面接辞退の電話が繋がらないときはどうする？対処法やメールの例文を解説！

「面接辞退の連絡をしたいのに、企業の担当者に電話が繋がらない…」と困った経験がある方もいるでしょう。重要な内容は電話で連絡するのがマナーなので、対処に迷う人も多いはず。面接辞退の電話が繋がらない際は、連絡が取れないまま辞退するのは避け、メールで取り急ぎ用件を伝える必要があります。このコラムでは、面接辞退の電話が繋がらない場合の対処法や連絡の仕方などを解説。転職活動の際にお役立てください。

面接辞退の電話が当日繋がらないときはどうする？

面接辞退の電話が繋がらない場合は、連絡が取れないままにするのは避け、すぐにメールで詳細を連絡します。そのあと、時間を空けてから再度電話をかけ直してみましょう。以下では、面接辞退の電話が当日繋がらないときのポイントを解説します。

採用担当者にメールをする

面接辞退の電話が当日繋がらない場合は、速やかに企業の採用担当者にメールをしてください。その際は、「メールで連絡せざるを得ないこと」へのお詫びを述べましょう。メールは会社の営業時間内にするのが望ましいですが、時間外に取り急ぎ用件を伝え、後ほど電話をする旨を告げても構いません。

時間を置いて電話をかけ直してみる

当日の面接辞退は、メールだと採用担当者が見逃す可能性があるので電話連絡が基本です。よって、電話が繋がらない場合は、メールを送ったあと営業時間内にもう一度電話をかけ直してみると良いでしょう。電話が繋がった場合は先ほどメールを送った旨を伝えたうえで、改めて面接辞退のお詫びを伝えてください。

面接辞退の電話が繋がらない場合のメールの例文

ここでは、面接辞退の状況別に5つの例文をご紹介します。自分の状況に近いものを見て、メール作成の参考にしてください。

1.他社から内定をもらった場合

件名：面接辞退のお願い　氏名

○○株式会社
人事部　採用ご担当△△様

お世話になっております。
○月△日□時より面接のお時間を頂戴している○○（氏名）と申します。

誠に恐縮ですが、先日他社から内定のご連絡を受け、そちらでお世話になることを決心いたしました。そのため、この度面接を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
お忙しいところ面接の機会を与えていただきましたのに、このような結果となり大変申し訳ありません。
身勝手で恐れ入りますが、何卒ご理解とご容赦を賜りますようお願い申し上げます。
本来直接お詫びすべきでございますが、メールでの連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら貴社の益々のご発展、ご活躍を祈念しております。

（氏名）
（郵便番号）
（住所）
（電話番号）
（メールアドレス）

メールの最後には署名を入れることで、より丁寧な内容になります。メールソフトには署名を編集できる機能があるので、氏名・郵便番号・住所・電話番号・メールアドレスの順で記載すると良いでしょう。

2.会社の理念や方向性にギャップを感じた場合

件名：面接辞退のお願い　氏名

○○株式会社
人事部　採用ご担当△△様

お世話になっております。
○月△日□時より面接のお時間を頂戴している○○（氏名）と申します。

誠に恐縮ですが、企業理解を深めていったところ応募時に思い描いていたイメージと相違点があり、自分が目指す方向性を考慮した結果、貴社への貢献は難しいと感じました。
そのため、この度の面接を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
お忙しいところ面接の機会を与えていただきましたのに、このような結果となり大変申し訳ありません。
身勝手で恐れ入りますが、何卒ご理解とご容赦を賜りますようお願い申し上げます。
本来直接お詫びすべきでございますが、メールでの連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら貴社の益々のご発展、ご活躍を祈念しております。

（氏名）
（郵便番号）
（住所）
（電話番号）
（メールアドレス）

面接予定の会社と合わないと感じた場合は、あくまで自分の側に原因があることにするのが無難な書き方です。「企業への理解を深めたうえで、自分の想定していたイメージと違っていたこと」を伝えれば、自分に対する企業からのマイナスイメージは少なくなるでしょう。直接的に「合わないと思った」と書くのは失礼な表現になるので、避けるのが賢明です。

