就活メールの返信はどこまでする?アドレスの選び方や署名の書き方も解説!

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この記事のまとめ

  • 就活メールには、「自分からの返信で終わらせる」といったいくつかのマナーがある
  • 就活メールは24時間以内の返信や企業の営業時間内に返信するのが一般的
  • 就活のメールには、マナーはあるものの臨機応変に対応するのも重要
  • 就活でメールを送る際は件名、内容ともに簡潔で分かりやすいように心掛ける
  • 就活メールでは、送信先の企業名や担当者名などは省略せず正式名称を記載する

「就活メールってどう書けば良いの?」「メールを送るマナーって何?」と疑問に思う人も多いでしょう。就活では、メールの送り方も選考時の重要なポイント。就活メールを送るマナーができていないと、面接をする前に採用担当者からの印象が悪くなってしまう可能性もあります。このコラムでは、就活メールを送る際のマナーと注意点を解説。シチュエーションごとの就活メールの例文も紹介しているので、参考にしてみてください。

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就活メールの返信はどこまですべき?

就活でメールを返信する際は、「基本的には自分からの返信で終わらせる」「返信不要とされている場合は返信しなくてもOK」といったマナーがあります。
この項では、就活メールの返信に関するマナーをご紹介。マナーを守ることで採用担当者に好印象を与えられるでしょう。

就活メールは自分の返信で終えるのがベター

就活において、企業とのメールは自分からの返信で終わらせるのがベターです。
面接日時の設定や企業への質問、選考に関する通知など、企業から来たメールにはお礼と内容を確認し承知した旨の返信をします。何回かやりとりが想定される場合、タイミングを見て自分からの返信で終わらせましょう。

「返信不要」の記載があったら返信しなくてOK

企業からのメールに「返信不要」の旨が記載されている場合は、返信をする必要はありません。採用担当者は日頃の業務をこなしながら採用業務も行っていることを考慮し、やりとりが多くなりすぎないようにすることが重要です。1往復程度が理想的で、質問事項をまとめたり、返信内容に考慮したりしましょう。

正解はないので状況に応じて判断しよう
就活メールへの返信に関しては、マナーはあるものの「正解」はないので臨機応変に判断しましょう。就活はメールだけではなく、面接や応募書類にいたるまでが採用担当者とのコミュニケーションです。相手の状況や伝わりやすさなどに気を配りながら、柔軟に対応することが重要。また、その対応が評価に繋がる可能性もあります。
企業へのメールに関するマナーは、「企業メールへの返信マナーを解説!時間や日程調整を伝える際の例文も紹介」でも解説しているので、併せて参考にしてください。

就活メールを送る際の3つのマナー

就活でメールを送る際は、「24時間以内に返信する」「メールを送る時間は営業時間内にする」などが一般的なマナーです。この項では、就活のメールで押さえておくべきマナーをご紹介します。
マナーを守ることで、採用担当者に好印象を残せるでしょう。

1.就活に適したメールアドレスを使用する

社会人として、就活に適したメールアドレスを設定することが重要です。
応募企業からの重要なメールを見逃さない、採用担当者に悪印象を与えないメール設定が必要となります。

会社のメールアドレスの使用は避ける

現在、勤務しながら転職活動している人は、会社のメールアドレスを就活で使用するのは避けましょう。日頃の業務連絡メールと混同して、メールの送信ミスや上司や会社に転職活動をしていることがバレてしまう可能性があります。
就活専用に、「Gmail」「Yahoo!メール」などのフリーメールのアドレスを取得することがおすすめ。スマートフォン(スマホ)・PCのどちらでもチェックでき、応募企業や採用担当者からの重要なメールを、ほかのメールに紛れてしまう、見落としてしまうというリスクも軽減できます。

奇抜なメールアドレスの使用は避ける

@より前を自由に設定できるメールアドレスですが、いわゆるキラキラアドレスと言われるものは避けましょう。好きなキャラクター名や顔文字、☆♪などの記号を使用すると、採用担当者に幼稚な印象を与える可能性が高くなります。自分の名前などを用いた、シンプルなものを設定しましょう

