面接日程がいつでも良いときのメール例文は?基本の書き方と返信マナー

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この記事のまとめ

  • 面接日程がいつでも良いときは、「どのような日程でも差し支えございません」と伝える
  • 面接日程の調整メールには、受信から24時間以内に返信するのがマナー
  • 面接日程の候補日を挙げる場合は、条件を変えて3つ以上伝えよう
  • 面接日程はいつでも良いがメールを送るのが苦手なら、エージェントを活用する

面接日程がいつでも良いということをメールで伝える際、どんな文面にすれば良いか分からない方もいるでしょう。日程調整のやり取りはビジネスメールなので、普通の文面ではなく決まった構成に則って作成して問題ありません。このコラムでは、面接日程を調整する際の多くの場面を想定した例文をご紹介していますので、作成時の参考にしてください。

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「面接日程はいつでも良い」と伝えるのはNG

選考に関する連絡が来たとき、「面接はいつでも受けられる」という状態でも「いつでも良いです」と伝えるのは避けたほうが無難。「いつでもいい」という言葉に対して、「こちらに丸投げしている」「意欲が感じられない」と捉える方もいるからです。
社会人として責任ある回答にするなら、「◯◯様のご都合がよろしい日程にて調整いたします」「どのような日程でも差し支えございません」と伝えるのが良いでしょう

面接日程調整メールは評価の対象

面接の日程調整をするためのメールも、選考における評価の対象になります。なぜなら、応募者のなかには気が緩んでつい素が出てしまい、くだけたメールを送ってしまう人もいるからです。面接日程を決める大事なメールにもかかわらずくだけたメールを送ってしまうと、ビジネスマナーが身についていないと思われてしまうので注意してください。

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面接日程調整メールの基本マナー

面接日程調整メールの基本マナー

  • メールには24時間以内に返信する
  • 元の文章を消さない
  • 件名を分かりやすく簡潔に書く
  • 希望日がある場合は3つ以上の候補を出す
  • お礼を入れる

面接日程調整のメールでは、返信のタイミングや送られたメール文を消さないといったマナーを守る必要があります。なお、面接日程のメールに限らず、ビジネスメール全般に対するマナーのため、身につけておきましょう。また、面接の日程確定メールの返信例や返信の仕方を知りたい方は「面接日程確定メールに返信は必要?注意すべきマナーや例文を解説」にて、詳しく解説しています。ぜひ、参考にしてください。

1.メールには24時間以内に返信する

採用担当者からのメールにはなるべく早く、遅くとも届いてから24時間以内に返信しましょう。他の応募者も同時に日程調整をしている可能性が高いので、返信が遅くなると自分の希望日程が埋まってしまう恐れがあるからです。また、一日以上過ぎるとメールが届いているか採用担当者が不安を感じる場合もあるので、できるだけ早い返信が望ましいでしょう。

2.元の文章を消さない

採用担当者からのメールに返信する際は、前のメールの本文を残したまま送りましょう。消してしまうと、それまでどういうやり取りをしていたかが分からなくなるからです。採用担当者も多くの人とやり取りをしているので、できるだけすぐに分かるようにする配慮をしましょう。

3.件名を分かりやすく簡潔に書く

件名は、採用担当者が一目見て分かるよう簡潔に書きます。自分から送るときは「面接日程に関するおうかがい(氏名)」などにしましょう。

4.希望日がある場合は3つ以上の候補を出す

具体的に希望日を挙げる場合は、できるだけ条件を変えて3つ以上の候補を出すのが望ましいです。候補が多ければ採用側も調整がしやすいため、「◯月◯日の午前中」「◯月×日の14時以降」「◯月△日 終日」のように、幅を持たせて回答しましょう。

5.お礼を入れる

最後に、面接の日程メールにはお礼を入れることも忘れてはいけません。人に感謝の気持ちを伝えられる人は、採用担当者からの印象も良くなります。そのため「面接の日程を調整いただきありがとうございます。」など、お礼の気持ちを伝えることを意識しましょう。

面接の日程メールは私用メールを使おう

転職活動中の場合は今の職場のメールアドレスではなく、個人のアドレスを使用します。職場のメールアドレスは、あくまで業務に使うべきものだからです。企業のメールアドレスであるのが分かると、非常識と思われる可能性が高いので注意しましょう。

面接日程調整メールの構成

採用担当者からの面接日程調整メールへの返信は、以下のような構成で書きましょう。

件名

件名は採用担当者から来たメールから変更せず、「Re:」をつけたものに自分の氏名を添えるのがマナー。そうすると、採用担当者が「何の件で誰から来たメールなのか」が一目で分かるからです。変えてしまうとメールの内容が分からなくなってしまう可能性があるので、敢えてそのまま残して問題ありません。

