折り返し電話のマナーとは?就活で失礼にならない言い方を解説!

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この記事のまとめ

  • 就活で企業からの連絡に出られなかったときは、迅速に折り返し電話をするのがマナー
  • 折り返し電話は翌日ではなく、できるだけ当日中にかけたほうが良い
  • 折り返し電話をする前に、留守番電話の伝言や自身のスケジュールを確認しておこう
  • 折り返し電話は、かける時間や場所に配慮し丁寧な言葉遣いに努めることが大切
  • 折り返し電話では、先方からの連絡に出られなかったことへのお詫びを一言添えよう

就活中に応募先企業からの電話に出られず、「折り返しの電話はするべき?」と悩む方もいるのではないでしょうか。就活中や転職活動中の電話でのやり取りは、採用担当者への印象を左右する大切な要素です。折り返し電話のマナーをしっかりと守り、準備を整えたうえで連絡をすれば好印象を与えられる可能性があります。このコラムでは、折り返し電話の基本マナーや会話例をご紹介。失礼のない折り返し電話のマナーを知りましょう。

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就活における折り返し電話のマナーとは?

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折り返し電話とは、先方からの電話に出られなかった際に、改めてこちらから電話をかけ直すことです。電話は、メールや郵便と比べて急ぎの連絡である可能性が高いため、できるだけ迅速に対応しましょう。折り返し電話をしないと、採用担当者への印象を下げる恐れがあるので注意してください。

折り返し電話は翌日ではなく「当日中」が基本

応募先企業からの不在着信に気がついたら、なるべく当日中に折り返し電話をするのがマナーです。自分が折り返し電話をしない間は「先方を待たせてしまっている状況」と捉え、できるだけ早く連絡を入れるようにしましょう。

就活の電話で好印象を与えるための3つのマナー

電話でのやり取りは相手の表情や仕草を見られないため、先方への話し方や電話の切り方に気を配ることが大切です。応募先の企業に失礼がないよう就活の基本的なマナーを守り、折り返し電話を通じて自身の印象アップを目指しましょう。

1.明るい声でハキハキと話す

電話をかける際は、相手が聞き取りやすいよう、ハキハキと丁寧に話しましょう。姿勢を正して顎を軽く引き、肩の力を抜いて話せば、自然と明るい声が出ます。対面ではないからといって、横になりながら話す、だらしのない格好で折り返し電話をかけるといった対応はやめましょう。

2.かかってきた電話は3コール以内に出る

電話がかかってきたら、「3コール以内に出る」ことを意識してください。3コール以内に出られなかったら、「お待たせいたしました」の一言を添えると、先方への印象が良いでしょう。

3.終話後は相手が切るまで待つ

応募先の企業から電話がかかってきた場合は、話し終わっても先方が切るのを待つようにしましょう。電話は、「かけた側が切る」のが基本的なマナーとされています。ただし、就活においては、折り返し電話や自分から電話をかけた場合でも、先方が切るのを待つのが無難です。
転職・就活時の電話マナーについては、「会話例あり!電話対応の基本マナーをご紹介」でも詳しく説明していますので、ぜひご覧ください。

就活で折り返し電話をする前に確認すべきこと

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就活で応募先の企業に折り返し電話をするときは、事前に留守番電話の内容や自身のスケジュールを確認しておきましょう。下記を参考に、事前準備を徹底し、スムーズな折り返し電話の対応に努めてください。

企業からの留守番電話の伝言を確認する

就活では、企業に折り返し電話をする前に、留守番電話やメールに用件が残されていないかを確認しましょう。留守番電話の伝言で「このあと会議で出られないため、△時以降にご連絡ください」と先方が都合を教えてくれている場合があるからです。指定の時間より前に折り返し電話をかけてしまうと、相手への迷惑になるだけでなく、気が利かない人といった悪い印象も与えてしまうので注意しましょう。また、スムーズに会話を進められるよう、留守番電話の伝言内容から企業名や担当者名も確認しておいてください。

着信のみで電話の相手が分からないときは?

