就活メールはどう書く?返信や件名など各項目ごとの書き方と注意点を解説!

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【このページのまとめ】

  • ・就活メールは24時間以内に返信するのが一般的
  • ・就活メールは企業の営業時間内に送信するのがマナー
  • ・就活でメールを送る際は件名、内容ともに簡潔で分かりやすいように心掛ける
  • ・就活メールの最後には署名を忘れずに記載する

「就活メールってどう書けば良いの?」「メールを送るマナーって何?」と疑問に思う人も多いでしょう。就活では、メールの送り方も選考時の重要なポイント。就活メールを送るマナーができていないと、面接をする前に採用担当者からの印象が悪くなってしまう可能性もあります。このコラムでは、就活メールを送る際のマナーと注意点を解説。シチュエーションごとの就活メールの例文も紹介しているので、参考にしてみてください。

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就活メールを送る際の一般的なマナー

就活でメールを送る際は、「24時間以内に返信する」「メールを送る時間は営業時間内にする」などが一般的なマナーです。はじめに、就活のメールで押さえておくべきマナーをご紹介します。
マナーを守ることで採用担当者に好印象を与えることができるでしょう。

返信は24時間以内にする

企業からのメールに返信するときは、できるだけ迅速な対応を心がけましょう。メールは基本的に24時間以内に返信するのがマナーです。理想はメールを見た段階で返信すること。返信が早いと良い印象を企業に与えられます。日程調整のメールで、すぐに回答できない場合は「◯日までに検討し、再度ご連絡いたします」というように、遅れることを知らせる連絡をしておくことが大切です。

メールを送る時間は営業時間内にする

メールの返信は24時間以内がマナーといえども、深夜や早朝などの時間に送るのは避けましょう。メールを送るのは、応募先の営業時間内がベター。夜遅くにメールを送ると「規則正しい生活をしていない人」「常識がない人」だと思われ、マイナスイメージを与えてしまう可能性があります。営業時間内でも、始業直後や就業直前は就活メールを送るのは控えたほうが無難です。始業時は採用担当者も忙しいですし、休日前の就業間際に送ってしまうとメールを読まれるのが休日明けになってしまうことも。営業時間内にメールを送るのが難しい場合は、時間指定を設定して送る方法がおすすめです。

メール内の引用文は消さない

メールに返信したときに残る、以前のやりとりの内容は消さないようにしましょう。なぜなら、どんな要件で、どんなやり取りをしたのか把握しやすいからです。
企業は何人もの就活生や取引先とメールで連絡を取っています。メールを返信した際に残る引用文は、最新のメールを読んだだけでこれまでの経緯が確認できるため、忙しい担当者にとっては重要なもの。相手が消した場合は問題ありませんが、自分からは引用文を削除しないようにしましょう。

いつでも確認できるメールでも、受け取る側への配慮が必要
採用担当者は多くの就活生とメールのやり取りをしているので、迷惑にならない時間、分かりやす内容を心掛けることで、相手の負担を減らし、好印象を与えられるでしょう。

就活メールのマナーについてさらに知りたい方は、「就活で使える!タイプ別・面接の日程調整メールの書き方」や「面接日程確定のメール返信はいつまで?例文付きでご紹介!」をあわせてご覧ください。

就活メールの書き方

ビジネスメールには、件名や本文、署名の書き方にそれぞれルールがあります。就活メールを書く際は、間違って覚えているものがないか、1つずつ確認してみましょう。

件名

メールの件名は、本文の内容を端的に表すシンプルなものにしましょう。「はじめまして」や「この度はありがとうございました」のような、挨拶のみの件名や抽象的なものは避けた方が無難です。最後に名前をつけることで、送信者が誰なのかが伝わるようにしましょう。
たとえば、資料請求を行う場合は下記のような件名にします。

<例>
件名:会社資料送付のお願い 氏名

件名が入力されていないと見落とされてしまう可能性があるため、記載は必須です。また、相手から来たメールに返信する場合、件名は変更しないでおきましょう。就活では、日程調整やお礼、資料請求など、さまざまな場面でメールのやり取りがあります。採用担当者がひと目で何の要件のメールなのか分かる件名を付けましょう。

宛先

就活メールの宛先は、送信する相手の企業名や部署名、担当者名を省略せずに記載します。「(株)」といった表記はしないように注意しましょう。担当者の名前が分かる場合は「人事部 ◯◯様」と名前で記載し、不明な場合は「人事部 ご担当者様」と書きます。また、団体宛てに送る場合、敬称は「様」ではなく「御中」と記載。企業名や部署名、担当者名を書くときは、改行することでより読みやすくなるでしょう。