2.返信はメールが届いてから24時間以内にする

企業からのメールに返信するときは、できるだけ迅速な対応を心がけましょう。メールは基本的に24時間以内に返信するのがマナーです。理想はメールを見た段階で返信すること。返信が早いと、良い印象を企業に与えられます。日程調整のメールで、早急に回答・返信できない場合は「◯日までに検討し、再度ご連絡いたします」というように、返答できる目安と遅れることを知らせる連絡をしておくことが大切です。

3.応募先企業の営業時間内に送る

メールを送るのは、応募先の営業時間内がおすすめです。メールの返信は24時間以内がマナーといえども、深夜や早朝などの時間に送るのは避けましょう。夜遅くにメールを送ると「規則正しい生活をしていない人」「常識がない人」だと思われ、マイナスイメージを与えてしまう可能性があります。営業時間内でも、始業直後や終業直前は就活メールを送るのは控えたほうが無難です。始業時は採用担当者も忙く、休日前の終業間際に送ってしまうとメールを読まれるのが休日明けになってしまうことも。営業時間内にメールを送るのが難しい場合は、時間指定を設定して送る方法がおすすめです。

受け取る側への配慮が重要
採用担当者は、多くの応募者とメールのやり取りをしているので、迷惑にならない時間や分かりやす内容を心掛けることで、相手の負担を減らし好印象を与えられるでしょう。丁寧で思いやりのあるやり取りを心掛けることが重要です。

就活メールのマナーについてさらに知りたい方は、「就活で使える!タイプ別・面接の日程調整メールの書き方@」や「面接日程確定のメール返信はいつまで?例文付きでご紹介!」をあわせてご覧ください。

就活メールの書き方

就活メールやビジネスメールには、件名や本文、署名の書き方にそれぞれルールがあります。就活メールを書く際は、間違って覚えているものがないか、1つずつ確認してみましょう。

件名

就活メールの件名は、採用担当者がひと目で本文の内容が分かるシンプルなものにしましょう。「はじめまして」や「この度はありがとうございました」のような、挨拶のみの件名や抽象的なものは避けた方が無難です。末尾に名前を記載すると、送信者が誰なのかが伝わります。
たとえば、資料請求を行う場合は下記のような件名にします。

<例>
件名:会社資料送付のお願い 氏名

件名が入力されていないと見落とされてしまう可能性があるため、件名は必須です。また、企業から来たメールに返信する場合、件名は変更しないでおきましょう。就活では、日程調整やお礼、資料請求など、さまざまな場面でメールのやり取りがあります。

宛先

就活メールの宛先は、送信する相手の企業名や部署名、担当者名を省略せずに記載します。「(株)」といった表記はしないように注意しましょう。担当者の名前が分かる場合は「人事部 ◯◯様」と名前で記載し、不明な場合は「人事部 ご担当者様」と書きます。
また、団体宛てに送る場合、敬称は「様」ではなく「御中」と記載。企業名や部署名、担当者名を書くときは、改行することでより読みやすくなるでしょう。
また、就活メールで会社名や担当者名を間違えてしまうと、採用担当者に悪い印象を与えてしまう恐れもあります。しっかりと確認したうえで、正しく記載することが重要です。

挨拶

まずは、挨拶と自分が何者なのかを明記しましょう。1度目のメールのときには「突然のご連絡失礼します」または「初めてメールを差し上げます」「お世話になります」など、自分が連絡を取るのが初めてであることを知らせる挨拶にします。2度目以降は、「お世話になっております」もしくは「先日はありがとうございました」というような出だしで問題ありません。

本題

本題は、何を伝えたいのか分かりやすく簡潔な内容にしましょう。就活メールでは、まず結論から伝えてそのあとに理由を述べるような書き方が一般的です。
スマートフォンから作成したメールは、パソコンからだと文字が詰まって読みづらくなることもあるので、「日付を書くときは箇条書きにする」「記号や改行を利用して見やすくする」などの工夫をしてみましょう。一文を短くして、改行をうまく活用するのが読みやすい就活メールを作成するポイントです。
また、余計なやり取りを増やさないように過不足なく伝えるのがポイント。
就活メールを作成する際に改行や段落を意識しましょう。挨拶と用件は段落を分けるなどの工夫が大切です。

