面接当日のキャンセルは可能？メールで辞退できる？正しい連絡方法と伝え方

ほかの企業から内定をもらったり体調不良になったりと、面接当日に不参加が決まることもあるでしょう。やむを得ない理由で当日に日程変更をお願いすることも考えられますが、企業は対応してくれるのでしょうか。このコラムでは、面接当日のキャンセルや変更に関する内容をまとめています。また、持ち物や面接当日の流れについても解説しているので、すべての「面接を控えた方」に読んでいただきたい内容です。

面接当日にキャンセルできる？

結論から述べると、面接当日でもキャンセルすることは可能です。
ただし、面接を行うためには多くの準備が必要。どんな事情であれ決まっている面接をキャンセルするのは、企業に対して大きな迷惑をかける行為だと自覚してください。

面接の辞退方法

面接を辞退するときは、電話連絡が基本です。面接のキャンセルが確定した時点で、可能な限り早く企業に伝えるのがマナー。たとえ当日でも、できる限り早いタイミングで連絡しましょう。
最も避けなければいけないのは、連絡を入れずに無断で欠席すること。企業に多大な迷惑がかかってしまうため、どんなに伝えづらくても必ず連絡をしてください。

メール連絡は？

メールで連絡するのは、「電話をしたけど担当者が不在だったとき」や、「担当者が不在で伝言をお願いしたとき」など。あくまでも電話連絡の補助として使用します。
メールは相手が読んだか確認できないため、面接キャンセルの連絡が伝わらない可能性も。分かりにくい件名やアドレスによっては迷惑メールに分類されて破棄されることも考えられます。
たとえ求職者がメールを送信していても、採用担当者が確認できなければ無断欠席と同じこと。面接のキャンセルに限らず、重要な連絡は電話で行うと覚えておきましょう。

体調不良は理由になる？

企業によっては、キャンセルの理由を問われることも。基本的には正直に伝えて問題ありませんが、言いにくい内容の場合は「体調不良」や「他社からの内定が出た」を使用してもOKです。
ただし、体調不良を理由にすると面接日程の変更を提案されることも。その日の面接をキャンセルする（日程変更をする）のか、選考そのものをキャンセルする（辞退する）のかを明らかにして、キャンセル理由を述べましょう。

面接当日にキャンセルするときの例文

ここでは、面接当日に「選考そのものを」キャンセルするときの例文をまとめています。伝え方で迷ったら、ご参考にしてください。

電話

お世話になっております、本日◯時より採用面接を予定していただいている◯◯（氏名）です。採用担当の◯◯様はいらっしゃいますでしょうか？

～担当者に替わる～

お世話になっております、本日◯時から面接をお願いしています◯◯（氏名）です。ただいまお時間よろしいでしょうか？
（相手の回答）
ありがとうございます。大変身勝手なお願いで申し訳ございませんが、本日の面接をキャンセルしたく連絡いたしました。
（理由を問われた場合）
辞退の理由は、他社から内定をいただいたからです。先ほど内定連絡をいただいたので、御社へのご連絡が直前になってしまいました。誠に申し訳ございません。

メール

件名：面接キャンセルのお願い（氏名）
本文：
株式会社◯◯
人事部　採用担当　◯◯様

お世話になっております、本日（◯月◯日）◯時より面接のお時間をいただいている◯◯（氏名）です。

本日の面接ですが、他社より内定連絡をいただいたため辞退させていただきたくメールいたしました。内定の連絡をいただいたのが先ほどで、貴社への連絡が直前になってしまったこと、お詫び申し上げます。

また、本来であれば直接お電話にて謝罪すべきところですが、ご不在でしたのでメールにて失礼いたします。

末筆ながら、貴社ますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。

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署名
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面接当日に日程変更をする方法

選考に参加する意思はあるものの、何らかの理由で当日に面接を受けられないときは面接日程の変更を申し出ましょう。

日程変更の伝え方

面接辞退の連絡方法と同じく、面接日程の変更も電話で連絡するのがマナーです。伝えるときは「選考辞退ではないこと」をしっかりと述べること。曖昧な伝え方では選考そのものをキャンセルすると捉えられてしまいます。
また、日程変更の理由もはっきりと伝えましょう。交通トラブルなら現状と復旧の目処、家庭の事情なら誰がどんな状況なのかなど、「変更する理由」を明確かつ具体的に伝えます。

日程変更の例文

お世話になっております、本日◯時より採用面接を予定していただいている◯◯（氏名）です。採用担当の◯◯様はいらっしゃいますでしょうか？
～担当者に替わる～
お世話になっております、本日◯時から面接をお願いしています◯◯（氏名）です。ただいまお時間よろしいでしょうか？
（相手の回答）
本日の面接なのですが、体調不良により伺うことが難しい状況です。大変恐縮なのですが、面接の日程をほかの日時に変更していただくことは可能でしょうか？

お礼は必要？

面接日程を再調整してもらったら、内容確認も兼ねてお礼メールを連絡した日のうちに送信します。内容は、変更に対する謝罪と感謝、再調整となった日程でOK。以下の例文をご参考ください

〈お礼メールの例〉
件名：面接日程変更のお礼（氏名）
本文：
株式会社◯◯
人事部　採用担当　◯◯様

お世話になっております、◯◯（氏名）です。
先ほどはお忙しいなか、面接日程を調整していただきありがとうございました。
また、お手数をおかけしましたこと、お詫び申し上げます。

