折り返し電話の適切な言い方とは?マナーを知って転職の不安を解消!

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【このページのまとめ】

  • ・電話の基本マナーは、適切な時間・場所で明るい声でハキハキと丁寧な言葉で話すこと
  • ・電話がかかってきたときは3コール以内に出るようにし、終話後は相手が切るまで待つ
  • ・企業からの連絡に出られなかったときは、早めに自分から折り返し電話をする
  • ・折り返し電話をかけるときは「お世話になっております」の後に名乗る
  • ・折り返し電話をかけたら相手が不在だった場合は、戻りの時間を尋ねて再び連絡する

就活や転職活動をしていると、企業からの電話に出られないこともあるでしょう。就活中や転職活動中の電話でのやり取りは、その人の印象を決める大切な要素。折り返し電話をするのに苦手意識を持つ人は多いですが、しっかりと礼儀を守って連絡すれば好印象を与えられます。
このコラムでは折り返し電話の基本マナーや会話例をご紹介。失礼のない折り返し電話のマナーを知りましょう。

転職・就活時の電話:基本マナー

電話は、お互いの顔が見えないので、ちょっとしたことで失礼な印象を与えてしまうことがあります。基本的なマナーを身につけ、電話でも好印象を与えられるようにしましょう。

電話をかけるとき

ここでは、電話をかけるときの基本的なマナーをご紹介します。

適切な時間と場所で

電話は周りに騒音がなく、電波状態が良い場所でかけましょう。電話をかけるタイミングにも気配りが必要。相手から特に指定がないのであれば、始業時間直後や退勤時間間近、昼休みは避けてください。

明るい声でハキハキと

電話は相手の顔が見えないからといって、横になりながらなど、だらしのない格好でかけるのはやめましょう。姿勢を正し、あごを引き、肩の力を抜いて話すと、自然と明るい声に。普段よりも、ハキハキと丁寧に話すと聞き取りやすいので、相手に好印象を与えることができます。

言葉遣いに気をつける

電話は正しい敬語で話すようにしましょう。敬語を使い慣れていないと、間違った言い回しをしてしまったり、言葉が出てこなくなったりしてしまいます。普段から敬語で話すことに慣れておくと、就活時だけでなく、入社後も役に立つでしょう。

電話がかかってきたとき

ここでは、電話がかかってきたときの基本的なマナーをご紹介します。

3コール以内に出る

電話がかかってきたら、「3コール以内に出る」ことを意識しましょう。ただ、出られないときは無理をしなくても大丈夫です。3コール以内に出られなかったら、「お待たせいたしました」と一言伝えると、印象が良いでしょう。

終話後は相手が切るまで待つ

電話は、「かけたほうが切る」というマナーがあります。電話がかかってきた場合は、話し終わっても相手が切るのを待つようにしましょう

メモの準備をする
電話中の急なトラブルで慌てないためには、電話をかける前に準備しておくことが大切です。連絡事項を伝えられた時のためのメモ用紙、面接日程などの調整に使うスケジュール帳は、必ず用意しておきましょう。電話がかかってきたときも、すぐにメモが取れるように用意しておくと安心です。
また、応募先の情報がわかる資料があれば、手元に置いておくと、いざという時に役に立つかもしれません。電話で伝えるべき用件や質問事項が複数ある場合、あらかじめメモにリスト化しておくと、伝え忘れや聞き漏らしが防げます。

転職・就活時の電話マナーについては、「会話例あり!電話対応の基本マナーをご紹介」でも詳しくご紹介していますので、ぜひご覧ください。

折り返し電話の際に気をつけるべき3つの注意点

電話がかかってきていたことに気がついたら、早めに折り返しをするようにしましょう。その際に、留守番電話やメールに用件が残されていないかを確認するのが大切です。留守番電話に「この後会議で出られないため、○時以降にご連絡ください」と残されていたにも関わらず、指定の時間より前にかけてしまうと、相手への迷惑になるだけでなく、気が利かない人といった悪い印象も与えてしまいます。そのほかにも、折り返し電話をかける際は以下の点に注意してください。

