面接当日の辞退は可能?メールでも良い?正しい連絡方法と伝え方を解説

面接当日の辞退は可能?メールでも良い?正しい連絡方法と伝え方を解説の画像

この記事のまとめ

  • 転職面接は、当日でもキャンセルや辞退することは可能
  • 面接当日の連絡は電話が基本で、メールは補助的利用に留める
  • 面接に不安があるなら、第三者に相談してみよう

ほかの企業から内定をもらったり体調不良になったりすると、面接当日に辞退することもあるでしょう。やむを得ない理由で当日に日程変更をお願いすることも考えられますが、企業は対応してくれるのでしょうか。

このコラムでは、面接当日の辞退・変更に関する内容をまとめています。持ち物も解説しているので、面接を控えた方は必読の内容です。

こんなお悩みありませんか?
例えば
  • 向いてる仕事なんてあるのかな?
  • 避けたいことはあるけれど、
  • やりたいことが分からない・・・
私たちは「やりたいこと」から一緒に探します!
ハタラビット

ハタラクティブは
20代に特化した
就職支援サービスです

\もう学歴・経歴に困らない!/

自分に向いている仕事を
簡単に診断してみましょう

性格でわかる
私の適職診断

さっそく診断START

面接当日に辞退できる?

面接当日でも辞退は可能です。

ただし、面接を行うために企業側は多くの準備をしてくれています。どのような事情であれ決まっている面接を辞退するのは、企業に対して迷惑をかける行為だと念頭に置きましょう。

面接の辞退方法は電話が基本

面接を辞退するときは、電話連絡が基本です。面接の辞退が確定した時点で、可能な限り早く企業に伝えるのがマナー。たとえ当日でも、できる限り早いタイミングで連絡しましょう。

最も避けなければいけないのは、連絡を入れずに無断で欠席することです。企業に多大な迷惑がかかってしまうため、どんなに伝えづらくても必ず連絡をしてください。

メール連絡は補助的な利用に留める

メールで連絡するのは、電話をしたものの担当者が不在だったときや、担当者が不在で伝言をお願いしたときなどです。あくまでも電話連絡の補助として使用します。

メールは相手が読んだか確認できないため、面接辞退の連絡が確実に伝わっているかが分かりません。分かりにくい件名やアドレスによっては、迷惑メールに分類されて破棄されることも考えられます。

たとえ求職者がメールを送信していても、採用担当者が確認できなければ無断欠席と同じことです。面接辞退に限らず、重要な連絡は電話で行うと覚えておきましょう。

辞退理由を聞かれたときの答え方

企業によっては、辞退の理由を問われることもあります。基本的には正直に伝えて問題ありませんが、言いにくい内容の場合は「体調不良」や「他社からの内定が出た」などと言っても大丈夫です。

ただし、体調不良を理由にすると面接日程の変更を提案されることもあります。その日の面接を辞退する(日程変更をする)のか、選考そのものを辞退するのかを明らかにして理由を述べましょう。

面接辞退の電話が繋がらないときはどうする?対処法やメールの例文を解説!」では、電話が繋がらないときの対処法を解説しています。こちらもあわせてご一読ください。

未経験OK多数!求人を見てみる

面接当日に辞退するときの例文

ここでは、面接当日に電話やメールで「選考そのものを」辞退するときの例文をまとめています。伝え方で迷ったら、参考にしてください。

電話

お世話になっております、本日△時より採用面接を予定していただいている□□(氏名)です。採用担当の□□様はいらっしゃいますでしょうか?
~担当者に替わる~
お世話になっております、本日△時から面接をお願いしています□□(氏名)です。ただいまお時間よろしいでしょうか?
(相手の回答)
ありがとうございます。大変身勝手なお願いで申し訳ございませんが、本日の面接を辞退したく連絡いたしました。
(理由を問われた場合)
辞退の理由は、他社から内定をいただいたからです。先ほど内定連絡をいただいたので、御社へのご連絡が直前になってしまいました。誠に申し訳ございません。

