面接日に体調不良に！連絡は電話？メール？辞退や日程変更の例文も解説

面接に備えていたにもかかわらず、直前になって体調不良になることもあるでしょう。せっかくのチャンスを逃したくない気持ちになるかもしれませんが、無理に面接に臨んでも思うような結果は得られません。また、企業や周りの就活生に迷惑を掛けてしまう可能性も。体調不良で面接に行けないときには、一刻も早く連絡をして誠実に対応することが大切です。このコラムでは、面接をキャンセルする際の連絡法やポイントをご紹介します。

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面接当日に体調不良…無理して行くのはNG！

面接当日に体調不良になった場合、無理をして会場に行くのはNGです。「面接当日に辞退したら選考に落ちるのでは？」「不採用になりそうで心配…」と思い、無理してでも行った方が良いと考える人もいるでしょう。しかし、コロナ禍を経験した社会的には、体調不良というだけで企業側に不安を与えかねません。どのような症状がどの程度出ているかにもよりますが、基本的に体調不良の場合は無理して面接に行かないほうが良いでしょう。

面接を体調不良で延期したら選考に影響する？

体調不良を理由に面接を延期したからといって、選考に落ちることは基本的にないと考えられます。ただし、面接の日程変更ができずキャンセル扱いになってしまう可能性は十分にあるでしょう。日程変更を申し出る際には、「キャンセルになっても仕方がない」という事実を念頭においておくことが大切です。

また、なるべく良い印象を持ってもらうためにも、電話をかける際に静かな場所を選んだり、日程変更に関するお礼のメールを送ったりと、丁寧な対応を心掛けましょう。

面接当日に体調不良になったときの対処法

面接当日に体調不良になってしまったときは、焦らず企業に連絡しましょう。その際決めるべきなのが、面接を辞退するのか、面接の日程変更をしてもらうのか、別の方法での面接を提案するかです。ここでは、面接当日に体調不良になってしまったときの対処法をご紹介します。

面接辞退の連絡をする

「症状がかなり重い」「次はいつ面接に行けるか見通しが立たない」といった理由で、面接予定の企業への入社をあきらめられる場合は、辞退の連絡をしましょう。企業は多忙ななかで、応募者と面接する時間を割いてくれています。辞退の連絡をする際は、謝罪の言葉と面接の時間を作ってくれたことへの感謝を忘れずに伝えましょう。

その際、企業側から「よろしければ日時を変更して改めて面接を設定いたしますが、いかがでしょうか？」というように声をかけられることもあります。そのときは、自分の体調と企業への志望度を考慮して、このまま辞退するか日程変更をしてもらうか決めてください。

面接日の延期を希望する

どうしても応募先の面接を受けたい場合は、企業へ連絡をする際に面接日の延期を希望してみましょう。自分の体調管理ができていなかったことを謝罪しつつ、どうしてもその企業の面接を受けたい気持ちを真摯に伝えられれば、日時の変更を受け入れてもらえる可能性もあります。

Web面接の切り替えを相談する

企業がWeb面接を実施している場合は、Web面接への切り替えを相談することが可能です。Web面接とは、パソコンやスマートフォンでビデオ通話サービスを利用し、Web上で企業と面接をすることを指します。
会場や企業に直接出向く必要がないので、多少の体調不良であれば参加できるのがメリットです。ただし、「熱があって座っているのがつらい」「いつもどおりの力が発揮できない」といった体調不良の場合には、オンライン面接であっても無理はしないようにしましょう。また、元々対面での面接予定となっていた場合は、Web面接を希望しても断られる可能性があることも理解しておきましょう。

新型コロナウイルス感染症のまん延をきっかけに、オンライン面接に対応している企業は増えています。Web面接の概要については、「Web面接ってどうやるの？守るべきマナーや準備のポイントを紹介！」のコラムで触れているので、あわせてチェックしてみてください。