3.体調不良で面接を辞退する場合

件名：面接辞退のお願い　氏名

○○株式会社
人事部　採用ご担当△△様

お世話になっております。
○月△日□時より面接のお時間を頂戴している○○（氏名）と申します。

大変申し訳ありませんが、体調を崩してしまい現在△日の面接を受けるのは難しいと感じております。よって、この度の面接を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
お忙しいところ面接の機会を与えていただきましたのに、このような結果となり大変申し訳ありません。
身勝手なお願いで恐れ入りますが、何卒ご理解とご容赦を賜りますようお願い申し上げます。
本来直接お詫びすべきでございますが、メールでの連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら貴社の益々のご発展、ご活躍を祈念しております。

（氏名）
（郵便番号）
（住所）
（電話番号）
（メールアドレス）

体調不良によりやむを得ずキャンセルするときは、面接日時の再設定を担当者に聞かれることがあります。別日に面接を受けたい場合は希望の日時を伝え、長期的な体調不良により面接は不可能と判断したらその旨を伝えましょう。この例文は基本の文面なので、面接を再設定して欲しければその内容を加えても構いません。

4.家庭の事情など個人的な理由で辞退する場合

件名：面接辞退のお願い　氏名

○○株式会社
人事部　採用ご担当△△様

お世話になっております。
○月△日□時より面接のお時間を頂戴している○○（氏名）と申します。

誠に恐縮ですが、家庭の事情により就業が困難な状況となりましたため、この度の面接を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
お忙しいところ面接の機会を与えていただきましたのに、このような結果となり大変申し訳ありません。
身勝手なお願いで恐れ入りますが、何卒ご理解とご容赦を賜りますようお願い申し上げます。
本来直接お詫びすべきでございますが、メールでの連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら貴社の益々のご発展、ご活躍を祈念しております。

（氏名）
（郵便番号）
（住所）
（電話番号）
（メールアドレス）

家庭の事情で就業が困難になった場合は、正直にその旨を伝えます。家庭の事情は個人的事柄なので「一身上の都合により」という理由でも問題ありませんが、致し方ない理由で面接辞退に至ったことを伝えるためには「家庭の事情により」と書いたほうが良いでしょう。

もし、採用担当者から来たメールに改めて返信する必要が生じた場合には「面接のメールの2回目に返信する内容は？例文も合わせてご紹介！」のコラムでマナーを確認しておくと安心です。

面接辞退をメールでする場合の4つの注意点

電話が繋がらずメールで面接辞退をする場合は、「件名に気を配る」「面接への感謝とお詫びを伝える」などが大事です。以下、注意点を4つご紹介します。

1.面接辞退の内容がすぐ分かる件名にする

件名は、メールの用件が面接辞退であるのがすぐ分かるものにしましょう。面接辞退は重要な用件なので、担当者の目に留まって確実にメールを開いてもらえるようにするためです。件名は「本日の面接辞退のお願い　氏名」のように自分の名前も入れ、どの面接なのかすぐに察してもらえるようにすると良いでしょう。

2.面接を設定してくれたことへの感謝とお詫びを伝える

メールには面接の機会を設けてくれたことへの感謝と、辞退することへのお詫びを必ず入れるようにしましょう。面接辞退の旨だけを伝える文面はそっけなく、マイナスイメージになりかねません。やむを得ない事情があったとしても、感謝とお詫びの一文を添えることで丁寧な印象になります。

3.メールしても返信がない場合は改めて電話をかける

面接辞退のメールをして、しばらく経っても返信がなければ、もう一度電話をかけてみましょう。採用担当者が忙しく、メールを見ていない可能性があるからです。タイミングによっては電話が繋がるかもしれないので、メールしたからと放置せず確実に伝える努力をしましょう。

