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面接の日程調整をメールでお願いする場合の書き方と例文

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最終更新日:

【このページのまとめ】

  • ・面接日に予定が合わなくなったら、早めに電話連絡を取り丁寧に謝罪をする
    ・電話しても担当者が不在だった場合は、メールを送っておく
    ・面接日変更を依頼するメールには、希望日を3つ以上提示する
    ・メールの内容は分かりやすく簡潔にし、相手に失礼のないよう丁寧な言葉づかいを心がける

就活や転職活動中は何かと忙しいため、「面接日を確定した後にどうしても外せない予定が入ってしまった」という人も少なくないでしょう。
今回のコラムでは、面接の日程調整を依頼する際のポイントや、メール作成の基本的なマナーをご紹介します。
転職活動中の方はもちろん、転職をお考えの方もぜひ参考にしてみてください。

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日程調整のメールをする際のポイント

企業と約束した面接日に都合が付かなくなってしまったら、まずは早めにその旨を伝え、丁寧に謝罪しましょう。
連絡の方法はできれば電話が良いですが、担当者が不在の場合はとりあえずメールを入れて、時間を置いてから再度電話連絡を入れます。メールのみでは相手が見落としてしまう可能性があるので注意しましょう。
面接を受けられる日にちが限られている場合は、希望日を3つ以上提示し再調整をお願いするとスムーズです。

メールは、ビジネスシーンにおいて非常に重要なツールです。メールを送る際は基本マナーを守って作成し、採用担当者にマイナスイメージを持たれないようにしましょう。
次の項目では、メールを送る際の基本的なマナーについて説明します。

基本のメールマナー

ビジネスメールは「分かりやすく簡潔に」「相手に失礼のないよう丁寧に」を意識して書くことが大切です。
メールを受け取る側の立場に立ち、以下のことを守って作成しましょう。

件名は分かりやすく

件名は、用件が一目で分かるシンプルなものにしましょう。例えば、「◯月◯日の面接日程変更のお願い(自分の名前)」など。ただし、送られてきたメールに返信する場合は、件名を変えてしまうとかえって分かりづらくなるので、件名を変えずReも付けたままで送ります。

宛名を入れる

本文にはまず宛名を入れます。宛名は会社名・部署名・役職名・名前・敬称を書きましょう。
宛名を書き間違えてしまうと失礼にあたるので、要注意です。

挨拶、名乗り、結びを入れる

ビジネスメールでは、用件の前に挨拶と名乗り、用件の後に結びの文章が必要となります。
いずれもシーンに合わせて言葉を選べるのが理想ですが、基本的には、挨拶と名乗りは「お世話になっております。◯◯と申します。」で問題ありません。また、結びは「お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。」「お手数ですが、ご返信をいただければ幸いです。」などを使えば良いでしょう。

最後は署名を忘れない

本文の最後には署名を入れましょう。通常は会社名・部署名・名前・メールアドレス・携帯番号・会社の住所・電話番号などを記載しますが、転職中の場合は名前・メールアドレス・携帯番号・自宅住所のみを記載し、前職や現職の会社情報は載せません。署名は本文と分けるために区切り線で囲います。

返信は早めに送る

メールの返信はできるだけ早くが基本です。どんなに遅くても24時間以内を目安に返信したほうが良いでしょう。すぐに回答できない内容だった場合は、◯日までにはご連絡しますと取り急ぎのメールを入れておくと安心です。また、返信時に以前のやりとりを消す必要はありません。

メール例文

では最後に、確定した面接の日程調整をお願いするメールの例文をご紹介します。

【例文】
件名:◯月◯日の面接日程変更のお願い(△△)

株式会社◯◯
人事部 ◯◯様

お世話になっております。
△△と申します。

◯月◯日◯時より面接のお約束をしておりましたが、現職の仕事の都合で貴社にお伺いすることが難しくなりました。 
大変ご迷惑をおかけして、申し訳ございません。

先ほどお電話をさせて頂いたのですが、ご不在とのことでしたので、
取り急ぎメールにてご連絡させて頂きました。

誠に勝手なお願いで恐縮ですが、可能であれば、以下の日程の中で面接日時を再調整頂けないでしょうか。

・◯月◯日(◯)◯時〜◯時
・◯月◯日(◯)◯時〜◯時
・◯月◯日(◯)終日

後ほどまたお電話させていただきます。

お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

----------------------
△△(自分の名前)
〒000‐0000
□□県□□市□□1‐2‐3(自宅住所)
TEL:090-1234-5678(携帯番号) 
syukatsu@×××××.jp(メールアドレス)
----------------------

メールを送信して少し時間を置いた後は、電話連絡を入れるのを忘れないようにしましょう。

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