締めの言葉

最後に「結びの挨拶」をつけるのも就活メールの基本です。何かをお願いする場合は「何卒よろしくお願いいたします」または「ご検討のほどよろしくお願いいたします」、質問をした場合は「ご回答いただけますと幸いです」など、本題の内容に応じて使い分けるようにしましょう。内定や選考を辞退するメールでは、「末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈りいたします」という言葉で占めるのが無難といえます。
結びの言葉にはいくつかパターンがあるので、就活メールを書くときは、あらかじめテンプレートを作っておくと便利です。

署名

就活メールの署名はシンプルな記号で区切り、本文から数行改行して記載。内容は、「氏名」「住所」「電話番号」「メールアドレス」などを書きます。まずは、下記の例を確認しましょう。

<例>
===========
氏名(ふりがな)
郵便番号
住所
電話番号
メールアドレス
===========

氏名

氏名を記載します。名前にはふりがなも添えておきましょう。

住所

書類の送付をお願いする場合などもあるので、署名内に住所を記載しておくと便利です。その際、郵便番号や建物名などに抜け漏れがないよう注意しましょう。

電話番号

いつでも連絡が取れる番号を記載しましょう。携帯電話の番号が一般的です。自宅の電話番号を添える場合は、どちらの番号が固定電話なのかを明記したうえで記載しましょう。

メールアドレス

「メールを送っているのにアドレスを載せる必要があるの?」と思う方もいるかもしれませんが、転送時に元の送信者を明確にしたり、プリントアウトしても送信者を確認できたりするという利点があります。載せておいて間違いだと思われることはないので、記載しておくようにしましょう。

就活メールを作成するときの3つのポイント

就活メールを送るときは、メールアドレスや誤字脱字、読みやすさに注意することが大切です。
以下で詳しく解説しているので、参考にしてみてください。

1.文字装飾や絵文字は使用しない

就活メールはビジネスメールでもあるので、友達に送るような気持ちで文字装飾や絵文字を使用しないように注意しましょう。文字に色を付けたり絵文字をつけたりすると、採用担当者に幼稚な印象を与えてしまう可能性があります。シンプルなメールを心掛けましょう。

2.引用文は消さない

メールに返信したときに残る、以前のやりとりの内容は消さないようにしましょう。なぜなら、どのような要件でやり取りをした内容が把握しやすいからです。
企業は何人もの就活生や取引先とメールで連絡を取っています。メールを返信した際に残る引用文は、最新のメールを読んだだけでこれまでの経緯が確認できるため、忙しい担当者にとっては重要なもの。相手が消した場合は問題ありませんが、自分からは引用文を削除しないようにしましょう。

3.敬語を正しく使う

就活メールを送る前に、正しい敬語を使えているかよく確認しましょう。たとえば、「了解しました」は目上の人に向ける言葉としては不適切です。「かしこまりました」もしくは「承知いたしました」など、謙譲語を使用しましょう。また、面接のときは応募先の企業のことを「御社」といいますが、これは話し言葉。メールのように文面では「貴社」を使用するのが正しい書き方です。

表情やニュアンスが伝わりづらいメールで、正しい敬語を使うのは重要です。「その敬語間違ってない?正しいビジネスメールのマナーとは」では、敬語について詳しく解説しているので、お一読ください。

11通りのシチュエーション別!就活メールの例文

メールを送る際は、謙虚な姿勢を忘れずに、相手に思いやりの気持ちを持つことが大切です。
以下では、日程調整や選考・内定に関するメールなど、シチュエーションごとの就活メールの例文を紹介しています。目的に合った例文を参考にしながら、就活メールを作成してみましょう。

