面接辞退の電話例文！メールで良い場合とつながらないときの対処法

 

面接辞退する電話で何を伝えれば良いか分からない…そんな人は多いのではないでしょうか。選考を辞退するとはいえ、失礼な態度を取れば今後の求職活動に悪影響を及ぼす可能性もあります。そこでこのコラムでは、面接辞退の電話マナーやメールの仕方に不安を感じている方向けに会話やメールの例文をご紹介。当日キャンセルや電話がつながらないときの対処法もご紹介していますのでチェックしてみてください。

面接を辞退するときの電話・メールマナー

面接を辞退するときに電話・メール連絡をする際は、以下のマナーを守りましょう。

 

できるだけ早く連絡する

面接を辞退すると決めたら、その時点ですぐに企業に連絡を入れましょう。企業側は、面接のためにスケジュールを調整したり面接場所を押さえたりと、忙しい時間を割いて準備をしています。面接を辞退する人が出た場合は、再び調整し直さなければいけません。面接を断るのは気が引けるかもしれませんが、先延ばしにすればそれだけ企業に迷惑をかけるので、早め早めの連絡を心がけましょう。

 

無断キャンセルは避ける

企業に連絡をせず、無断で面接を欠席しないでください。先述したように、企業側は業務の時間を割いて面接の準備をしているので、非常に失礼な行為です。面接を断ったとしても、今後その企業と何らかの関わりを持つ可能性もゼロではありません。相手の厚意を無下にするような行動は避けましょう。

 

数日前までなら電話・メールどちらでもOK

面接辞退するのが2～3日前までの場合、連絡手段は電話・メールどちらでもかまいません。とはいえ、担当者が多忙な場合は無理に電話で直接伝えるよりも、メールを送ったほうが良いことも。メールであれば、担当者は自分の都合の良い時間にチェックできます。そのような事情もふまえ、電話・メールのどちらにするかは臨機応変に考えましょう。

 

前日・当日の連絡は電話で確実に

面接前日や当日の辞退連絡は、電話で確実に行いましょう。メール連絡の場合、あまりに直前だと担当者が確認できない恐れがあるためです。万が一、電話が担当者につながらない場合は、伝言を頼んだり、先にメールを送信しておいたりする方法もあります。詳しい対処法は、「電話がつながらないときの3つの対処法」をご覧ください。

 

連絡を入れる時間帯に注意する

企業への電話やメール連絡は、できるだけ応募先企業の営業時間内に行いましょう。早朝や深夜は就業時間外であることが多いため、「常識がない」という印象を与えかねません。さらに電話の場合、始業直後や終業直前、昼休憩の時間帯は避けるのが無難。朝礼や業務チェックなどで慌ただしくしていたり、休憩中だったりするためです。

 

電話をかける際は電波の良い静かな場所で

スマートフォンで電話をするときは、電波の良い静かな場所を選びましょう。電車の近くや人通りの激しい場所での電話は、相手も自分も聞き取れない可能性があるため、注意してください。

 

誠実な対応を心がける

面接を断る企業であっても、マナーを守って誠実な対応をすることが大切です。求職活動をしていると、他社から内定を貰った、イメージと違ったなどの理由で、面接を断ることはよくあること。しかし、企業側は候補者と面接をするために貴重な時間を割いてくれているのです。今一度感謝の気持ちを思い出し、最後まで丁寧に対応しましょう。

電話で面接辞退する際の例文

電話で面接辞退するイメージがつかめない人は、以下の会話例を参考に練習してみましょう。

 

例文

お世話になっております。◯◯◯◯（氏名）と申します。×月×日の採用面接の件でお電話いたしました。採用担当の◯◯様はご在席でしょうか？

 

（担当者に取り次いでもらったら）

お忙しいところ失礼いたします。×月×日に面接予定の◯◯◯◯（氏名）と申します。今、少々お時間頂戴してもよろしいでしょうか？

 

 

（担当者がOKを出したら）

 

恐れ入ります。先日は一次選考通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
×月×日×時より二次面接のお時間をいただいておりましたが、一身上の都合により、こちらの選考を辞退したくお電話いたしました。

 

（担当者に理由を尋ねられたら）

 

はい、他社から内定をいただき、自分の能力や適性について熟考した結果、そちらに入社することを決意しました。貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、このようなお返事となってしまい、誠に申し訳ございません。

 

（担当者の返事を静かに聞く）

 

この度はご迷惑をおかけしてしまい、申し訳ございませんでした。それでは、失礼いたします。

 

ポイント

企業に連絡をする際は、まず自分の名前と要件を簡潔に伝えます。電話に出た相手が必ずしも担当者であるとは限らないので、担当者はいるかを確認するようにしてください。

 

担当者に取り次いでもらったら、マナーとして今話しても大丈夫かを確認しましょう。担当者の許可を得たら、いよいよ本題です。面接を辞退する旨だけでなく、お詫びの意と、自分のために時間を割いてくれたことへの感謝の気持ちを伝えてください。

 

