やっぱり面接を断りたい…角を立てずに断る方法とは

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【このページのまとめ】

  • ・他社からの内定や志望度の低さなど、面接を辞退する理由はいろいろあるがほとんどの場合は「一身上の都合」で容認される
    ・面接を断るにはメールで連絡するのが基本のため、辞退が確定した時点で速やかに連絡しよう
    ・直前の辞退連絡には電話を使用し、かける時間帯や場所に注意する

転職活動を行っていると、さまざまな理由から面接を辞退しなければいけないこともあると思いますが、どのような方法で面接を断れば良いのでしょうか。
当コラムでは、面接の正しい断り方を解説しています。
連絡手段は何を使えば良いのか、伝える内容はどうしたら良いのかなど、面接辞退についてお悩みの方の参考になれば幸いです。

◆面接を断りたい!と思ったら

「応募した後、ほかにやりたいことが見つかった」「他の企業から内定が出た」など、転職活動を進めていると面接を断りたい…と思う事もあると思います。
やむを得ない理由から気持ちの変化まで、面接を辞退する理由はさまざまですが、断ると決めたらできるだけ早く企業に連絡をすることが大切。
企業側は事前に面接日程を決めており、採用担当者だけでなく採用部署の責任者といった関係者のスケジュールも抑えている可能性があります。
当日になってからの連絡や無断欠席をしてしまうと企業側に大きな迷惑をかけてしまうため、辞退が確定した時点で速やかに伝えましょう。
連絡の際に詳しい辞退理由を伝える必要はなく、多くの場合は「一身上の都合」で大丈夫です。

◆連絡方法はメールが基本!

面接辞退を連絡するときは、メールを使用するのが基本です。
しかし、前日や当日の辞退になってしまった場合は担当者がメールに気づかない可能性もあるので電話にするのがベター。
また、「メールだけでは伝わったか不安」「担当者が良くしてくれたので直接伝えたい」といった場合は、メールを送った後に電話でフォローしても良いでしょう。

メールを送る際は、以下の例文を参考にしてみてください。

【辞退メールの例文】

件名:選考辞退のお願い/〇〇(氏名)
本文:
株式会社◯◯
採用担当 ◯◯様

お世話になっております、先日書類選考通過のご連絡をいただいた◯◯(自分の氏名)です。
◯月◯日に面接のお約束をしておりましたが、一身上の都合により選考を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。

貴重なお時間を割いていただいたのにも関わらず、このような形でのお返事となり大変申し訳ございません。
誠に身勝手ではありますが、何卒お許しいただきたくお願い申し上げます。

本来であれば直接お詫びすべきところですが、メールでのご連絡となりましたことを重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

-------------------------------------------------------
◯◯(自分の氏名)
〒◯◯◯-◯◯◯◯
(住所)
(電話番号)
--------------------------------------------------------

件名は、メールを開かなくても内容が分かるようにしておきます。
また、会社名や部署名は省略せずに正式名称を記入しましょう。

◆面接辞退を電話で連絡する場合

面接の当日など、急な辞退で電話をかける場合は、時間帯や場所に注意を払うことが大切です。
営業時間内に電話をかけることが基本ですが、始業や終業の前後、昼休憩と予想される時間を避けるのがマナー。
また、静かな場所を選んで周囲の騒音が入らないように配慮し、携帯電話の場合は電波状況にも気をつけましょう。

【電話をかける際の内容】

まず、自分の名前を名乗って担当者につないでもらいます。
例:「お忙しいところ失礼いたします。◯◯(氏名)と申しますが、中途採用の件でお電話致しました。お手数ですが、人事部の◯◯様をお願いできますでしょうか」

担当者に繋がったら、改めて名乗りましょう。
例:「お世話になっております、私、◯月◯日の◯時より面接のお約束をしております◯◯(氏名)です。ただいまお時間よろしいでしょうか」

相手の承諾を得たら、面接を辞退することを伝えます。
例:「本日は、一身上の都合により今後の選考を辞退させていただくたくご連絡致しました。貴重なお時間をいただきながら、このようなお返事となりまして大変申し訳ございません」

相手が電話を切ったことを確認してから通話を終了しましょう。


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