選考辞退を電話で伝えるには？かける際のマナーや会話例をご紹介！

就職・転職活動の途中で選考辞退の意思を固めたならば、電話であれメールであれ、早めにその旨を伝えるようにしましょう。他社から内定をもらったり、選考途中に志望度が下がったりすることで、選考を辞退する人は少なくありません。
このコラムでは、選考辞退の連絡におけるマナーや注意すべきポイント、理由を聞かれた際の答え方などを解説します。真摯な対応を心がけることで、あなたの印象アップにつなげましょう。

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選考辞退のマナー

就職活動や転職活動での選考辞退をする際には、適した連絡方法やタイミングを選んだうえで、採用担当者への感謝の気持ちを伝えることが大事。選考辞退そのものは、志望先企業にネガティブな印象を与えかねない行為です。しかし、辞退を伝える際のマナーが身についていれば、相手に必要以上にマイナスなイメージを持たれずに済むでしょう。ここでは、電話やメールで選考を辞退する際に押さえておきたいマナーを解説します。

辞退の連絡は電話とメールどちらでもOK

選考辞退の連絡は、基本的にメールでも電話でも問題ありません。
しかし、可能であれば、電話での連絡を心がけましょう。メールを開くタイミングは相手のの都合によって異なるため、行き違いが生じてしまう可能性があります。また、担当者が毎日頻繁にメールのやり取りをしている場合には、見逃されてしまう恐れも。そのような事態を防ぐためにも、直接伝えられる電話の方が確実といえます。もし担当者につながらないなどの理由で辞退のメールを送る際には、後から電話でもフォローをすることで、丁寧な印象を与えられるでしょう。

面接間際や当日の辞退は電話で連絡する

面接日の直前にキャンセルする場合や、最終面接、役員面接などの段階で選考辞退をする際には必ず電話をしましょう。
特に、面接当日の辞退であればなおさらです。面接当日は会場準備などもあり、担当者はメールをチェックする余裕がない場合も。そのため、選考が始まる間際にメールを送ったとしても、面接開始時間までに読まれない可能性があります。メールを確認できないままに、あなたが面接に現れないという状況になれば、担当者から確認の電話が入る可能性も否めません。そうなると、結果的に電話対応をしなくてはならないという事態にも。急な辞退の場合は、気まずくとも必ず自分から電話で連絡を入れるようにしましょう。
また、余程の理由がないかぎり、当日の選考辞退は避けるのが無難です。

連絡なしに選考辞退するのはやめよう

当日の選考辞退や無断の面接欠席は、社会人としてマナー違反なので避けましょう。
採用担当者や面接官は、あなたの選考のために時間を割いて準備をしてくれています。そういった人たちの努力や時間を無下にしないために気遣うのも、社会人として身につけておきたい心構えの一つです。そのため、辞退することを決めたらなるべく早い段階で、電話かメールで連絡を入れるようにしましょう。

お詫びだけでなく感謝の気持ちも伝える

選考辞退する際には、お詫びだけではなく、これまで時間をかけて選考してもらったお礼を伝えるのも大切です。感謝の気持ちを伝えることで、採用担当者に「真摯な対応ができる人物」という印象を与えられるでしょう。
選考は辞退した時点で終了しますが、この先、仕事のやり取りで相手企業と関わる可能性もゼロではありません。そういった場合に備えて、少しでも良い印象を残しておくことが大切です。

電話するときに注意すべきポイント

選考辞退の電話をかけるときには、時間帯や場所など、いくつか注意すべきポイントがあります。
主に、以下のことに気を付けましょう。

電話する時間帯

始業前後や退勤時間の前後、お昼の休憩中などは避けて電話をかけましょう。これらは、担当者がバタついていたり、オフィスにいない可能性のある時間帯です。選考辞退の電話をかける際は、これらの時間帯を避けた、相手先の営業時間内を選ぶのが適切とされています。

電話をかける場所

選考辞退の電話をする際は、相手とスムーズに会話ができるような、電波の良い静かな場所からかけるのがマナーです。自宅の電話を使う場合、隣の部屋から家族のみているテレビの音が聞こえないかなども注意するようにしましょう。また、外出先で携帯電話から連絡をするときには、周囲の環境にも気をつける必要があります。交通量の激しい場所、大きな音量で音楽が流れているカフェなどを避け、落ち着いた場所を選ぶようにしましょう。