宛先

宛先は「◯◯株式会社 採用ご担当△△様」と応募先企業名と採用担当者の名前を書きます。名前は名字だけでも構いません。

挨拶

基本の挨拶は「お世話になっております」です。「こんにちは」「お疲れ様です」といった挨拶は使いません。これらは社内の人向けの挨拶なので、外部の人が使うと馴れ馴れしい印象を与えるからです。

日程の打診

前述のとおり、希望日程を提示する場合には箇条書きで3つ以上を提示します。時間も忘れずに書きましょう。いつでも問題なければ「ご都合がよろしい日程にて調整いたします」でOK。また、採用担当者に日程を提案されている場合は「では、◯月×日の△△時に伺います。」と、確認も込めて都合の良い日程を繰り返すと良いでしょう。

締めくくり

大変お忙しいところご調整いただき、ありがとうございます。当日はどうぞよろしくお願いいたします。」と調整してもらったお礼を述べ、挨拶をもって締めくくります。

署名

署名は「名前、メールアドレス、携帯電話番号」の順にそれぞれ改行しながら書きます。最近のメールソフトには自動で署名が入る機能があるので、そちらを利用しても良いでしょう。

ジネスメールの構成については「仕事のメールの書き出しは?件名や結びの言葉とあわせて基本マナーを紹介」のコラムもご参照ください。

面接日程調整メールの書き方を3つの例文で押さえよう

面接日程調整メールは、事例別の例文を見ると書き方のコツをつかみやすいでしょう。以下、それぞれ例文をご紹介します。

1.企業から面接の候補日を指定されたときの例文

○○株式会社
採用ご担当△△様

お世話になっております。(氏名)と申します。
この度は面接日程のご連絡をありがとうございます。必要書類を持って伺います。

先ほどご提示いただいた日程より、以下の日程を希望いたします。

第一希望 ○月×日(曜日)○時~
第二希望 ○月△日(曜日)○時~
第三希望 ○月□日(曜日)○時~

お忙しいところ大変恐縮ですが、ご調整のほど何卒よろしくお願い申し上げます。

(氏名)
(携帯電話番号)
(メールアドレス)

2.希望の日程を聞かれたとき

○○株式会社
採用ご担当△△様

お世話になっております。(氏名)と申します。
この度は面接日程のご連絡をありがとうございます。必要書類を持って伺います。

希望日程をお送りいたします。

第一希望 ○月×日(曜日)○時~
第二希望 ○月△日(曜日)○時~
第三希望 ○月□日(曜日)○時~

上記の日程でご調整いただけましたら幸いです。
お忙しいところ大変恐縮ですが、ご調整のほど何卒よろしくお願い申し上げます。

(氏名)
(携帯電話番号)
(メールアドレス)

3.面接日程の確定連絡に返信するとき

○○株式会社
採用ご担当△△様

お世話になっております。(氏名)と申します。

この度は面接日程のご連絡をありがとうございます。
ご指定いただいた日程に必要書類を持って伺います。

○月×日(曜日)○時~ ○○株式会社2F 第2会議室

この度は面接の機会をいただきまして、誠にありがとうございます。
当日は、どうぞよろしくお願い申し上げます。

(氏名)
(携帯電話番号)
(メールアドレス)

面接日程調整メールの3つの注意点

面接日程調整メールの3つの注意点

  • 本文の改行や段落に気を配る
  • 太字などの装飾をしない
  • 正しい敬語を使う

面接日程調整のメールを送る際には、改行や段落などのレイアウトや敬語の使い方などに気を配りましょう。以下、それぞれご説明します。

1.本文の改行や段落に気を配る

多忙な採用担当者に送るメールは、ぱっと見て内容が分かりやすいことが大事です。面接日程など大事な内容の前後は改行したり、「挨拶」「日程の打診」「締めくくり」など内容ごとに段落を分けたりとレイアウトにも配慮することで、読みやすいメールになります。

2.太字などの装飾をしない

大事な内容を目立たせたいからといって、太字にするなど文字の装飾をするのは避けてください。文字装飾はカジュアルな印象を与えるため、ビジネスメールを送る際にはふさわしくないからです。レイアウトは、あくまで改行や段落で工夫しましょう。

3.正しい敬語を使う

ビジネスメールを送る際には、敬語を正しく使えているかに注意しましょう。相手に敬意を表そうとして「ご覧になられる」のような二重敬語や「お伺いいたします」などの過剰敬語を使いやすいです。送る前に一度見直し、表現の間違いがないかチェックしてください。

