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面接の日程調整メールはどう返信したらいい?

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【このページのまとめ】

  • ・面接の日程調整メールは、できるだけ素早く返信する

    ・日程を再調整したいときは電話をする

    ・すでに決まっていた面接日を変更してもらう場合は、必ず電話で謝罪を入れよう

    ・担当者が不在だった場合はその旨をメールで伝え、再度電話をする

就職活動をしていると、面接する日をメールで返信する機会があるかと思います。
そんなとき、メールの返信の仕方に不備がないか、失礼がないか不安になることもあるのではないでしょうか。

こちらのコラムでは、応募企業とのメールでのやりとりについてご紹介。メールの返信の仕方から、本文の書き方まで、例文を含めてご説明しています。企業とのメールのやり取りが不慣れだったり、不安があったりするという方は、ぜひ参考にしてみてください。

面接の日程通知メールとは?

採用担当者が面接日のスケジュール調整をするために、指定した面接日に参加可能かどうか、面接希望日はあるか、などの連絡をメールで行なうことがあります。日程通知メール、日程調整メールなどとも言われます。

中には、相手が忙しいだろうから返信は控えたほうがいいと考えてしまう人もいるかもしれませんが、それはよくありません。
提示された日程で都合がよくても、しっかり確認の返事をするようにしましょう。

メールはコミュニケーションツールのうちの1つ。よくいわれる「ホウ・レン・ソウ」の「レン(連絡)」にあたります。相手に失礼とならないよう、マナーはしっかり守るようにしましょう。

返信メールの書き方

就職活動をしている人は、企業との初めてのやり取りとなる場合もあるでしょう。
最初のメールの印象が悪ければ、その後の選考もうまくいかなくなる可能性もあるので、最低限のマナーはしっかり認識しておくことが大切です。

メールには、「宛先」「挨拶」「内容」「締め」「署名」を書くようにします。
次に、それぞれ詳しくご説明してきます。

件名
件名を丁寧に変えたほうがいいと考える人もいるかもしれません。
しかし件名は相手が分かりやすいように見るためのものなので、そのまま変えないようにします。
そして返信だとすぐ分かるように「Re:」をつけたままにします。

宛名
「◯◯株式会社」「◯◯部 ◯◯様」というように正式名称で書きます。
略称にしないようにしましょう。

本文
基本的な書き出しは「お世話になっております」ですが、初回は「お世話になります」と書きます。

署名
基本的に、名前、住所、電話番号、メールアドレスを記載します。
新卒の場合は学校名、学部を入れますが、住所は必須ではありません。
署名は毎回打ち込んでいると時間がかかるので、あらかじめメール設定で表示されるようにしておきましょう。

次に、具体的な例文をパターン別にご紹介します。自身の状況に合わせながら参考にしてみてください。


【例文1】相手から候補日を提示され返信するとき

◯◯株式会社
人事部 ◯◯様

お世話になっております(お世話になります)。
◯◯ ◯◯(名前)と申します。

この度は、面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
貴重なお時間をいただき、また、面接の機会を設けてくださったこと、大変嬉しく思っております。

いただきました日程の中から、下記日程でお伺いさせていただきたく存じます。

◯月◯日(◯) ◯時~

お忙しいところ大変恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

(署名)
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科(◯年)
◯◯ ◯◯(名前)
〒000-0000
◯◯県◯◯市◯◯丁目◯◯(住所)
電話:000-0000-0000
E-mail:◯◯◯


【例文2】こちらが候補日を送るとき

◯◯株式会社
人事部 ◯◯様

お世話になっております(お世話になります)。
◯◯ ◯◯(名前)と申します。

面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。
面接の希望日程をお送りいたします。
下記日程であれば、お伺いすることが可能です。
ご調整いただけますと幸いです。

1. ◯月◯日(◯) ◯時~◯時
2. ◯月◯日(◯) ◯時~◯時
3. ◯月◯日(◯) ◯時~◯時

お忙しいところ大変恐れ入りますが、何卒宜しくお願い申し上げます。

(署名)
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科(◯年)
◯◯ ◯◯(名前)
〒000-0000
◯◯県◯◯市◯◯丁目◯◯(住所)
電話:000-0000-0000
E-mail:◯◯◯


【例文3】1度決まった日程の変更をお願いするとき

◯◯株式会社
人事部 ◯◯様

お世話になっております(お世話になります)。
◯月◯日◯時より面接していただくことになっております◯◯ ◯◯(名前)と申します。

本日は、面接の日程を変更していただきたくご連絡いたしました。
大変ご迷惑をおかけして申し訳ございません。

先ほどお電話でご連絡させていただいたのですが
ご不在とのことでしたので、メールにて取り急ぎご連絡をさせていただきました。

誠に勝手なお願いで大変恐縮なのですが、
もし可能であれば◯月◯日以降に改めて面接を受けさせていただくことは可能でしょうか。
お忙しいところ大変お手数をおかけして申し訳ございませんが、ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

(署名)
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科(◯年)
◯◯ ◯◯(名前)
〒000-0000
◯◯県◯◯市◯◯丁目◯◯(住所)
電話:000-0000-0000
E-mail:◯◯◯

メール返信のマナー

次は、メールを返信する際のマナーについてご説明いたします。

遅くても24時間以内に連絡する
基本的に、企業からのメールにはできるだけ迅速に返しましょう。早すぎるから迷惑がかかるということはありません。
むしろ連絡が早ければ、まめでしっかりしていると思われることも。プラスになることも多いので、素早く返信するようにしましょう。

スケジュール調整が24時間以降になりそうなときは、「◯日までにご連絡させて頂きます」と連絡しておくようにしましょう。

日程を再調整したいときは電話する
相手側から提示してもらった日程で都合が悪い場合、どう断っていいか迷うことがあるのではないでしょうか。
学校の試験や行事など正当な理由があれば、「あいにくその日は大学の試験日と重なっておりまして~」というように断るといいでしょう。冠婚葬祭などの理由も、正直に答えても問題ないでしょう。

ただし、他社との面接日が被っている場合は、にごしたほうが無難です。
「あいにく都合が悪く~」「あいにく別件がございまして~」と、面接日を変更してもらうようにお願いしましょう。

担当の方が不在だった場合にメールを送って、「取り急ぎメールをお送りしております」と書いておきましょう。
そして改めて電話をかけるようにします。
もし、すでに決まっていた日程を調整してもらう場合は、必ず謝罪を入れるようにしましょう。

日程の候補を送ってから企業から連絡がないときは電話で確認
日程の候補を送ったにも関わらず、一向に返事が来ないということも。
採用担当者がすぐに連絡できない場合もあるので、まずは1週間くらい待ってみましょう。

それでも返事が来ない場合は、担当者が忘れている可能性があるので、電話をかけます。
そのとき気をつけたいのが、返信が遅れていることや相手を急かすような言い方にならないこと。
焦る気持ちもあるかと思いますが、「◯月◯日の面接日程の件で~」と確認のための連絡という姿勢で伝えるようにしましょう。

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