1.面接候補日のなかから希望日を選ぶ場合

件名:送られてきた件名を変えずに返信

本文:
株式会社○○
人事部
○○様

お世話になっております。
【氏名】と申します。

ご連絡ありがとうございます。
頂戴しました日程の中から、下記でご調整頂けますと幸いです。

1.○月○日(○)○○:○○~○○:○○終了
2.○月○日(○)○○:○○~○○:○○終了
3.○月○日(○)○○:○○~○○:○○終了

お忙しい中恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

===========
氏名(ふりがな)
郵便番号
住所
電話番号
メールアドレス
===========

候補日から面接の日程を選択する就活メールでは、予定日を複数選択しておくのが一般的です。

2.自身で面接候補日を提案する場合

件名:面接の日程調整についてのご連絡 氏名

本文:
株式会社○○
人事部
○○様

お世話になっております。
【氏名】と申します。

この度は書類選考通過のご連絡、誠にありがとうございます。
面接の希望日程をお送りいたします。
以下の日時であれば、お伺いできますので、ご調整頂けますと幸いです。

1.○月○日(○)○○:○○~○○:○○終了
2.○月○日(○)○○:○○~○○:○○終了
3.○月○日(○)○○:○○~○○:○○終了

上記、どちらの日程もご調整が困難でしたら、あらためて別の候補を提示させていただきます。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

===========
氏名(ふりがな)
郵便番号
住所
電話番号
メールアドレス
===========

自身で面接の日程を連絡する就活メールでも、複数の候補日を提案します。その候補日以外でも調整は可能である旨も記載しておきましょう。

3.面接日程を変更する場合

件名:面接の日程変更についてのご連絡 氏名

本文:
株式会社○○
人事部
○○様

お世話になっております。
【氏名】と申します。

この度は面接の日程変更をしていただきたく、ご連絡したしました。
○月○日(○)○○:○○から予定させていただきました面接ですが、 貴社にお伺いすることが難しくなりました。
誠に勝手なお願いで恐縮ですが、
下記の日程で面接の日時を再度ご調整いただくことは可能でしょうか。

1.○月○日(○)○○:○○~○○:○○終了
2.○月○日(○)○○:○○~○○:○○終了
3.○月○日(○)○○:○○~○○:○○終了

お忙しいところお手数をおかけし、誠に申し訳ございません。
何卒よろしくお願い申し上げます。

===========
氏名(ふりがな)
郵便番号
住所
電話番号
メールアドレス
===========

一度決まった面接予定日を変更する就活メールは、予定日に行けなくなったことが分かった段階で、早急に送るのがマナーです

4.面接後にお礼をする場合

件名:本日○月○日の選考のお礼 氏名

本文:
株式会社○○
人事部
○○様

お世話になっております。
本日○月○日、面接に参加させていただきました、
【氏名】と申します。

本日の選考のお礼をしたく、ご連絡いたしました。
本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただきまして誠にありがとうございました。
以前より貴社を第一希望としておりましたが、○○様からのお話しの中で、○○という点に深く共感し、ますます入社の意思が強くなりました。
お忙しいと存じますので、ご返信にはおよびません。
取り急ぎ、面接のお礼を申し上げます。
何卒よろしくお願いいたします。

===========
氏名(ふりがな)
郵便番号
住所
電話番号
メールアドレス
===========

お礼のメールは具体的な内容を書くようにすると、相手にも「あのときの人だ」と個人を認識してもらえる可能性が高まります。

5.選考を辞退する場合

件名:選考辞退のご連絡 氏名

本文:
株式会社○○
人事部
○○様

お世話になっております。
【氏名】と申します。

○月○日(○)○○:○○から二次選考のお約束を頂いておりましたが、諸般の事由により今後の選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。 お忙しい中、現在に至るまで貴重なお時間を頂いたにもかかわらず、ご迷惑をお掛けしてしまい大変申し訳ございません。

メールにより選考の辞退をご連絡しましたことを重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈りいたします。
何卒よろしくお願いいたします。

===========
氏名(ふりがな)
郵便番号
住所
電話番号
メールアドレス
===========

面接を辞退するメールも早めに送りましょう。辞退する理由は相手に聞かれない限り、「諸事情」や「一身上の都合」で構いません

6.選考結果を問い合わせる場合

件名:○月○日の面接結果につきまして 氏名

本文:
株式会社○○
人事部
○○様

お世話になっております。
○月○日○時より採用面接をしていただきました、【氏名】と申します。

先日はお忙しい中、面接のお時間をいただき誠にありがとうございました。
恐れ入りますが、面接の結果はいつまでにお知らせいただけますでしょうか? 
目安のみでも教えていただけますと幸いです。