1.時間

ほとんどの企業は、始業時間が8時半~10時ごろです。始業直後は、会議やミーティングなどをしていることが多く、担当者につながらない場合があります。午前中にかけるとしたら、10時半~11時半を狙ってかけると良いでしょう。12時前後になるとお昼休憩に入ってしまう場合がほとんど。担当者が急いでいることがあり、迷惑をかけてしまう恐れがあるので避けたほうが無難です。あとは、16時半以降の退勤時間の前後も急いでいる可能性があるので避けましょう。午後に折り返し電話をするのであれば、14時~16時の間にかけると、迷惑になることが少なく安心です。
電話をかける時間帯に関しては、「企業へ電話をかける時間帯は決まっている?知っておきたいマナーと注意点」でも詳しくご紹介しています。ぜひチェックしてみてください。

2.場所

交通量の多い場所や駅などは車や人が多く、周囲の音がうるさいため、お互いの声が聞こえなくなってしまいます。また、地下などの電波の悪い場所も、会話が途切れてしまう可能性があるので、注意が必要です。なるべく、静かで通信環境が整った場所で折り返し電話をするようにしましょう

3.言葉遣い

転職・就活時の電話:基本マナー」でも触れたとおり、電話は正しい敬語で話すことが大切です。ただし、敬語を使い慣れていないと、間違った言い回しをしてしまったり、言葉が出てこなくなったりしてしまいます。以下で、電話で気をつけるべき敬語とクッション言葉をご紹介するので、折り返し電話をする予定のある方は参考にしてみてください。

気をつけるべき敬語
・わたし、俺→わたくし
・あなたの会社→御社
・今日→本日
・きのう→さくじつ
・さっき→さきほど
・あとで、今度→のちほど
・ちょっと待って→少々お待ちください
・了解です→承知いたしました、かしこまりました
・すみません→申し訳ございません
・~してもらえますか?→~していただけますか?
・その日は無理です→その日は都合がつきません
・確認してください→ご確認のほどお願いいたします

クッション言葉
・恐れ入りますが
・お手数をおかけいたしますが
・申し訳ございませんが
・あいにくですが
・せっかくですが
・差し支えなければ
・よろしければ

敬語を使い慣れていないと不自然に聞こえてしまう恐れがあるので、上記の言葉を使って普段から練習しておくと、電話でも落ち着いて話すことができます。

折り返し電話は翌日でも良い?
企業からの不在着信に気がついたら、なるべく当日中に折り返し電話をするのがマナーです。もし、電話に気がつくのが夜になってしまったら、翌日の10時以降にかけましょう。その際、折り返しが遅くなってしまったお詫びの言葉を述べると良いでしょう。休日や早朝、夜に電話をかけるのはマナー違反です。私用の電話につながるように設定されている可能性もあるので、迷惑になり、悪い印象を与えてしまいます。

就活における折り返し電話のかけ方

実際に折り返し電話をかけるのは緊張してしまうものです。以下に、会話の例を挙げるので、イメージをしておくと落ち着いて電話をかけられるでしょう。

1.自分の名前を伝える

普段使っている「もしもし」は必要ありません。また、会ったことのない相手だとしても、最初に「お世話になっております」と言うのがマナーです。

例)「お世話になっております。先ほど〇〇様にお電話をいただきました、〇〇(自分の名前)と申します。」

2.相手を呼び出す

電話に出た人が担当者でないことはよくあります。その場合は、担当者に替わってもらいましょう。

名前が分かっているときの例)「〇〇部〇〇課の〇〇様にお取り次ぎいただけますでしょうか」
名前が分からないときの例)「おそらく採用ご担当の方かと思いますが、○時ごろにお電話くださった方はいらっしゃいますでしょうか?」

3.担当者に挨拶をする

担当者につながったら、もう一度、折り返しの電話であることと自分の名前を伝えます

例)「○時ごろにお電話をいただきました、〇〇職に応募している〇〇と申します。お電話に出ることができず、申し訳ございませんでした。今お時間よろしいでしょうか?」

4.相手がいなかった場合

担当者がいなかった場合は、戻る時間を聞いておきましょう

例)「何時ごろに戻られますでしょうか?こちらから改めてお電話させていただきます」

担当者につながったとしても「今、手が離せないのでまたかけ直してください」と言われることもあるかもしれません。その場合も、電話しても迷惑にならない時間帯を聞いておくようにしましょう。