挨拶

まずは、挨拶と自分が何者なのかを明記しましょう。1度目のメールのときには「突然のご連絡失礼します」または「初めてメールを差し上げます」「お世話になります」など、自分が連絡を取るのが初めてであることを知らせる挨拶にします。2度目以降は、「お世話になっております」もしくは「先日はありがとうございました」というような出だしで問題ありません。

内容

本題は、何を伝えたいのかが分かりやすい内容にしましょう。就活メールでは、まず結論から伝えてそのあとに理由を述べるような書き方が一般的です。
スマートフォンから作成したメールはパソコンからだと文字が詰まって読みづらくなることもあるので、「日付を書くときは箇条書きにする」「記号や改行を利用して見やすくする」などの工夫をしてみましょう。
一文を短くして、改行を活用するのが読みやすい就活メールを作成するポイントです。

締めの言葉

最後に「結びの挨拶」をつけるのも就活メールの基本です。何かをお願いする場合は「何卒よろしくお願いいたします」または「ご検討のほどよろしくお願いいたします」、質問をした場合は「ご回答いただけますと幸いです」など、本題の内容に応じて使い分けるようにしましょう。ただし、内定や選考を辞退するメールでは、「今後もよろしくお願いいたします」のような、今後も関係が続く締めの言葉は使用しません。「末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈りいたします」という言葉で占めるのが無難といえます。
結びの言葉にはいくつかパターンがあるので、就活メールを書くときは、あらかじめテンプレートを作っておくと便利です。

署名

就活メールの署名はシンプルな記号で区切り、本文から数行改行して記載。内容は、「氏名」「住所」「電話番号」「メールアドレス」などを書きます。まずは、例を確認しましょう。

<例>
===========
氏名(ふりがな)
郵便番号
住所
電話番号
メールアドレス
===========

(1)氏名
氏名を記載します。名前にはふりがなも添えておきましょう。

(2)住所
書類の送付をお願いする場合などもあるので、署名内に住所を記載しておくと便利です。その際、郵便番号や建物名などに抜け漏れがないよう注意しましょう。

(3)電話番号
いつでも連絡が取れる番号を記載しましょう。携帯電話の番号が一般的です。自宅の電話番号を添える場合は、どちらの番号が固定電話なのかを明記した上で記載しましょう。

(4)メールアドレス
「メールを送っているのにアドレスを載せる必要があるの?」と思う方もいるかもしれませんが、転送時に元の送信者を明確にしたり、プリントアウトしても送信者を確認できたりするという利点があります。載せておいて間違いだと思われることはないので、記載しておくようにしましょう。

就活メールを送るときに注意するべきポイント

就活メールを送るときは、メールアドレスや誤字脱字、読みやすさに注意することが大切です。
以下で詳しく解説しているので、参考にしてみてください。

会社名や担当者名を正しく書く

就活メールで、会社名や担当者名を間違えてしまうと、採用担当者に悪い印象を与えてしまう恐れも。しっかりと確認したうえで、正しく記載することが重要です。

会社のメールアドレスの使用は避ける

現在就業中の人が就活メールを送る際に、会社のアドレスは使用しないようにしましょう。会社のメールアドレスはあくまで仕事上で使うものです。私用で使うのはあまり好ましくありません。また、就業中の会社に転職活動をしていることが分かってしまう可能性もあります。

奇抜なメールアドレスの使用は避ける

就活メールを送るのに、奇抜なアドレスを使用するのも避けましょう。通称「キラキラアドレス」と呼ばれる奇抜なアドレスは、内容によっては選考で不利になる可能性も。自分のアドレスが採用担当者にどんな印象を与えるか不安な人は、フリーメールのアドレスを取得し、就活メールを送るのが無難です。

文字装飾や絵文字は使用しない

就活メールは、友達に送るような気持ちで文字装飾や絵文字を使用しないように注意しましょう。文字に色を付けたり絵文字をつけたりすると、採用担当者に幼稚な印象を与えてしまう可能性があります。シンプルなメールを心掛けましょう。

改行や段落を意識する

就活メールを作成する際に改行や段落を意識しましょう。挨拶と用件は段落を分けるなどの工夫が大切です。
特にスマートフォンから送信する場合は注意が必要といえます。スマートフォンの画面では読みやすくても、採用担当者がPCでメールを確認するときに、読みにくいと感じてしまう可能性も。また、改行のし過ぎも良くないので、読みやすいメールを心掛けて作成しましょう。

