ありません。また、直接会ったことのない相手だとしても、最初に「お世話になっております」と言うのが基本的なマナーです。

【例文】

「お世話になっております。わたくし、先ほど◇◇様にお電話をいただきました、△△(自分の名前)と申します。」

2.採用担当者に取り次いでもらう

折り返し電話に出た相手が採用担当者でなかったときは、採用担当者への取り次ぎをお願いしましょう。採用担当者の名前が分かる場合は、「◇◇部◇◇課の◇◇様にお取り次ぎいただけますでしょうか?」とお願いします。分からない場合は、「おそらく採用ご担当の方かと存じますが、□時ごろにお電話くださった方はいらっしゃいますか?」と尋ねましょう。

3.採用担当者に挨拶をする

採用担当者につながったら、もう一度挨拶をして、折り返しの電話である旨と自分の名前を伝えます。折り返し電話では、先方からの電話に出られなかったことへのお詫びを一言添えるのがマナーです。

【例文】

「お世話になっております。わたくし、□時ごろにお電話をいただきました、◇◇職に応募している△△と申します。先ほどはお電話に出られず、申し訳ございませんでした。ただ今お時間よろしいでしょうか?」

4.採用担当者に用件を伺う

採用担当者の都合が確認できたら、もらった電話の用件を伺います。大事な内容はすぐに書き留められるよう、折り返し電話をかける前にペンやメモ帳の準備をしておきましょう。

【例文】

「先ほどは、お忙しいなかご連絡をありがとうございました。いただいたお電話のご用件をお伺いしてもよろしいでしょうか?」

相手の都合が悪かったら?

折り返し電話をした際に相手の都合が悪く、「今は手が離せないので、またかけ直してください」と言われる可能性もあります。その場合は、「何時ごろでしたら、ご迷惑にならないでしょうか?」と、折り返し電話ができる時間帯を聞いておきましょう。

5.お礼を言ってから電話を切る

用件が済んで折り返し電話を切るときは、相手に時間を使って応対してもらったお礼を述べましょう。

【例文】

「本日はお忙しいなか、お電話でのご対応ありがとうございました。それでは失礼いたします。」

重要事項は復唱して確認しよう

折り返し電話のなかで話した重要な事柄は、復唱して確認を取りましょう。復唱して確認することで、聞き間違いや認識の違いを防げます。また、リスクマネジメントへの意識があることを相手に示せるとともに、真剣さや真面目さもアピールできるでしょう。

就活では、話が終わってもすぐ電話を切らず、相手が切るのを待つことが大切です。待ってみて相手が電話を切らなければ、自分から切るようにしてください。無愛想な印象を与えないよう、一呼吸おいてから静かに切りましょう。就活の折り返し電話の対応に不安がある方は、「苦手を克服!電話対応のコツ教えます」を参考にしてみてください。

折り返し電話で採用担当者が不在だった場合

折り返し電話で採用担当者が不在だったときは、戻る時間を聞いておきましょう。「何時ごろに戻られますでしょうか?こちらから改めてお電話させていただきます」というような言い方で、相手に失礼のない対応を心掛けてみてください。

メールでフォローを入れておくと安心

折り返し電話をした際に担当者が不在だった場合、相手のメールアドレスが分かるのであればメールを送りましょう。挨拶や連絡がないと、先方に「失礼な人」と思われる可能性があります。「電話に気づくのが遅くなった」「適切な時間に折り返し電話をかけられない」といった場合も、お詫びの言葉を添え、改めて電話をかけ直す旨をメールで送っておくと安心です。

【メールの例文】

株式会社◇◇ 
◇◇部◇◇課 ◇◇様

お世話になっております。△△と申します。
先ほどはせっかくのお電話に出られず、申し訳ございませんでした。
ご連絡いただいたことに気づくのが遅くなってしまい、折り返しの電話ができなかったので、取り急ぎメールさせていただいた次第です。ご用件は□□のことでしょうか。

差し支えなければ、明日の□時ごろにこちらから改めてお電話いたします。
何卒、よろしくお願いいたします。
------------------------------------
△△ △△(氏名)
電話番号
メールアドレス
------------------------------------

メールは、採用担当者の私用の電話に転送されることもあるので、午後9時以降に送るのは避けたほうが無難です。就活で企業の担当者にメールする際のコツは、「企業メールへの返信マナーを解説!時間や日程調整を伝える際の例文も紹介」で詳しく解説していますので、あわせて読んでみてください。

こんなときどうする?状況別の折り返し電話のかけ方

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ここでは、就活で想定される状況別に折り返し電話のかけ方をご紹介します。以下をチェックして、就活における適切な対応方法を頭に入れておきましょう。

状況1.「またお電話します」と伝言が残っていた

留守番電話に、企業側から「また改めてお電話します」と伝言が残っていたとしても、先方の連絡を待たずに折り返し電話をかけるのが丁寧な対応といえるでしょう。折り返し電話をせずに先方からの連絡を待っていると、「主体性に欠ける」「柔軟性がない」といった印象を与える可能性があります。