例)「何時ごろでしたらご迷惑にならないでしょうか?」

折り返しの電話で留守電につながったら?
電話を折り返したときに、留守電につながってしまった場合は、何も言わずに切ってしまうことがないようにしましょう。留守電に残す場合は、名前と何時ごろにかけ直す旨を伝えてください。以下、メッセージの例です。

例)「お世話になっております。先ほど〇〇部の〇〇様からお電話をいただきました、〇〇(自分の名前)と申します。せっかくのお電話に出ることができず、申し訳ございませんでした。○時ごろに改めてお電話させていただきます。よろしくお願いいたします。それでは失礼いたします。」

また、相手が自分の留守電に「再度連絡します」と残していたとしても、自分から折り返し電話をするのが丁寧な対応といえます。

5.電話を切るとき

用件が済んで電話を切るときは、「それでは失礼いたします。」と言って挨拶をしましょう。「転職・就活時の電話:基本マナー」でも述べたとおり、電話はかけたほうが先に切るのがマナーです。ただし、終話後に間髪入れず切ってしまうと無愛想な印象を与えてしまうので、一呼吸おいてから切るようにしましょう

折り返しの連絡はメールでも良い?
相手が不在の場合、メールアドレスを知っているのであればメールを送りましょう。何も連絡がないと、いい加減な人だと思われる恐れがあります。
電話に気がつくのが遅くなってしまった場合や、適切な時間に折り返し電話をかけられない場合もあるでしょう。その場合は、折り返しの電話ができなかったことのお詫びの言葉と、何時に電話をかけ直すといった旨をメールで送っておくと親切です。
メールは担当者の私用の電話に転送されることが多いので、夜10時以降に送るのは好ましくありません。以下、メールの例です。

例)株式会社〇〇 
〇〇部〇〇課 〇〇様

お世話になっております。〇〇と申します。
先ほどはせっかくのお電話に出ることができず、申し訳ございませんでした。
ご連絡いただいたことに気づくのが遅くなってしまい、折り返しの電話ができなかったので、取り急ぎメールさせていただいた次第です。ご用件は〇〇のことでしょうか。

差し支えなければ、明日の10時ごろにこちらから改めてお電話いたします。
何卒、よろしくお願いいたします。
------------------------------------
○○ ○○(氏名)
電話番号
メールアドレス
------------------------------------

メールに関するマナーについては「その敬語間違ってない?正しいビジネスメールのマナーとは」で詳しく解説していますので、ぜひご覧ください。

就活における折り返し電話に関するQ&A

折り返し電話に関するよくある質問と回答をまとめました。

電話を折り返したいけど相手が分からない…

担当者の名前が分からない場合は、電話に出てくれた相手に確認してもらって構いません。その際、何時ごろに電話をもらったのか、このような用件だと思われる、といったヒントになるようなことを伝えると、誰が電話をかけたか見つけてもらいやすくなるでしょう。詳しい言い方は、「就活における折り返し電話のかけ方」でご紹介しています。

電話を折り返してほしいときの言い方は?

「お手数をおかけして申し訳ありませんが、折り返しお電話をいただけますでしょうか。電話番号は…」と控えめに言いましょう。ただし、基本的には、ビジネスシーンにおいてこちらから折り返しの電話をお願いするのはマナー違反です。緊急の場合は仕方がないので、自分の電話番号を伝えておきましょう。

電話の折り返しが来ないときは自分からかけるべき?

自分から折り返し電話をかけるべきです。企業から、「またかけ直します」と留守電に伝言があっても、気づいたらすぐに自分から折り返し電話をかけるのがマナー。採用担当者は多くの人と連絡を取り合っており、忘れている可能性もあるので、かかってくるのを待たずに自分から折り返し電話をかけましょう。かけ方は、このコラムの「就活における折り返し電話のかけ方」をご覧ください。

電話のマナーがどうしても不安…

企業との電話は慣れないと戸惑うことが多く、苦手意識を持つ人も少なくありません。就活中の電話対応やその他のマナーに不安がある方は、若年層の就職・転職支援に特化したハタラクティブにご相談ください。不安な面接や電話のマナーについてはアドバイザーの指導で解消できます。面接の日程調整などの企業とのやり取りはアドバイザーが代行するので、電話やメールに自信がない方もご安心ください

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