お手数をおかけしまして恐縮ですが、
ご確認の程、何卒よろしくお願い申し上げます。

===========
氏名(ふりがな)
郵便番号
住所
電話番号
メールアドレス
===========

メール送信前に、迷惑メールを含むメールの受信フォルダや着信履歴などチェックし、本当に選考結果の連絡が届いていないか確認しましょう。
また、初めに面接を実施してくれたことへのお礼を述べることも大切です。

7.内定を承諾する場合

件名:送られてきた件名を変えずに返信

本文:
株式会社○○
人事部
○○様

お世話になっております。
【氏名】と申します。

この度は内定のご連絡、誠にありがとうございます。
謹んで内定をお受けいたしたく、ご連絡いたしました。
貴社の戦力として一日も早くお役に立てるよう、日々努力して参ります。
これからどうぞよろしくお願い申し上げます。

===========
氏名(ふりがな)
郵便番号
住所
電話番号
メールアドレス
===========

内定を承諾するメールでは、入社後に活躍したいという旨の言葉があると良い印象を与えられるでしょう。

8.内定を保留する場合

件名:先方のメール件名を変えずに返信

本文:
株式会社○○
人事部
○○様

お世話になっております。
内定を頂戴した【氏名】と申します。

この度は、採用のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。
大変光栄にございます。

早急に入社承諾の返事をするべきところ、
誠に恐縮ではございますが、
返答については○月○日まで猶予を頂けないでしょうか?

現在、ほかに選考が進んでいる企業があり、
そちらの話も聞いてから判断したいと考えております。

もちろん貴社に対して、礼のないよう悔いのない状態で、
入社させて頂きたいと考えています。

こちらの都合で恐れ入りますが、
ご検討の程、何卒よろしくお願い申し上げます。

===========
氏名(ふりがな)
郵便番号
住所
電話番号
メールアドレス
===========

返答に関する猶予をお願いする日程は、3日間程度の設定が無難です。理由を添えることで、最長1週間は設定できますが、企業によっては内定が取消しになってしまうこともあるので注意しましょう。

9.内定を辞退する場合

件名:内定辞退のご連絡 氏名

本文:
株式会社○○
人事部
○○様

お世話になっております。
【氏名】と申します。

先日は内定のご連絡をいただき、ありがとうございました。
大変恐縮ですが、一身上の都合により内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
お忙しい中、大変貴重なお時間を頂いたにもかかわらず、ご迷惑をお掛けしてしまい誠に申し訳ございません。
メールでのご連絡となりますことを重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈りいたします。
何卒よろしくお願いいたします。

===========
氏名(ふりがな)
郵便番号
住所
電話番号
メールアドレス
===========

内定を辞退するメールでは、これまでの面接や選考にかけていただいた時間への感謝と謝罪を述べるのが大切です。

10.採用担当者に質問する場合

件名:説明会の服装についてのご質問 氏名

本文:
株式会社○○
人事部
○○様

はじめまして。
私、就職活動をしております、
【氏名】と申します。

○月○日(○)に開催されるの貴社の説明会に参加を予定しており、当日の服装についてのご質問があるため、ご連絡させていただきました。 参加要件に「服装は私服にて」との記載がありましたが、直前に大学の用事でスーツを着用する予定があるため、スーツにて参加させていただいてもよろしいでしょうか。
お忙しいところ大変恐縮ですが、ご返信いただけますとありがたく存じます。
何卒よろしくお願いいたします。

===========
氏名(ふりがな)
郵便番号
住所
電話番号
メールアドレス
===========

質問をする就活メールでは、件名に何の質問か分かりやすく記載。例文では「説明会についてのご質問」ではなく、「説明会の服装についてのご質問」となっているので、服装について聞きたいというのがひと目で分かります。

11.応募書類を送付する場合

件名:応募書類のご提出について/履歴書添付 氏名

本文:
株式会社○○
人事部
○○様

お世話になっております。
【氏名】と申します。

先日ご依頼いただきました履歴書をお送りいたします。
お手数おかけしますが、添付ファイルをご確認頂ければと存じます。
お忙しい中恐縮ではございますが、ご査収いただければ幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

===========
氏名(ふりがな)
郵便番号
住所
電話番号
メールアドレス
===========

応募書類を送付する就活メールでは、件名に何の資料を添付しているか記載します。本文中でもあらためて、送った資料を書きましょう。

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