体調不良で面接をキャンセルする場合の正しいマナー

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【このページのまとめ】

  • ・体調不良で面接をキャンセル連絡する際は、必ず電話で。就業直後など忙しい時間帯を避け、事実と理由を簡潔に伝える
    ・何よりも先にまず謝罪をしてから理由を伝える
    ・後日、面接を受けたい意思はしっかり伝えること。ただし、面接の日程調整は「可能であれば」というスタンスを忘れずに
    ・面接をキャンセルしないためにも、当日の1~2周間前はレジャーや人混みを避ける、食事や睡眠に気を配るなど、体調管理はしっかりと

就職活動が長くなってくると、心身の疲労も徐々に溜まってきてしまうもの。まさかのタイミングで体調を崩してしまうこともあるかもしまれません。
ですが、そんな時「せっかく決まった面接、風邪で行けないなんて」と無理を押して面接に臨んでも、思うような結果は得られません。会社の方に体調不良を心配されるようなことになったら、かえって迷惑をかけることにも。そこで今回は、体調不良で面接に行けなくなった場合の正しいマナーをご紹介します。

◆体調不良で面接をキャンセル連絡する際のポイント

キャンセルの連絡は必ず電話で。事実と理由を簡潔に伝えましょう

・前日までに連絡する場合は、就業直後などの時間帯は避けます

業務が集中しやすい時間帯は、採用担当者と連絡が取りづらいことがあります。確実にキャンセルの意思を伝えるためにも、できれば伝言は避けて直接採用担当者と話しましょう。

・面接に行けなくなった事実と理由を簡潔に伝える

長い言い訳は、かえって印象を悪くしてしまうこともあります。直前のキャンセルを申し訳なく思う気持ちを伝えることも大切ですが、相手が業務中であることを忘れずに、行けなくなった事実と理由を簡潔に伝えるようにしましょう。

・当日に連絡する場合は一刻も早く連絡を

当日の朝急に高熱が出てしまったような場合、連絡する時間帯を選んでいては、その間にも面接の準備が進んでいるかもしれません。当日の連絡は一刻も早く、必ず電話で伝えましょう。会社はわざわざ時間を割いて、面接の機会を設けてくれています。もしギリギリの時間帯になったとしても必ず連絡は入れて、無断でのキャンセルは絶対しないようにしましょう。自分の行動に責任を持つ、社会人の基本を常に心がけましょう。

・必ず電話で伝えること

「面接日程の変更などの連絡はメールで」などの指定を受けている場合は別として、キャンセルの連絡は必ず電話で入れるようにしましょう。メールは便利ですが、相手への誠意は伝わりにくくなります。また電話する際は街中の騒がしい場所は避けて、静かな場所でかえるようにします。

・後日面接を受けたい意思はしっかり伝える

誠意を持って対応すれば、体調不良が理由のキャンセルが合否に直接影響することはほぼないと考えられます。採用面接を受けたいという意思がある場合は、面接日程の変更をきちんと伝えましょう。相手から提案されるのを待っていたり、遠慮して伝えられないでいると、辞退扱いになってしまうこともあるので注意が必要です。
                  

◆連絡する際のマナーと例文

誠意を持って、謝罪の気持ちを相手に伝えましょう

・何よりもまずは謝罪を

体調不良で仕方なくとは言え、直前のキャンセルが面接準備を進めている相手方に迷惑をかえるのは間違いありません。申し訳ないという気持ちはきちんと伝えるようにしましょう。直前のキャンセル、じつは採用担当者にとってそう珍しいことではありません。誠意を持って対応すれば、好印象を与えることにも繋がりますよ。

・キャンセル理由は体調不良が無難

面接のキャンセル理由としては体調不良が無難ですが、具合を詳しく聞かれた時は差し障りのない範囲で正直に答えるようにしましょう。

・面接の日程調整をお願いする場合は、「可能であれば」のスタンスで

自己都合によるキャンセルであることを忘れずに、面接の日程調整を希望する場合も「もし可能であれば」というスタンスでお願いします。自分から候補日を提案するようなことも、避けた方がいいでしょう。

・例文1(面接の日程調整をお願いする場合)

お忙しいところ申し訳ございません。■■大学の××××と申します。 
○月☓日の■時~、貴社の面接に伺うことになっておりましたが、体調不良により欠席させていただきたく、ご連絡いたしました。採用担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか?
            
お忙しいところ申し訳ございません。■■大学の××××です。 
じつは☓日前から体調を崩してしまい、○度の発熱が続いています。大変申し訳ありませんが、今回の面接に伺うことができません。もし可能であれば、改めて面接の機会をいただけませんでしょうか。
           
お忙しい中、ご迷惑おかけして申し訳ありません。失礼いたします。

・例文2(面接を辞退する場合)

お忙しいところ申し訳ございません。■■大学の××××と申します。 
○月☓日の■時~、貴社の面接に伺うことになっておりましたが、体調不良により辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。採用担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか?

お忙しいところ申し訳ございません。■■大学の××××です。 
体調不良により今回の面接は辞退させていただきたく連絡させていただきました。
お時間をいただいていたにもかかわらず、ご迷惑をおかけして申し訳ありません。

・例文3(メールで連絡する場合)

件名:【面接辞退のお願い(☓☓大学○○)】

【本文】

  ■■株式会社 
○○様

お世話になっております。○月☓日■時より面接(面接の種類に応じて変更)のお時間をいただいておりました、 ☓☓大学●●学部の○○です。

大変申し訳ありませんが、体調不良により今回の面接を辞退させて頂きたく、ご連絡させていただきました。お忙しい中面接日程を調整頂いたのに、ご迷惑をおかけして申し訳ございませんが、 何卒よろしくお願い致します。

今回はお忙しい中、ご迷惑をおかえして本当に申し訳ありません。
失礼いたします。

※採用担当者が不在で伝言を残した場合なども、トラブル回避のためメールを送るとよいでしょう。なお、基本的にメールで連絡するのは面接を辞退する場合に限られます。改めて日程調整をお願いしたい時は、やはり電話で直接お願いするのがベストでしょう。                

◆面接をキャンセルしないためにも体調管理はしっかりと

まずは、質のよい食事と睡眠を十分摂ることが大切です

・面接日前1~2週間はレジャー施設や商業施設など、人混みには極力行かないようにする

とくにインフルエンザの流行しているシーズンには、感染症への感染を防ぐため不要不急の外出は避けましょう。どうしても混雑する場所に出掛けなくてはいけないときは、マスクを着用します。

・うがい手洗い、マスクなどの感染予防はしっかりと

社会人になったら、少々体調が悪くても会社を休むわけにはいかないということがあるかも知れません。今のうちからうがい手洗いの習慣をしっかり身につけて、体調管理のできる社会人を目指しましょう。

・食事と睡眠は十分に

質のよい食事と睡眠は免疫力を高めてくれるので、体調管理にはもっとも有効です。エントリーシートの締め切りに追われて徹夜続き、なんて生活を送っていてはここぞというときに力を発揮できません。行き過ぎは無理は禁物。規則正しい生活を心がけて、万全の体調で面接にのぞみましょう。

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