ビジネスメールでは、敬語が正しく使えているかも重要なポイントです。「その敬語間違ってない？正しいビジネスメールのマナーとは」のコラムでは、間違いやすい敬語について解説していますので、こちらもお役立てください。

電話で面接辞退を伝えるときのポイント

電話で面接辞退を伝える際のポイントは、「早めに連絡する」「辞退理由は簡潔に伝える」「電話をかける時間帯に気を配る」の3つです。以下でそれぞれ詳しく解説します。

辞退すると決めたらなるべく早めに連絡する

面接を辞退すると決めたら、なるべく早めに連絡しましょう。「辞退するのが申し訳なくて電話したくない」という人も多いですが、複数の選考を受けるうえで辞退が出るのは致し方ないこと。採用担当者は面接辞退の連絡に慣れているので、罪悪感を持ち過ぎることなく早めに連絡しましょう。面接の前日や当日ではなく早めに連絡することで、採用担当者は今後の採用計画を立てやすく、また自分としてもスッキリとした気持ちで就職活動ができます。

辞退理由は簡潔に伝える

面接辞退の理由は、電話とメールどちらの場合でも簡潔に伝えましょう。特に電話の場合、面接辞退の理由は必ずといっていいほど聞かれます。電話をかける前にどう答えるか想定しておくと、辞退の理由をスムーズに答えられるでしょう。お詫びやお礼の言葉も忘れずに、要点だけを手短に伝えるようにしてください。

電話をかける時間帯に気を配る

電話をかける時間帯に気を配るのも、ビジネスマナーの一つです。電話をかける時間帯として、午前中は避けたほうが無難。一般的に午前中は仕事が忙しい時間帯で、採用担当者が出られないことがあるからです。できれば仕事が落ち着いてくる午後以降にかけると比較的繋がりやすいうえ、相手の仕事の邪魔をせずに済む可能性が高いでしょう。

電話で面接辞退を伝えるときの例文

採用担当者に電話で面接辞退を伝える際の例は、以下のとおりです。受け答えの例文を見てイメージをつかみましょう。

自分：お忙しいところ恐れ入ります。○○（氏名）と申します。○○様はいらっしゃいますでしょうか。

相手：○○ですね。少々お待ちください。

担当者：お電話代わりました。○○です。

自分：お忙しいところ恐れ入ります。○月△日□時より面接をお約束いただいております○○（氏名）と申します。ただ今、少々お時間いただけますでしょうか。

担当者：はい、大丈夫ですよ。

自分：ありがとうございます。先日は面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。大変恐縮ですが、一身上の都合によりこの度の面接を辞退させていただきたく存じます。

担当者：ご連絡いただきありがとうございます。差し支えなければ辞退理由をお教え願えますか。

自分：はい、この度他社より内定が出まして、そちらに入社を決心したことが理由です。お忙しいところ、面接の機会をいただいたにも関わらず大変申し訳ありません。

担当者：分かりました、それはおめでとうございます。お教えいただきありがとうございます。それでは、面接辞退につきまして、承知いたしました。

自分：お手数をおかけし申し訳ありません。お忙しいところありがとうございました。それでは、失礼いたします。

電話で採用担当者と話す際のポイントは、用件を突然話し始めないこと。まず、相手に自分の話を聞いてもらう時間があるかを先に聞くのが大事です。

こんなときどうする？面接辞退で困ったときの対処法

ここでは、面接辞退に関して対処に困る状況とその対応法を4つご紹介します。

1.無断で面接辞退してしまった場合

スケジュールミスや寝坊などで辞退の連絡をしないまま面接時間が過ぎてしまった場合は、気づいた時点ですぐに電話で謝罪の連絡をしましょう。再度面接のチャンスを得たい場合は、事前に連絡ができなかったことを誠実に謝罪したうえで、「就職を諦めたくないこと」「再度チャンスを与えてほしいこと」を熱意とともに伝えましょう。企業によっては、面接の日程を再度組んでくれることもあります。

