面接の断り方のマナーは?電話・メールで企業に失礼なく辞退する方法

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この記事のまとめ

  • 面接の断り方は「すみやかに伝える」「無断辞退はNG」「営業時間内に連絡」が基本
  • 面接辞退の理由は聞かれない限り「一身上の都合」でOK
  • 企業に非がある言い回しでの断り方は避けたほうが無難
  • 「面接辞退のご連絡」など分かりやすい件名を入れるのがメールでの断り方の基本
  • 連絡する前に面接を辞退して本当に後悔がないがよく考える

転職活動を行っていると、さまざまな理由から面接を辞退しなければいけないこともあるでしょう。このコラムでは、面接の正しい断り方を解説。企業に失礼なく、円滑に面接を断る方法をご紹介します。連絡手段はどう使い分けるのか、伝える内容はどうしたら良いのかなどをまとめました。メール・電話それぞれの断り方の例文も掲載していますので、ぜひ参考にしてください。

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面接の断り方の3つの基本マナー

メール・電話問わず面接の断り方として、「すみやかに伝える」「無断辞退はNG」「営業時間内に連絡」の3点を押さえましょう。以下で詳しく解説します。

1.辞退が決まったらすみやかに連絡をする

辞退を決意したらすぐに連絡するようにしましょう。自身が就職活動に全力を尽くしている裏では、企業側も採用活動に真剣に取り組んでいます。企業側は面接辞退者が出た場合、他の人材を探さなければなりません。応募者の面接辞退の連絡がぎりぎりだった場合、企業側の採用スケジュールにも大きく影響が出るでしょう。企業側に迷惑をかけないためにも、メール・電話問わず面接を断りたいと思ったら、すぐに企業側へ連絡を入れること。
万が一当日にキャンセルせざるを得ない時は、「面接当日に体調不良に!キャンセルや日程変更はどうすれば良い?」を参考にしてください。

2.無断で辞退は絶対にしない

社会人として、無断欠席は絶対にNGです。気持ち良く次の選考に進むためにも、自分を選んでくれた企業に対して誠意ある対応を心がけましょう。面接当日、やむを得ない事情やアクシデントによって遅刻しそうな場合にも、必ず一報を入れること。詳しくは「面接に遅刻しそう…どう対応すればいい?」のコラムを参考にして下さい。

3.企業の営業時間内に連絡する

電話でもメールでも、面接辞退の連絡は企業の営業時間内にするのがマナーです。
電話をかける場合は電波状況が良く、相手が聞き取りやすい場所に移動しておきましょう。また、始業時、休憩時間、就業時などの忙しい時間帯は相手の業務の妨げになるため、避けた方が無難です。在職中でどうしても日中の対応が難しいという場合には、メールを送る際に「夜分遅くに失礼します」などの挨拶文を添えておきましょう。

電話で連絡した際、担当者が不在だったときは?
電話口の相手に「何時頃にお戻りでしょうか?」と担当者がいつ戻るかを確認しましょう。戻り時間が不明なときには、メールに切り替えることをおすすめします。メールで改めて連絡する際は、「先程お電話をさせていただきましたが、ご不在でしたので、メールにてご連絡いたします」といったように経緯を簡単に伝えておきましょう。

面接辞退の理由はどう伝える?角の立たない断り方とはは

連絡の際に詳しい辞退理由を伝える必要はなく、多くの場合は「一身上の都合」で大丈夫です。「応募した後、ほかにやりたいことが見つかった」「他の企業から内定が出た」など、やむを得ない理由から気持ちの変化まで、面接を断りたい理由はさまざま。企業側から理由を聞かれない限り、こちらからあえて伝える必要はありません。
ただ、企業によっては今後の採用活動のために、辞退された理由を集計しデータを分析したり改善点を洗い出したりしている場合もあります。もし尋ねられたときは、素直に理由を伝えましょう。

「給与が低すぎる」「面接官の態度が悪かった」など、企業に非があるように感じられる言い方は避けましょう。企業に対しての不平不満や中傷にならないように注意することが大切。よく考えた結果、自分のキャリアプランや適性とは合わない趣旨を伝え、お互いスッキリとした形で選考を終わらせるのが理想です。
もしも面接を辞退する理由に困った際は、「面接を辞退する理由と方法を解説!注意点もご紹介」をチェックして下さい。

メールでの面接の断り方の基本

メールで面接を断る際は、以下の例文を参考にしてみてください。

辞退メールの例文

件名:選考辞退のお願い/△△(氏名)

