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面接にまつわる電話対応を解説!日程調整や選考結果の受け方を知ろう

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【このページのまとめ】

  • ・面接の電話対応をする前はメモ帳などを用意し、静かで話しやすい場所を選ぶ
  • ・面接の電話対応では明るい声のトーンと正しい敬語を意識し、切電まで気を配る
  • ・面接に関する電話をかける場合は、目的を分かりやすく伝えることが重要
  • ・面接に関する電話を受ける場合は冷静に、重要事項を聞き逃さないよう注意する
  • ・企業側から折り返しや面接結果が来ない場合は、相手を急かさないよう電話対応する

監修者:後藤祐介

キャリアコンサルタント

一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています!

就活中の人の中には、面接に関する電話対応に悩む方も多いでしょう。近年、メールやSNSが主な連絡手段だという人も増えており、電話そのものが苦手な方もいるはずです。しかし、マナーを知らず電話対応に失敗すると、企業側に悪い印象を与え、選考結果に影響する可能性もあります。
このコラムでは、面接にまつわる電話対応について詳しく解説。電話の受け方・かけ方を例文付きで紹介しているので、参考にしてください。

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面接の電話対応をする前に

面接の電話対応をする前に、相手に失礼がないよう基本的なマナーを確認しておきましょう。きちんと準備しておくことで、スムーズに通話することができ、重要な情報を聞き逃すことも防げます。電話対応に失敗すると、就活も進みにくくなってしまうので、注意が必要です。

電話対応に欠かせないアイテムを用意する

面接に関する電話をする場合は、筆記用具やメモ帳、スケジュール帳を用意しておきましょう。また、就活中は複数の企業とやり取りする可能性もあるため、求人情報やパンフレットなど、電話相手の企業の情報が分かる資料があると安心です。
電話対応中は、重要事項をすぐにメモに残し、スムーズに面接の日程調整をしましょう。必要な道具が手元になく、メモを取りそびれたり、予定を聞かれた際に慌てたりするのは避けたいもの。企業側の印象を悪くする恐れがあります。

電話対応は静かな場所で行う

電話対応は静かな場所で行うのが基本です。特に面接に関する電話は、日程や合否など重要な内容を多く含むため、雑音のせいで聞き逃してしまうのは望ましくありません。外であれば、電車や車の音が激しい場所、人混みの中は避けるようにしましょう。また、家で電話対応する際はテレビの音を消すといった配慮が必要です。
電波の状況が良い場所を選ぶのもマナーの一つ。通話を開始したものの話しづらいと感じたら、かけ直すことも大切です。

架電は企業側に配慮した時間帯にする

こちらから電話をかける場合は、企業側に配慮した時間帯を選びましょう。一般的には10~12時、または13~16時がベターといわれています。企業の営業時間に合わせて、始業直後や終業間際、ランチタイムを避けるのがおすすめです。
慌ただしい時間帯の架電は、印象の悪化につながる恐れも。また、担当者が席を外しがちな時間帯に電話をかけると、何度もやり取りする手間がかかってしまうでしょう。面接に臨む前に悪い印象を与えないよう、注意が必要です。

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面接の電話対応3つのポイント

ここでは、面接の電話対応をスムーズに進める、3つのポイントをご紹介します。丁寧な電話対応によって、面接以外の場でも企業側に好印象を与えられるでしょう。

1.ハキハキと明るく話す

面接の電話対応をする際は、ハキハキと明るいトーンで話すことを心掛けましょう。
電話は、直接会話するときとは異なり、声が聞き取りづらい可能性も。そのため、いつものペースよりも少しゆっくり話し、聞き取りやすいように意識することが大切です。
また、電話口では表情を読み取ることができません。 ぼそぼそと喋ったり暗いトーンで喋ったりすると、相手の心象を悪化させてしまう恐れも。声のトーンは普段より高めにし、笑顔で話せば明るい印象を与えられるでしょう。

2.正しい敬語で対応する

面接の電話対応では、正しい敬語を使うことも重要です。基本的な敬語を押さえておくことはもちろん、丁寧に話そうと意識するあまり、「二重敬語」を使ってしまわないよう注意しましょう。

〈二重敬語の例〉
誤「伺わせていただきます」→正「伺います」
誤「お帰りになられる」→正「お帰りになる」 など

誤った敬語は、不自然さを招いたり、「ビジネスマナーを知らない」と思われてしまったりする原因になります。就活で不利にならないよう、正しい敬語で電話対応しましょう。

3.切るときも丁寧さを意識する

面接に関する電話を切るときは、最後まで丁寧さを意識しましょう。「失礼します」と会話を終了したのち、相手が電話を切るのを待つのが基本的なマナーです。しばらく待っても相手が切らないようであれば、こちらから静かに切電します。
挨拶が終わらないうちに切ったり、会話が終わった途端に切ったりするのは望ましくありません。乱雑な対応で相手の心象を悪化させないよう、十分注意しましょう。

