面接辞退は電話とメールどっちで連絡すべき？マナーや例文をご紹介

就職・転職活動中の人のなかには、面接辞退の連絡の仕方に迷う方もいるでしょう。また、電話で連絡すべきと思いつつ、気まずさからメールで済ませたいと思う人も多いようです。
このコラムでは、面接辞退は電話とメールのどちらで連絡すべきかを解説します。また、押さえておきたいマナーや例文も紹介。面接辞退は、企業側に少なからず迷惑をかけます。できるだけマイナスの印象を与えないよう、誠意をもって丁寧に連絡しましょう。

面接辞退の連絡は電話とメールのどっち？

面接辞退の連絡を電話とメールのどちらですべきかは、状況によって異なります。以下で詳しく解説するので、迷っている方は参考にしてください。

面接の数日前までなら電話・メールどちらでもOK

面接の数日前までであれば、辞退の連絡は電話とメールのどちらで行っても構いません。「電話は気まずいから掛けたくない」という方は、面接辞退を決めた時点で早めに連絡するのが良いでしょう。ただし、メールで連絡したにもかかわらず、担当者から面接辞退を承知した旨の返信がない場合は、電話で確認するのがおすすめ。エラーでメールが届いていなかったり、担当者が見落としていたりする可能性があります。

前日・当日の面接辞退の連絡は電話で確実に

面接の前日・当日に辞退の連絡をする場合は、電話で確実に担当者に伝えましょう。メールで連絡すると、面接開始日時までに担当者が確認できない恐れがあります。
そもそも、急な面接辞退は可能な限り避けたいもの。以前から面接の準備をしていた採用担当者に少なからず迷惑がかかるため、早急かつ丁寧に電話で連絡するのがマナーです。

電話とメールのどちらで面接辞退の連絡をすべきかは「面接を辞退したい！連絡手段は電話？それともメール？」でも解説しているので、あわせて参考にしてください。

面接を辞退するときの電話・メールのマナー

先述のとおり、面接辞退は少なからず企業側に迷惑をかけます。以下で紹介する電話・メールのマナーを押さえ、失礼のないように面接辞退の意思を伝えましょう。

できるだけ早く連絡する

面接辞退は、できるだけ早く連絡しましょう。面接辞退が発生した場合、企業側はスケジュールを再調整したり、新たな人材を確保したりしなければならないためです。気まずさから連絡しにくいと感じる人も多いようですが、面接辞退を決めた時点で連絡したほうが企業側に掛ける手間を抑えられます。前項で解説したとおり、面接直前に辞退する場合は電話で確実に伝えましょう。

無断キャンセルはマナー違反

面接辞退の連絡をしにくいからといって、無断キャンセルするのは社会人としてマナー違反です。採用担当者からの印象悪化は避けられないうえ、出身大学や現職の企業のイメージダウンにつながる恐れもあります。また、就職・転職後に面接辞退した企業と仕事先で出会う可能性も否めません。
「入社しなければそれで終わり」とは考えず、誠意をもってやり取りを完結させましょう。

連絡を入れる時間帯に注意する

面接辞退の連絡を入れる際は、時間帯にも注意しましょう。特に電話の場合、担当者が忙しい時間にかけてしまうと印象を損ねる可能性も。営業時間内に連絡するのはもちろん、始業直後や終業直前、昼休みの時間帯は避けるのがベターです。
メールの場合は、電話ほど時間帯を気にする必要はありません。しかし、営業時間内に送信したほうが、より早く担当者に確認してもらいやすいでしょう。また、遅い時間に送信する場合は、本文の冒頭に「夜分遅くに失礼いたします」と一言添えるとより好印象です。

電話をかける際は電波の良い静かな場所で

電話で面接辞退の連絡をする場合は、電波の良い静かな場所で架電しましょう。電波の悪い場所や騒音が激しい場所では会話がしづらく、お互いに重要な情報を聞き漏らしてしまう可能性も。話しづらい・聞き取りづらいと感じたら「場所を改めて、再度かけ直させていただきます」と伝え、一旦電話を切るのもマナーの一つといえます。

誠実な対応を心掛ける

面接辞退の連絡をする際は、誠実な対応を心がけましょう。電話とメールのどちらで連絡する場合も、マナーや正しい言葉遣いには細心の注意を払います。また、採用担当者に手間をかけたことへの謝罪と、これまで選考の時間を割いてもらったことへの感謝の気持ちを伝えるのも大切です。誠意が伝われば、企業の印象悪化は防げるでしょう。