大変な面接の日程調整を代行してもらう方法

複数の企業に応募していて面接の日程調整が大変だったり、転職活動と仕事の両立に困っていたりする場合は、転職支援サービスの利用がおすすめです。以下、主な転職支援サービスをご紹介します。

ハローワーク

ハローワークは全国各地に所在し管轄地の求人を多く持っているので、地元で仕事を探したい人に向いています。求人紹介だけでなく職員によるカウンセリングや就職セミナーの開催、選考対策も行ってくれるのが特徴です。
ハローワークを通じて応募する場合は、ハローワーク職員から企業へ連絡する決まり。ハローワークの職員が企業と日程のやり取りをしてくれるので、企業と応募者が日程調整のやり取りをすることはありません。

就職エージェント

就職エージェントは民間企業の運営する転職支援サービスで、運営企業によって支援対象者や扱う業界が異なります。業界や特定の支援対象者に特化しているため、就職状況に詳しく適切なアドバイスをしてくれるのが特徴。
また、支援の一環として応募先企業と面接日程の調整や打診といったメールを代わりに送ってくれることもあります。就職エージェントで扱う求人は、企業に直接取材しているので応募先企業の情報を事前に詳しく知ることができたり、非公開求人という転職エージェントだけが持っている求人があるのもメリットでしょう。
転職エージェントを利用するメリットは「転職エージェントを利用するメリットとは」にて、詳しく解説していrので、ぜひ参考にしてください。

上手に転職エージェントを利用するポイント

転職のサポートをしてくれるエージェントですが、事前準備として仕事に何を求めるかを明確にしておきましょう。「通勤時間は何分」「週休2日制」など、自分が絶対に譲れない項目を設けることで、多くの求人から自分に合ったものを厳選することができます。
また、転職エージェントに登録する際は、履歴書と職務経歴書を仮作成しておきます。 箇条書きでもいいので自分の経歴やスキルをまとめておくと、自分の頭の中が整理され、転職エージェントの担当者にも情報が伝わりやすくなります。

面接の日程調整など転職活動でお悩みの方は、転職エージェントのハタラクティブにご相談ください。ハタラクティブは20代向けの転職エージェントで、経験やスキルに自信のない方に向けて人柄やポテンシャルを重視する企業の求人をご紹介しています。
ハタラクティブの就活アドバイザーが丁寧なカウンセリングのうえ、企業とのやり取りやスケジュール管理、選考対策など転職活動をトータルサポート。サービスのご登録、ご利用はすべて無料ですので、どうぞお気軽にお問い合わせください。

面接日程調整のメールやいつでも良いときの回答例に関するQ&A

面接日程の調整をメールでする場合について、よくある質問と回答をまとめました。

面接の日程調整のメールが来たらいつまでに返信する?

採用担当者から面接の日程調整のメールが来たら、24時間以内に返信します。
しかし、他の応募者も日程調整をしているため、都合の良い日程が埋まるのを避けるためにもできるだけ早く返信するのが理想です。もし採用担当者から日程調整のメールが来ない場合は、催促しても良いでしょう。その際には、相手を責めているような文面にならないよう注意を払ってください。「面接日程確定メールに返信は必要?注意すべきマナーや例文を解説」のコラムでは日程調整のメールへの返信について詳しく解説していますので、併せてご覧ください。

面接の日程調整は第何希望まで書けばいい?

ある程度選択肢があったほうが採用担当者は調整しやすいので、第3希望くらいまで書くと良いでしょう。
曜日や希望時間も書いておくと間違いを防げます。候補日の伝え方については「面接の日程調整メールはどう返す?ビジネスメールの基本」のコラムでもご紹介しています。

面接の日程調整のメールで注意すべきことは?

日程調整のメールを送る際の注意点は、レイアウトや正しい敬語を使えているかどうかに着目することです。
ビジネスメールは忙しい相手が見てすぐに内容が把握できることが重要なので、レイアウトにも気を配りましょう。また、相手に敬意を示そうとするあまり「ご覧になられる」「お伺いいたします」などの二重敬語、過重敬語を使いがちなので注意してください。メールマナーの基本や構成、例文は「転職活動でメールを送るときの注意点は?返信方法についても例文付きで解説」のコラムでもご紹介していますので、併せて参考にしてみてください。

面接の日程調整をメールでやり取りするのに疲れました

複数の企業の選考が同時に進んでいて面接の日程調整が大変な場合は、転職エージェントの利用がおすすめです。
転職エージェントでは企業と応募者の間に就活アドバイザーが入り、両者のやり取りやスケジュール調整を代行してくれます。また、丁寧なカウンセリングや選考対策も行ってくれるので、安心して転職活動ができるでしょう。ハタラクティブでは20代の方の転職活動をサポートしていますので、一度ご相談ください。

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