正しい敬語を使う

就活メールを送る前に、正しい敬語を使えているかよく確認しましょう。たとえば、「了解しました」は目上の人に向ける言葉としては不適切です。「かしこまりました」もしくは「承知いたしました」など、謙譲語を使用しましょう。また、面接のときは応募先の企業のことを「御社」といいますが、これは話し言葉。メールのように文面では「貴社」を使用するのが正しい書き方です。

就活メールを送る際の注意点は、「面接のメールの2回目に返信する内容は?例文も合わせてご紹介!」のコラムでもご紹介しているので、あわせてご覧ください。

採用担当者からの就活メールに返信するときのポイント

先方から来たメールに返信するときは、件名は変えないのが基本です。また、メールの作成中に誤って送信してしまわないように、宛先は文章を作り終わってから入力すると良いでしょう。
また、日程調整やあなたの問い合わせに対する回答などのメールは返信が必要ですが、不特定多数の就活生に送信されたお知らせや告知などのメールは返信する必要はありません。
就活メールの返信にお悩みの方は、メールの言葉遣いも解説している「企業のメールへの返信マナーは?間違えやすい言葉遣いの例」のコラムもチェックしておくと良いでしょう。

シチュエーション別就活メールの例文

メールを送るときは、謙虚な姿勢を忘れずに、相手に思いやりの気持ちを持つことが大切です。
以下では、日程調整や選考・内定に関するメールなど、シチュエーションごとの就活メールの例文を紹介しています。あなたの目的にあった例文を参考にしながら就活メールを作成してみましょう。

候補日から日程調整をするとき際の例文

件名:送られてきた件名を変えずに返信

本文:
株式会社◯◯
人事部
◯◯様

お世話になっております。
【氏名】と申します。

ご連絡ありがとうございます。
頂戴しました日程の中から、下記でご調整頂けますと幸いです。

1.◯月◯日(◯)◯◯:◯◯~◯◯:◯◯終了
2.◯月◯日(◯)◯◯:◯◯~◯◯:◯◯終了
3.◯月◯日(◯)◯◯:◯◯~◯◯:◯◯終了

お忙しい中恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

===========
氏名(ふりがな)
郵便番号
住所
電話番号
メールアドレス
===========

候補日から面接の日程を選択する就活メールでは、予定日を複数選択しておくのが一般的です。

自身が候補日を提案して日程調整をするときの例文

件名:面接の日程調整についてのご連絡 氏名

本文:
株式会社◯◯
人事部
◯◯様

お世話になっております。
【氏名】と申します。

この度は書類選考通過のご連絡、誠にありがとうございます。
面接の希望日程をお送りいたします。
以下の日時であれば、お伺いできますので、ご調整頂けますと幸いです。

1.◯月◯日(◯)◯◯:◯◯~◯◯:◯◯終了
2.◯月◯日(◯)◯◯:◯◯~◯◯:◯◯終了
3.◯月◯日(◯)◯◯:◯◯~◯◯:◯◯終了

上記、どちらの日程もご調整が困難でしたら、あらためて別の候補を提示させていただきます。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

===========
氏名(ふりがな)
郵便番号
住所
電話番号
メールアドレス
===========

自身で面接の日程を連絡する就活メールでも、複数の候補日を提案します。その候補日以外でも調整は可能である旨も記載しておきましょう。

日程を変更するメールを送る際の例文

件名:面接の日程変更についてのご連絡 氏名

本文:
株式会社◯◯
人事部
◯◯様

お世話になっております。
【氏名】と申します。

この度は面接の日程変更をしていただきたく、ご連絡したしました。
◯月◯日(◯)◯◯:◯◯から予定させていただきました面接ですが、 貴社にお伺いすることが難しくなりました。
誠に勝手なお願いで恐縮ですが、
下記の日程で面接の日時を再度ご調整いただくことは可能でしょうか。

1.◯月◯日(◯)◯◯:◯◯~◯◯:◯◯終了
2.◯月◯日(◯)◯◯:◯◯~◯◯:◯◯終了
3.◯月◯日(◯)◯◯:◯◯~◯◯:◯◯終了

お忙しいところお手数をおかけし、誠に申し訳ございません。
何卒よろしくお願い申し上げます。

===========
氏名(ふりがな)
郵便番号
住所
電話番号
メールアドレス
===========

一度決まった面接予定日を変更する就活メールは、予定日に行けなくなったことが分かった段階で、早めに送るのが基本です。

選考後のお礼をするときの例文

件名:本日◯月◯日の選考のお礼 氏名

本文:
株式会社◯◯
人事部
◯◯様

お世話になっております。
本日◯月◯日、面接に参加させていただきました、
【氏名】と申します。

本日の選考のお礼をしたく、ご連絡いたしました。
本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただきまして誠にありがとうございました。
以前より貴社を第一希望としておりましたが、◯◯様からのお話しの中で、◯◯という点に深く共感し、ますます入社の意思が強くなりました。
お忙しいと存じますので、ご返信にはおよびません。
取り急ぎ、面接のお礼を申し上げます。
何卒よろしくお願いいたします。

