面接辞退の電話が繋がらないときはどうする?対処法やメールの文面もご紹介

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【このページのまとめ】

  • ・面接辞退の電話が繋がらないときには、メールをしたりもう一度かけ直したりする
  • ・採用担当者に電話が繋がらないときは、他の人に伝言を頼むのも手
  • ・面接辞退の電話は、忙しい採用担当者のため用件を端的に伝える
  • ・面接辞退の電話が繋がらないとメールをしても、担当者から返信がなければかけ直す

面接辞退をしようと企業に電話をかけたのに繋がらず、困っている方もいるでしょう。特に体調不良などで当日の面接を急遽キャンセルせざるを得なくなったときは、迫る面接時間に焦りの気持ちでいっぱいなのではないでしょうか。また、重要な内容はメールより電話で連絡すべきというマナーもあるため、対処に迷うものです。このコラムでは企業に失礼に当たらないような対処法をご紹介するので、困ったときにお役立てください。

面接辞退の電話が当日繋がらないときはどうする?

当日面接辞退をしようと思っても電話が繋がらないときには、すぐにメールで詳細を連絡します。その後、時間を開けてから再度電話をかけ直してみましょう。

採用担当者にメールをする

まずは速やかに採用担当者にメールをしてください。その際には、企業に電話が繋がらなかったこととメールで連絡せざるを得ないことへのお詫びを述べましょう。メールも企業の営業時間内にするのが望ましいですが、時間外に取り急ぎ用件を伝え後ほど電話をする旨を告げても構いません。

時間を置いてもう一度電話をかけ直してみる

メールだと採用担当者が見逃す可能性もあるので、当日の面接辞退は電話連絡が基本です。よって、メールを送ったあと営業時間内にもう一度電話をかけ直してみると良いでしょう。電話が繋がった場合は先ほどメールを送った旨を伝えたうえで、改めて面接辞退のお詫びを伝えてください。

面接当日、電話が企業に繋がらなくても無断キャンセルは避けましょう。採用担当者は面接のために忙しいなか時間を確保しているので、無断で面接に行かないと大きな迷惑をかけます。また、別の企業に入社後に仕事で会う可能性も。入社しないからとぞんざいな対応はせず、最後まで誠実な対応を心がけてください。

面接辞退は電話とメールどっちで連絡すべき?マナーや例文をご紹介」のコラムでは、面接辞退の電話やメールに関するマナーを詳しくご紹介していますので、併せて参考にしてください。

担当者に電話がつながらない場合は

代表番号から担当者に電話をつないでもらっても、離席などで直接話せないケースもあります。
その場合は、ほかの社員に伝言をお願いしますが、代理で電話を受けてくれた社員の名前はしっかりと覚えておき、情報の行き違いを防ぎます。
伝言を頼んだら、本来の担当者にはメールで面接辞退を伝えましょう。

面接当日に電話が繋がらなかった場合のメール

担当者に電話が繋がらず伝言を頼んだときには、必ず担当者にもメールを送ります。
以下、メールの例文をご紹介するので参考にしてください。

件名:面接辞退のお願い 氏名

○○株式会社
人事部 採用ご担当△△様

お世話になっております。
本日□時より面接のお時間を頂戴している氏名と申します。

誠に恐縮ですが、急な体調不良で本日の面接に伺うことが難しい状況です。
採用ご担当の△△様に直接電話でご連絡するべきと何度かお電話いたしましたが、ご多忙のようでしたので□□部の○○様に伝言をお願いいたしました。
お忙しいところ面接の機会を与えていただきましたのに、このような結果となり大変申し訳ありません。

身勝手で恐れ入りますが、何卒ご理解とご容赦を賜りますようお願い申し上げます。
本来直接お詫びすべきでございますが、メールでの連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら貴社の益々のご発展、ご活躍を祈念しております。

(氏名)
(郵便番号)
(住所)
(電話番号)
(メールアドレス)

当日採用担当者に電話が繋がらず他の人に伝言を頼んだ場合、その旨をメールに書きます。まずは電話で速やかに連絡しようとしたことを伝えるためです。送ったメールに返信があれば改めて電話を書ける必要はありませんが、ない場合はもう一度電話をかけましょう。

