面接の連絡はどう対応するの?電話口でのマナーとは

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【このページのまとめ】

  • ・電話対応では聞き取りやすいようにハキハキと喋ろう 
    ・出先で電話がかかってきたときは静かな場所に移動するか、折り返し連絡を入れよう 
    ・自分から電話をかける時は時間帯や周囲の音に気をつけよう 
    ・「二重敬語」に気をつけ、正しい敬語表現をマスターしよう

「電話で面接のお願いをするときはどのように連絡をすれば良いの…?」 
就職・転職活動中の連絡手段としては、インターネットを通じたやりとりやメールでの連絡が多く、電話でやりとりをする機会が少なくなってきています。 
電話で面接日時などのやりとりをする際、どのように受け答えすれば良いのか分からないという方も多いのではないでしょうか。 

ここでは、面接日時の連絡を電話で行う際のポイントや、電話をかけるときのマナーなどについてご紹介します。 
電話のマナーをきちんと覚え、スマートに応答できるように準備しておきましょう。 

◆電話対応の基本 

電話をかける・受ける際は基本のマナーを守りましょう。 

・周囲の音に気をつける 

電車や車の音が激しい場所、人混みの中での電話は上手く声が聞き取れないことがあります。 
スマートフォンや携帯電話でやりとりをする際は、周囲の音が騒がしくないか、また電波の状況が悪くないかを確認してからかけるのがマナーです。 
また、家で電話のやりとりをする際はテレビの音を消すなどの配慮を行いましょう。 

・電話をかけ直すときは 

万が一かかってきた電話に出れなかった場合は、気がついた時にすぐかけ直しましょう。車や電車、人混みなどで騒がしい場所にいるときは、上記のように速やかに静かな場所に移動するか、落ち着いた頃にかけ直すようにします。 

・周りに電話している人がいる時

自分以外の人が電話のやりとりをしているときは、迷惑にならないように配慮するのもマナーの1つ。 
誰かが電話をしているときは大声を出したり物音を立てたりせず、不用意に近付かないようにしましょう。 

・ハキハキと明るく喋る 

電話は面と向かって話すときとは違い、声が聞き取りづらい可能性も。 
早口だと伝わらないこともあるかもしれません。 
なので、いつものペースよりも少しゆっくり話し、聞き取りやすいように努めましょう。 
また、話をする時はハキハキと喋り、声の大きさにも気を配ることも大切です。 

電話口では表情を読み取ることができません。 
ぼそぼそと喋ったり暗いトーンで喋ったりすると暗い印象を持たれたり、不機嫌に聞こえてしまったりすることも。 
相手に明るい印象を持たれるように、電話で喋るときは声のトーンは普段より高めにし、笑顔で話すことを心がけましょう。 

・電話をかける時間に気をつける 

こちらから相手に電話をかける際は、時間帯に気をつけましょう。 
就業時間外や、午前中、昼休みの時間(大体12時から14時頃)を避けるなど、相手が電話に出やすいように気を配るのもマナーの1つです。 

・正しい敬語で対応する 

敬語を使用する際は、過剰に敬語を使ってしまう「二重敬語」に注意しましょう。 

〈例〉 
「伺わせていただきます」→「伺います」 
「お帰りになられる」→「お帰りになる」 など 

敬語を使用することは勿論ですが、丁寧にしすぎるとかえって不自然に聞こえたりビジネスマナーを知っていないと思われたりということも。 
正しい敬語表現を理解しておくことが大切です。 

 

◆電話のかけ方 

電話をかけるときは、「分かりやすく伝える」ことを意識しましょう。 
緊張して目的や話す内容、聞きたいことなどが支離滅裂になってしまうと、余計に混乱してしまうことがあるので、電話をかける前に話す内容を一度メモしておくことをおすすめします。 