電話を切るときは、相手が電話を切ってから。担当者が電話を切るまでは静かに待ちましょう。相手が切り忘れている場合は、数秒待ってから切ってかまいません。

電話がつながらないときの3つの対処法

前日や当日のキャンセルなど、どうしてもすぐに連絡したいときは以下の方法で対処しましょう。電話した際に、担当者が不在だったりコールのまま誰も出なかったりすると焦ってしまうかもしれませんが、落ち着いて対処すれば問題ありません。

 

1.不在の場合はいつ頃戻るか聞く

担当者が不在の場合は、電話口の人へ「◯◯様は何時頃お戻りでしょうか」と聞いてみましょう。担当者が在席している時間の目安が分かったら、「では、その時間にかけ直させていだたきます」と伝え、時間になったら再度連絡してください。

 

2.間に合わない場合は伝言を頼む

期日が差し迫っているうえに、担当者が不在でいつ戻るか分からないときは、電話口の人に担当者への伝言を頼むのも手です。「◯◯様へのご伝言を頼んでもよろしいでしょうか」と丁寧に伝え、要件を簡潔に話しましょう。さらに、「この後、メールでも同様のご連絡をいたします」と伝え、メール連絡しておくと安心でしょう。

 

3.メールを送る

期日が差し迫っているにもかかわらず電話に誰も出ない、応募先企業の営業時間外で電話ができないときは、先にメールを送っておきましょう。メール連絡の詳しいやり方は後述しますが、「お電話を差し上げたのですが、ご不在でしたのでメールにて失礼いたします」と添えておくと丁寧です。それでも返事がない場合は、営業時間内に再度電話をかけてみてください。

メールで面接辞退する際の例文

メールで面接辞退する際は、以下のような文面にすると良いでしょう。

 

件名

【面接辞退のご連絡】◯◯◯◯（氏名）

 

本文

株式会社×××
採用担当◯◯様

 

お世話になっております。
×月×日に面接をしていただいた、◯◯◯◯（氏名）です。
先日は、一次選考通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

 

×月×日×時から二次面接のお時間をいただいておりましたが、一身上の都合により、選考を辞退させていただきたく存じます。
お忙しいところ、貴重なお時間をいただいたにも関わらず、このようなご連絡となり、誠に申し訳ございません。

 

本来、お電話にてご連絡すべきところですが、メールでのご連絡になりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

 

末筆ながら、貴社益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
------------------------------------
◯◯◯◯（氏名）
電話番号
メールアドレス
------------------------------------

 

ポイント

件名は、見た人がひと目で分かるように書きましょう。「【面接辞退のご連絡】◯◯◯◯（氏名）」などと簡潔なタイトルと氏名のみで十分です。

 

本文には、最初に宛名として企業名と担当者の氏名を間違えないように記載します。そのあとは、「あいさつ→用件→お詫びや感謝の意→結びのことば」の流れで書いていきましょう。

 

最後は、署名として、自分の氏名、電話番号、メールアドレスといった連絡先を記載します。署名は見やすくなるように飾り罫線で区切るようにすると良いでしょう。

面接辞退の理由を答える3つのポイント

面接辞退の理由を答えるのが不安な人は、以下3つのポイントを押さえておくと安心です。あらかじめ、いくつかのパターンを用意しておくと良いでしょう。

 

1.辞退理由は詳しく答える必要はない

面接の辞退理由は、最初から詳しく答える必要はありません。「一身上の都合」「諸般の事情」といった形式上の理由を述べれば大丈夫です。

 

2.詳しく聞かれたときは簡潔に答える

担当者のなかには、「差し支えなければ、辞退の理由をお聞かせ願えますか？」と踏み込んだ辞退理由を聞いてくる人もいます。詳しい内容を聞かれた場合は、「他社に選考が決まったため」「家庭の事情で就業が難しくなったため」など、採用担当者が納得感を得られるような辞退理由を簡潔に答えるようにしましょう。

 

3.企業に悪印象にならない理由にする

辞退理由が他社からの内定や家庭の事情などが理由であれば、正直に話しても問題ないでしょう。しかし、「面接官の態度が嫌だったから」「会社の雰囲気が悪かったから」など、応募先企業に対するグチや不満を表す理由は控えるようにしてください。面接を行った以上、企業は候補者のために時間を割いてくれたことに変わりありません。また、「何となく…」「ピンとこなかったから」といったぼんやりとした理由は、応募先企業に失礼なので、辞めましょう。辞退理由を考えるときも、社会人としてのマナーと感謝の気持ちを忘れないようにしてください。

面接辞退する前はよく考えてから

面接辞退、つまり選考を辞退するということは、応募先企業の就職・転職チャンスを一旦失うことになります。「辞退してもまた応募すればいい」というものではありません。再応募した際に、同じ採用担当者が履歴書を見たり、面接官を担当したりした場合は、「あのとき辞退した候補者だ」と気づくはずです。辞退後に再度選考を受けるのはなかなか難しいため、よく考えてから辞退の連絡を入れるようにしてください。

 

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