採用担当者に直接伝える

選考辞退の旨は、採用担当者本人に直接伝えるようにしましょう。これは、ほかの人に伝言を頼むことによる行き違いやミスコミュニケーションを防ぐためです。
もし担当者が不在だったときは、都合の良いタイミングを聞き、あらためて自分からかけなおすようにしましょう。ただし、電話に対応してくれた相手が担当者の都合を把握していないこともあります。その場合には、メールで電話をかけたが不在だった旨を伝えるとともに、電話がつながる時間帯を担当者本人に確認するとスムーズです。

電話の切り方

電話でのやり取りが終了したら、相手が切るのを確認してから受話器を静かに置きます。ビジネスの場においては、「話を早く切り上げようとしている」という誤解を与えないために、自分からは切らないようにするのがマナーです。選考辞退の電話においても同様の対応を心掛けましょう。

選考辞退を伝える例文

ここでは落ち着いて辞退の旨を伝えられるように、電話口で使える会話例を紹介します。また、あわせてメールで選考辞退を伝える際の例文も紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

電話で選考辞退を伝える場合の会話例

「お忙しいところ失礼いたします。
私、御社の二次面接のお約束をさせていただいている◯◯と申します。
恐れ入りますが、ご担当の◯◯様はいらっしゃいますか。

私、◯月◯日◯時から二次面接のお時間を頂戴している◯◯と申します。
ただ今お時間よろしいでしょうか。

大変申し訳ございませんが、この度の面接を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。
これまで貴重なお時間を割いていただき、ありがとうございました。
このようなご連絡になり誠に申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします。

では、失礼いたします。」

選考辞退の電話では、まず自分の名前を名乗り、担当者に辞退の意思を告げましょう。その後、選考に時間を割いてもらったお礼と、辞退に対する謝罪を伝えます。選考の辞退は珍しいことではないため、マナーを守って丁寧な対応をすれば相手から怒られるようなことは基本的にありません。落ち着いて、誠意をもった伝え方をしましょう。
また、最後の「失礼いたします」については、相手が言った後に繰り返すのが良いとされています。自分から先に「失礼します」と伝えてしまうと、早く電話を切ろうとしているように捉えられてしまう可能性があるため、気をつけましょう。

メールで選考辞退を伝える場合の例文

件名：
面接辞退のご連絡／山田太郎

メール本文：
株式会社△△　人事部採用担当 〇〇様

お世話になっております。
〇月〇日に面接を受けさせていただいた山田太郎です。
その節は、お忙しいなか貴重なお時間を割いていただき、誠にありがとうございました。

また、この度、2次面接通過のご連絡をいただきました件についてもあらためて御礼申し上げます。
そのような機会を頂いたのにもかかわらず大変恐縮ですが、一身上の都合により、最終面接を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。

このようなご連絡となり、申し訳ございません。
身勝手なお願いで大変恐れ入りますが、何卒ご理解、ご容赦くださいますようお願いいたします。

また、本来ならば直接お詫びすべきところ、メールでのご連絡となりましたことを重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

---------------------------------------------
山田 太郎
YAMADA Taro

メール：****
電話：****
住所：****
---------------------------------------------

メールで選考辞退を申し出る場合も、伝える内容は基本的に電話と同じです。ただし、直接声が聞ける電話と比べると、文字だけで気持ちを伝えるのは難しいもの。声色などで感情を表せない分、「文章の表現に失礼がないか」「おごった態度に見られないか」など、マイナスイメージにつながる要素が入らないよう、入念にチェックしましょう。

辞退の理由を聞かれた場合の対応

選考辞退の理由については、相手側から聞かれないかぎり、自分から話す必要はありません。もし電話口で採用担当者が理由の詳細を聞いてきた場合には、相手が納得できる内容を明確に伝えるようにしましょう。

辞退理由の詳細を話す必要はない

選考辞退に至った理由については、電話、メールどちらの場合でも詳細を伝える必要はありません。基本には「一身上の都合により」「諸般の事情により」などの返答だけでも十分とされています。変に辞退理由をごまかそうとして後から嘘が発覚してしまうと、返って心象が悪くなってしまうため気を付けましょう。
また、辞退理由としてよく挙げられるものに「他社から内定が貰えた」がありますが、このような場合は正直に答えても問題ありません。辞退の正当な理由であり、丁寧に誠意ある対応をしていれば失礼とは受け取られませんので安心してください。