面接辞退をメールでする場合の4つの注意点

メールで面接辞退をする場合には、件名に気を配ったり面接への感謝とお詫びを伝えたりするのが大事です。以下、注意点を4つご紹介します。

1.面接辞退の内容がすぐ分かる件名にする

件名は、メールの用件が面接辞退であるのがすぐ分かるものにします。面接辞退は重要な用件なので、担当者の目に留まって確実にメールを開いてもらえるようにするためです。件名には「本日の面接辞退のお願い 氏名」と自分の名前も入れ、どの面接なのかすぐに察してもらえるようにすると良いでしょう。

2.辞退理由は簡潔に説明する

面接辞退の理由は要点だけを簡潔に説明します。長々と書くと読んだときすぐに用件が伝わらず、忙しい担当者が困るからです。事務連絡なのであくまでも簡潔に、謝罪の言葉もシンプルに書きましょう。

3.面接を設定してくれたことへの感謝とお詫びを伝える

メールには、面接の機会を設けてくれたことへの感謝とキャンセルのお詫びの言葉を必ず入れます。ただ面接辞退だけを伝えるとそっけなく、感じの悪い印象を与えるからです。忙しいなか面接の予定を入れてくれたのにキャンセルすることへのお詫びと感謝の気持ちを忘れないようにしましょう。

4.メールしても返信がない場合は改めて電話をかける

メールしてしばらく経っても返信がなければ、もう一度電話をかけてみましょう。採用担当者がメールを見ていない可能性があるからです。タイミングによっては繋がるかもしれないので、メールしたからと放置せず確実に伝える努力をしましょう。

ビジネスメールでは、敬語が正しく使えているかも重要なポイントです。「その敬語間違ってない?正しいビジネスメールのマナーとは」のコラムでは、間違いやすい敬語について解説していますので、こちらもお役立てください。

面接辞退のメールの5つの例文

ここでは、面接辞退の状況別に5つの例文をご紹介します。自分の状況に近いものを見て、メール作成の参考にしてください。

1.他社の内定が出てそちらへ行く場合

件名:面接辞退のお願い 氏名

○○株式会社
人事部 採用ご担当△△様

お世話になっております。
○月△日□時より面接のお時間を頂戴している氏名と申します。

誠に恐縮ですが、先日他社からの内定をいただき、そちらでお世話になることを決心いたしました。そのため、この度の面接を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
お忙しいところ面接の機会を与えていただきましたのに、このような結果となり大変申し訳ありません。
身勝手で恐れ入りますが、何卒ご理解とご容赦を賜りますようお願い申し上げます。
本来直接お詫びすべきでございますが、メールでの連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら貴社の益々のご発展、ご活躍を祈念しております。

(氏名)
(郵便番号)
(住所)
(電話番号)
(メールアドレス)

メールの最後には署名を入れるのがおすすめです。メールソフトには署名を編集できる機能があるので、氏名・郵便番号・住所・電話番号・メールアドレスの順で作成すると良いでしょう。

2.面接を受ける企業と合わないと感じた場合

件名:面接辞退のお願い 氏名

○○株式会社
人事部 採用ご担当△△様

お世話になっております。
○月△日□時より面接のお時間を頂戴している氏名と申します。

誠に恐縮ですが、企業について理解を深めていったところ応募時に思い描いていたイメージと大きく違っており、今の自分の能力では貴社への貢献は難しいと感じるようになりました。
そのため、この度の面接を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
お忙しいところ面接の機会を与えていただきましたのに、このような結果となり大変申し訳ありません。
身勝手で恐れ入りますが、何卒ご理解とご容赦を賜りますようお願い申し上げます。
本来直接お詫びすべきでございますが、メールでの連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら貴社の益々のご発展、ご活躍を祈念しております。

(氏名)
(郵便番号)
(住所)
(電話番号)
(メールアドレス)

面接予定の企業と合わないと感じても、率直に書くのは避けたほうが良いでしょう。「合わない」という表現は、応募先企業に原因があるような印象を抱かせるからです。理由を書くときには、あくまで自分の側に原因があることにするのが無難。「当初自分の想定していたイメージと違った」「自分では力不足で企業に貢献できそうにない」という理由であれば、悪い印象を与えずに済みます。