面接当日に体調不良で辞退する際のマナー

面接当日に体調不良で辞退する場合は、メールより電話連絡のほうが適しています。しかし、担当者が不在であったり、風邪で声が出なかったりと、電話で伝えられない状況であればメールでの連絡も可能です。

どのような場合でも、面接を無断欠席するのはマナー違反と判断されることを認識しておきましょう。

面接のキャンセルは電話で連絡する

面接当日や前日のように、体調不良による直前のキャンセル連絡は、電話で伝えるのが基本マナーです。直前に面接をキャンセルする場合は、体調不良によりやむを得ずキャンセルしなければならないという状況と謝罪の気持ちを、口頭で直接伝えることが大切です。

特に面接の日時を変更してほしいときは、メールよりも電話で交渉したほうが良いでしょう。面接当日のキャンセルについては、「面接当日の辞退は可能？メールでも良い？正しい連絡方法と伝え方を解説」でも詳しく紹介しています。こちらもあわせてご覧ください。

声が出ないといったやむを得ない事情の際はメールでも可

「体調不良で声が出ない」というように、やむを得ない事情のときは、メールで面接キャンセルの連絡をしても問題ありません。企業によっては緊急時にメールで連絡をするとマイナスイメージにつながることもあるため、「声がでない」という理由をはっきりと記載しておきましょう。
ただし、少しでも声が出そうであれば、電話で連絡するのが基本です。

日程変更を了承してもらえたらメールでお礼を伝える

体調不良を理由に面接日の変更を希望し、電話で了承してもらえたら、採用担当者宛にお礼のメールを送るのがおすすめです。

口頭のみでは日時を聞き間違える可能性もあるため、文章に残して確認するとすれ違いを防止できます。また、謝罪や感謝の気持ちを改めてメールで伝えることで、就業意欲をアピールできるでしょう。

面接で体調不良の連絡をするときに伝える内容

体調不良で面接の辞退や日程調整をする際は、事前に伝える内容をまとめておくことが大事です。下記では、面接で体調不良の連絡をするときに伝える内容を3つ解説いたします。

体調不良である事実

電話やメールで企業に連絡をする際は、体調不良の旨を早めに伝えましょう。症状を詳細に述べる必要はありませんが、面接に赴くのが難しいと納得できる内容にまとめるのがポイントです。

病院に行った場合は診断結果

体調不良で病院へ行った場合は、キャンセルの連絡をする際に診断結果も報告すると良いでしょう。
たとえやむを得ない理由があったとしても、面接直前でのキャンセルはマイナスな印象を与えてしまう可能性があります。
キャンセル理由や謝罪の気持ちを真摯に伝えるのはもちろん、医師による診断結果を伝えることで、会社側に「誠実な人」と感じてもらいやすくなるでしょう。
面接日程の変更を希望する場合は、「何日後なら面接に行けそうか」を採用担当者に把握してもらうためにも、診断結果を報告するのがおすすめです。

日程変更を希望する場合は具体的な候補日

体調不良で面接を辞退するのではなく、日程の調整を希望する際は、具体的な候補日を伝えるようにしましょう。面接日の候補は、企業側の都合も考慮したうえで、複数提示するのがおすすめです。

【電話編】体調不良で面接担当者へ連絡する際の例文

ここでは、体調不良で面接をキャンセルする場合の伝え方をご紹介します。以下を参考に、電話で誠実さを伝える連絡を心がけましょう。

1.電話で当日の面接を辞退する場合

面接を辞退する場合は、自分の状況を詳細に説明する必要はありません。体調不良で辞退したいことと、謝罪の気持ちを簡潔に伝えましょう。

「大変お世話になっております。▢▢大学の✕✕✕✕（名前）と申します。○月△日☓時に、御社の面接に伺うことになっておりましたが、体調不良により欠席させていただきたく、ご連絡いたしました。採用ご担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか？」

