就活メールの返信はどこまでする?送り方や送信時間は?マナーと例文を解説

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この記事のまとめ

  • 就活メールは書き方次第で企業へ与える印象が変わる
  • 企業からのメールには、できるだけ早く返信するのがマナー
  • 就活メールをどこまで返信するか迷ったら、自分のメールで終わらせる
  • 「返信不要」と記載があれば返信しないのもマナー
  • 就活メールの本文は、「宛先、挨拶、本題、締め、署名」の順に書く

就活をしている人のなかには、企業へ送るメールの書き方やマナーを知りたい方も多いのではないでしょうか。また、「就活メールの返信はどこまで?」と疑問に思う方もいるでしょう。就活時は、使用するメールアドレスや返信のタイミング、件名・本文の書き方などに注意が必要です。
このコラムでは、就活メールの重要なマナーを4つ解説。シチュエーションごとの例文も紹介しているので、メールを作成する際の参考にしてください。

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就活メールは印象を決める要素になる

就活メールは自身の印象を決める要素になるため、マナーや書き方を知ったうえで企業へ送信することが大切です。たとえば、用件が分かりやすく、返信がスムーズであれば好印象を与えられます。逆に、企業からメールが届いてもなかなか返信しない、内容が分かりづらいメールを送ってしまうと、ネガティブな印象を与えてしまう可能性も。就活の際は、企業と面接日時の調整や決定、当日の連絡などをメールで行う場合が多いので、良い印象を与えられるよう心掛けましょう。

面接時に好印象を与えるコツについては、「面接の基本はこれ!好印象を与えるコツとは」のコラムで詳しく解説しています。

就活メールを送る際に重要な4つのマナー

就活メールを送る際は、「就活に適したメールアドレスを使用」「返信は24時間以内」「件名で内容を要約」「本文内の構成」といったマナーがあります。以下で詳しく解説するので、就活メールを作成する際の参考にしてください。

1.就活に適したメールアドレスを使用する

社会人として相応しいメールアドレスを使用しましょう。就活では「キラキラアドレス」と呼ばれる、プライベートで使用するようなメールアドレスは避けるのがマナー。たとえば、アニメのキャラクターの名前や顔文字、あるいは「☆」「♪」といった記号などが該当します。これらが就活時のメールアドレスに入っていると、採用担当者に幼稚な印象を与える可能性があるので、自分の名前を用いたシンプルなものを使用しましょう。

会社のメールアドレスの使用は避ける

現在、働きながら転職活動をしている場合は、会社のメールアドレスを就活で使用するのは避けましょう。なぜなら、会社のメールアドレスを使用すると、日頃の業務連絡と混同して返信ミスをする恐れがあるからです。また、今の職場の上司や同僚に、思わぬ形で転職活動をしている事実が知られてしまう可能性もあります。
就活にはフリーメールアドレスを使用するのがおすすめです。スマートフォン(スマホ)・PCのどちらでもメールボックスをチェックできるので、応募企業からのメールを見落とすリスクも軽減できます。

2.返信はメールが届いてから24時間以内にする

企業からメールが届いたらできるだけ早く、遅くても24時間以内に返信するのがマナーです。企業からの重要なメールを見逃さないように、受信したら通知が来る設定をするのもおすすめ。返信が早いと良い印象を与えられます。すぐに回答ができない場合は、「●日までに日程を調整し、再度ご連絡いたします」と返信しましょう。
ただし、「できるだけ早く返信するのがマナー」とはいえ、基本的には深夜や早朝を避けるのがベター。応募先企業の営業時間内に、始業直後や終業時間直前を避けてメールを送信しましょう。営業時間内にメールができない場合は、あらかじめ送信時間を指定しておく方法がおすすめです。

3.メールの件名で内容を要約する

就活メールの件名には、「用件」と「自分の名前」を必ず入れます。企業の担当者は日々大量のメールをチェックしているので、件名が分かりづらいと本文に目を通してもらえない可能性があるからです。
なお、企業からのメールには、件名の「Re:」を削除せずに返信しましょう。ただし、やりとりを重ねるうちに件名が分からないほど増えてしまった場合は、1~2個削除しても問題ありません。また、件名の内容も変更しないことが大切です。「Re:」の削除や件名の変更をしてしまうと、企業がやりとりの履歴を辿れなくなる可能性があります。
詳しい書き方については、「シチュエーション別!就活メールの例文」をご覧ください。