改めまして、ご調整いただいた◯月◯日（曜日）、◯時に訪問させていただきます。
この度は、誠にありがとうございました。当日も、何卒よろしくお願いいたします。

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署名
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面接当日に内定・不採用の結果が出た場合

ここでは、面接当日に採用・不採用の結果が出たときについてまとめました。

その場で合否を伝えられることもある

面接を受けていると、面接中やその日のうちに合否が分かることも。その日のうちに結果が出る可能性が高い例として、以下が挙げられます。

・急募の求人
・業務に支障が出るほどの人手不足
・面接の場に人事決定権を持つ人がいた場合
・企業の求める人材とマッチ度が高い場合

内定が出た際の返事の仕方

面接中や面接後すぐに内定連絡をもらったら、入社意思があればその場で前向きな返答して問題ありません。ほかの企業と比較したい、少し検討したいなら「少し考える時間をいただいてもよろしいでしょうか」と伝えましょう。企業も、その場ですぐに返事が欲しいわけではありません。一度承諾したあとに辞退するのはお互いに大変です。後日電話で承諾するかを伝えることもできるので、迷うなら即答せずに検討しましょう。

面接当日の持ち物

面接当日の持ち物で欠かせないもの・あったほうが良いものをまとめました。忘れ物に注意し、余裕をもって用意しておきましょう。

書類

履歴書や職務経歴書など、選考で使用する書類です。当日持参ならクリアファイルと封筒に入れて準備。事前に郵送している場合も、内容を再確認するためにコピーを持っていきましょう。そのほか、指定された書類があれば用意しておきます。

筆記用具

面接中にメモをしたくても、スマートフォンやタブレット端末を使用するのはマイナス印象になりかねます。その場で書類に記載することもあり得るので、筆記用具は必ず用意しましょう。

傘やストッキング

万が一に備えて、折りたたみ傘や予備のストッキングを準備。そのほか、モバイルバッテリーや予備のクリアファイルもあると安心です。

身だしなみに関するもの

手鏡やエチケットブラシ、メイク道具など身だしなみを整えるものも携帯しましょう。食後に面接を予定しているなら歯ブラシも必須。ハンカチやティッシュなども忘れずに準備してください。

面接当日の流れ

面接当日の流れを事前に把握することが、過度な緊張や不安を防ぎます。面接の流れと注意点を以下で確認しましょう。

到着～受付

面接会場までの道順を再確認し、交通手段に遅延がないかも調べて遅刻のないようにすることが大切です。受付が混雑している可能性を考慮して、早めの到着を心がけます。ただし、「遅刻が怖いから」と予定時間の30分以上前に到着するのはマナー違反。面接開始の10〜15分前が目安です。
また受付の時点から応募者の態度が観察されているため、にこやかに礼儀正しく受付手続きを行うことが重要。冬場でコートやマフラーを身に着けているなら、建物に入る前に外し、身だしなみを整えましょう。

待機

受付を終えたら控室で待機します。待機中は書類を見返すなどして静かに過ごすのがマナー。音楽を聴いたり本を読んだりするのは控えます。もちろん、スマートフォンをいじるのも良くありません。
座る姿勢にも注意。リラックスすることは大切ですが、自宅のように崩れた姿勢はマイナス印象につながります。

入室

入室するときのノックは3回。名前を呼ばれたら返事をし、ノックをして入室の許可が出てからドアを開けましょう。
入室したらドアを閉め、その場で面接官に向かって一礼します。椅子の横に立って名乗ったら、再度一礼しましょう。

挨拶

挨拶は、名乗るときに「◯◯（氏名）と申します。本日はよろしくお願いいたします」と行います。また、挨拶とお辞儀を同時にするのはマナー違反。声がくぐもりますし、挨拶時に相手の目を見られません。まずはしっかりと挨拶をし、その後に一礼をしましょう。

面接中

面接中は姿勢に注意し、相手の目を見ることを意識します。相槌にも気を配りましょう。回答に詰まることがあっても黙り込まず、「少し考えてもよろしいでしょうか」など反応を示すことが大切。また、すべての回答で「結論から述べる」「具体例やエピソードで根拠を示す」「仕事への意欲を示す」を意識してください。

話し方

見落としがちなのが、話すスピードや声量、話し方のクセ。どれも自分では気づけないので、第三者に聴いたり録音したりして確認しておきましょう。

退室～帰路

面接が終わったら、「本日はお時間をいただきありがとうございました」と、その場でお礼を伝えます。席を立ったあと、ドアの前に来たとき、ドアの外に出たときも、それぞれ一礼を行って感謝を伝えましょう。
建物の外に出るまで、気を抜いたりスマートフォンをいじったりするのは良くありません。防寒具も、建物を出てから着用します。

面接に不安があるなら

採用面接に対して緊張や不安を抱く人は多いもの。しかし、過度な不安を感じているなら、原因を突き止めて第三者に相談するのがおすすめです。

不安の原因を突き止める

面接の「なに」に対して不安を感じているのかを明らかにしましょう。面接の内容が不安ならギリギリまで企業情報や応募書類を見直します。必要以上に緊張するなら、軽いストレッチを行うのも良いでしょう。また、模擬面接を繰り返して「面接の空気・雰囲気」に慣れておくと効果的です。

第三者への相談が解決策

1人で疑問や不安を抱えていても、解決策にはなりません。おすすめは、第三者に相談して自分以外の意見を知ること。客観的な意見を取り入れることが、面接に対する考え方や対処法の解決につながるでしょう。

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