===========
氏名(ふりがな)
郵便番号
住所
電話番号
メールアドレス
===========

お礼のメールは具体的な内容を書くようにすると、相手にも「あのときの子だな」と個人を認識してもらえる可能性が高まります。

選考を辞退するときの例文

件名:選考辞退のご連絡 氏名

本文:
株式会社◯◯
人事部
◯◯様

お世話になっております。
【氏名】と申します。

◯月◯日(◯)◯◯:◯◯から二次選考のお約束を頂いておりましたが、諸般の事由により今後の選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。 お忙しい中、現在に至るまで貴重なお時間を頂いたにもかかわらず、ご迷惑をお掛けしてしまい大変申し訳ございません。

メールにより選考の辞退をご連絡しましたことを重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈りいたします。
何卒よろしくお願いいたします。

===========
氏名(ふりがな)
郵便番号
住所
電話番号
メールアドレス
===========

面接を辞退するメールも早めに送りましょう。辞退する理由は相手に聞かれない限り、「諸事情」や「一身上の都合」で構いません。

内定を承諾するときの例文

件名:送られてきた件名を変えずに返信

本文:
株式会社◯◯
人事部
◯◯様

お世話になっております。
【氏名】と申します。

この度は内定のご連絡、誠にありがとうございます。
謹んで内定をお受けいたしたく、ご連絡いたしました。
貴社の戦力として一日も早くお役に立てるよう、日々努力して参ります。
これからどうぞよろしくお願い申し上げます。

===========
氏名(ふりがな)
郵便番号
住所
電話番号
メールアドレス
===========

内定を承諾するメールでは、今後活躍したいという旨の言葉があると良い印象を与えられるでしょう。

内定を辞退するときの例文

件名:内定辞退のご連絡 氏名

本文:
株式会社◯◯
人事部
◯◯様

お世話になっております。
【氏名】と申します。

先日は内定のご連絡をいただき、ありがとうございました。
大変恐縮ですが、一身上の都合により内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
お忙しい中、大変貴重なお時間を頂いたにもかかわらず、ご迷惑をお掛けしてしまい誠に申し訳ございません。
メールでのご連絡となりますことを重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈りいたします。
何卒よろしくお願いいたします。

===========
氏名(ふりがな)
郵便番号
住所
電話番号
メールアドレス
===========

内定を辞退するメールでは、これまでの面接や選考にかけていただいた時間への感謝と謝罪を述べるのが大切です。

採用担当者に質問するときの例文

件名:説明会の服装についてのご質問 氏名

本文:
株式会社◯◯
人事部
◯◯様

はじめまして。
私、就職活動をしております、
【氏名】と申します。

◯月◯日(◯)に開催されるの貴社の説明会に参加を予定しており、当日の服装についてのご質問があるため、ご連絡させていただきました。 参加要件に「服装は私服にて」との記載がありましたが、直前に大学の用事でスーツを着用する予定があるため、スーツにて参加させていただいてもよろしいでしょうか。
お忙しいところ大変恐縮ですが、ご返信いただけますとありがたく存じます。
何卒よろしくお願いいたします。

===========
氏名(ふりがな)
郵便番号
住所
電話番号
メールアドレス
===========

質問をする就活メールでは、件名に何の質問か分かりやすく記載。例文では「説明会についてのご質問」ではなく、「説明会の服装についてのご質問」となっているので、服装について聞きたいというのがひと目で分かります。

応募書類などを送付するときの例文

件名:応募書類のご提出について/履歴書添付 氏名

本文:
株式会社◯◯
人事部
◯◯様

お世話になっております。
【氏名】と申します。

先日ご依頼いただきました履歴書をお送りいたします。
お手数おかけしますが、添付ファイルをご確認頂ければと存じます。
お忙しい中恐縮ではございますが、ご査収いただければ幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

===========
氏名(ふりがな)
郵便番号
住所
電話番号
メールアドレス
===========

応募書類を送付する就活メールでは、件名に何の資料を添付しているか記載します。本文中でもあらためて、送った資料を書きましょう。

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吉田早江

監修者:吉田早江

就活アドバイザー

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