面接の日程調整メールはどう書く?いつでもいいときの返信や件名などを解説

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この記事のまとめ

  • 面接の日程調整のメールも、ビジネスマナーが身についているかどうかの評価対象になる
  • 面接の日程調整のメールへの返信はできるだけ早く、遅くとも24時間以内が望ましい
  • 面接の日程調整をする際には、希望を3つくらい出すと調整がスムーズに進みやすい
  • 面接の日程調整のメールのレイアウトには気を配りつつ、太字などの装飾はしない

面接の日程調整をメールで行う際、どんな文面にすれば良いか分からない方もいるでしょう。日程調整のやり取りはビジネスメールなので、おのずとマナーが身についているかの判断対象になります。よって、普通の文面ではなく決まった構成に則って作成するのが大事です。このコラムでは、面接日程を調整する際の多くの場面を想定した例文をご紹介していますので、作成時の参考にしてください。

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面接日程調整メールは評価の対象?送る際の基本も解説

面接の日程調整をするためのメールも、選考における評価の対象になります。なぜなら、応募者のなかには気が緩んでつい素が出てしまい、くだけたメールを送ってしまう人もいるからです。面接日程を決める大事なメールにもかかわらずくだけたメールを送ってしまうと、ビジネスマナーが身についていないと思われてしまうので注意してください。以下、面接日程調整のメールを送る際の基本について見ていきましょう。

面接日程調整メールを送る際の3つの基本

面接日程調整のメールを送る際には、以下の3つのことを意識しておきましょう。

1.メールには24時間以内に返信する

採用担当者からのメールにはなるべく早く、遅くとも届いてから24時間以内に返信しましょう。他の応募者も同時に日程調整をしている可能性が高いので、返信が遅くなると自分の希望日程が埋まってしまう恐れがあるからです。また、一日以上過ぎるとメールが届いているか採用担当者に心配を書けてしまう場合もあるので、できるだけ早い返信が望ましいでしょう。

2.希望日程を聞かれたら複数の日にちを挙げる

採用担当者から日程を指定されず自分の希望日程を聞かれた場合は、複数の日程を挙げましょう。採用担当者は忙しくその日に都合がつくか分からないうえ、一日しか挙げないと相手のことを思いやれない印象を抱かれる恐れもあるからです。複数の日程を挙げると相手にも検討の余地があるため、採用担当者の都合で動けるでしょう。

3.指定の日程に不都合があれば調整してもらう

採用担当者から面接日程を指定された場合、その日の都合が悪ければスケジュール調整を申し出て構いません。その際は、お詫びの言葉を述べたうえで「その日はどうしても都合がつかないのですが、ほかに面接を受けさせていただける日程はございますでしょうか」と予定を聞くか、指定された面接日程にできるだけ近い日を提示して打診してみましょう。
例文つき!どう返信する?転職活動のメール」のコラムでもメールの基本マナーや日程調整メールの書き方をご紹介していますので、併せて参考にしてください。

面接日程調整メールの構成

採用担当者からの面接日程調整メールへの返信は、以下のような構成で書きましょう。

件名

件名は採用担当者から来たメールから変更せず、「Re:」をつけたものに自分の氏名を添える形で良いでしょう。
そうすると、採用担当者が「何の件で誰から来たメールなのか」が一目で分かるからです。変えてしまうと件名によってはどの件の内容か分からなくなってしまう可能性があるので、敢えてそのまま残すのが最善です。

宛先

宛先は「◯◯株式会社 採用ご担当△△様」と応募先企業名と採用担当者の名前を書きます。名前は名字だけでも構いません

挨拶

基本の挨拶は「お世話になっております」です。こんにちはというような挨拶や「お疲れ様です」といった挨拶は使いません。これらは社内の人向けの挨拶なので、外部の人が使うと馴れ馴れしい印象を与えるからです。

日程の打診

希望日程を提示する場合には箇条書きで3つくらいまで書きます時間も忘れずに書きましょう。また、採用担当者に日程を提案されている場合は「では、◯月×日の△△時に伺います。」と都合の良い日程を繰り返すと良いでしょう。

締めくくり

大変お忙しいところご調整いただき、ありがとうございます。当日はどうぞよろしくお願いいたします。」と調整してもらったお礼を述べ、挨拶をもって締めくくります

署名

署名は「名前、メールアドレス、携帯電話番号」の順にそれぞれ改行しながら書きます。最近のメールソフトには自動で署名が入る機能があるので、そちらを利用しても良いでしょう。
ビジネスメールの構成については「書き出しから学ぶ!仕事のメールマナー」のコラムもご参照ください。

面接日程調整メールの3つのマナー

面接日程調整メールを書く際には「件名は簡潔に書く」「返信の際に前のメール本文を消さずに送る」などのマナーがあります。以下、それぞれ見ていきましょう。

1.現職のメールアドレスは使わない

転職活動中の場合は今の職場のメールアドレスではなく、個人のアドレスを使用します。今の職場のメールアドレスは、あくまで業務に使うべきものだからです。企業のメールアドレスであるのが分かると、非常識であると思われる可能性が高いので注意しましょう。

2.件名を分かりやすく簡潔に書く

件名は、採用担当者が一目見て分かるよう簡潔に書きます。自分から送るときは「面接日程に関するおうかがい(氏名)」などにしましょう。

3.返信の際は前のメールの本文を残す

採用担当者からのメールに返信する際は、前のメールの本文を残したまま送りましょう。消してしまうと、それまでどういうやり取りをしていたかが分からなくなるからです。採用担当者も多くの人とやり取りをしているので、できるだけすぐに分かるようにする配慮をしましょう。