本文:

株式会社○○
採用担当 ○○様

お世話になっております、先日書類選考通過のご連絡をいただいた△△(自分の氏名)です。
○月○日に面接のお約束をしておりましたが、一身上の都合により選考を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。

貴重なお時間を割いていただいたのにも関わらず、このような形でのお返事となり大変申し訳ございません。
誠に身勝手ではありますが、何卒お許しいただきたくお願い申し上げます。

本来であれば直接お詫びすべきところですが、メールでのご連絡となりましたことを重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

---------------------------
△△(自分の氏名)
〒○○○-○○○○
(住所)
(電話番号)
---------------------------

上記のように件名はメールを開かなくても内容が分かるようにしておきます
本文では前置きを長く書かずに、すぐに「面接を断りたい」という意志を伝え、簡潔に書くことが重要です。また、会社名や部署名は省略せずに正式名称を記入しましょう。
送信前には必ず誤字脱字のチェックを忘れずに行って下さい。面接を断るからもう関係ないとは思わず、選考を行ってくれた採用担当に誠意を表しましょう。

最後に署名を入れるのも忘れずに
メール文面には氏名・住所・連絡先を記載した署名を入れるのが基本のマナー。多くのメールサービスでは署名設定ができるので、転職・就職活動用のメールアドレスにて設定しておくと便利です。

前日や当日の辞退など、担当者がメールに気づかない可能性もある場合には電話で連絡しましょう。「メールだけでは伝わったか不安」「担当者が良くしてくれたので直接伝えたい」といった場合は、メールを送った後に電話でフォローするのもおすすめです。

電話での面接の断り方の基本

電話で面接を断る際は、以下の例文を参考にしてみてください。

電話をかける際の内容

まず、自分の名前を名乗って担当者につないでもらいます。
例:「お忙しいところ失礼いたします。△△(氏名)と申しますが、中途採用の件でお電話致しました。お手数ですが、人事部の○○様をお願いできますでしょうか」

担当者に繋がったら、改めて名乗りましょう。
例:「お世話になっております、私、○月○日の○時より面接のお約束をしております△△(氏名)です。ただいまお時間よろしいでしょうか」

相手の承諾を得たら、面接を辞退することを伝えます。
例:「本日は、一身上の都合により今後の選考を辞退させていただきたくご連絡致しました。貴重なお時間をいただきながら、このようなお返事となりまして大変申し訳ございません」

最後に、相手が電話を切ったことを確認してから通話を終了するのがマナーです。「面接を辞退したい!連絡手段は電話?メール?基本のマナーと例文を紹介」のコラムでは電話とメール、それぞれの断り方のマナーや注意点について詳しく解説しています。気になる方はこちらもぜひ参考にしてください。

面接を断る前に考えるべきこと

選考を進める中で、面接を断りたいと思った際、もう一度よく考えてみましょう。基本的に面接を断った企業の選考は、再度応募ができません。面接を断って後悔をしないよう、事前に以下のことを考えることを推奨します。

なぜ面接を断るのか

この企業の面接をなぜ辞退するのか、改めて理由を洗い出しましょう。「給与が安い」「業務内容が違った」「経営方針に合わない」など、面接辞退の理由はそのまま自分が次の就業先に求めている条件につながります。
面接を断りたい理由を整理することで、自分の就職活動における軸をより明確にできるでしょう。面接を断る理由が見えていれば、今後の就職活動や企業選びの際に良い影響をもたらします。面接を辞退するときはただ断るのではなく、今後の就職活動を円滑に進めるよう意識しましょう。

面接を断って本当に後悔はないか

先に述べたとおり、一度面接を断った企業の選考には戻ることができません。就職先に対して人それぞれ希望条件は様々ありますが、全てが自分の希望通りに決まるケースは極めて稀です。自分が最も重要視する軸に影響がない場合や、希望条件の大半を満たしている企業であれば、面接を断らないほうが良いケースもあります。本当に面接を断って後悔がないか、事前によく考えましょう。

面接辞退の連絡や、スケジュール調整が難しいと感じている方は、転職エージェントを活用してみてはいかがでしょうか。ハタラクティブでは専任のアドバイザーが面接のスケジュール調整や連絡を代行いたします。「在職しながら企業とやりとりするのが大変」「急な日程変更や選考辞退など伝えづらい」といったお悩みも解決。仕事をしていてもスムーズな転職活動が可能です。書類添削や面接アドバイスなどのサポートも実施していますので、お気軽にお問い合わせください。

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