着信のみで留守番電話に何も伝言がないときは、まずどこの企業からの電話だったのかを特定する必要があります。着信に残された電話番号に思い当たる節がなければ、インターネット上で電話番号を検索して確認するのも一つの方法です。折り返し先の企業を間違えないよう、焦らず対応しましょう。

自分の就活スケジュールを確認する

折り返し電話をする前に、自分の就活スケジュールを確認しておくことも重要です。就活では、電話を通じて応募先の企業と面接や入社日などの日程調整を行うことが多々あります。何も準備をせず電話中にスケジュールを確認していると、時間がかかったりミスが起こったりする可能性も。あらかじめ自分の都合を確認しておき、先方の企業から日程を聞かれたらすぐ答えられるようにしておきましょう。

メモの準備をする

折り返し電話をかけるときは、連絡事項を伝えられたときのために、ペンやメモ用紙、面接日程の調整に使うスケジュール帳などを必ず準備しておきましょう。
また、応募先の情報が分かる資料があれば手元に置いておくと、いざというときに役立ちます。折り返し電話で伝えるべき用件や質問事項が複数ある場合は、あらかじめメモにリスト化しておくことで、伝え忘れや聞き漏らしを防げるでしょう。

折り返し電話の際に気をつけるべき3つのポイント

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就活で折り返し電話をかける際は、時間や場所、言葉遣いに配慮が必要です。以下で詳細を確認し、先方の企業に対して失礼にならない対応を心掛けましょう。

1.時間

就活における折り返し電話は、以下の時間帯にかけるのがおすすめです。

午前10時30分~11時30分ごろ
午後14時~16時ごろ

午前9時~10時は始業直後である企業が多く、朝礼やミーティングなどで担当者につながらない場合があります。また、担当者が昼休憩に入りやすい正午前後や、退勤時間が近い午後16時30分以降も、先方が忙しくしている可能性があるので避けたほうが良いでしょう。折り返し電話は、相手の都合を考慮してかけることが大切です。
電話をかける時間帯に関しては、「企業へ電話をかけても良い時間帯はいつ?知っておきたいマナーと注意点」でも詳しくご紹介しています。ぜひチェックしてみてください。

2.場所

就活では、なるべく静かで通信環境が整った場所で折り返し電話をしましょう。交通量の多い場所や駅などは車や人が多く、周囲の音がうるさいため、電話越しに話す相手の声が聞こえなくなってしまいます。また、地下といった電波の悪い場所も、会話が途切れてしまう可能性があるので、注意が必要です。

3.言葉遣い

電話は正しい敬語で話すことが大切です。ただし、敬語を使い慣れていないと失礼な言い方をしてしまったり、言葉が出てこなくなったりしてしまいます。以下で、電話で気をつけるべき敬語とクッション言葉をご紹介するので、折り返し電話をする予定のある方は参考にしてみてください。

気をつけるべき敬語

・わたし、俺→わたくし
・あなたの会社→御社
・今日→本日
・きのう→さくじつ
・さっき→さきほど
・あとで、今度→のちほど
・ちょっと待って→少々お待ちください
・了解です→承知いたしました、かしこまりました
・すみません→申し訳ございません
・~してもらえますか?→~していただけますか?
・その日は無理です→その日は都合がつきません
・確認してください→ご確認のほどお願いいたします

クッション言葉

・恐れ入りますが
・お手数をおかけいたしますが
・申し訳ございませんが
・あいにくですが
・せっかくですが
・差し支えなければ
・よろしければ

敬語を使い慣れていないと不自然に聞こえてしまう恐れがあるので、上記の言葉を普段から意識的に使って練習しておくと良いでしょう。自然に敬語を使えるようになれば、就活の折り返し電話や面接で企業とやり取りする際にも落ち着いて話せます。

例文付き!就活で折り返し電話する際の5つのステップ

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ここでは、就活における折り返し電話のやり方を例文とともに解説しています。実際に折り返し電話をかけるのは緊張してしまうものです。以下を参考に会話のイメージを膨らませ、事前準備をしておきましょう。そうすることで、落ち着いて電話をかけられ、本番でのスムーズな対応につながります。

1.挨拶をしてから自分の名前を伝える

先方が電話に出たら、挨拶をして自分の氏名を名乗りましょう。新卒であれば最初に大学名を伝えるのが一般的ですが、新卒でない場合は氏名のみでOKです。電話で普段使っている「もしもし」は必要ありません。また、直接会ったことのない相手だとしても、最初に「お世話になっております」と言うのが基本的なマナーです。