（担当者に取り次いでもらったら）

「お忙しいところ申し訳ございません。▢▢大学の✕✕✕✕（名前）です。●月△日☓時に、御社の面接を予定しておりましたが、体調不良のため今回の面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。貴重なお時間を頂戴していたにもかかわらず、ご迷惑をおかけして大変申し訳ありません。」

2.電話で面接の日程変更をお願いする場合の例文

応募先に、体調不良で面接日の変更を希望する電話をかけた際、必ずしも採用担当者が出るとは限りません。別の社員が電話に出た場合は、名前や面接日、電話の内容を簡潔に伝え、採用担当者に取り次いでもらいます。採用担当者が不在ですぐに電話に出られないときは、何時ごろに戻るかを尋ね、再度こちらから連絡する旨を伝えましょう。

なお、採用担当者の事情によっては、電話に出た相手が用件を聞いたうえで、折り返しの電話になることも考えられます。その場合は、企業からの電話にいつでも出られるようにしておきましょう。

「大変お世話になっております。▢▢大学の✕✕✕✕（名前）と申します。○月△日☓時に、御社の面接に伺うことになっておりましたが、体調不良により欠席させていただきたく、ご連絡いたしました。採用ご担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか？」

（担当者に取り次いでもらったら）

「お忙しいところ申し訳ございません。▢▢大学の✕✕✕✕（名前）です。○月△日☓時に、御社の面接を予定しておりましたが、●日前から体調を崩してしまい、△度の発熱が続いているため、伺えなくなってしまいました。直前のご連絡となってしまい大変申し訳ありません。もし可能であれば、改めて面接の機会をいただけませんでしょうか。」

（了解を得たら）

「ありがとうございます。この度はお忙しい中、ご迷惑をおかけして申し訳ありませんでした。引き続きよろしくお願いいたします。」

3.電話でWeb面接に変更してもらう場合

体調不良で対面からWeb面接に切り替えたいときは、要件を結論から伝えておくと、採用担当者に何を希望しているかが明確になります。対面での面接を欠席するうえで、Web面接を希望する場合は、丁寧な言葉遣いで控えめに相談をもちかけましょう。

「大変お世話になっております。▢▢大学の✕✕✕✕（名前）と申します。○月△日☓時に、御社の面接に伺うことになっておりましたが、体調不良によりWeb面接への変更をお願いしたく、ご連絡いたしました。採用ご担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか？」

（担当者に取り次いでもらったら）

「お忙しいところ申し訳ございません。▢▢大学の✕✕✕✕（名前）です。
◎月△日☓時に、御社の面接を予定しておりましたが、●日前から体調を崩してしまい、△度の発熱が続いているため、伺えなくなってしまいました。
直前のご連絡となってしまい大変申し訳ありません。もしも可能であれば、Web面接などでのご対応で、面接の機会をいただけないでしょうか。」

（了解を得たら）

「この度はお忙しい中、面接の調整をしていただきありがとうございます。大変お手数をおかけして申し訳ありません。引き続きWeb面接にて選考をお願いできればと思います。」

【メール編】体調不良で面接担当者へ連絡する際の例文

この項では、体調不良で面接に関する連絡をメールでするときの伝え方をまとめました。辞退する場合やお礼をする場合、面接日の変更をする場合の例文を記載しているので、ぜひ参考にしてみてください。

1.面接前に担当者が不在で辞退する場合

面接を体調不良で辞退する電話をした際に、採用担当者が不在の場合もあるでしょう。その際は、伝言をお願いしたあとに、再度メールで辞退する旨を採用担当者宛に送ると確実です。

なお、日程変更を申し出る場合、メールでの打診は控えるのが無難です。採用担当者と直接電話で話すほうが誠実な印象を与えやすく、日程変更を承諾してもらえる可能性が高まるでしょう。

