面接当日に体調不良に!キャンセルや日程変更はどうすれば良い?

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【このページのまとめ】

  • ・体調不良で面接をキャンセルする場合は、メールではなく電話でするのがマナー
  • ・面接のキャンセル連絡をする際には、体調不良であることを簡潔に伝える
  • ・誠実な対応を心掛ければ、体調不良で面接を延期しても採用の可能性はある
  • ・面接の日程変更ができたときは、お礼のメールを送るのがおすすめ
  • ・体調不良で面接をキャンセルすることのないように、日々の体調管理が大切

面接に備えていたにも関わらず、直前になって体調不良になることもあるでしょう。せっかくのチャンスを逃したくない気持ちもわかりますが、無理に面接に臨んでも思うような結果は得られません。また、面接担当者や周りの就活生に迷惑をかける可能性も。体調不良で面接に行けなくなったときには、一刻も早く連絡をして誠実に対応することが大切です。このコラムでは、面接をキャンセルする際の連絡法やポイントをご紹介します。

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面接を体調不良で辞退する際はメール連絡でも良い?

体調不良で面接を辞退する場合は、メールより電話連絡のほうが適しています。しかし、担当者が不在であったり、風邪で声が出なかったりするなど、電話で伝えられない状況であればメールでの連絡も可能です。なお、どのような場合でも、面接を無断欠席するのはマナー違反といえます。

キャンセル連絡は電話がマナー

面接当日や前日など、体調不良による直前のキャンセルの連絡は、電話で伝えるのが基本マナーです。会社は面接のために忙しい時間を割き、準備をしています。そのため、直前に面接をキャンセルする場合は、謝罪の気持ちと体調不良によりやむを得ずキャンセルしなければならない状況であることを、電話で直接伝えることが大切です。特に、面接の日時を変更してほしいときは、メールよりも電話で交渉したほうが良いでしょう。

面接当日のキャンセルについては、「面接当日のキャンセルは可能?メールで辞退できる?正しい連絡方法と伝え方」でも詳しく解説しています。ぜひこちらもあわせてご覧ください。

日程変更ができたときはメールでお礼を伝える

体調不良のため面接日の変更を希望する旨を電話で連絡し、日程の変更ができたときは、その後採用担当者宛にお礼のメールを送るのがおすすめです。口頭だけでは日時を聞き間違えてしまう可能性もあるので、文章に残して確認するようにしましょう。また、謝罪や感謝の気持ちを再度伝えることで印象も良くなります。

面接を体調不良で延期したら不採用になる?

体調不良を理由に面接を延期したからといって、不採用になることはほぼないと考えられます。ただし、面接の日程変更ができずキャンセル扱いになってしまう可能性は十分にあるでしょう。日程変更を申し出る際には、キャンセルになっても仕方がないことを念頭においておくことが大切です。
また、なるべく良い印象を持ってもらうためにも、電話をかける際に静かな場所を選んだり、日程変更に関するお礼のメールを送ったりと、丁寧な対応を心掛けましょう。

面接を体調不良でキャンセルする際のポイント

体調不良を理由に面接をキャンセル場合は、採用担当者に連絡をするのはもちろん、連絡の時間帯や現状の伝え方に気をつけましょう。ここでは、面接を体調不良でキャンセルする際のポイントを解説します。

無断キャンセルはNG

先述したとおり、面接の無断キャンセルはマナー違反です。会社は面接のために、時間とコストを掛け準備をしています。体調不良でのやむを得ないキャンセルとはいえ、何の連絡もしないのは失礼なだけではなく、会社側に大きな迷惑をかけることに。また、最終面接で無断キャンセルをした場合、後日連絡をしても、再度日程を調整してもらうのは難しいでしょう。無断キャンセルは大きなリスクを伴うことを理解し、事前に連絡を入れることが大切です。

