電話・メールでの選考辞退は、こちらの例文で完璧!

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【このページのまとめ】

  • ・マナーを守れば選考辞退で怒られることはない

    ・辞退は早めに伝え、無断キャンセルは絶対に避けよう

    ・連絡は電話とメールのどちらを使っても良い

    ・辞退の理由を聞かれたら、正直に答えるか、無難な回答で済ませてもOK

就職活動をしていると、「複数企業の面接が重なった」「第一志望の内定が出た」といった理由から、すでに予定されている面接をキャンセルしたい場面が出てきます。
就活生の中には「選考辞退すると怒られるのでは?」と心配する人がいるようですが、社会人としてのマナーを守れば企業側も理解してくれるはずです。

今回のコラムでは、選考辞退の方法と具体的な例文を紹介していくので、必要な方は参考にどうぞ!

◆選考を辞退したい時のポイント

就活でよくあるトラブルが、「他社と面接日程がかぶってどちらかをキャンセルしなければならない!」というもの。選考日程の変更をお願いしたとしても、あまりにも多くの企業を受けていると、どうしても行けない面接が出てくることがあります。

就活に使える時間は限られており、スケジュールが過密になるのはある程度仕方ありません。企業側もそんな学生側の事情を知っているので、キャンセルしたからといって無闇に怒りはしないはずです。
そのため、「怒られそうで怖いから」という理由で選考辞退を躊躇している方はご安心ください。社会人としてのマナーを守るれば、スムーズに選考辞退できるでしょう。

ただし、一度辞退した企業にもう一度応募することはできません。辞退の際はその企業への志望度や辞退しても後悔しないかをよく考えた上で、最終的な決定をしましょう。

以下に辞退する際の注意とポイントをまとめるので、参考にしてみてください。

【無断キャンセルはしない】

言うまでもありませんが、何の連絡もせず当日面接に行かないのはマナー違反です。学生とはいえ、就職活動をしているなら社会人としてのルールは守らなければなりません。
また、当日キャンセルも企業の迷惑になるので避けるべきです。

【連絡は早めにしよう】

選考辞退の連絡を受けた企業は、採用の計画を立て直さなければなりません。1人分の穴があいたということは、企業側は新たに別の内定候補者を探す必要があります。企業にかける迷惑を少なくするためにも、辞退を決めたらすぐに連絡をとりましょう。

【忙しい時間を避けて連絡する】

電話で選考辞退を伝える際は、必ず企業の営業時間内に連絡をとります。
営業時間であっても、担当者が忙しいと思われる始業前後、退勤前後の時間帯は避けて連絡しましょう。昼休みの電話はマナー違反とされているので、こちらも避けてください。

 

◆電話かメール、迷ったら?

「選考辞退は電話でした方がいいのか、それともメールでした方がいのか・・・」
そんな風に迷う方がいますが、基本的にはどちらでも良いでしょう。電話の方がより丁寧な印象になるので、相手への誠意を伝えたいという人は電話を使うと良いかもしれません。

電話が苦手だったり、忙しくて営業時間内に電話をかけられなかったりする人は、メールでも問題ありません。電話が億劫でかけるのを躊躇するくらいなら、メールで素早く連絡した方が良いでしょう。
余裕がある人はメールをした上で電話連絡をすると、相手が万一メールを見落としてしまった場合も確実に辞退を伝えられます。

ただ、お詫びの気持ちを丁寧に伝えたいから「手紙を書く」というのは考えものです。前項でもご説明した通り、選考辞退はできる限り早く伝えるのがベストです。
手紙は相手に届くまでに日数がかかってしまうので、文面で伝えたいという方はメールを使ってみてください。

 

◆電話での伝え方と文例

ここからは、電話で選考辞退をする際の文例をご紹介します。ご紹介するのはあくまで一例ですので、その時々の状況に合わせて言葉の使い方を工夫してください。
電話は電波の状態がよく静かな場所でかけましょう。

【例】

お世話になっております。×月×日×時に面接のお約束をしております、〇〇大学〇〇学部の〇〇です。人事部の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか?

(採用担当者に代わってもらう)

お世話になっております。×月×日×時に面接のお約束をしております、〇〇大学〇〇学部の〇〇です。ただ今お時間よろしいでしょうか?
このたびは、次回の選考を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。お時間をいただいておきながら誠に申し訳ございません。
では、失礼いたします。

 

◆メールでの伝え方と文例

ビジネスメールでまず大切なのは、本文の内容がひと目でわかる件名です。
本文には必要以上に長い前置きは書かず、用件(辞退したい旨)を簡潔に伝えましょう。辞退が申し訳ないからといって、長々と前置きしたり言い訳したりすると、読みづらく伝わりにくいメールになってしまいます。
書き方がわからない場合は、以下の例文をご参照ください。

【例】

〈件名〉
選考辞退の連絡

〈本文〉
〇〇株式会社 人事部〇〇様

いつもお世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。
〇月〇日に三次面接のお時間を頂戴しているのですが、このたびは今後の選考を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。
今まで選考にお時間をとっていただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。
何卒ご了承いただけますようよろしくお願いいたします。
末筆ながら、貴社の発展を心よりお祈り申し上げます。

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〇〇大学〇〇学部
田中太郎(たなかたろう)
email:tanaka.tarou@××.co.jp
〒123-4567
東京都立川市〇〇町1-2-3
TEL(携帯)080-0000-0000
TEL(自宅)042-000-0000
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◆辞退の理由を聞かれた場合はどうする?

理由は聞かれない限り自分から話す必要はなく、聞かれた時は「他社から内定をもらったから」「ほかの業種も検討しようと思った」といった風に、正直に話して構いません。もしくは、「一身上の都合で」のように無難な言葉で答えても問題はないです。
基本的に、内定辞退と比べて選考辞退ではあまり理由を聞かれることはありません。理由を問われるのは例外的なケースと考え、それほど悩む必要はないでしょう。

 

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