新型コロナウィルス対策について

新型コロナウイルス感染防止のため、一時的に
全支店のカウンセリングを一律「オンライン面談」にて実施いたします。また一部企業との面接もオンラインにて可能です。

© 2013-2021 Leverages Co., Ltd.

 
  1. フリーター就職支援「ハタラクティブ」TOP
  2. >
  3. フリーター役立ちコラムTOP
  4. >
  5. 就活メールはどう書く?返信の仕方や件名などの基本マナーを解説!

就活メールはどう書く?返信の仕方や件名などの基本マナーを解説!

公開日:

最終更新日:

就活メールはどう書く?返信の仕方や件名などの基本マナーを解説!の画像

【このページのまとめ】

  • ・就活における企業からのメールの返信は24時間以内にする
  • ・就活メールにおいて、件名は用件が簡潔に分かるものにする
  • ・就活の際に企業へメールを送る時間は営業時間内にする
  • ・就活で企業にメールを送るときは正しい敬語を使えているかに注意する

監修者:佐藤真也

キャリアコンサルタント

やりたいことやできることを一緒に考えて、ライフスタイルやご希望にマッチする仕事探しをお手伝いします!

「就活メールの書き方がよく分からない」という人は多いのではないでしょうか。就活メールは「宛先」「挨拶」「本文」「締めの言葉」「署名」で構成されています。マナーを守ったメールを送ることで、採用担当者に良い印象を与えることができるでしょう。就活メールの書き方がよくわからないという人は、ぜひこのコラムを参考にしてください。

ハタラクティブは20代
フリーター・既卒・第二新卒
特化した就職支援サービスです。

ハタラクティブは
20代フリーター・既卒・第二新卒
特化した就職支援サービスです。

オンライン面談実施中!【無料】就職相談はこちら

就活メールの一般的なマナー

就活でのメールでは、「24時間以内に返信する」「メールを送る時間は営業時間内にする」などが一般的なマナーです。はじめに、就活のメールで押さえておくべきマナーをご紹介します。

返信は24時間以内にする

メールは基本的に24時間以内に返信するのがマナーです。返信が早いと良い印象を企業に与えることができます。もし、すぐに回答できない場合は「○日までに検討し、再度ご連絡いたします」のように、遅れることを知らせるようにしましょう。

メールを送る時間は営業時間内にする

メールを送るのは、応募先の営業時間内がベストです。夜遅くにメールを送ると「規則正しい生活をしていない人」「常識がない人」だと思われ、マイナスイメージを与えてしまう可能性があります。
しかし、日中にメールを送ることが難しい人もいるでしょう。その場合は、時間指定を設定してメールを送ることをおすすめします。

メール内の引用文は消さない

メールに返信したときに残る、以前のやりとり内容は消さないようにしましょう。企業は何人もの就活生や取引先とメールで連絡を取っています。メールを返信した際に残る引用文は、最新のメールを読んだだけでこれまでの経緯が確認できるため、忙しい担当者にとっては重要なものです。相手が消した場合はそれに従っても問題ありませんが、自分からは削除しないようにしましょう。

就活メールの本文の書き方

ビジネスメールには、件名や本文、署名の書き方にそれぞれルールがあります。間違って覚えているものがないか、1つずつ確認してみましょう。

件名

メールの件名は、本文の内容を端的に現すシンプルなものにしましょう。「はじめまして」や「この度はありがとうございました」のような、挨拶のみの件名や抽象的なものは避けた方が無難です。最後に名前をつけることで、送信者が誰なのかが伝わるようにしましょう。
たとえば、資料請求を行う場合は下記のような件名にします。

<例>
件名:会社資料送付のお願い 氏名
件名が入力されていないと見落とされてしまう可能性があるため、記載は必須です。また、相手から来たメールに返信する場合には、件名はいじらないでおきましょう。