面接の電話対応~かけ方編~

ここでは、面接に関する電話のかけ方をご紹介します。企業側に電話対応の時間を「割いてもらう」ことを意識し、丁寧かつ分かりやすく話を進めましょう。
緊張して目的や聞きたいことなどが支離滅裂になってしまうと余計に混乱してしまうので、電話をかける前に話す内容を一度メモしておくことをおすすめします。

1.自分の名前を伝えて取り次いでもらう

まずは電話を受け付けてくれた人に挨拶し、名前と目的を伝えます。そのうえで、担当者に取り次いでもらいましょう。

<例1>
「お世話になっております。御社の採用選考に参加させていただいている、〇〇と申します。人事部の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか?」

<例2>
「お忙しいところ恐れ入ります。御社の求人広告を見て連絡いたしました、〇〇と申します。採用担当者様はいらっしゃいますでしょうか?」

担当者の部署名と名前が分かっている場合は、具体的に伝えるとベターです。
電話口の相手に「どのようなご用件でしょうか?」と質問された場合は「明日◯時からの面接の件でご連絡しました」というように、簡潔に用件を伝えましょう。

担当者が不在の場合

担当者が不在の場合は、担当者の戻り時間を確認し、自分からかけ直します。
「こちらからかけ直しましょうか?」と尋ねられても、基本的にはお願いせず、自分からかけ直すのがベターです。

<例>
「〇〇様は何時ごろお戻りになりますか?」
(戻り時間を確認し、)「かしこまりました。では◯時頃、改めてお電話いたします。」

万一、企業側が折り返すことになった場合は、自分の電話番号を伝えます。電話対応に都合の悪い時間があれば、それもあらかじめ伝えておくと良いでしょう。

<例>
「000‐000‐0000に折り返しお電話いただけますと幸いです。恐れ入りますが、この後電車で移動するため、◯時以降にご連絡いただきますようお伝えください。」

2.担当者に目的を伝える

担当者に取り次いでもらったら、改めて挨拶をして名乗ります。「ただ今、お時間よろしいでしょうか?」と担当者に電話対応をする時間があるか確認すると、より丁寧です。目的は以下の例を参考に、簡潔に伝えましょう。

面接に応募する場合

面接に応募する場合は、求人広告を見た媒体と希望職種を伝えるようにします。

<例>
「求人サイト〇〇を拝見し、△△職に応募させていただきたくお電話いたしました。」

目的を伝えた後は企業側から簡単な質問を受け、いくつかの面接候補日を提示されるのが一般的です。 挙げられた候補日の中から希望する時間を伝えましょう。

面接日の変更をお願いする場合

面接日を変更する場合は誠意をもって理由を話し、複数の変更候補日を挙げましょう。
面接日の変更は、多かれ少なかれ企業側に迷惑をかけます。自分の都合で予定を変えてしまうことにしっかり謝罪の意を示し、また、変更日の食い違いがないように復唱して確認することがポイントです。

<例>
「大変申し訳ないのですが、家庭の事情により◯日の面接に伺えなくなってしまいました。つきましては、面接日を変更させていただきたくご連絡差し上げました。大変申し訳ありません。」

(面接日の変更を承諾されたら)「ありがとうございます。◯日以外の平日◯時以降であれば、いつでも問題ありません。」
(変更日を指定されたら)「かしこまりました。では、△日△曜日◯時にお伺いさせていただきます。よろしくお願いいたします。」

多くの場合、面接日を変更する理由は具体的に伝えなくても良いでしょう。ただし「旅行に行くことになった」「他企業の面接と重複した」など、印象を悪化させる話は望ましくありません。
会話の最後には改めて謝罪と、面接日の変更に応じてもらった感謝を伝えましょう。

折り返しかけた場合

企業側からの電話に応じられず折り返しかけた場合は、きちんと謝罪しましょう。

<例>
「先ほどはお電話に出られず、大変申し訳ございませんでした。留守電にてお伝えいただいた、面接の件で折り返しご連絡させていただきました。」

折り返しの連絡は、なるべく早急に行うのがマナーです。やむを得ない場合を除いて、その日のうち、かつ企業の営業時間内に折り返すよう心掛けましょう。

面接の電話対応~受け方編~

ここでは、面接に関する電話の受け方をご紹介します。手元に筆記用具やメモ帳などを用意し、3コール以内に受けられるとベターです。

1.「もしもし」は避ける

ビジネスシーンで「もしもし」という受け方は望ましくありません。 電話に出るときは「はい、〇〇です」と名乗りましょう。 もし、電話に出るまでに3コール以上かかってしまった場合は「お待たせいたしました、〇〇です」と一言添えるのがおすすめです。