＜件名＞
面接辞退のお願い（大学名・名前）

＜本文＞
△△株式会社
人事部　○○様

お世話になっております。
△月△日☓時より面接のお時間を頂いておりました、▲▲大学●●学部の✕✕✕✕（名前）です。

大変申し訳ありませんが、体調不良により今回の面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。お忙しい中、貴重なお時間を頂戴していたにもかかわらず、ご迷惑をおかけし申し訳ございません。

大変恐縮ではございますが、何卒宜しくお願いいたします。

=====================================
▲▲大学●●学部
名　前（ふりがな）
メールアドレス：△△△.□□□@△△.co.jp
電話番号：090-✕✕✕✕-✕✕✕✕
住所：〒✕✕✕-✕✕✕✕
東京都○○区○○1-2-3　△△ハイツ✕✕✕号室
=====================================

2.日程変更後のお礼メールをする場合

体調不良で面接の日程変更を希望し、受け入れてもらえた場合は、採用担当者へお礼のメールをしましょう。先述したとおり、お礼のメールは電話でやり取りをした日程を確認することに加え、改めて謝罪と感謝の気持ちをきちんと伝えることもできるので好印象につながりやすくなります。

＜件名＞
面接日程変更の御礼（大学名・名前）

＜本文＞
△△株式会社
人事部　○○様

お世話になっております。
▢▢大学●●学部の✕✕✕✕（名前）です。
先ほどは、突然のお電話失礼いたしました。
この度は、私の体調不良により、貴社の面接を欠席することになり大変申し訳ございません。

また、ご多忙の中、面接の日程を調整していただき誠にありがとうございます。
●月△日☓時に改めて御社にお伺いします。

大変恐縮ではございますが、何卒宜しくお願い申し上げます。

=====================================
▢▢大学●●学部
名　前（ふりがな）
メールアドレス：△△△.□□□@△△.co.jp
電話番号：090-✕✕✕✕-✕✕✕✕
住所：〒✕✕✕-✕✕✕✕
東京都○○区○○1-2-3　△△ハイツ✕✕✕号室
=====================================

3.メールで面接日の変更依頼する例文

面接日の変更依頼の電話ができない場合には、メールで連絡しましょう。メールで面接日程の変更を依頼する場合には、候補日を3つ以上送ると企業側もスケジュール調整をしやすくなります。

＜件名＞
面接日程調整のお願い（大学名・名前）

＜本文＞
△△株式会社
人事部　○○様

お世話になっております。
▢▢大学●●学部の✕✕✕✕（名前）です。

先日は面接日程のご案内をいただき、ありがとうございました。
本日体調不良になってしまい数日間の安静が必要な状況なので、ご提案いただいた日時に面接に伺えなくなってしまいました。
大変ご迷惑をおかけいたしますが、面接を以下の日程で再度調整していただくことは可能でしょうか？

第1候補：△月△日（●）☓時～
第2候補：△月△日（●）☓時～
第3候補：△月△日（●）☓時～

お忙しいところ大変恐縮ですが、ご検討のほど宜しくお願いいたします。

=====================================
▢▢大学●●学部
名　前（ふりがな）
メールアドレス：△△△.□□□@△△.co.jp
電話番号：090-✕✕✕✕-✕✕✕✕
住所：〒✕✕✕-✕✕✕✕
東京都○○区○○1-2-3　△△ハイツ✕✕✕号室
=====================================

面接をメールでキャンセルする際の連絡については、「面接の日程調整メールへの返信方法は？例文でわかりやすくご紹介」で詳しく解説しています。体調不良でやむを得ず面接キャンセルの連絡が必要になった方は、こちらも参考にしてください。

面接を体調不良で辞退する際の7つのポイント

体調不良を理由に面接を直前にキャンセルする場合は、採用担当者に連絡をするのはもちろん、連絡の時間帯や現状の伝え方に気をつけましょう。ここでは、面接を体調不良でキャンセルする際のポイントを7つ解説します。