宛先

宛先は、送信する相手の企業名や部署名、担当者名を省略せずに記載します。「(株)」といった表記はしないように注意しましょう。担当者の名前が分かる場合は「人事部 ○○様」と名前で記載し、不明な場合は「人事部 ご担当者様」と書きましょう。
団体宛てに送る場合、敬称は「様」ではなく「御中」と書きます。御中と書く場合の例は以下の通りです。

<例>
○○株式会社
人事部御中

挨拶

まずは、挨拶と自分が何者なのかを明記しましょう。1度目のメールのときには「突然のご連絡失礼します」または「初めてメールを差し上げます」、「お世話になります」など、自分が連絡を取るのが初めてであることを知らせる挨拶にします。2度目以降は、「お世話になっております」もしくは「先日はありがとうございました」というような出だしで問題ありません。

内容

本題は、何を伝えたいのかが分かりやすい内容にしましょう。まずは、結論から伝えてそのあとに理由を述べるような書き方が就活メールでは一般的です。
スマートフォンから作成したメールはパソコンからだと文字が詰まって読みづらくなることもあるので、「日付を書くときは箇条書きにする」「記号や改行を利用して見やすくする」などの工夫をしてみましょう。

締めの言葉

最後に「結びの挨拶」をつけるのもメールの基本です。何かをお願いする場合は「何卒よろしくお願いいたします」または「ご検討のほどよろしくお願いいたします」、質問をした場合は「ご回答いただけますと幸いです」など、本題の内容に応じて使い分けるようにしましょう。
結びの言葉にはいくつかパターンがあるので、テンプレートを作っておくと便利です。

署名

署名はシンプルな記号で区切り、本文から数行改行して記載します。内容は、「氏名」「住所」「電話番号」「メールアドレス」など。まずは、例を確認しましょう。

<例>
==============
氏名(ふりがな)
郵便番号
住所
電話番号
メールアドレス
==============

(1)氏名
氏名を記載します。名前にはふりがなも添えておきましょう。

(2)住所
書類の送付をお願いする場合などもあるので、署名内に住所を記載しておくと便利です。その際、郵便番号や建物名などに抜け漏れがないよう注意しましょう。

(3)電話番号
いつでも連絡が取れる番号を記載しましょう。携帯電話の番号が一般的です。自宅の電話番号を添える場合は、どちらの番号が固定電話なのかを明記した上で記載しましょう。たとえば、以下の通りです。

<例>
(自宅)00-0000-0000 (携帯電話)000-0000-0000

(4)メールアドレス
「メールを送っているのにアドレスを載せる必要があるの?」と思う方もいるかもしれませんが、転送時に元の送信者を明確にしたり、プリントアウトしても送信者を確認できたりするという利点があります。載せて間違いだと思われることはないので、記載しておくようにしましょう。

就活メールで注意すべきポイント

「文字装飾はしない」「改行や段落を意識する」など、就活メールで注意すべきポイントをご紹介します。

アドレスは会社のものは避ける

現在就業中の人は、会社のアドレスは避けた方が良いでしょう。会社のメールアドレスはあくまで仕事上で使うものです。私用で使うのはあまり好ましくありません。また、就業中の会社に転職活動をしていることが分かってしまう可能性も。そのため、プライベートのメールアドレスを使用することをおすすめします。

文字装飾はしない

文字に色を付けたり絵文字をつけたりするなどの装飾は控えましょう。ビジネスメールには適切ではありません。幼稚な印象を与えてしまう可能性があります。シンプルなメールを心掛けましょう。

改行や段落を意識する

メールを作成する際に改行や段落を意識することは大切です。挨拶と用件は段落を分けるなどの工夫をすると良いでしょう。特にスマートフォンから送信する場合は注意が必要です。スマートフォンの画面では読みやすくても、採用担当者がPCでメールを確認する場合に読みにくいと感じてしまう可能性があります。また、改行のし過ぎも良くないので、読みやすいタイミングを心掛けましょう。

正しい敬語を使う

正しい敬語を使えているか、よく確認しましょう。たとえば、「了解しました」は目上の人に向ける言葉としては不適切です。「かしこまりました」または「承知いたしました」など、謙譲語を使用しましょう。また、面接のときは応募先の企業のことを「御社」といいますが、これは話し言葉。メールのように文面では「貴社」を使用するのが正しいです。

採用担当者からのメールにどう返信する?