例文

「お世話になっております。わたくし、先ほど◇◇様にお電話をいただきました、△△(自分の名前)と申します。」

2.相手を呼び出す

折り返し電話に出た相手が担当者でないことはよくあります。その場合は、担当者に取り次いでもらうようお願いしましょう。

担当者名が分かっているときの例文

「◇◇部◇◇課の◇◇様にお取り次ぎいただけますでしょうか?」

担当者名が分からないときの例文

「おそらく採用ご担当の方かと存じますが、□時ごろにお電話くださった方はいらっしゃいますか?」

3.担当者に挨拶をして都合を確認する

担当者につながったら、もう一度挨拶をして、折り返しの電話である旨と自分の名前を伝えます。

例文

「お世話になっております。わたくし、□時ごろにお電話をいただきました、◇◇職に応募している△△と申します。先ほどはお電話に出られず、申し訳ございませんでした。今お時間よろしいでしょうか?」

お詫びの一言を添えよう

折り返し電話では、先方からの電話に出られなかったことへのお詫びを一言添えるのがおすすめです。そのうえで相手の都合を伺えば、丁寧な印象を与えられるでしょう。

4.担当者に用件を伺う

担当者の都合が大丈夫であることを確認できたら、もらった電話の用件を伺いましょう。大事な内容はすぐに書き留められるよう、折り返し電話をかける前にペンやメモ帳の準備が必須です。

例文

「先ほどは、お忙しいなかご連絡をありがとうございました。いただいたお電話のご用件をお伺いしてもよろしいでしょうか?」

重要事項は復唱して確認する

折り返し電話をしている中で、重要な事柄は復唱して確認を取りましょう。電話による聞き間違いや認識違いを防げます。また、相手にリスクマネジメントへの意識があることを示せるとともに、真剣さや真面目さもアピールできるでしょう。

5.挨拶をしてから電話を切る

用件が済んで電話を切るときは、相手に時間を使って応対してもらったお礼と挨拶を述べましょう。

例文

「本日はお忙しいなか、お電話でのご対応ありがとうございました。それでは失礼いたします。」

就活における折り返し電話のマナーとは?」でも述べたとおり、電話はかけた側が先に切るのが基本的なマナーとされています。ただし、終話後に間髪入れず切ってしまうと無愛想な印象を与えてしまうので、一呼吸おいてから切るようにしましょう。
また、就活の場では、たとえ自分からかけた電話だったとしても、先方が電話を切るのを待ったほうが良い場合があります。待ってみても相手が電話を切らなければ、自分から切るようにしてください。

折り返し電話で担当者と都合が合わなかったら?

折り返し電話をした際に担当者が不在だった場合は、戻る時間を聞いておきましょう。また、担当者の都合が悪く、「今は手が離せないので、またかけ直してください」と言われる可能性もあります。その場合には、電話しても迷惑にならない時間帯を聞いておくようにしましょう。

担当者が不在だった場合

折り返し電話をした際に担当者が不在だった場合の言い方は、以下の例文を参考にしてください。

例文

「何時ごろに戻られますでしょうか?こちらから改めてお電話させていただきます」

担当者の都合が悪かった場合

折り返し電話をした際に担当者の都合が悪かった場合の言い方は、以下の例文を参考にしてください。

例文

「何時ごろでしたら、ご迷惑にならないでしょうか?」

折り返し電話をメールでフォローするのも有効

折り返し電話をした際に担当者が不在だった場合、相手のメールアドレスが分かるのであればメールを送りましょう。何も挨拶や連絡がないと、「失礼な人」と先方に思われる恐れがあります。そのほか、電話に気づくのが遅くなった場合や、適切な時間に折り返し電話をかけられない場合もあるでしょう。このような場合は、お詫びの言葉を添えたうえで、「□時に電話をかけ直す」といった旨をメールで送っておくと親切です。

メールの例文

株式会社◇◇ 
◇◇部◇◇課 ◇◇様

お世話になっております。△△と申します。
先ほどはせっかくのお電話に出られず、申し訳ございませんでした。
ご連絡いただいたことに気づくのが遅くなってしまい、折り返しの電話ができなかったので、取り急ぎメールさせていただいた次第です。ご用件は□□のことでしょうか。

差し支えなければ、明日の□時ごろにこちらから改めてお電話いたします。
何卒、よろしくお願いいたします。
------------------------------------
△△ △△(氏名)
電話番号
メールアドレス
------------------------------------