1.無断キャンセルは避ける

先述したとおり、面接の無断キャンセルはマナー違反です。会社側は、応募者と面接をするために時間とコストを掛けて準備しています。体調不良でのやむを得ないキャンセルとはいえ、何の連絡もしないのは失礼なだけではなく、会社側に大きな迷惑をかけることになるので注意が必要です。

また、最終面接で無断キャンセルをした場合、後日連絡をしても、再度日程を調整してもらうのは難しいといえます。無断キャンセルは大きなリスクを伴うことを理解し、事前に連絡を入れることが大切です。

2.連絡する時間帯に気をつける

会社に体調不良で面接をキャンセルしたい旨を連絡をする場合は、電話をかける時間帯に気をつけましょう。前日までに連絡ができるときは、業務が集中しやすい就業直後の時間帯や、採用担当者が退勤しそうな夕方以降の連絡は、避けるのが無難です。キャンセルの意思を確実に伝えるためにも、できるだけ伝言は避けて採用担当者と直接話しましょう。

当日の朝、急に体調不良になってしまった場合は、一刻も早く連絡することが大切です。ギリギリまで辞退や日程変更をするか悩んでしまうかもしれませんが、直前の連絡では面接準備を整えている会社に多大な迷惑をかけてしまいます。なるべく早く決断をして電話で連絡するようにしましょう。

3.辞退の理由は長々とせず簡潔に述べる

体調不良で直前に面接キャンセルの連絡する際は、現状を簡潔に述べるようにします。申し訳ない気持ちによって長々と言い訳をしてしまうと、かえって印象が悪くなることも。どのような理由で、なぜ面接を辞退するのかを、はっきりと分かりやすく伝えることが大事です。

4.謝罪の気持ちを伝える

体調不良である理由を簡潔に伝えたら、謝罪の気持ちも述べましょう。面接をキャンセルするときの連絡は、誠実さが伝わるかどうかも大切なポイントです。
ただキャンセルすることを伝えるだけではなく、「迷惑を掛けてしまい申し訳ない」という気持ちもしっかり取り入れるようにしましょう。企業によっては、「マナーのある人」「丁寧な対応ができる人」という印象をもってもらえる可能性があります。

5.日程変更したい旨をはっきり伝える

体調不良で面接の日程変更を希望する場合は、自分から申し出ましょう。企業側から提案されるのを待っていると、そのまま辞退扱いになる場合があるので注意が必要です。

6.志望度の高さや熱意を示す

体調不良の連絡をしたうえで面接日の調整をお願いするときは、「応募先で働きたい」という熱意を示すことが重要です。電話で相談するときは、気持ちを込めて言葉にすると、就業意欲が伝わりやすくなります。

7.再面接の希望が通らないことも踏まえて行動する

面接日の日程調整やWeb面接への変更は、必ずしも希望通りに対応してもらえるとは限りません。たとえば、応募者が多くスケジュール調整の難しい企業では、当日の面接がキャンセルになると、面接の機会を再度設けてもらえる可能性が低いといえます。体調不良で面接に行けなくなってしまった場合は、気持ちを切り替えて次の応募先を検討したほうが良いときもあるでしょう。

面接日に体調不良にならないためにできる3つのコツ

面接日に体調不良にならないためには、質の良い食事や睡眠、感染予防の対策を取ることが大切です。大事な面接日に向けて、体調管理に配慮しましょう。

1.食事と睡眠を十分に取る

面接日を万全な状態で迎えるためには、質の良い食事と睡眠を心掛けましょう。面接では、顔色や人柄、雰囲気なども採用担当者に見られています。
体調不良で普段と同じように声が出なかったり、頭が働かなかったりすると、実力を発揮できないだけでなく不健康な印象も与え、マイナス評価につながる可能性も。健康で明るい印象を与えるためにも、規則正しい生活を心掛けて万全の体調で面接に臨みましょう。