面接の日程調整の依頼のように採用担当者からのメール連絡を受けたとき、どのように返信するのが正しいのでしょうか。先方から来たメールに返信するときは、件名は変えないのが基本です。また、メールの作成中に誤って送信してしまわないように、宛先は文章を作り終わってから入力するのをおすすめします。
それぞれのシーンに合わせた返信内容の例文を見てみましょう。

面接の日程調整のメール連絡を受けたとき

件名:送られてきた件名を変えずに返信

本文:
株式会社○○
人事部
○○様

お世話になっております。
【氏名】と申します。

ご連絡ありがとうございます。
頂戴しました日程の中から、下記でご調整頂けますと幸いです。

1.○月○日(○)○○:○○~○○:○○終了
2.○月○日(○)○○:○○~○○:○○終了
3.○月○日(○)○○:○○~○○:○○終了

お忙しい中恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

==============
氏名(ふりがな)
郵便番号
住所
電話番号
メールアドレス
==============

内定を承諾するとき

件名:送られてきた件名を変えずに返信

本文:
株式会社○○
人事部
○○様

お世話になっております。
【氏名】と申します。

この度は内定のご連絡、誠にありがとうございます。
謹んで内定をお受けいたしたく、ご連絡いたしました。

貴社の戦力として一日も早くお役に立てるよう、日々努力して参ります。
これからどうぞよろしくお願い申し上げます。

==============
氏名(ふりがな)
郵便番号
住所
電話番号
メールアドレス
==============

すぐに返信できない内容のとき

件名:送られてきた件名を変えずに返信

本文:
株式会社○○
人事部
○○様

お世話になっております。
【氏名】と申します。

ご連絡ありがとうございます。
ご提示いただいた日程で調整できるかどうかが分かるのが○月○日の午前中になるのですが、それでもよろしいでしょうか。

お手数おかけしますが、ご返信いただけますとありがたく存じます。
何卒よろしくお願いいたします。

==============
氏名(ふりがな)
郵便番号
住所
電話番号
メールアドレス
==============

就活メールの例文

採用担当者へ質問をしたいときや内定を辞退する際は、どのようなメールを送れば良いのでしょうか。メールを送るときは、謙虚な姿勢を忘れずに、相手に思いやりの気持ちを持つことが大切です。こちらで例文を確認し、企業へメールを送る際の参考にしてみてください。