4.本文内の構成は「宛先、挨拶、本題、締め、署名」

就活メールの本文内の構成は、「宛先」「挨拶」「本題」「締め」「署名」の順です。まずは、宛先として本文の最上部に、応募先企業の正式名称を記入します。つづけて、部署名や担当者名が分かる場合は企業名の下に記入。分からない場合は「採用ご担当者様」と記入しましょう。挨拶の言葉は、企業にはじめてメールを送る際は「お世話になります」、2回目以降は「お世話になっております」とするのが一般的です。選考段階に応じて、「貴社に応募しております●●です」「●月●日に一次面接をしていただきました●●です」などを追記しましょう。
本文には、必要なことを簡潔に書くのが就活メールのポイントです。締めとして、採用担当者へ敬意の言葉を伝えます。「お忙しいところ恐縮ですが」「ご多用の折恐れ入りますが」などのあとに、「よろしくお願い申し上げます」と記入しましょう。最後に、「自分の名前」「住所」「電話番号」「メールアドレス」を記入します。現職の会社名や役職の記入は不要です。例文は、「シチュエーション別!就活メールの例文」の項目で紹介しています。

就活メールは受け取る側への配慮が重要!

採用担当者は多くの応募者とやりとりをしているため、メールは簡潔に用件を分かりやすく伝えることが重要です。また、送信する時間帯にも気を配り、スムーズなやりとりをすると好印象を与えられるでしょう。

就活メールのマナーについては、「企業メールへの返信マナーを解説!時間や日程調整を伝える際の例文も紹介」のコラムでも解説しているので、あわせてご参照ください。

就活メールの返信はどこまですべき?

就活メールの返信には、「自分の返信で終わらせる」「返信不要とされている場合は返信しなくてもOK」といったマナーがあります。
以下で、メールの返信に関するマナーを詳しく解説するので、返信すべきかどうかを迷ったときの参考にしてください。

就活メールは自分の返信で終えるのがベター

就活において、企業とのメールは自分の返信で終わらせるのがベターです。面接日時の設定や企業への質問、選考に関する通知などの内容を確認したら、お礼または承諾した旨を返信します。複数回のやりとりが想定される内容の場合も、相手からのメールで終わらせるのではなく、自分の返信で終わらせましょう。

「返信不要」の記載があったら返信しなくてOK

企業からのメールに「返信不要」と記載されている場合は、返信する必要はありません。返信不要にも関わらず返信すると、「メールをきちんと確認していない」「担当者の手間を考えていない」のようなイメージを与える可能性も。採用以外の業務を兼務している担当者も多いので、できるだけメールの回数を減らすような配慮が必要です。基本的に、就活メールは1往復程度で完結するのが理想的。「質問事項は1通にまとめる」「不要な内容は記入しない」などを考慮しましょう。

返信に明確な正解はないので状況に応じて判断しよう

就活メールの返信に明確な「正解」はありません。基本的なマナーを守りつつ、状況に応じて臨機応変に判断しましょう。採用担当者に気を配り、ときには自分から「なお、このメールへの返信は不要です」と言葉を添えて、やりとりを終える配慮も重要です。

就活メールを作成するときの3つの注意点

就活メールを作成するときは、「文字装飾や絵文字は使用しない」「引用文は消さない」「敬語を正しく使う」といった3つの注意点があります。
以下で詳しく解説するので、メールで文章を作成するときの参考にしてください。

1.文字装飾や絵文字は使用しない

「就活メール=ビジネスメール」です。友人同士のやりとりとは異なるので、文字装飾や絵文字を使用しないように注意しましょう。文字に色を付けたり絵文字を使用したりすると、採用担当者に幼稚な印象を与えてしまう可能性があります。シンプルなメールを心掛けましょう。

2.引用文は消さない

メールに返信したときに残る、引用文(やりとりの履歴)は消さないようにしましょう。なぜなら、引用文を読むことによって、採用担当者がこれまでの流れをひと目で把握できるからです。
企業は、就活生や取引先など多くの人とメールで連絡をとっています。引用文は最新のメールを見たときにこれまでの経緯が確認できるため、担当者にとっては重要なもの。企業側が消した場合は問題ありませんが、自分で引用文を削除しないようにしましょう。

