何て言えば良い？面接を当日に辞退するときの会話例

選考面接は事前に日程が決まっていますが、当日になって体調不調…という経験をした事のある方もいると思います。
やむを得ない事情から面接の当日に辞退をする場合は、どのように企業に連絡したら良いのでしょうか？
当コラムでは、選考のその日に企業にキャンセルを伝える方法を掲載。
当日の辞退が選考にどう影響するか知りたい方や、会話の例文を確認したい方に向けた内容となっています。

◆当日の面接辞退はOK？

面接を当日になって辞退する理由は、急な体調不調やスケジュールミスによる選考かぶりなどが多いようです。
しかし、企業の採用担当者は選考に向けてほかの仕事を調整したり面接で使う書類を作成したりと、さまざまな準備を行っているため、当日のキャンセルはとても迷惑のかかる行為。
さらに、一度面接を辞退してしまうと「志望度が低い」という印象を持たれてしまい、改めて選考を調整することが難しくなるケースもあります。

もし、体調不調などのやむを得ない理由で辞退したいのであれば、できる限り早く企業に連絡するのがマナー。
面接のキャンセルが確定した時点で、速やかに採用担当者にその旨を伝えましょう。
連絡をせずに無断で辞退すること（ドタキャン）は、一番あってはならないことです。
先述したように、企業は選考に向けて他業務との調整や会場の確保などのスケジュールを組んで動いています。
志望者のために時間を割いていたのに無断で選考をキャンセルしてしまうと、採用担当者のスケジュールが狂ってしまい業務に支障が出るため、当日に辞退をする場合は応募先企業に必ず連絡を入れましょう。

◆当日辞退の場合は電話をしよう

選考当日のキャンセルは企業に迷惑がかかるため避けるのが基本ですが、どうしても面接に行けない場合はメールではなく電話で連絡をします。
電話であれば相手と直接話すことができるのでスピーディな対応ができたり、誠意が伝わったりするのに対し、メールだと、担当者が受信に気づかない可能性や、確認にタイムラグが生じることも。

また、普段から日程調整などのやり取りを行っている社員に連絡をするのが基本です。
もし担当者の名前が分からないのであれば、代表番号に電話をして「本日の面接辞退の連絡なのですが、担当の方をお願いできますでしょうか」と伝えると該当する社員につないでもらえるでしょう。

電話をかける時間や場所にも注意します。
辞退が確定したら早めに連絡、と前述しましたが、企業の営業時間内に連絡するのが基本マナー。
もし前日の夜にキャンセルが決まったら、取り急ぎメールを送り、当日の営業時間になったら改めて電話をするのが良いでしょう。
その際はメールに「明日電話でも改めて連絡させていただきます」といった一文を盛り込むと好印象です。

さらに、電波が良く周囲が静かな場所で電話をかけることで、周囲の騒音に妨げられないスムーズな連絡が可能になるので、電話をかける場所にも注意が必要です。

体調不調で面接を辞退する場合の例文は以下の通り。

「お世話になっております。私、本日の◯時より面接をお願いしております、◯◯（名前）と申します。
大変申し訳ありませんが、本日体調不調のため面接を辞退させていただきたくご連絡を申し上げました。
お忙しい中でお時間をいただき、面接の調整をしていただいたのにも関わらず辞退させていただくことになって、大変申し訳ございません。」

◆担当者に電話がつながらない場合は

代表番号から担当者に電話をつないでもらっても、離席などで直接話せないケースもあります。
その場合は、ほかの社員に伝言をお願いしますが、代理で電話を受けてくれた社員の名前はしっかりと覚えておき、情報の行き違いを防ぎます。
伝言を頼んだら、本来の担当者にはメールで面接辞退を伝えましょう。
メールの例文は以下です。

件名：面接辞退のご連絡　【◯◯（名前）】
本文：お世話になっております、◯◯（名前）です。
本日◯時に貴社にて面接のお時間をいただいていたのですが、急な体調不良によりお伺いすることが難しい状況です。
本来であれば、担当である◯◯様（担当者の名前）に直接電話でお伝えすべき内容ですが、不在との連絡をいただきましたので◯◯部の◯◯様（伝言を頼んだ社員の名前）に伝言をお願いしております。
ご多忙の中でお時間を調整していただいたのにも関わらず、また直前の連絡となってしまい申し訳ございません。
誠に身勝手ではありますが、ご了承くださいますようお願い申し上げます。

メールを送る際もマナーを守り、誠実な態度を示しましょう。
また、体調を整えたり選考日程が重ならないようにスケジュールを調整することも転職では重要ですが、「仕事をしながらの転職活動は日程調整が大変…」と感じる人もいると思います。
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