3.自分のスキルが企業のニーズと合わないと感じた場合

件名:面接辞退のお願い 氏名

○○株式会社
人事部 採用ご担当△△様

お世話になっております。
○月△日□時より面接のお時間を頂戴している氏名と申します。

誠に恐縮ですが、企業について理解を深めていったところ応募時に思い描いていたイメージと大きく違っており、今の自分の能力では貴社への貢献は難しいと感じるようになりました。
そのため、この度の面接を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
お忙しいところ面接の機会を与えていただきましたのに、このような結果となり大変申し訳ありません。
身勝手なお願いで恐れ入りますが、何卒ご理解とご容赦を賜りますようお願い申し上げます。
本来直接お詫びすべきでございますが、メールでの連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら貴社の益々のご発展、ご活躍を祈念しております。

(氏名)
(郵便番号)
(住所)
(電話番号)
(メールアドレス)

先ほどご紹介した「企業と合わないと感じた場合」と同じですが、この場合は自分のスキルが企業に合っていないのが原因のため、文面どおりの理由になるでしょう。

4.体調不良で急遽面接をキャンセルする場合

件名:面接辞退のお願い 氏名

○○株式会社
人事部 採用ご担当△△様

お世話になっております。
○月△日□時より面接のお時間を頂戴している氏名と申します。

大変申し訳ありませんが、体調を崩してしまい現在△日の面接を受けるのは難しいと感じております。よって、この度の面接を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
お忙しいところ面接の機会を与えていただきましたのに、このような結果となり大変申し訳ありません。
身勝手なお願いで恐れ入りますが、何卒ご理解とご容赦を賜りますようお願い申し上げます。
本来直接お詫びすべきでございますが、メールでの連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら貴社の益々のご発展、ご活躍を祈念しております。

(氏名)
(郵便番号)
(住所)
(電話番号)
(メールアドレス)

体調不良によりやむを得ずキャンセルするときは、面接日時の再設定を担当者に聞かれることがあります。面接を受けたい場合は希望の日時を伝え、長期的な体調不良により面接は不可能と判断したらその旨を伝えましょう。この例文は基本の文面なので、面接を再設定して欲しければその内容を加えても構いません。

5.家庭の事情など個人的な理由で辞退する場合

件名:面接辞退のお願い 氏名

○○株式会社
人事部 採用ご担当△△様

お世話になっております。
○月△日□時より面接のお時間を頂戴している氏名と申します。

誠に恐縮ですが、家庭の事情により就業が困難な状況となりましたため、この度の面接を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
お忙しいところ面接の機会を与えていただきましたのに、このような結果となり大変申し訳ありません。
身勝手なお願いで恐れ入りますが、何卒ご理解とご容赦を賜りますようお願い申し上げます。
本来直接お詫びすべきでございますが、メールでの連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら貴社の益々のご発展、ご活躍を祈念しております。

(氏名)
(郵便番号)
(住所)
(電話番号)
(メールアドレス)

家庭の事情で就業が困難になった場合はその旨を伝えます。家庭の事情は個人的事柄なので「一身上の都合により」という理由でも問題ありませんが、致し方ない理由で面接辞退に至ったことを伝えるためには「家庭の事情により」と書いたほうが良いでしょう。

もし、採用担当者から来たメールに改めて返信する必要が生じた場合には「面接のメールの2回目に返信する内容は?例文も合わせてご紹介!」のコラムでマナーを確認しておくと安心です。

電話で面接辞退を伝える際のポイント

電話で面接辞退を伝える際のポイントは、簡潔に伝えることとかける時間帯に気を配ることです。忙しい採用担当者に対して長話は避け、要点を手短に伝えましょう。

1.辞退理由は簡潔に伝える

電話でも面接辞退の理由は簡潔に伝えましょう。採用担当者は忙しいなか電話対応をしているので、長々と話すと相手に迷惑をかけるからです。お詫びやお礼の言葉は忘れずに、要点だけを手短に伝えるようにしてください。

2.電話をかける時間帯に気を配る

電話をかける時間帯として、午前中は避けたほうが無難。一般的に午前中は仕事が忙しい時間帯で、採用担当者が多忙のため出られないことがあるからです。できれば仕事の落ち着いてくる午後以降にかけると比較的繋がりやすいうえ、相手の仕事の邪魔をせずに済む可能性が高いでしょう。