連絡する時間帯に気をつける

会社に体調不良で面接をキャンセルしたい旨を連絡をする場合は、電話をかける時間帯に気をつけましょう。前日までに連絡ができるときは、業務が集中しやすい就業直後の時間帯や、採用担当者が退勤しそうな夕方以降の連絡は避けるのが無難です。キャンセルの意思を確実に伝えるためにも、できれば伝言は避けて採用担当者と直接話しましょう。
当日の朝、急に体調不良になってしまった場合は、一刻も早く連絡することが大切です。ギリギリまでどうするか悩んでしまうかもしれませんが、直前の連絡では面接準備を整えている会社に多大な迷惑をかけてしまいます。なるべく早く決断をして電話で連絡するようにしましょう。

事実と理由を簡潔に述べる

体調不良で面接をキャンセルすることを連絡する際には、現状を簡潔に述べるようにします。申し訳ない気持ちが先走って長い言い訳をすると、印象が悪くなってしまうことも。どのような理由でキャンセルしたいのかをハッキリと分かりやすく伝えることが大事です。

体調不良で病院へ行った場合は、キャンセルの連絡をする際に診断結果も報告すると良いでしょう。たとえやむを得ない理由があったとしても、面接直前でのキャンセルはマイナスな印象を与えてしまうことも考えられます。真摯にキャンセル理由や謝罪の気持ちを伝えるのはもちろん、医師による診断結果を伝えることで、会社側に「誠実な人」と感じてもらいやすくなるでしょう。特に、面接日程の変更を希望する人は、「何日後なら面接に行かれそうか」を採用担当者に把握してもらうためにも、診断結果を報告するのがおすすめです。

謝罪の気持ちを伝える

体調不良である理由を簡潔に伝えたら、謝罪の気持ちを述べるようにしましょう。キャンセルの連絡は誠実さが伝わるかどうかも大切なポイントです。ただキャンセルすることを伝えるだけではなく、「迷惑を掛けてしまい申し訳ない」という気持ちもしっかりと伝えましょう。

日程変更したい旨をはっきり伝える

体調不良で面接の日程変更を希望する場合は、自分から申し出るようにしましょう。遠慮して、相手から提案されるのを待っていると、そのまま辞退扱いになる場合があるので注意が必要です。

変更する面接の日程は、病状にもよりますが一週間程度あけると安心でしょう。感染症などの可能性も考慮するのであれば、さらに日程をあける必要があります。体調が回復し、確実に面接に行かれる日程で、採用担当者に交渉しましょう。
ただし、変更を希望する日程が先になってしまうと、人員が足りず採用を急ぐ会社では、「面接は見送りに…」とされてしまうことも。また、先述したとおり、そもそも面接日程の変更を受け入れない会社もあると理解しておく必要があります。

体調不良で面接担当者へ連絡する際の4つの例文

ここでは、実際に体調不良で面接をキャンセルする場合の伝え方を4つの例文で紹介します。参考にして、誠実さが伝わる連絡をしましょう。

1.電話で面接の日程変更をお願いする場合

会社に、体調不良で面接の日程変更をお願いする電話をかけた際に、必ずしも採用担当者が出るとは限りません。別の社員が電話に出た場合は、名前や面接日、電話の内容を簡潔に伝え、採用担当者に引き継いでもらいます。
また、採用担当者が不在ですぐに電話に出られないときは、何時ごろに戻るかを尋ね、再度こちらから連絡する旨を伝えましょう。なお、採用担当者の事情によっては、電話に出た相手が用件を聞いたうえで、折り返しの電話になることも考えられます。その場合は、会社からの電話にいつでも出られるようにしておきましょう。

「大変お世話になっております。■■大学の✕✕✕✕(名前)と申します。
○月△日☓時に、御社の面接に伺うことになっておりましたが、体調不良により欠席させていただきたく、ご連絡いたしました。採用ご担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか?

お忙しいところ申し訳ございません。■■大学の✕✕✕✕(名前)です。
○月△日☓時に、御社の面接を予定しておりましたが、○日前から体調を崩してしまい、△度の発熱が続いているため、伺うことができなくなってしまいました。直前のご連絡となってしまい大変申し訳ありません。もし可能であれば、改めて面接の機会を頂けませんでしょうか。

ありがとうございます。
この度はお忙しい中、ご迷惑をおかけして申し訳ありませんでした。引き続きよろしくお願いいたします。」

2.電話で面接を辞退する場合

面接を辞退する場合は、自分の状況を詳細に説明する必要はありません。体調不良で辞退したいことと、謝罪の気持ちを簡潔に伝えましょう。

「大変お世話になっております。■■大学の✕✕✕✕(名前)と申します。
○月△日☓時に、御社の面接に伺うことになっておりましたが、体調不良により欠席させていただきたく、ご連絡いたしました。採用ご担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか?