メール

件名:面接辞退のお願い(氏名)
本文:
株式会社△△
人事部 採用担当 □□様
お世話になっております、本日(△月△日)△時より面接のお時間をいただいている□□(氏名)です。
本日の面接ですが、他社より内定連絡をいただいたため辞退させていただきたくメールいたしました。内定の連絡をいただいたのが先ほどで、貴社への連絡が直前になってしまったこと、お詫び申し上げます。
また、本来であれば直接お電話にて謝罪すべきところですが、ご不在でしたのでメールにて失礼いたします。
末筆ながら、貴社ますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
-----------------------
署名
-----------------------

面接当日に日程変更をする方法

選考に参加する意思はあるものの何らかの理由で面接を受けられないときは、日程の変更を申し出ましょう。

日程変更の伝え方

面接辞退の連絡方法と同じく、面接日程の変更も電話で連絡するのがマナーです。「選考辞退ではないこと」をしっかりと述べてください。曖昧な伝え方では、選考そのものを辞退すると捉えられてしまうかもしれません。
また、日程変更の理由も伝えましょう。交通トラブルなら現状と復旧の目処、家庭の事情なら誰がどのような状況なのかなど、「変更する理由」を明確かつ具体的に伝えます。

【日程変更の例文】

お世話になっております、本日○時より採用面接を予定していただいている○○(氏名)です。採用担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか。
~担当者に替わる~
お世話になっております、本日○時から面接をお願いしています○○(氏名)です。ただいまお時間よろしいでしょうか。
(相手の回答)
本日の面接なのですが、体調不良により伺うことが難しい状況です。大変恐縮なのですが、面接の日程をほかの日時に変更していただくことは可能でしょうか。

日程を変更してもらったらお礼のメールを送る

面接日程を再調整してもらったら、内容確認も兼ねてお礼メールを連絡した日のうちに送信します。メールには、変更に対する謝罪と感謝、再調整となった日程を記載します。

【お礼メールの例文】

件名:面接日程変更のお礼(氏名)
本文:
株式会社○○
人事部 採用担当 ○○様
お世話になっております、○○(氏名)です。
先ほどはお忙しいなか、面接日程を調整していただきありがとうございました。
また、お手数をおかけしましたこと、お詫び申し上げます。
改めまして、ご調整いただいた○月○日(曜日)、○時に訪問させていただきます。
この度は、誠にありがとうございました。当日も、何卒よろしくお願いいたします。
-----------------------
署名
-----------------------

面接当日に内定・不採用の結果が出た場合

ここでは、面接当日に採用・不採用の結果が出たときの対応を紹介します。

その場で合否を伝えられることもある

面接を受けていると、面接中やその日のうちに合否が分かることもあります。その日のうちに結果が出る可能性が高い例として、以下が挙げられます。

・急募の求人
・業務に支障が出るほどの人手不足
・面接の場に人事決定権を持つ人がいた場合
・企業の求める人材とマッチ度が高い場合

急募の求人や人手が足りていない場合は、その日のうちに採用されることがあるようです。焦らないように、対応方法を次の項目で確認しておきましょう。

内定が出た際の返事の仕方

面接中や面接後すぐに内定連絡をもらったら、入社意思があればその場で前向きな返答をして問題ありません。ほかの企業と比較したい、少し検討したいなら「少し考える時間をいただいてもよろしいでしょうか」と伝えましょう。

企業も、その場ですぐに返事が欲しいわけではありません。一度承諾したあとに辞退するのは、お互いに大変です。後日電話で承諾するかを伝えることもできるので、迷う場合は即答せずに検討しましょう。