メールは担当者の私用の電話に転送されることが多いので、午後10時以降に送るのは好ましくありません。折り返し電話をかける時間と同様、メールを送る時間帯にも配慮が必要だと認識しておきましょう。
メールに関するマナーについては「その敬語間違ってない?正しいビジネスメールのマナーとは」で詳しく解説していますので、ぜひご覧ください。

こんなときどうする?状況別の折り返し電話の対処法

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ここでは、就活で起こり得る状況ごとに、折り返し電話の対処法をそれぞれご紹介します。以下をチェックして、就活における適切な対応方法に努めましょう。

留守番電話に「また改めてお電話します」と入っていた

留守番電話に企業の担当者から「また改めてお電話します」と伝言が残っていたとしても、先方の連絡を待たずに折り返し電話をかけるのが丁寧な対応といえるでしょう。
担当者が定型的に「また連絡します」と伝言を残しているだけだった場合、こちらからの折り返し電話を待っている可能性も考えられます。また、自分から何もせずにいると、「主体性に欠ける」「柔軟性がない」と担当者への印象を下げてしまうリスクもあるため注意が必要です。

折り返しの電話で留守番電話につながった

電話を折り返したときに、留守番電話につながった場合は、何も伝言を残さずに切ってしまうことがないようにしましょう。心の準備ができていなかったからといって、焦って思わず電話を切るのはNGです。この場合、着信のみ、もしくは無言メッセージのみが残されるため、相手から失礼な対応と思われる恐れがあります。
折り返し電話をする際は、留守番電話につながる可能性をあらかじめ想定し、伝言内容を準備しておくことが大切です。留守番電話に伝言を残す場合は、挨拶を述べたあとに自分の名前と何時ごろにかけ直すかを伝えてください。

例文

「お世話になっております。先ほど◇◇部の◇◇様からお電話をいただきました、△△(自分の名前)と申します。せっかくのお電話に出られず、申し訳ございませんでした。□時ごろに改めてお電話させていただきます。よろしくお願いいたします。それでは失礼いたします。」

企業からの連絡に気づいたのが夜だった

もし企業からの電話に気づくのが夜になってしまったら、翌営業日の午前中に折り返し電話をかけましょう。その際は、挨拶とともに折り返しの連絡が遅くなったお詫びの言葉を述べてください。基本的に休日や早朝、夜に電話をかけるのはマナー違反といえます。先方の電話が私用電話につながるよう設定されている可能性を考慮し、折り返し電話は相手にとって都合の良さそうな時間帯や日にちにかけましょう。

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就活における折り返し電話に関するQ&A

折り返し電話に関するよくある質問と回答をまとめました。

電話を折り返したいけど相手が分からない…

担当者の名前が分からない場合は、電話に出てくれた相手に確認してもらって構いません。その際、何時ごろに電話をもらったのか、このような用件だと思われる、といったヒントになるようなことを伝えると、誰が電話をかけたか見つけてもらいやすくなるでしょう。詳しい言い方は、このコラムの「例文付き!就活で折り返し電話する際の5つのステップ」でご紹介しています。

電話を折り返してほしいときの言い方は?

「お手数をおかけして申し訳ありませんが、折り返しお電話をいただけますでしょうか。電話番号は…」と控えめに言いましょう。ただし、基本的には、ビジネスシーンにおいてこちらから折り返しの電話をお願いするのはマナー違反です。緊急の場合は仕方がないので、自分の電話番号を伝えておきましょう。就活中の電話マナーについては「就活中の電話対応!マナーを守ってスマートな印象を」をご参照ください。

電話の折り返しが来ないときは自分からかけるべき?

自分から折り返し電話をかけるべきです。企業から、「またかけ直します」と留守番電話に伝言があった場合も、気づいたらすぐに自分から折り返し電話をかけるのがマナー。採用担当者は多くの人と連絡を取り合っており、忘れている可能性もあるので、かかってくるのを待たずに自分から折り返し電話をかけましょう。詳しくは、このコラムの「こんなときどうする?状況別の折り返し電話の対処法」をご覧ください。

電話のマナーがどうしても不安…

企業との電話は慣れないと戸惑うことが多く、苦手意識を持つ人も少なくありません。就活中の電話対応やその他のマナーに不安がある方は、若年層の就職・転職支援に特化したハタラクティブにご相談ください。不安な面接や電話のマナーについてはアドバイザーの指導で解消できます。面接の日程調整などの企業とのやり取りはアドバイザーが代行するので、電話やメールに自信がない方もご安心ください。

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