お忙しいところ申し訳ございません。■■大学の✕✕✕✕(名前)です。
○月△日☓時に、御社の面接を予定しておりましたが、体調不良のため今回の面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
貴重なお時間を頂戴していたにも関わらず、ご迷惑をおかけして大変申し訳ありません。」

3.担当者が不在の場合のメール連絡

面接を体調不良で辞退する電話をした際に、採用担当者が不在の場合もあるでしょう。その際は、伝言をお願いしたあと、再度メールで辞退する旨を採用担当者宛に送ると確実です。
なお、日程変更を申し出る場合、メールでのお願いはおすすめしません。採用担当者と直接電話で話すほうが、より誠実な印象を与えやすく、日程変更を承諾してもらえる可能性が高まるでしょう。

<件名>
面接辞退のお願い(大学名・名前)

<本文>
△△株式会社
人事部 ○○様

お世話になっております。
○月△日☓時より面接のお時間を頂いておりました、■■大学●●学部の✕✕✕✕(名前)です。

大変申し訳ありませんが、体調不良により今回の面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。お忙しい中貴重なお時間を頂戴していたにも関わらず、ご迷惑をおかけして申し訳ございません。

大変恐縮ではございますが、何卒宜しくお願い致します。

=====================================
■■大学●●学部
名 前(ふりがな)
メールアドレス:△△△.□□□@△△.co.jp
電話番号:090-✕✕✕✕-✕✕✕✕
住所:〒✕✕✕-✕✕✕✕
東京都○○区○○1-2-3 △△ハイツ✕✕✕号室
=====================================

4.日程変更後のお礼メール

体調不良で面接の日程変更を希望し、受け入れてもらえた場合は、採用担当者へお礼のメールをしましょう。先述したとおり、お礼のメールは電話でやり取りをした日程を確認することに加え、改めて謝罪と感謝の気持ちをきちんと伝えることもできるので好印象につながりやすくなります。

<件名>
面接日程変更の御礼(大学名・名前)

<本文>
△△株式会社
人事部 ○○様

お世話になっております。
■■大学●●学部の✕✕✕✕(名前)です。
先ほどは、突然のお電話失礼いたしました。
この度は、私の体調不良により、貴社の面接を欠席することになり大変申し訳ございません。

また、ご多忙の中、面接の日程を調整していただき誠にありがとうございます。
○月△日☓時に改めて御社にお伺いいたします。

この度はお手数をおかけしてしまい大変恐縮ではございますが、何卒宜しくお願い申し上げます。

=====================================
■■大学●●学部
名 前(ふりがな)
メールアドレス:△△△.□□□@△△.co.jp
電話番号:090-✕✕✕✕-✕✕✕✕
住所:〒✕✕✕-✕✕✕✕
東京都○○区○○1-2-3 △△ハイツ✕✕✕号室
=====================================

面接をキャンセルする際の連絡については、「面接辞退は電話とメールどっちで連絡すべき?マナーや例文をご紹介」でも詳しく解説しています。体調不良でやむを得ず面接キャンセルの連絡が必要になった方は、こちらもぜひ参考にしてください。

面接日に体調不良にならないためにできること

面接日に体調不良にならないためには、質の良い食事や睡眠、感染予防の対策を取ることが大切です。大事な面接日に向けて、体調管理に配慮しましょう。

食事と睡眠を十分に取る

質の良い食事と睡眠は、免疫力を高める効果があります。体調管理の第一歩として生活習慣を見直しましょう。面接では顔色や雰囲気なども評価の一つです。体調不良で普段と同じように声が出なかったり、頭が働かなかったりすると実力を発揮できないだけでなく、不健康な印象も与え、マイナス評価につながってしまう可能性も。健康で明るい印象を与えるためにも、規則正しい生活を心掛けて、万全の体調で面接に臨みましょう。

