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説明会をキャンセルしたい!失礼のないメールの書き方

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【このページのまとめ】

  • ・説明会に行かない場合は、電話でもメールでも良いので必ず連絡をしよう
    ・当日キャンセルの場合は電話連絡
    ・無断欠席をすると、今後の説明会や選考に参加できなくなる可能性も
    ・メールの場合、分かりやすい件名や謝罪の言葉など丁寧な対応を心がけよう

就活中は忙しく、スケジュールも詰まっているので、時には参加を予定していた説明会をキャンセルせざるを得ない状況になるかもしれません。

キャンセルの理由は様々でしょうが、どんな場合でも企業側への連絡は必須です。
キャンセルメールの書き方が分からない、という方は当コラムを読んで万が一に備えましょう。

◆説明会に行かない時は、事前連絡が必須!

もしも説明会に行けないことが分かったら、必ず早めに企業に連絡をしましょう。

説明会を欠席する時には、キャンセルの連絡をするのが必須のマナーです。
ドタキャンをした場合、企業の予約システムによっては別日に開催する説明会に参加できなくなる恐れがあります。また、企業によってはエントリーそのものを受け付けない可能性も。
企業側は説明会のために多くの時間とコストをかけて準備しています。無断での欠席は大きな迷惑をかけることになり、自分の信用も失ってしまうことになるでしょう。

キャンセルの際の連絡手段は、メールでも電話でもどちらでも問題ありません。前日までにきちんと連絡をすることが大切です。
ただし、当日のキャンセルは時間によっては担当者がメールを読まない可能性があるので、電話が良いでしょう。電話連絡の後、改めて謝罪のメールを送るとより丁寧です。

◆キャンセルメールの書き方

説明会のキャンセルメールを書く際には、企業に失礼のないようにしましょう。
注意しておく点は以下の通りです。

・件名はわかりやすく
本文の内容がひと目で分かるようにしましょう。
例:【◯月◯日開催の説明会キャンセルのご連絡】(◯◯大学・氏名)

・宛名
企業名は省略しないように。
担当者の氏名が分からない場合「採用ご担当者様」でも構いません。

・本文
最初に「お世話になっております」という挨拶を入れます。
次に大学名と氏名を名乗り、キャンセルしたい旨と理由を伝えましょう。謝罪の言葉も忘れずに。
言いにくい理由であるなら、「諸般の事情により」などでも良いでしょう。

・締めの挨拶
「何卒よろしくお願い申し上げます。」などの挨拶で終わります。

・署名
メールの最後には氏名、大学、連絡先などを記載した署名を入れましょう。

企業側も、説明会のキャンセルなどはある程度想定しています。
それでも、キャンセルによって迷惑をかけることは事実。失礼のないように、丁寧で誠意ある対応で、マナーを守ったメールを送りましょう。

◆キャンセルメールの例文はこちら

上記のポイントを踏まえて、以下に例文を挙げます。

例)
件名:◯月×日開催の貴社説明会キャンセルのお願い(◯◯大学、氏名)


◯◯株式会社
人事部 採用ご担当者様

お世話になっております。
◯◯大学△△学部××学科の◯◯◯◯と申します。

本日は、◯月×日開催予定の貴社説明会への参加を取り止めさせていただきたく、ご連絡致しました。
先日、◯月×日△時に開催される説明会に予約させていただきましたが、諸般の事情により、参加が難しくなってしまいました。大変申し訳ございません。

また、別日程で説明会が開催される際には、是非参加させていただきたい所存でございます。

ご多忙のところお手数をお掛けして誠に恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーー
◯◯◯◯(氏名)
◯◯大学△△学部××学科4年
TEL:090-123-4567
Mail:◯◯△△@××××.ne.jp
ーーーーーーーーーーーーーー

◆ハタラクティブでは企業とのやり取りを代行します!

説明会をはじめ、企業との約束は守ることがマナーです。しかし、就活を続けていれば時にはどうしても予定が合わなくなったり、体調を崩したり、志望度が変わってしまったりすることもあるでしょう。
そんな時に、企業への連絡はどうしても緊張してしまう、マナーが守れるかどうか不安、という方はエージェントのご利用を検討してみてはいかがでしょうか?

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