都合が悪く話せない場合

電車内や騒がしい場所で電話がかかってきた場合は、静かな場所に移動してから折り返し連絡します。 また、状況に応じて以下のように伝えるのも良いでしょう。

〈例〉
「申し訳ありませんが現在外出中のため、◯時頃にこちらから折り返し連絡してもよろしいでしょうか?」

先述のとおり、騒がしい場所や電波状況が悪い場所での通話は避けるのがマナーです。無理に話し続けようとせず、落ち着いて話せる話せる環境を整えましょう。

2.落ち着いて電話対応する

面接の通過や内定を伝えられた場合は、つい感情が高ぶることもありますが、落ち着いて電話対応をすることが大切です。うっかり重要事項を聞き逃さないように注意しましょう。

面接の通過を伝えられた場合

面接の通過を伝えられた場合は感謝の意を示し、次の選考の日程調整を行います。

<例>
「一次面接通過のご連絡、誠にありがとうございます。ぜひ、二次面接を受けさせていただきたく存じます。よろしくお願いいたします。」

次の選考の日程を提示されたら、復唱してメモを取りましょう。提示された面接日の都合が悪い場合は、謝罪とともに別日程の調整をお願いします。

内定を伝えられた場合

内定を伝えられた場合は感謝の意を示し、内定を承諾します。ただし、入社を検討したい場合は焦って返答せず、はっきり猶予をもらいたい旨を伝えるようにしましょう。

<例1>
「内定をいただき、誠にありがとうございます。ぜひ御社に入社させていただきたく存じます。よろしくお願いいたします。」

<例2>
「内定をいただき、誠にありがとうございます。大変恐れ入りますが、労働条件通知書を確認の上、検討のお時間をいただきたく存じます。勝手なお願いで申し訳ありませんが、◯日までお待ちいただくことは可能でしょうか?」

労働条件を確認しないまま内定承諾をし、後々トラブルやミスマッチを起こす事態は避けたいもの。冷静に対応することが大切です。

不採用を伝えられた場合

電話で不採用を伝えられるケースは一般的にあまり見られず、多くはメールでの連絡です。もし、不採用を伝える電話が来た場合は、わざわざ連絡してしてくれたことへの感謝を伝えましょう。

<例>
「わざわざご連絡ありがとうございます。残念ではありますが、また機会がありましたらよろしくお願いいたします。」

不採用の連絡だからといって、ぞんざいに電話対応するのは望ましくありません。いずれビジネスの場で関わったり、再度面接を受けたりする可能性も否定できないため、悪印象を与えないよう注意しましょう。

企業から面接に関する電話が来ない場合

企業から面接に関する電話が来ない場合は、こちらから連絡する必要があります。相手を急かして印象を悪くしないためには、タイミングの見極めと丁寧な電話対応が重要です。

企業側から折り返しが来ない場合

企業に「折り返し連絡します」と伝えられたにもかかわらず、その日のうちに連絡がなかった場合は、翌日こちらから電話しましょう。なお、緊急の用事の場合は、1~2時間ほど待ってからかけるのがベターです。

<例>
「お忙しいところ度々申し訳ございません。昨日◯時に折り返しの電話をいただく予定だったのですが、ご連絡がなかったため、こちらからお電話させていただきました。」

忙しい相手への気遣いを忘れず、急かすような電話対応は避けましょう。

面接結果の連絡が来ない場合

面接結果は、1週間を目安に連絡する企業が多いようです。最終面接から1週間経っても音沙汰がない場合は、こちらから問い合わせても良いでしょう。ただし、企業によって合否を判断するタイミングはさまざま。あらかじめ企業側から「◯日ごろ通知します」と日程の指定があった場合は、その日を過ぎてから連絡します。
面接結果は、まずメールで問い合わせるのがベター。電話は、メールに返信がない場合に使いましょう。催促してしまうことを詫びる姿勢が大切です。

<例>
「いつもお世話になっております。〇日に面接を受けさせていただいた〇〇と申します。お忙しいところ催促する形になってしまい大変申し訳ないのですが、その後の選考状況をお伺いしたく、お電話差し上げました。」

就活中は、早く合否を知りたくて焦ることもあるでしょう。しかし、「選考の時間を割いてもらっている」という謙虚な気持ちを持って電話対応するのが賢明です。

面接の電話対応に悩む就活中の方は、就職エージェントを利用するのも一つの手です。

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