また、相手からの返答を書き記しておくために、筆記用具とメモ帳を用意しておくのがベターです。 
そのほか、会社の説明会の予約や面接のお願いなど、日時を決定する話をする場合は、電話をかけるまえにスケジュール帳も用意しておくと良いでしょう。 

【面接に応募する場合】 

(1)電話口の相手に自分の名前と目的を伝える

まずは電話を受付けてくれた人に名前と目的を伝え、担当者に取り次いでもらいます。 

〈例〉 
「お忙しいところ申し訳ありません。御社の求人広告を見て連絡いたしました、〇〇と申します。採用担当者様はいらっしゃいますでしょうか?」 

(2)採用担当者に取次後、再度目的を伝える 

採用担当者に取り次いでもらった後、採用担当者に現在時間があるかどうかを確認します。 
時間に余裕があることが判明したら、再度目的を伝えましょう。 

〈例〉 
「お忙しいところ恐れ入ります。御社の求人広告を見て連絡いたしました、〇〇と申します。」 

目的を伝えた後は企業側から簡単な質問を受け、いくつかの面接候補日を提示されるのが一般的です。 
挙げられた候補日の中から希望する時間を伝えましょう。 

(3)面接日が決定した後、お礼を伝える 

希望する時間で決定したら、面接日時を復唱し、担当者にお礼を伝えます。 
持ち物などの指定を受けた場合も、面接日時と共に復唱しましょう。 

〈例〉 
「かしこまりました。○月○日○時に(面接会場)、持ち物は〇〇を持参ですね。本日はお忙しい中ご対応いただき、ありがどうございました。では、失礼いたします。」 

電話を切るときは相手が切るまで待つのがマナーですが、しばらく経っても切れないときはこちらから切りましょう。 
その際、乱雑な切り方にならないように、ゆっくりと静かに切るように注意します。 

◇担当者が不在の場合は 

万が一担当者が不在の場合、担当者の戻り時間を確認し、自分からかけ直します。 
電話口で「担当者が戻り次第、こちらからかけ直しましょうか?」と尋ねられても、基本的にはお願いせず自分からかけ直すようにしましょう。 

 

◆電話の受け方 

電話がかかってきたら、電話の内容をメモできるように筆記用具やメモ用紙を手元に用意してから電話に出ます。 
ビジネスシーンで「もしもし」という受け方はNG。 
電話に出るときは「はい、〇〇です」と名乗りましょう。 

一般的に「3コール以内に出るのがマナー」とされていますが、もしもコールに出るのが遅くなったときは以下のような言葉を添えると良いでしょう。 

〈例〉 
電話に出るのが遅れたとき 
「お待たせいたしました。〇〇でございます。」 

万が一電車内や騒がしい場所に居るときにかかってきて電話に出られなかった場合は、静かな場所に移動してから折り返し連絡します。 
また、例のような連絡を入れておくのも良いでしょう。 

〈例〉 
「申し訳ありませんが現在外出中のため、○時頃にちらから折り返し連絡してもよろしいでしょうか?」 

電話対応・電話のマナーは自分の印象を左右します。 
好印象を持たれるように正しい言葉遣いとマナーを身に着けましょう。 

 

◆就活・転職時のマナーに悩んだときは 

就職・転職活動時には電話対応や面接での振る舞いなど、ビジネススキルの基本を見られることが多々あります。 
しかし「自分がちゃんとできているか不安」という方もいらっしゃるのではないでしょうか。 
「ビジネスマナーを学びたい」「電話や面接での振る舞いを知りたい」という方は、プロのアドバイスをもらってみるのも良いかもしれません。 

ハタラクティブでは、履歴書・職務経歴書作成方法や入社に必要な書類の準備、面接対策、ビジネスマナーなど、就職・転職活動において必要な準備をプロのアドバイザーがサポート。 
面接の日程調整もアドバイザーが代行するので、安心して面接に臨めます。 

就職・転職に不安をお持ちの方は、是非一度ハタラクティブを利用してみてはいかがでしょうか。

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