知っておきたい就活マナー「折り返し電話編」

就活中、どんなに大切な電話でも、タイミングによっては出られないことがあります。
自分から企業に折り返しの連絡をするのは緊張するという人もいるかもしれませんが、マナーをきちんと確認し落ち着いて対応しましょう。

折り返しの電話が必要なとき

企業からの着信があったとき、折り返しの電話が必要なのは留守電に伝言が残っていたとき。
メッセージを確認し、速やかに折り返しの電話をしましょう。

しかし、以下のような場合は折り返しの必要はないと考えられます。

「折り返し不要」と入っていたとき

留守電にメッセージが入っていても、相手が「折り返し不要」と残していたら折り返す必要はありません。

「こちらから連絡します」と入っていたとき

このようなメッセージが残っていた場合、企業の担当者が忙しいなど相手側の都合を考える必要があります。
焦る気持ちがあるかもしれませんが、再度連絡がくるのを待ちましょう。

留守電にメッセージが残っていないとき／相手がわからないとき

留守電に何も残っていない場合は折り返しの電話は必要ないとされています。しかし、メッセージが残っていなくても発信先がわかっている場合、心当たりがある場合は折り返してみてもいいでしょう。

誰が出るかわからない電話に折り返すのは少し憂鬱になるかもしれませんが、だからといって出られなかった電話に対してメールで返すのは避けましょう。
電話できた連絡には電話で返すのがマナーですが、不在着信のあとにメールで連絡が来ていた場合は、メールで返信しても問題ありません。その際、電話に出られなかったことを謝罪する一文を添えるのがポイントです。

折り返しの電話をかける前に準備すること

折り返しの電話をしても、かける方が準備不足では相手に迷惑をかけてしまいます。
急にかかってきた電話に出るのとは異なり、こちらから電話をかける場合は、きちんと準備をしてからかけましょう。

メモ帳と筆記用具を用意する

普段の電話であれば覚えていられるようなことでも、緊張している場合、頭に入らないことも。
きちんと相手の話を書き留められるよう、準備しましょう。

電波の良い、静かな場所を選ぶ

地下などの電波が弱い場所では、途中で電話が切れてしまうことも考えられます。
なるべく電波状況のいい場所で電話をかけましょう。万が一切れてしまったら、すぐにかけ直してお詫びします。相手からの電話を待つのではなく、かけた側からかけ直すのがマナーです。
また、用件を聞き返すことがないよう、静かな場所を選ぶことも大切です。

折り返し電話の流れ

企業に折り返しの電話をする際に気をつけたいのは、必ずしも電話をかけてきた担当者が電話に出るわけではないということ。
どんな用件で自分が電話をしたのか、簡潔に伝えるようにしましょう。

・挨拶

「お忙しいところ恐れ入ります。私◯◯と申します。」

必ず名前を伝えましょう。
　↓

・用件を伝える（取次ぎ依頼）

「◯時頃に〇〇様からお電話をいただいたのですが、いらっしゃいますでしょうか」
　↓

・担当者が出たら再度挨拶・都合の確認

「お忙しいところ恐れ入ります。◯時頃にお電話をいただきました、〇〇と申します。いただいたお電話を取ることができず申し訳ございません。折り返しご連絡させていただきました。ただいま、お時間よろしいでしょうか。」

このような流れで本題に入り、最後はお礼を言って電話を切ります。通常、かけた方から電話を切りますが、目上の人の場合は相手が切るのを待つのが一般的。就活の場合も自分からは切らずに相手が電話を切るのを待ちましょう。

また、電話をした相手が不在だった場合は、何時頃に戻るか尋ね改めてこちらから連絡する旨を伝えます。

こんなマナーに注意しよう

折り返しの電話をかける際は、時間帯にも気を配ることが大切です。
業務開始直後の30分～1時間、または終業時刻に近い時間帯は忙しいことが多いので避けたほうがいいでしょう。
さらに、昼食で不在になりがちなお昼の時間も電話は控えるのがマナーです。

もし電車内で電話を受けてしまったら、状況を伝えて後ほど折り返して良いか尋ねます。
大切な電話を受けたい気持ちがあるかもしれませんが、公共の場所でのマナーにも気をつけましょう。

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