3.敬語を正しく使う

就活メールを送る前に、正しい敬語を使用しているかをよく確認しましょう。たとえば、「了解しました」は目上の人に向ける言葉としては不適切です。「かしこまりました」もしくは「承知いたしました」を使用しましょう。また、面接のときは応募先企業のことを「御社(おんしゃ)」といいますが、これは話し言葉です。メールや書面では、「貴社(きしゃ)」を使用するのが正しい書き方となります。さらに、「見ました」も敬語ではありません。「拝見いたしました」を使用しましょう。

就活メールは社会人として相応しい内容かどうかを考えよう

就活メールでは、「社会人として企業へ向けてメールを作成している」と意識することが大切です。敬語を正しく使用し、読み手にどのような印象を与えるかを考えましょう。

ビジネスでは、「お手数をおかけしますが」「ご多用の折恐れ入りますが」「差し支えなければ」などのクッション言葉を活用することも大切です。
その敬語間違ってない?正しいビジネスメールのマナーとは」のコラムも参考にしながら、就活メールに相応しい言葉遣いを知りましょう。

シチュエーション別!就活メールの例文

ここでは、「4.本文内の構成は「宛先、挨拶、本題、締め、署名」の流れに沿って、シチュエーション別に就活メールの例文を紹介します。目的に合った例文を参考にしながら、就活メールを作成してみましょう。

応募書類を送付する場合

以下は応募書類を送付する場合の例文です。応募書類を送付する就活メールでは、件名に何の資料を添付しているかを記載します。また、本文にも送った資料名を書きましょう。

件名:応募書類のご提出について/履歴書添付(氏名)

本文:
株式会社○○○○
人事部
○○様

お世話になっております。
【氏名】と申します。

先日ご依頼いただきました履歴書をお送りいたします。
お手数おかけしますが、添付ファイルをご確認頂ければと存じます。
お忙しい中恐縮ではございますが、ご査収いただければ幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

===========
氏名(ふりがな)
住所:〒●●●-●●●●
●●県●●市●●町●丁目●番●号
電話番号:●●●-●●●●-●●●●
メールアドレス:●●●●@●●●●
===========

面接候補日のなかから希望日を選ぶ場合

以下は、面接候補日のなかから希望日を選ぶ場合の例文です。候補日から面接の日程を選択する就活メールでは、予定日を複数記入しておくのが一般的です。

件名:送られてきた件名を変えずに返信

本文:
株式会社○○
人事部
○○様

お世話になっております。
【氏名】と申します。

ご連絡ありがとうございます。
頂戴しました日程の中から、下記でご調整頂けますと幸いです。

1.○月○日(○)○○:○○~○○:○○終了
2.○月○日(○)○○:○○~○○:○○終了
3.○月○日(○)○○:○○~○○:○○終了

お忙しい中恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

===========
氏名(ふりがな)
住所:〒●●●-●●●●
●●県●●市●●町●丁目●番●号
電話番号:●●●-●●●●-●●●●
メールアドレス:●●●●@●●●●
===========

面接日程を変更する場合

以下は、面接日程を変更する場合の例文です。一度決まった面接予定日を変更する就活メールは、予定日に行けなくなったことが分かった時点で、早急に送るのがマナーです。

件名:面接の日程変更についてのご連絡(氏名)

本文:
株式会社○○
人事部
○○様

お世話になっております。
【氏名】と申します。

この度は面接の日程変更をしていただきたく、ご連絡いたしました。
○月○日(○)○○:○○から予定させていただきました面接ですが、 貴社にお伺いすることが難しくなりました。
誠に勝手なお願いで恐縮ですが、
下記の日程で面接の日時を再度ご調整いただくことは可能でしょうか。

1.○月○日(○)○○:○○~○○:○○終了
2.○月○日(○)○○:○○~○○:○○終了
3.○月○日(○)○○:○○~○○:○○終了

お忙しいところお手数をおかけし、誠に申し訳ございません。
何卒よろしくお願い申し上げます。

===========
氏名(ふりがな)
住所:〒●●●-●●●●
●●県●●市●●町●丁目●番●号
電話番号:●●●-●●●●-●●●●
メールアドレス:●●●●@●●●●
===========

採用担当者に質問する場合

以下は、採用担当者に質問する場合の例文です。採用担当者に質問のメールを送信する場合は、件名に「何についての質問か」がひと目で分かるよう記載することが大切です。したがって、上記の例文では「説明会についてのご質問」ではなく、「説明会の服装についてのご質問」としています。

件名:説明会の服装についてのご質問(氏名)