答える際には相手が納得のいく理由を簡潔に述べる

採用担当者が選考辞退の理由を詳しく聞きたいという場合、相手が納得しやすい内容を簡潔に伝えましょう。企業側に伝える選考辞退の理由としては、次のようなものが挙げられます。

・ほかの企業から内定をもらった
・現在の勤め先を退職できない状況になった
・家庭内の事情により、就職活動を中断することになった
・選考が進む中で、自分の実力が足りないことに気づいた

理由を伝える際は、企業側に非はなく、自分の今後を考えた結果だということを含ませるのがポイントです。また、どのような理由であっても、辞退を伝える際には相手に失礼のないよう丁寧な態度で対応しましょう。

選考辞退を決めた実際の理由は？

電話やメールでマイナスの内容を含んだ選考辞退理由を伝えるのは避けるべきですが、実際には、辞退を決めたきっかけに志望先企業へ対する不満などもあるようです。選考を辞退した理由には、次のようなものが挙げられます。

・担当者や面接官の印象があまり良くなかった
・口コミサイトなどの情報を見て、職場の雰囲気が合わないと感じた
・ほかの企業からより好条件で声がかかった
・給与などの希望が通らなかった
・希望の勤務地への配属が難しそうだった

このように、選考を辞退するに至る理由はさまざまです。自分が仕事や職場に何を望むかによっても、判断の基準は異なるでしょう。

辞退の決断は慎重に行おう

いったん電話やメールで選考辞退を伝えてしまえば、その後の取り消しは基本的にはできません。そのため、辞退をするかしないかは慎重に判断しましょう。
自分一人で決断せず、周りに相談してみるのもおすすめです。客観的な意見をもらうことで、冷静になったり、あらたな見方ができたりすることもあります。就職や転職は自分の今後の将来を左右する重要なステップです。選考辞退や内定受諾の際には十分に検討し、悔いのない選択を行えるようにしましょう。

悩んだ結果、選考辞退をすることは決して悪いことではありません。企業側からしても選考の辞退は珍しいことではなく、電話やメールのマナーを守って真摯に対応すれば怒られるようなこともないでしょう。
しかし、就活中はやることも多く、複数の企業の選考が同時に進むことも少なくありません。スケジュール管理や連絡のタイミングなど、難しいと感じることも多いでしょう。

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選考を辞退する際の電話に関するQ＆A

ここでは、企業に選考辞退の電話をかける際、想定される悩みや疑問をQ&A形式で解消します。

選考辞退の連絡はメールでも可能ですか？

選考当日まで時間がある場合はメールでも問題ないでしょう。ただし、選考当日まで時間がない場合や、最終面接・役員面接の辞退は電話で伝えるようにします。 メールは、いつ担当者に読まれるか分からなないため、行き違いが生じてしまう恐れも。口頭で伝えることに気まずさを感じる人も多いですが、確実性や誠意の面から電話をかけた方が良いでしょう。

辞退の電話は何時頃かけるのが良いのですか？

会社の営業時間によりますが、一般的には10時～11時、14時～16時が適切な時間とされています。始業時間・退勤時間の前後は、業務が立て込みやすいため避けるのが無難です。また、昼休みも担当者が外出している可能性が高いのでおすすめできません。

辞退の理由はどう伝えれば良いでしょうか？

辞退の理由は、こちらから伝える必要はありません。相手に尋ねられても「一身上の都合により」と答えれば問題ないでしょう。具体的な理由を追及された場合は簡潔に、失礼に当たらない言葉で伝えます。詳しくは「面接を断る理由はどう伝える？スムーズな辞退の方法を解説」をご参照ください。

選考当日に辞退することはできますか？

選考当日の辞退は、会社に多大な迷惑をかけるため、避けるのがマナーです。やむを得ない場合は、早急に担当者に連絡しましょう。必ず電話で連絡し、メールはあくまで補助として使用します。「面接当日のキャンセルは可能？メールで辞退できる？正しい連絡方法と伝え方」を参考に、誠意をもって対応することが重要です。企業とのやり取りを難しいと感じる方は、ハタラクティブのアドバイザーが代行いたいます。

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