電話で面接辞退する際の例文

ここでは、電話で面接辞退する場合の例文を紹介します。丁寧かつ簡潔に要件を伝えるように心掛けましょう。

例文

「お世話になっております。◯◯◯◯（氏名）と申します。×月×日の採用面接の件でお電話いたしました。採用担当の◯◯様はご在席でしょうか？」

（担当者に取り次いでもらったら）

「お忙しいところ失礼いたします。×月×日に面接予定の◯◯◯◯（氏名）と申します。今、少々お時間頂戴してもよろしいでしょうか？」

（担当者がOKを出したら）

「恐れ入ります。先日は一次選考通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。×月×日×時より二次面接のお時間をいただいておりましたが、一身上の都合により、こちらの選考を辞退したくお電話いたしました」

（担当者に理由を尋ねられたら）

「はい、他社から内定をいただき、自分の能力や適性について熟考した結果、そちらに入社することを決意しました。貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、このようなお返事となってしまい、誠に申し訳ございません」

（担当者の返事を静かに聞く）

「この度はご迷惑をおかけしてしまい、申し訳ございませんでした。ご対応いただきありがとうございました。それでは、失礼いたします」

ポイント

企業に電話をかけたら、まずは自分の名前と要件を簡潔に伝えましょう。また、電話の相手が採用担当者とは限らないため、在席を確認します。
担当者にかわってもらったら、話す時間があるか確認するとより丁寧です。本題である面接辞退の旨は簡潔に伝えつつ、お詫びと、これまで自分のために時間を割いてもらったことに対する感謝の気持ちをきちんと示しましょう。

最後まで気を抜かずに丁寧な対応を！
企業への電話は、最後まで気を抜かないことが重要です。たとえば、面接辞退を無事に伝えられても、自分から粗雑に電話を切ってしまうと一気に印象が悪化します。ビジネスにおける電話は、相手の切電を静かに待ってから切るのが基本マナー。相手が切り忘れている場合や、お互いに切電のタイミングを伺っている場合は、数秒待ってから静かに切りましょう。

面接辞退の電話のかけ方は「選考辞退を電話で伝えるには？かける際のマナーや会話例をご紹介！」でも詳しく紹介しています。マナーを押さえて、好印象を与える電話をかけましょう。

メールで面接辞退する際の例文

ここでは、メールで面接辞退する場合の例文を紹介します。担当者が一読して内容を理解できるよう、分かりやすい文章を心掛けましょう。

件名

【面接辞退のご連絡】◯◯◯◯（氏名）

件名だけで本題を伝えるのがベター
採用担当者には多くのメールが届きます。そのため、一目で内容が分かるよう「何に関する連絡なのか」「誰からの連絡なのか」を件名で示しましょう。長過ぎたり漠然として伝わりづらかったりりする件名は望ましくありません。

本文

株式会社×××
採用担当　◯◯様

いつもお世話になっております。
×月×日に面接をしていただいた、◯◯◯◯（氏名）です。
先日は、一次選考通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

×月×日×時から二次面接のお時間をいただいておりましたが、一身上の都合により、選考を辞退させていただきたく存じます。
お忙しいところ、貴重なお時間をいただいたにも関わらず、このようなご連絡となり、誠に申し訳ございません。

また、 本来であれば直接お詫びすべきところですが、メールでのご連絡になりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
------------------------------------

◯◯◯（氏名）

電話番号
メールアドレス
------------------------------------

ポイント

企業へのメールには、まず宛名として企業名と担当者の氏名を記載します。本文は挨拶から始め、要件、お詫びと感謝の気持ち、結びの言葉の流れで書きましょう。
最後は署名として、自分の氏名と電話番号やメールアドレスといった連絡先を記載します。

メールでの連絡を詫びるとベター
企業によっては、面接辞退などの重要な連絡は直接電話で伝えるべきと考える場合もあります。そのため「直接ではなく、メールで連絡したこと」に対するお詫びの気持ちも書き添えておくと安心です。

メールでの連絡は電話よりも手軽だと感じる人も多いでしょう。しかし、ビジネスマナーを押さえておかないと失礼な印象を与えかねません。「就活メールはどう書く？返信の仕方や件名などの基本マナーを解説！」を参考に、正しく面接辞退を伝えましょう。

面接辞退の電話がつながらないときの3つの対処法

面接辞退の電話が、担当者の都合によってつながらない可能性も十分考えられます。電話がつながらない際は以下の3つの対処法を参考に、確実に面接辞退の旨を担当者に把握してもらいましょう。

