選考を辞退したい!電話をかける時のマナーと会話例

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【このページのまとめ】

  • ・選考辞退の連絡はメールでもマナー違反ではないが、できれば電話が良い
    ・当日キャンセルや無断欠席は厳禁。連絡はなるべく早めにしよう
    ・電話をする際は時間帯や場所などに注意
    ・理由は言わなくても良い。聞かれたら嘘はつかずに正直に答えよう
    ・マナーを守って丁寧に対応すれば、選考辞退は失礼にはあたらない

就職・転職活動では、他社から内定をもらったり志望度が下がったりして選考を辞退しなければいけない場合があります。

そんな時、早めに連絡をするべきとは思っていても、どうしたら良いか分からないという人は少なくないようです。選考や面接を辞退したい時は、一体どうしたら良いのでしょう?
こちらのコラムでは連絡は電話とメールどちらでするべきなのか、どうやって辞退を伝えれば良いのか、理由を聞かれたら何と答えれば良いのか、などを解説します。

◆選考辞退のルール

選考辞退の連絡は、基本的にはメールでも電話でも問題ありません。
しかし、できるなら電話での連絡が良いでしょう。担当者がメールを見るタイミングなどによっては、行き違いが生じてしまう可能性があるため、直接伝えられる電話の方が確実でしょう。もし担当者につながらないなどの理由でメールで辞退を伝える際には、後から電話でもフォローをすると丁寧な印象になります。
ただし、面接日の直前に辞退する時や最終面接、役員面接などを辞退する時は必ず電話をしましょう
メールでは面接までに読まれない可能性があり、時間をかけて選考をしてもらったお礼は口頭で伝える方がより丁寧です。

また、当日キャンセルや無断で面接を欠席するのは社会人としてマナー違反なので、絶対にやめましょう。
辞退することを決めたら、なるべくすぐに連絡します。採用担当者や面接官などの時間を無駄にしないよう、迷惑をかけないようにしましょう。

 

◆電話する時の注意

選考を辞退するため電話をする時には、注意点がいくつかあります。
電話をかける時は、以下のことに気を付けましょう。

・電話する時間帯
始業前後や退勤時間の前後、昼休みなどは避けましょう。バタバタしていたりオフィスにいない可能性のある時間帯です。

・電波の良い静かな場所で電話
携帯電話から連絡をする時には、周囲の環境にも気を付けます。
電波の良い静かな場所からかけましょう。

・受話器は静かに置く
受話器は静かに置き、相手が切るまで電話は切らないようにしましょう。

 

◆電話の会話例

電話で辞退をする際の会話例を挙げます。

「お忙しいところ失礼致します。
私、御社の二次面接のお約束をさせていただいている◯◯と申します。
恐れ入りますが、ご担当の◯◯様はいらっしゃいますでしょうか。

私、◯月◯日◯時から二次面接のお時間を頂戴している◯◯と申します。
ただ今お時間宜しいでしょうか。

大変申し訳ございませんが、面接を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。
これまで貴重なお時間を割いていただき、ありがとうございました。
このようなご連絡になり誠に申し訳ございませんが、よろしくお願い致します。

では、失礼致します。」

このように、担当者が出たらまずは辞退の意思を告げましょう。その後、選考に時間を割いてもらったお礼と、辞退に対する謝罪を伝えます。
選考の辞退は珍しいことではないので、マナーを守って丁寧な対応をすれば問題ありません。

◆辞退の理由を聞かれた場合

辞退の連絡をして理由を聞かれた場合、何と答えれば良いのでしょうか?

辞退の理由については、聞かれなければ自分から話す必要はありません。
もし聞かれた場合も基本には、「一身上の都合により」「諸般の事情により」などで良いでしょう。変に嘘をついてしまって、嘘だとわかると心象が悪くなります。
また、最も多い辞退の理由として「他社から内定が貰えた」というものがありますが、このような場合は正直に答えましょう。辞退の正当な理由であり、丁寧に誠意ある対応をしていれば失礼にはなりません。

◆ハタラクティブなら企業とのやり取りを代行します!

選考の辞退は珍しいことではなく、マナーを守って真摯に対応すれば怒られることもないでしょう。
しかし、就活中はやることも多く、複数の企業の選考が同時に進むことも少なくありません。スケジュール管理や連絡のタイミングなど、難しいと感じることも多いでしょう。

そんな時は、エージェントの利用を検討してみてはいかがでしょうか?
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