毎日の基本、体調管理のポイントとは?」のコラムでも、体調管理について詳しく紹介しています。面接当日の体調不良を防ぐために、こちらもぜひチェックしてみてください。

感染予防の対策をしっかり行う

日頃から感染予防の対策として有効な手洗い・うがいの習慣を身につけ、マスク着用を心掛けるようにしましょう。面接当日も体調不良でなくても、予防のためにマスク着用をするのがおすすめです。感染予防をしっかりと行い、体調管理ができる社会人を目指しましょう。

面接日前は人混みを避ける

インフルエンザなどの感染症が流行しやすいシーズンは、不要不急の外出を避けるのも体調管理の一環です。特に、大事な面接を控えているのであれば、面接日の1~2週間前からレジャー施設や商業施設などの人混みを避けたほうが良いでしょう。体調不良にならないためには、不特定多数の人との接触はおすすめしません。どうしても混雑する場所に出掛けなくてはならないときは、マスク着用やアルコール消毒などの対策を徹底することが大切です。

面接日に体調不良…焦らないためには?

あらゆる対策を講じていても体調不良になってしまい、面接をキャンセルせざるを得なくなる可能性はだれにでもあります。いざというときに一人で悩んだり、焦ったりすることのないよう、就職エージェントを利用して就活を進めるのがおすすめです。

若年層の就活を支援するハタラクティブでは、専任のアドバイザーがキャリアカウンセリングやメールなどでの相談を通して、あなたの心配事や不安を一つひとつ解決。体調不良での面接のキャンセルや日程変更といった企業とのやり取りも、アドバイザーが行うので安心です。
さらに、希望に応じて応募書類の添削や面接対策も行い、内定までしっかりとフォロー。ご提供するサービスはすべて無料ですので、どうぞお気軽にご相談ください。

面接の日程調整に関するQ&A

面接の日程調整は選考に不利になるのか、どうやって伝えれば良いのか…そんな不安を解消するQ&Aをまとめました。

面接キャンセルはメールと電話どっちで伝える?

前日や当日にキャンセルや時間変更を依頼するときは、電話で直接連絡を取りましょう。メールは担当者がいつ見るか分からず、確実ではありません。前日より前であれば、メールで連絡してもOKです。ただ、返信が遅い場合は、担当者の見落としが考えられるので改めて電話をしましょう。 「面接を辞退する理由と方法を解説!注意点もご紹介」では、アドバイザーが面接を辞退するときの手順を解説しています。

 

体調不良以外の理由で面接日程を変更できる?

仕事をしながら転職活動をしている人は、現職で外せない予定が入って面接日程を変えざるを得ない場合があるでしょう。企業もその点は理解しているので、事前に連絡して事情を説明すれば、日程変更を受け付けてもらえます。ただし、日程変更は1回までにするのが賢明です。2回以上変更を希望すると、「スケジュール管理能力がない」「志望度が低い」と判断される恐れがあります。

 

面接日程の変更は選考に不利になる?

企業にもよりますが、1回の日程変更で選考が不利になることは少ないでしょう。日程を変更したい場合は、変更の必要が生じた時点ですぐに連絡をし、お詫びを伝えたうえで日程変更を依頼してください。変更する日にちは自分で指定するのではなく、何日か候補日を挙げるのがマナーです。「面接の日程調整をメールでお願いする場合の書き方と例文」では、面接日程を変更するときのメール例文をまとめているので参考にしてください。

 

日程変更の理由はどう伝える?

現職の都合や家庭の事情など、基本的には正直に理由を伝えるのが良いでしょう。ただし、「他の企業の選考が入った」と言うと、志望度が低いと判断されて選考が不利になる可能性があります。

面接の日程調整を効率的に行いたい方は、転職エージェントのハタラクティブをご利用ください。ハタラクティブでは、日程調整をはじめとする企業とのやり取りを代行し、スムーズな就職・転職活動をサポートしています。

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