面接当日の持ち物

面接当日の持ち物で欠かせないものやあったほうが良いものをまとめました。忘れ物に注意し、余裕をもって用意しておきましょう。

書類

履歴書や職務経歴書など、選考で使用する書類です。当日持参の場合は、クリアファイルと封筒に入れて持っていきましょう。事前に郵送している場合も、内容を再確認するためにコピーを持っていくのがおすすめです。そのほか、指定された書類があれば用意しておきます。

筆記用具

面接中にメモをしたくても、スマートフォンやタブレット端末を使用するのはマイナス印象になりかねません。その場で書類に記載することもあり得るので、筆記用具は必ず用意しましょう。

傘やストッキング

万が一に備えて、折りたたみ傘や予備のストッキングを準備しておきましょう。そのほか、モバイルバッテリーや予備のクリアファイルもあると安心です。

身だしなみを整えるもの

手鏡やエチケットブラシ、メイク道具など身だしなみを整えるものも携帯しましょう。食後に面接を予定しているなら、歯ブラシも必須です。ハンカチやティッシュなども忘れずに準備してください。

面接の持ち物に関しては、「知っておきたい!面接時に必須の持ち物について」でもご紹介しています。

面接に不安があるなら

採用面接に対して緊張や不安を抱く人は多いもの。しかし、過度な不安を感じているなら、原因を突き止めて第三者に相談するのがおすすめです。

不安の原因を突き止める

面接の何に対して不安を感じているのかを明らかにしましょう。面接の内容が不安なら、ギリギリまで企業情報や応募書類を見直します。必要以上に緊張するなら、軽いストレッチを行うのも良いでしょう。

また、模擬面接を繰り返して「面接の空気・雰囲気」に慣れておくと効果的です。

第三者への相談が解決策

一人で疑問や不安を抱えていても、解決するのは難しいです。おすすめは、第三者に相談して自分以外の意見を知ること。客観的な意見を取り入れることが、面接に対する考え方や対処法の解決につながるでしょう。

面接で緊張してしまう方は、「面接で緊張しない方法と気持ちをコントロールするコツ」のコラムもぜひご参照ください。

身近に相談できる人がいないなら、ハタラクティブにご相談ください。転職エージェントのハタラクティブには、多くの転職希望者をサポートしてきた経験を持つアドバイザーが多数在籍しています。

また、ハタラクティブではご希望者に対して求人の紹介も実施。エージェントを通して応募した求人なら、面接のキャンセルや労働条件の交渉もエージェント経由で行えます。

そのほか、面接の練習や注意点、当日の持ち物といった実践サポートも充実しています。企業とのやり取りに不安を感じる方や面接に自信がない方、転職に関する疑問をお持ちの方は、ぜひ一度お問い合わせください。

面接当日に辞退する場合の連絡方法に関するFAQ

面接当日にやむを得ず辞退する場合に、よくある疑問にQ&A方式で回答します。

面接当日の辞退となってしまいましたが時間がなく電話が難しいです。メールでも大丈夫でしょうか?

面接当日に辞退する場合は、基本的に電話をしましょう。面接官や担当者は忙しいため、メールを見逃してしまう可能性があります。

メールが確認できていない状態で面談時間を迎えれば、無断欠席と思われてしまうでしょう。忙しい場合でも、電話で謝罪と辞退の旨を伝えてください。

当日の早朝に辞退を決めた場合は、メールのほうが良いですか?

前日の夜や当日の早朝など営業時間外に辞退を決めた場合は、まずメールをしておきましょう。その後、営業時間を過ぎてもメールの返信が来ない場合は、メールが読まれていないことを想定して、改めて電話で辞退の旨を伝えることをおすすめします。

当日の面接は行けませんが、日を改めて面接を行いたい場合はどうすれば良いですか?

日を改めて面接を行いたい場合も、まずは電話で辞退の旨を伝えましょう。そのうえで、面接に参加したいことを伝え候補日を電話で伝えます。

その後、謝罪の言葉と再調整してもらった面接の日程を確認する意味も込めて、メールを送りましょう。

この記事に関連するタグ