【会話例】

1.氏名を名乗る:お世話になっております。●●と申します。
2.担当者につないでもらう:恐れ入りますが、◇◇さんはいらっしゃいますでしょうか?
3.担当者に挨拶をする:お世話になっております。△△職に応募している、●●と申します。先程はお電話に出られず、申し訳ございませんでした。
4.相手の都合を確認する:ただ今、お時間よろしいでしょうか?
5.本題に入る:ご連絡いただいた□□の件ですが~

状況2.折り返したら相手の留守番電話につながった

電話を折り返したときに留守番電話につながったら、必ずメッセージを残しましょう。心の準備ができていなかったからといって、伝言を残さず電話を切ると、失礼な対応と思われることもあります。折り返し電話をする際は、相手が出ない可能性を考慮し、あらかじめ伝言内容を準備しておくのがコツです。留守番電話に伝言を残す場合は、挨拶を述べたあとに、「自分の名前と何時ごろにかけ直すか」を伝えてください。

【例文】

「お世話になっております。先ほど◇◇部の◇◇様からお電話をいただきました、△△(自分の名前)と申します。せっかくのお電話に出られず、申し訳ございませんでした。□時ごろに改めてお電話させていただきます。よろしくお願いいたします。それでは失礼いたします。」

状況3.内定先からの連絡に気づいたのが夜だった

企業からの電話に気づくのが夜だった場合、翌営業日の午前中に折り返し電話をかけましょう。土日休みの会社で、金曜日の夜に着信に気がついた場合は、折り返し電話が月曜日の午前中になっても問題ありません。翌営業日に折り返し電話をかける際は、挨拶とともに、連絡が遅くなったお詫びの言葉を述べてください。なお、メールで翌営業日に折り返し電話をする旨を伝えると、より丁寧な印象を与えられるでしょう。

【メールの例文】

株式会社◇◇ 
◇◇部◇◇課 ◇◇様

いつもお世話になっております。●●(氏名)です。
先ほどはせっかくのお電話に出られず、申し訳ございませんでした。

遅い時間になってしまいましたので、翌朝に改めてお電話いたします。
何卒よろしくお願いいたします。
------------------------------------
△△ △△(氏名)
電話番号
メールアドレス
------------------------------------

【会話例】

1.氏名を名乗る:お世話になっております。○○職に応募している△△と申します。
2.担当者につないでもらう:恐れ入りますが、◎◎さんはいらっしゃいますでしょうか?
3.担当者に挨拶をする:○○職に応募している△△です。昨日はお電話をいただいておりましたのに、こちらからご連絡ができず、申し訳ございませんでした。
4.相手の都合を確認する:ただ今、お時間よろしいでしょうか?
5.本題に入る:ご連絡いただいた□□の件ですが~

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就活における折り返し電話に関するQ&A

ここでは、就活の折り返し電話に関する疑問や不安をQ&A形式でまとめました。

電話を折り返したいけど相手が分からない…

採用担当者の名前が分からない場合は、電話に出てくれた相手に確認して構いません。その際、「□時ごろに電話をもらった」「このような用件だと思われる」といったヒントになるようなことを伝えると、誰が電話をかけたか見つけてもらいやすくなるでしょう。詳しい言い方は、このコラムの「例文付き!就活で折り返し電話する際の5つのステップ」でご紹介しています。

電話を折り返してほしいときの言い方は?

「お手数をおかけして申し訳ありませんが、折り返しお電話をいただけますでしょうか。電話番号は…」と控えめに言いましょう。ただし、基本的には、ビジネスシーンでこちらから折り返し電話をお願いするのはマナー違反です。緊急の場合は仕方がないので、自分の電話番号を伝えておきましょう。就活中の電話マナーについては「就活中の電話対応!マナーを守ってスマートな印象を」をご参照ください。

電話の折り返しがこないときは自分からかけるべき?

自分から折り返し電話をかけるのがマナーです。企業から、「またかけ直します」と留守番電話に伝言があった場合でも、着信に気づいたらすぐに折り返し電話をかけます。採用担当者は多くの人と連絡を取り合っており、忘れている可能性もあるので、かかってくるのを待たずに自分から折り返し電話をかけましょう。詳しくは、このコラムの「こんなときどうする?状況別の折り返し電話のかけ方」をご覧ください。

電話のマナーがどうしても不安…

企業との電話は慣れていないと戸惑うことが多く、苦手意識を持つ人も少なくありません。就活中の電話対応やそのほかのマナーに不安がある方は、若年層の就職・転職支援に特化したハタラクティブにご相談ください。不安な面接や電話のマナーについては、アドバイザーの指導で解消できます。面接の日程調整などの企業とのやり取りはアドバイザーが代行するので、電話やメールに自信がない方もご安心ください。

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