面接の日程調整メールへの返信方法は？例文でわかりやすくご紹介

就職活動をしていると、面接する日をメールで返信する機会があると思います。
そんなとき、メールの返信の仕方に不備がないか、失礼がないか不安になることもあるのではないでしょうか。

こちらのコラムでは、面接の日程調整を行う際のメールの返信方法についてご紹介。気をつけるべきポイントから本文の書き方まで、例文を含めて説明しています。企業とのメールのやり取りに不安がある方は、ぜひ参考にしてみてください。

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面接の日程調整メールへの返信は必ずしよう

採用担当者が面接日のスケジュール調整をするために、指定した面接日に参加可能かどうか、面接希望日はあるか、などの連絡をメールで行うことがあります。日程調整メール、日程通知メールなどとも言われます。

中には、相手が忙しいだろうから返信は控えたほうがいいと考えてしまう人もいるかもしれませんが、それはよくありません。
提示された面接日程で都合が良い場合も省略せず、承諾メールを返信するようにしましょう。また、面接日程が確定した際もメールで返信します。面接日程確定メール返信時の例文については、「面接日程確定メールの返信例文！注意すべきマナーやどこまで返事するか解説」にまとめているので、ご覧ください。

メールはコミュニケーションツールのうちの1つ。よくいわれる「ホウ・レン・ソウ」の「レン（連絡）」にあたります。相手に失礼とならないよう、マナーはしっかり守るようにしましょう。社会で求められるマナーや人物像については、「会社で必要とされる人になるためには？仕事ができる人の7つの特徴も解説！」をチェックしてみてください。

日程調整メールへの返信の書き方

就職活動をしている人は、企業との初めてのやり取りとなる場合もあるでしょう。
最初のメールの印象が悪ければ、その後の選考もうまくいかなくなる可能性もあるので、最低限のマナーはしっかり認識しておくことが大切です。

メールには、「宛先」「挨拶」「内容」「締め」に加え、「署名」を書くようにします。
「署名」については、「就活でメールを送るときは学生でも署名を付けよう！テンプレート例を紹介」で詳しくまとめているため、参考にしてみてください。
次に、それぞれの項目について詳しくご説明していきます。

件名

件名を丁寧に変えたほうがいいと考える人もいるかもしれません。
しかし、件名は相手が分かりやすいように見るためのものなので、そのまま変えないようにします。
そして、返信だとすぐ分かるように「Re:」をつけたままにします。

宛名

「◯◯株式会社」「◯◯部　◯◯様」というように正式名称で書きます。
略称にしないようにしましょう。

本文

基本的な書き出しは「お世話になっております」ですが、初回は「お世話になります」と書きます。

署名

基本的に、名前、住所、電話番号、メールアドレスを記載します。
新卒の場合は学校名、学部を入れますが、住所は必須ではありません。
署名は毎回打ち込んでいると時間がかかるので、あらかじめメール設定で表示されるようにしておきましょう。

次に、具体的な例文をパターン別にご紹介します。自身の状況に合わせながら参考にしてみてください。

【例文1】相手から候補日を提示され返信するとき

〇〇株式会社
人事部　〇〇様

お世話になっております（お世話になります）。
〇〇　〇〇（名前）と申します。

この度は、面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
貴重なお時間をいただき、また、面接の機会を設けてくださったこと、大変嬉しく思っております。

いただきました日程の中から、下記日程でお伺いさせていただきたく存じます。

〇月〇日（〇）　〇時～

お忙しいところ大変恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

（署名）
〇〇大学　◯◯学部　◯◯学科（◯年）
〇〇　◯◯（名前）
〒000-0000
〇〇県◯◯市◯◯丁目◯◯（住所）
電話：000-0000-0000
E-mail：◯◯◯

【例文2】こちらが候補日を送るとき

〇〇株式会社
人事部　◯◯様

お世話になっております（お世話になります）。
〇〇　◯◯（名前）と申します。

面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。
面接の希望日程をお送りいたします。
下記日程であれば、お伺いすることが可能です。
ご調整いただけますと幸いです。

1.　◯月◯日（◯）　◯時～◯時
2.　◯月◯日（◯）　◯時～◯時
3.　◯月◯日（◯）　◯時～◯時

お忙しいところ大変恐れ入りますが、何卒宜しくお願い申し上げます。

（署名）
〇〇大学　◯◯学部　◯◯学科（◯年）
〇〇　◯◯（名前）
〒000-0000
〇〇県◯◯市◯◯丁目◯◯（住所）
電話：000-0000-0000
E-mail：◯◯◯

【例文3】1度決まった日程の変更をお願いするとき

〇〇株式会社
人事部　◯◯様

お世話になっております（お世話になります）。
〇月◯日◯時より面接していただくことになっております◯◯　◯◯（名前）と申します。

本日は、面接の日程を変更していただきたくご連絡いたしました。
大変ご迷惑をおかけして申し訳ございません。

先ほどお電話でご連絡させていただいたのですが
ご不在とのことでしたので、メールにて取り急ぎご連絡をさせていただきました。

誠に勝手なお願いで大変恐縮なのですが、
もし可能であれば◯月◯日以降に改めて面接を受けさせていただくことは可能でしょうか。
お忙しいところ大変お手数をおかけして申し訳ございませんが、ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

（署名）
〇〇大学　◯◯学部　◯◯学科（◯年）
〇〇　◯◯（名前）
〒000-0000
〇◯県◯◯市◯◯丁目◯◯（住所）
電話：000-0000-0000
E-mail：◯◯◯

日程調整メール返信時のマナー

次は、メールを返信する際のマナーについてご説明いたします。

遅くても24時間以内に連絡する

基本的に、企業からのメールにはできるだけ迅速に返信しましょう。早すぎるから迷惑がかかるということはありません。
むしろ連絡が早ければ、まめでしっかりしていると思われることも。プラスになることも多いので、素早く返信するようにしましょう。

スケジュール調整が24時間以降になりそうなときは、「◯日までにご連絡させて頂きます」と連絡しておくようにしましょう。

日程を再調整したいときは電話する

相手側から提示してもらった日程で都合が悪い場合、どう断っていいか迷うことがあるのではないでしょうか。
学校の試験や行事など正当な理由があれば、「あいにくその日は大学の試験日と重なっておりまして～」というように断るといいでしょう。冠婚葬祭などの理由も、正直に答えても問題ないでしょう。

ただし、他社との面接日が被っている場合は、にごしたほうが無難です。
「あいにく都合が悪く〜」「あいにく別件がございまして〜」と、面接日を変更してもらうようにお願いしましょう。

担当の方が不在だった場合は、まずはメールを送り要件を伝えましょう。文面には、「取り急ぎメールをお送りしております」と書いておくと意図が伝わりやすいです。
そして改めて電話をかけるようにします。
もしすでに決まっていた面接日程を調整してもらう場合は、必ず謝罪し、お礼を伝えるようにしましょう。

日程の候補を送っても企業から連絡がないときは電話で確認

日程調整メールに候補日を送ったにも関わらず、一向に返信が来ないということも。
採用担当者がすぐに連絡できない場合もあるので、まずは1週間くらい待ってみましょう。

それでも返信が来ない場合は、担当者が忘れている可能性があるので、電話をかけます。
そのとき気をつけたいのが、返信が遅れていることや相手を急かすような言い方にならないこと。
焦る気持ちもあるかと思いますが、「◯月◯日の面接日程の件で～」と確認のための連絡という姿勢で伝えるようにしましょう。

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