採用担当者に質問をするときの例文

件名:説明会の服装についてのご質問 氏名

本文:
株式会社○○
人事部
○○様

はじめまして。
私、就職活動をしております、
【氏名】と申します。

○月○日(○)に開催されるの貴社の説明会に参加を予定しており、当日の服装についてのご質問があるため、ご連絡させていただきました。

参加要件に「服装は私服にて」との記載がありましたが、直前に大学の用事でスーツを着用する予定があるため、スーツにて参加させていただいてもよろしいでしょうか。

お忙しいところ大変恐縮ですが、ご返信いただけますとありがたく存じます。
何卒よろしくお願いいたします。

==============
氏名(ふりがな)
郵便番号
住所
電話番号
メールアドレス
==============

メールで応募書類などを送付する際の例文

件名:応募書類のご提出について/履歴書添付 氏名

本文:
株式会社○○
人事部
○○様

お世話になっております。
【氏名】と申します。

先日ご依頼いただきました履歴書をお送りいたします。
お手数おかけしますが、添付ファイルをご確認頂ければと存じます。

お忙しい中恐縮ではございますが、ご査収いただければ幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

==============
氏名(ふりがな)
郵便番号
住所
電話番号
メールアドレス
==============

面接の日程調整をする際の例文

件名:面接の日程調整についてのご連絡 氏名

本文:
株式会社○○
人事部
○○様

お世話になっております。
【氏名】と申します。

この度は書類選考通過のご連絡、誠にありがとうございます。
面接の希望日程をお送りいたします。
以下の日時であれば、お伺いできますので、ご調整頂けますと幸いです。

1.○月○日(○)○○:○○~○○:○○終了
2.○月○日(○)○○:○○~○○:○○終了
3.○月○日(○)○○:○○~○○:○○終了

上記、どちらの日程もご調整が困難でしたら、あらためて別の候補を提示させていただきます。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

==============
氏名(ふりがな)
郵便番号
住所
電話番号
メールアドレス
==============

選考を辞退するときの例文

件名:選考辞退のご連絡 氏名

本文:
株式会社○○
人事部
○○様

お世話になっております。
【氏名】と申します。

○月○日(○)○○:○○から二次選考のお約束を頂いておりましたが、諸般の事由により今後の選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
お忙しい中、現在に至るまで貴重なお時間を頂いたにもかかわらず、ご迷惑をお掛けしてしまい大変申し訳ございません。

メールにより選考の辞退をご連絡しましたことを重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈りいたします。
何卒よろしくお願いいたします。

==============
氏名(ふりがな)
郵便番号
住所
電話番号
メールアドレス
==============

選考後のお礼をするときの例文

件名:本日○月○日の選考のお礼 氏名

本文:
株式会社○○
人事部
○○様

お世話になっております。
本日○月○日、面接に参加させていただきました、
【氏名】と申します。
本日の選考のお礼をしたく、ご連絡いたしました。

本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただきまして誠にありがとうございました。
以前より貴社を第一希望としておりましたが、○○様からのお話しの中で、○○という点に深く共感し、ますます入社の意思が強くなりました。

お忙しいと存じますので、ご返信にはおよびません。
取り急ぎ、面接のお礼を申し上げます。
何卒よろしくお願いいたします。

==============
氏名(ふりがな)
郵便番号
住所
電話番号
メールアドレス
==============

内定を辞退する際の例文

件名:内定辞退のご連絡 氏名

本文:
株式会社○○
人事部
○○様

お世話になっております。
【氏名】と申します。

先日は内定のご連絡をいただき、ありがとうございました。
大変恐縮ですが、一身上の都合により内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
お忙しい中、大変貴重なお時間を頂いたにもかかわらず、ご迷惑をお掛けしてしまい誠に申し訳ございません。

メールでのご連絡となりますことを重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈りいたします。
何卒よろしくお願いいたします。

==============
氏名(ふりがな)
郵便番号
住所
電話番号
メールアドレス
==============

「就職活動には分からないことが多くて大変…」、そのように悩んでいませんか?1人で就活を続ける自信がないという方は、プロの手を借りてみるのがおすすめです。
就職支援サービスのハタラクティブでは、書類作成のアドバイスや面接対策など、就活時につまづきやすいポイントをしっかりサポート。就活アドバイザーが丁寧なカウンセリングを行っているので、不安を解消することができます。
「自分のビジネスマナーは大丈夫?」「どうして面接に通らないのかわからない…」そんな悩みを抱えている方は、まずはお気軽にご相談ください!

関連キーワード

これまでに就職したことはありますか?※派遣・アルバイトは除く

  • はい

  • いいえ

面談から平均3週間で内定獲得!

あなたに合う企業を厳選して紹介するので、短期間で内定獲得できます!

これまでに就職したことはありますか? ※派遣・アルバイトは除く

  • はい

  • いいえ

おすすめ記事

RECOMMEND

本日面談できます!登録はこちら

これまでに就職したことはありますか?

ページトップへ