「体調管理のポイントとは？具合が悪くなったときの対処法とあわせて紹介」のコラムでも、体調管理について詳しく触れています。面接当日の体調不良を防ぐために、こちらもぜひチェックしてみてください。

2.感染予防の対策をしっかり行う

日頃から手洗い・うがいの習慣を身につけ、感染予防の対策を意識しましょう。面接が決まったら、体調不良でなくても、予防のためにマスク着用をするのがおすすめです。面接前だけでなく普段から感染予防をしっかり行い、体調管理ができる社会人を目指しましょう。

3.面接日前は人混みを避ける

感染症が流行しやすい時期は、面接前に不要不急の外出を避けるのも体調管理の一環です。特に、面接を控えているのであれば、面接日の1～2週間前からレジャー施設や商業施設といった人混みを避けたほうが良いでしょう。

体調不良に気をつけるなら、不特定多数の人との接触はおすすめしません。どうしても混雑する場所に出掛けなくてはならないときは、マスク着用やアルコール消毒などの対策を徹底することが大切です。

あらゆる対策を講じていても体調不良になってしまい、面接をキャンセルせざるを得なくなる可能性は誰にでもあります。いざというときに一人で悩んだり、焦ったりすることのないよう、就職エージェントを利用して就活を進めるのがおすすめです。

若年層の就活を支援するハタラクティブでは、専任のアドバイザーがキャリアカウンセリングやメールでの相談を通して、心配事や不安を一つひとつ解決します。体調不良での面接キャンセルや日程変更といった企業とのやり取りも、アドバイザーが行うので安心です。また、希望に応じて応募書類の添削や面接対策も行い、内定までしっかりとフォローいたします。ご提供するサービスはすべて無料ですので、どうぞお気軽にご相談ください。

面接の日程調整に関するQ＆A

ここでは、面接の日程調整は選考に不利になるのか、どうやって伝えれば良いのか…そのような不安を解消するQ＆Aをまとめました。

面接当日に体調不良の連絡をするとマイナス印象になる？

伝え方によっては、応募先へマイナス印象を与える可能性があります。たとえば、キャンセルの理由を曖昧にすると、「本当の理由があるのでは」と疑われることも考えられるでしょう。また、面接日の調整を自分の都合だけで話すと、会社側に配慮のできない人材と思われる場合も。応募先に迷惑をかけないよう、基本マナーを守って丁寧な連絡を心がけましょう。

体調不良で面接対策が不十分なときはどうしたら良い？

体調不良が原因で面接対策を十分に行えていない場合は、よくある質問への回答だけでもしっかりと用意しておきましょう。面接で聞かれやすい質問に対してスムーズに答えられれば、熱意のある姿勢を評価してもらえます。よくある質問とその答え方については、「面接でよくある質問と回答例を紹介！中途採用と新卒では内容が違う？」のコラムでまとめているので、ぜひご一読ください。

体調不良以外の理由で面接日程を変更できる？

仕事をしながら転職活動をしている人は、現職関連で外せない予定が入り、面接の日程を変えざるを得ない場合もあるでしょう。企業もその点は理解しているので、事前に連絡して事情を説明すれば、日程変更を受け付けてもらえます。ただし、日程変更は1回までにするのが賢明です。2回以上変更を希望すると、「スケジュール管理能力がない」「志望度が低い」と判断される恐れがあります。

日程変更の理由はどう伝える？

現職の都合や家庭の事情のように、理由は正直に伝えるのが良いでしょう。ただし、「ほかの企業の選考が入った」といった旨を伝えてしまうと、志望度が低いと判断されて選考が不利になる可能性があります。
面接の日程調整を効率的に行いたい方は、就職・転職エージェントのハタラクティブをご利用ください。ハタラクティブでは、日程調整をはじめとする企業とのやり取りを代行し、スムーズな就職・転職活動をサポートしています。

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