本文:
株式会社○○
人事部
○○様

はじめまして。
私、就職活動をしております、
【氏名】と申します。

○月○日(○)に開催される貴社の説明会に参加を予定しており、当日の服装についてのご質問があり、ご連絡させていただきました。
参加要件に「服装は私服にて」との記載がありましたが、直前に大学の用事でスーツを着用する予定があるため、スーツにて参加させていただいてもよろしいでしょうか。
お忙しいところ大変恐縮ですが、ご返信いただけますとありがたく存じます。
何卒よろしくお願いいたします。

===========
氏名(ふりがな)
住所:〒●●●-●●●●
●●県●●市●●町●丁目●番●号
電話番号:●●●-●●●●-●●●●
メールアドレス:●●●●@●●●●
===========

内定を承諾する場合

以下は、内定を承諾する場合の例文です。内定を承諾するメールを返信するときは、入社後に活躍したいという旨の言葉があると良い印象を与えられるでしょう。

件名:送られてきた件名を変えずに返信

本文:
株式会社○○
人事部
○○様

お世話になっております。
【氏名】と申します。

この度は内定のご連絡、誠にありがとうございます。
謹んで内定をお受けいたしたく、ご連絡いたしました。
貴社の戦力として一日も早くお役に立てるよう、日々努力して参ります。
これからどうぞよろしくお願い申し上げます。

===========
氏名(ふりがな)
住所:〒●●●-●●●●
●●県●●市●●町●丁目●番●号
電話番号:●●●-●●●●-●●●●
メールアドレス:●●●●@●●●●
===========

内定を辞退する場合

以下は、内定を辞退する場合の例文です。企業は、応募者の内定決定後、入社に向けて準備を進めます。そのため、内定辞退のメールは、意思が決まり次第できるだけ早めに送ることが大切です。辞退の理由をメールで詳しく説明する必要はなく、「諸事情」や「一身上の都合」と記入すれば問題ありません。

件名:選考辞退のご連絡(氏名)

本文:
株式会社○○
人事部
○○様

お世話になっております。
【氏名】と申します。

○月○日(○)○○:○○から二次選考のお約束を頂いておりましたが、諸般の事由により今後の選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。 お忙しい中、現在に至るまで貴重なお時間を頂いたにもかかわらず、ご迷惑をお掛けしてしまい大変申し訳ございません。

メールにより選考の辞退をご連絡しましたことを重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈りいたします。
何卒よろしくお願いいたします。

===========
氏名(ふりがな)
住所:〒●●●-●●●●
●●県●●市●●町●丁目●番●号
電話番号:●●●-●●●●-●●●●
メールアドレス:●●●●@●●●●
===========

内定を保留する場合

以下は、内定を保留する場合の例文です。内定の保留をお願いする場合は、3日間程度に設定するのが無難です。理由を述べたうえで1週間程度に設定することも可能ですが、企業によっては内定が取消しになってしまう場合もあるので注意しましょう。

件名:先方のメール件名を変えずに返信

本文:
株式会社○○
人事部
○○様

お世話になっております。
内定を頂戴した【氏名】と申します。

この度は、採用のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。
大変光栄でございます。

早急に入社承諾の返事をするべきところ、
誠に恐縮ではございますが、
返答については○月○日まで猶予を頂けないでしょうか?

現在、ほかに選考が進んでいる企業があり、
そちらの話も聞いてから判断したいと考えております。

もちろん貴社に対して、大きな魅力を感じておりますが
失礼のないよう悔いのない状態で、
入社させて頂きたいと考えています。

こちらの都合で大変恐縮ですが、
ご検討の程、何卒よろしくお願い申し上げます。

===========
氏名(ふりがな)
住所:〒●●●-●●●●
●●県●●市●●町●丁目●番●号
電話番号:●●●-●●●●-●●●●
メールアドレス:●●●●@●●●●
===========

このように、就活メールを作成するときは、基本的なマナーだけでなく、シチュエーションごとに注意しなければならないこともあります。就活メールを書くうえでのマナーや書き方、あるいは敬語の使い方などに不安がある方は、就職・転職エージェントを利用するのも一つの方法です。若年層に特化したハタラクティブでは、経験豊富なプロのアドバイザーがビジネスマナーや面接対策、就活時につまずきやすいポイントなどのアドバイスを行っています。サービスはすべて無料なので、「就活メールについてさらに詳しく知りたい」「自分に合う仕事を見つけたい」という方は、お気軽にご相談ください!

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