3.採用担当者との電話でのやり取りの例

採用担当者と電話でやり取りする際の例は、以下のとおりです。例文を見てイメージをつかみましょう。

自分:お忙しいところ恐れ入ります。氏名と申します。○○様はいらっしゃいますでしょうか。

相手:○○ですね。少々お待ちください。

担当者:お電話代わりました。○○です。

自分:お忙しいところ恐れ入ります。○月△日□時より面接をお約束いただいております氏名と申します。今、少々お時間をいただいてもよろしいでしょうか。

担当者:はい、大丈夫ですよ。

自分:ありがとうございます。先日は面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。大変恐縮なのですが、一身上の都合によりこの度の面接を辞退させていただきたく存じます。

担当者:ご連絡いただきありがとうございます。差し支えなければ辞退理由をお教え願えますか。

自分:はい、この度他社より内定が出まして、そちらに入社を決心したことが理由です。お忙しいところ、面接の機会をいただいたにも関わらず大変申し訳ありません。

担当者:分かりました、それはおめでとうございます。お教えいただきありがとうございます。それでは、面接辞退につきまして、承知いたしました。

自分:お手数をおかけし申し訳ありません。お忙しいところありがとうございました。それでは、失礼いたします。

電話で採用担当者と話す際のポイントは、用件を突然話し始めないこと。まず、相手に自分の話を聞いてもらう時間があるかを先に聞くのが大事です。また、面接辞退の理由は必ずといっていいほど聞かれるため、電話をかける前にどう答えるか想定しておきましょう。

企業と連絡を取るのが大変なら転職支援を受けるのも手

複数の企業を受ける際にそれぞれと連絡を取るのが大変と感じるのであれば、転職支援サービスを利用するのも手です。企業の担当者は多忙のため、いざ連絡を取りたいと思ってもスムーズに取れるとは限りません。また、複数の企業を受けているとスケジュール管理が大変で、調整をしなくてはならないときもあるでしょう。転職支援サービスを通じて転職活動をすると、担当の就活アドバイザーが応募先企業とのやり取りやスケジュール管理を代行してくれるので、忙しい方におすすめです。
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面接辞退の連絡に関するQ&A

面接辞退の連絡でお悩みの方に向け、よくある質問と回答をまとめました。

面接辞退したいのに電話が繋がらない…

応募先企業の採用担当者に電話が繋がらないのであれば、まずメールで連絡をしましょう。担当者からメールの返信があればOKです。もしメールにも返信がないようであれば、担当者が見ていない可能性があるのでもう一度電話をかけてみてください。「面接を辞退したい!連絡手段は電話?メール?基本のマナーと例文を紹介」のコラムでは、面接辞退をするときの基本的なマナーを解説しているので、併せてご覧ください。

面接辞退のメールを送ったから電話はしなくていい?

場合によります。面接辞退のメールに採用担当者から返信があれば、改めて電話をする必要はないでしょう。しかし、メールに返信がなければ採用担当者に面接辞退が伝わっていない可能性があります。改めて電話をかけ、担当者が出られない場合は他の人に伝言を頼みましょう。面接辞退のメールを送る際の注意点については「選考辞退の連絡はメールでも良い?注意点や例文もあわせて紹介!」のコラムも参考にしてください。

面接当日なのに担当者に電話が繋がらない!どうする?

急な体調不良などで面接をキャンセルする場合、採用担当者が電話に出られないようなら他の人に伝言を頼みましょう。そのうえで、採用担当者に速やかにメールを送ります。メールの返信がしばらくなければ面接辞退がまだ伝わっていない可能性があるので、もう一度電話をかけてみてください。電話での伝え方については「やっぱり面接を断りたい…角を立てない断り方とは」のコラムで詳しく解説しています。

面接辞退の連絡が憂鬱…

面接辞退などで企業に直接連絡するのに抵抗があるなら、転職エージェントの利用がおすすめ。転職エージェントを利用すると就活アドバイザーが企業と応募者の間に入って、企業とのやり取りを代行してくれるからです。急に事情が変わってしまっても、就活アドバイザーに相談すればどうしたら良いのかアドバイスしてくれるうえ、角が立たないような連絡をしてくれるでしょう。ハタラクティブでは20代の方に向けてポテンシャル採用をする企業の求人をご紹介しています。一度ご相談ください。

吉田早江

監修者:吉田早江

就活アドバイザー

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