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不採用通知に返信する意味とは?書くべき内容はこれ

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【このページのまとめ】

  • ・不採用通知への返信は、基本的には必要ない
    ・面接の時間を割いてもらったこと、個人的にお世話になったことを感謝したい場合は返信しよう
    ・返事が貰えるかはわからないが、不採用の理由について聞くのはOK
    ・恨みつらみを書いたり、必要以上の長文になったりするのはNG

不合格を知らせる不採用通知がきたら、返信した方が良いのでしょうか?
こちらのコラムでは、返信の必要性と返信する場合の例文をご紹介していきます。

◆もう付き合いはないけど…不採用通知に返信は必要?

「〇〇様のより一層のご活躍をお祈り申し上げます」といった文言で締めくくられる不採用の連絡。
選考結果の連絡手段は企業によって異なりますが、不採用の場合はメールで通知されるケースが多くなっています。
テンプレートを使って多くの就活生に送られる文章ですが、不採用の通知メールに返信はいるのでしょうか?

結論からいうと、基本的には不採用通知に返信は必要ありません。ただ、返信するのがNGというわけでないので、選考のために時間を割いてくれた企業にお礼を言いたいという人は返信しても問題はありません。
「電車遅延で会場に遅れたが、時間をずらして面接してもらえた」等、面接当日にトラブルがあって担当者に手間をかけた場合、OBを紹介してもらったなど個人的にお世話になった場合は、返信メールで感謝を伝えると良いかもしれません。

また、志望度が高い企業から不採用が通知がきたとき、気持ちに区切りをつけるために返信メールを送るという人もいるようです。

◆返信メールのマナーと例文

返信のメールを書きたいという人は、これからマナーと例文についてご紹介するので参考にしてみてください。

まず、返信するメールは届いたメールのタイトルをそのまま使うのがわかりやすくて良いでしょう。
本文に書く基本的な内容は、面接の時間を割いてもらったことへのお礼。気になる人は、今後の参考のために「不採用になった理由」を尋ねても構いません。
ただし、企業の方針や採用担当者の判断によっては必ずしも返信がくるとは限りません。採用担当者は多忙なので、あまり期待しすぎず「ひょっとしたら教えてもらえるかもしれない」という気持ちで尋ねてみると良いでしょう。場合によっては丁寧な返事がもらえることもあるようです。

やってはいけないのは、不採用という結果に対する恨みつらみを書いたり、読むのが大変な長文のメール。返信メールはあくまで企業への感謝を伝えるものと覚えておきましょう。

【本文例】

お世話になっております、〇〇大学の〇〇です。
この度はお忙しい中、面接の機会を設けていただきありがとうございました。また、選考結果のご連絡をいただきありがとうございます。
不採用の結果については残念に思っておりますが、選考を通して〇〇業界や〇〇の職種についてのお話が聞けたことは自分にとって貴重な勉強になりました。
今後も気を引き締めて就職活動を頑張っていこうと考えています。そこで大変恐縮なお願いなのですが、今後の参考のためにも今回不採用となった理由を教えていただくことはできないでしょうか。
お忙しいこととは思いますが、ご返信をいただけますと幸いです。何卒よろしくお願いいたします。


今紹介したのは本文の例ですが、宛先の社名は略さず、メールの最後には忘れずに署名を入れるようにしましょう。
返信の書き方に迷う人は上記の例を参考に、ご自身の状況に合わせて文章を変えて本文を作成してください。

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