1.不在の場合は戻る時間を聞く

担当者が会議や外出などで不在の場合は、電話口の相手に「面接辞退の件でご連絡差し上げたのですが、〇〇様は何時ごろお戻りでしょうか？」と聞きましょう。戻る時間の目安が分かったら「それでは、◯時ごろにかけ直させていただきます」と伝えます。時間になったら、こちらから電話するのが基本的なマナーです。

2.面接日時が迫っている場合は伝言を頼む

面接日時が迫っており、担当者の戻りを待っていては辞退の連絡が間に合わない場合は、電話口の相手に伝言を依頼します。「〇〇様へのご伝言をお願いしてもよろしいでしょうか？」と伝えてから、要件を簡潔に伝えましょう。また、「メールでも同様のご連絡をお送りしておきます」と伝え、メール連絡を入れておくと、より安心です。

3.メールを送る

急ぎにもかかわらず、誰も電話に出ない、営業時間外や休憩時間で電話自体がつながらないといった場合は、早急にメールを送ります。「メールで面接辞退する際の例文」を参考にしたうえで、さらに「お電話を差し上げたのですが、ご不在でしたので取り急ぎメールにて失礼いたします」と一文添えておくと、より丁寧な印象です。返信がない場合は、時間を改めて電話してみましょう。連絡が取れないからといって、無断で面接辞退するのはマナー違反。可能な限り対処法を講じて企業側とコンタクトを取るのが重要です。

面接辞退の理由を電話で答えるときの3つのポイント

面接辞退の理由をどのように伝えるべきか迷う人や、気まずさから伝えたくないと思う人も少なくありません。ここでは、面接辞退の理由を電話で答えるときのポイントを3つ紹介します。

1.面接辞退の理由を詳しく説明する必要はない

面接辞退の理由は、基本的に詳しく説明する必要はありません。「一身上の都合により」「諸般の事情により」と述べれば、理解してもらえる場合が多いでしょう。電話だけでなく、メールで連絡する場合も、このように記載しておけば問題ありません。

2.詳しく聞かれたときは簡潔に答える

「詳しい面接辞退の理由を教えてほしい」と聞かれた場合は簡潔に答えます。電話口で口ごもったり、不自然にごまかすような口調になったりするのは望ましくありません。「他社に選考が決まったため」「家庭の事情で就業が難しくなったため」など、担当者が納得感を得られるような辞退理由を率直に述べれば、それ以上踏み込んだ質問はされないでしょう。

3.悪い印象を与えない理由にする

基本的に、面接辞退の理由は正直に伝えて構いません。しかし、企業側に悪い印象を与える理由は述べないのが賢明です。たとえば、「面接官の態度が嫌だったから」「会社の雰囲気が悪かったから」など、応募先企業への不平・不満は避けましょう。また、「何となく」「ピンとこなかったから」といった漠然とした理由もマイナスイメージにつながりがちです。
面接辞退をするにしても、企業が応募者のために時間を割いてくれたことに変わりはありません。最後までお詫びと感謝の気持ちを忘れずに対応するのが社会人としてのマナーです。

「面接を断る理由はどう伝える？スムーズな辞退の方法を解説」では面接辞退の理由の例や伝え方を紹介しています。気まずさを残さずにやり取りを終えられるよう、参考にしてみてください。

面接辞退の電話やメールをする前によく考えよう

面接辞退を決める理由は人それぞれですが、電話やメールをする前に「本当に辞退して良いのか」をよく考えましょう。安易に面接辞退の連絡をすると、後悔する可能性があります。
基本的に、一度面接辞退をすると、再度その企業の選考に参加することはできません。後で「やはり自分に合った企業だった」と思い直しても、取り返しがつかない場合がほとんどです。そのため、自分の適性やビジョンと企業の方向性を照らし合わせたり、他社と比較したりしたうえで面接辞退を決めましょう。体調不良や他社の選考日程との重複により面接辞退を検討している場合は、担当者に面接日の変更をお願いするのも手です。

「自分に合った企業が見つからず面接辞退を繰り返している」「企業との電話やメールがどうしても苦手」といった悩みを持つ方は、ハタラクティブにご相談ください。
ハタラクティブは、若年層を中心に支援している就職・転職エージェントです。専任のアドバイザーが丁寧なカウンセリングを行い、相談者一人ひとりの希望や適性に応じて求人や企業をご紹介します。そのため、ミスマッチが防ぎやすくなるでしょう。
また、面接日程の調整や企業とのやり取りもアドバイザーが代行します。企業に連絡するのが苦手な方にも安心のサポートです。ご利用はすべて無料なので、まずはお気軽にご連絡ください。