2.面接辞退のあとに電話がかかってきた場合

面接辞退の連絡をしたあとに電話がかかってきた場合は、無視せず対応しましょう。また、企業からの電話に出られず着信履歴があるときは折り返すのがマナーです。電話には、「本人が面接辞退をしたかどうかを確認したい」「辞退理由を知りたい」といった意図があります。受け答えの際は、相手先を配慮した言葉選びを心がけ、最後まで丁寧に対応しましょう。

3.最終面接を辞退する場合

最終面接を辞退する際は、メールではなく採用担当者に電話で面接辞退の旨を伝えるのがマナーです。1次面接や2次面接でお世話になったことに対する感謝と、面接辞退に対する謝罪の言葉も添え、最後まで気持ち良く対応するように心掛けましょう。

4.面接の結果待ち中に辞退する場合

面接の結果待ちの場合でも、なるべく早めに連絡するのがおすすめ。面接辞退の連絡は「想像よりもあっさり終わった」と感じる人も多いようです。面接辞退の連絡に後ろめたさを感じる人もいますが、「辞退すると決めたらなるべく早めに連絡する」でも触れたように、採用担当者としては早めに連絡をもらえたほうが助かります。そのため、辞退を決めた時点で連絡するようにしましょう。
採用辞退の電話をかけるときのマナーを知りたい方は「内定辞退の電話マナー！怖いと感じるのはなぜ？例文やメールの送り方も」のコラムをチェックしてみてください。

企業と連絡を取るのが大変なら転職支援を受けるのも手

複数の会社を受ける際にそれぞれと連絡を取るのが大変と感じるのであれば、転職支援サービスを利用するのも手です。企業の担当者は多忙のため、いざ連絡を取りたいと思ってもスムーズに取れるとは限りません。また、複数の会社を受けているとスケジュール管理が大変で、調整をしなくてはならないときもあるでしょう。
転職支援サービスを通じて転職活動をすると、担当の就活アドバイザーが面接辞退の連絡をはじめとする応募先の会社とのやり取りや、スケジュール管理を代行してくれます。また、カウンセリングで自分に合った会社のアドバイスを受けられたり、応募先企業の選考対策をしてくれたりするのも大きなメリット。転職活動に不安のある方は、一度利用してみるのをおすすめします。

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面接辞退の連絡に関するQ＆A

面接辞退の連絡でお悩みの方に向け、よくある質問と回答をまとめました。

面接辞退の連絡は電話とメールどっちがいい？

面接日まで余裕がある場合、辞退の連絡は電話とメールのどちらでも構いません。ただし、前述したように最終面接の場合や、当日・前日など連絡を急ぐ場合は電話をかけるのがマナーです。「面接辞退は電話とメールどっちですべき？当日連絡する方法や例文をご紹介」では、面接辞退の連絡に関するマナーをご紹介しているので、こちらもあわせてご覧ください。

面接辞退のメールを送ったら電話はしなくていい？

場合によります。面接辞退のメールに採用担当者から返信があれば、改めて電話をする必要はないでしょう。しかし、メールに返信がなければ採用担当者に面接辞退が伝わっていない可能性があります。改めて電話をかけ、担当者が出られない場合はほかの人に伝言を頼みましょう。面接辞退のメールを送る際の注意点については「選考辞退の連絡はメールで良い？返信が来たら？注意点や例文もご紹介！」のコラムも参考にしてください。

面接当日なのに担当者に電話が繋がらない！どうする？

急な体調不良などで面接をキャンセルする場合、採用担当者が電話に出られないようならほかの人に伝言を頼みましょう。そのうえで、採用担当者に速やかにメールを送ります。メールの返信がしばらくなければ面接辞退がまだ伝わっていない可能性があるので、もう一度電話をかけてみてください。電話での伝え方については「面接の断り方のマナーは？電話・メールで企業に失礼なく辞退する方法」のコラムで詳しく解説しています。

面接辞退の連絡が憂鬱…

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