面接日程調整メールの書き方を3つの例文で押さえよう

面接日程調整メールは、事例別の例文を見ると書き方のコツをつかみやすいでしょう。以下、それぞれ例文をご紹介します。

1.企業から面接の候補日を指定されたときの例文

○○株式会社
採用ご担当△△様

お世話になっております。(氏名)と申します。
この度は面接日程のご連絡をありがとうございます。必要書類を持って伺います。

先ほどご提示いただいた日程より、以下の日程を希望いたします。

第一希望 ○月×日(曜日)○時~
第二希望 ○月△日(曜日)○時~
第三希望 ○月□日(曜日)○時~

お忙しいところ大変恐縮ですが、ご調整のほど何卒よろしくお願い申し上げます。

(氏名)
(携帯電話番号)
(メールアドレス)

希望を伝える際は少なくとも第三希望くらいまで書くと採用担当者が調整しやすく、日程がスムーズに決まりやすいでしょう。

2.希望の日程を聞かれたとき

○○株式会社
採用ご担当△△様

お世話になっております。(氏名)と申します。
この度は面接日程のご連絡をありがとうございます。必要書類を持って伺います。

希望日程をお送りいたします。

第一希望 ○月×日(曜日)○時~
第二希望 ○月△日(曜日)○時~
第三希望 ○月□日(曜日)○時~

上記の日程でご調整いただけましたら幸いです。
お忙しいところ大変恐縮ですが、ご調整のほど何卒よろしくお願い申し上げます。

(氏名)
(携帯電話番号)
(メールアドレス)

希望の日程があるかどうか採用担当者に聞かれた場合も、3つくらい候補を挙げたほうが相手の負担になりにくいでしょう。

3.面接日程の確定連絡に返信するとき

○○株式会社
採用ご担当△△様

お世話になっております。(氏名)と申します。

この度は面接日程のご連絡をありがとうございます。
ご指定いただいた日程に必要書類を持って伺います。

○月×日(曜日)○時~ ○○株式会社2F 第2会議室

この度は面接の機会をいただきまして、誠にありがとうございます。
当日は、どうぞよろしくお願い申し上げます。

(氏名)
(携帯電話番号)
(メールアドレス)

確定連絡に返信する際は、連絡内容を改めて書くと採用担当者もその場でもう一度見られるので、お互いに日程の確認ができます。
採用担当者への返信メールについては「面接の返信メールで気をつけておくべきポイントとは?」のコラムでも解説していますので、併せてご覧ください。

面接日程調整メールで想定される3つの場面を解説

面接日程の調整にはいくつかの場面が想定されるので、場面別に文例を押さえておきましょう。以下、順にご紹介します。

1.企業から連絡がなく催促するとき

件名:面接日程のご相談(氏名)<

○○株式会社
採用ご担当△△様

お世話になっております。貴社の求人に応募いたしました(氏名)と申します。

先日は面接いただける旨をお伝えくださり、ありがとうございます。
ご相談させていただいております面接日程につきまして、その後いかがでしょうか。

念のため、先日お送りしました内容を再送いたします。

第一希望 ○月×日(曜日)○時~
第二希望 ○月△日(曜日)○時~
第三希望 ○月□日(曜日)○時~

上記の日程でご調整いただけましたら幸いです。
どうぞよろしくお願い申し上げます。

大変お忙しいところ恐縮ですが、ご確認いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

(氏名)
(携帯電話番号)
(メールアドレス)

日程調整のメールを再度送る際には、以前送ったメールの内容を引用すると相手に伝わりやすいでしょう。まだ返事をもらっていないというニュアンスが強く出てしまうと相手を責めるような印象になってしまうので、相談するといった柔らかい文面を心がけてください。

2.日程決定後の変更を希望するとき

件名:面接日程に関するおうかがい(氏名)

○○株式会社
採用ご担当△△様

お世話になっております。
○月×日(曜日)○時に面接のお時間をいただいております(氏名)と申します。

大変恐縮ですが、事情により上記の日程にお伺いすることが難しくなってしまいました。
もし可能でしたら、今一度下記の日程での調整をご検討いただけませんでしょうか。

○月○日(曜日)○時~
○月△日(曜日)○時~
○月□日(曜日)○時~

大変お忙しいところ、お手数をおかけし誠に申し訳ありません。
何卒よろしくお願い申し上げます。

(氏名)
(携帯電話番号)
(メールアドレス)

もし一度決まった面接日程の都合が悪くなってしまったら、すぐに再調整のお願いをするメールを送ります。面接に行けなくなった事情が書けそうなら、簡単に説明しても良いでしょう。メールを送る際にはこちらの予定を3つほど添えて送ると、採用担当者もすぐ再調整に入れるので親切でしょう。

3.誰かに面接練習をお願いするとき

件名:面接練習日程のご相談(氏名)

○○ハローワーク
ご担当△△様

お世話になっております。(氏名)と申します。

先日は面接練習のお時間をお取りくださるとのこと、ありがとうございます。
練習の日程につきまして、△△様のご都合を伺いたくご連絡を差し上げました。

○月×日(曜日)○時~
○月△日(曜日)○時~
○月□日(曜日)○時~

上記の日程のご都合はいかがでしょうか。

大変お忙しいところ恐縮ですが、ご検討いただけましたら幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

(氏名)
(携帯電話番号)
(メールアドレス)

面接練習の日程を相談する場合を想定して、面接官役になってもらうハローワークの職員に送るメール文面です。自分の都合の良い日程を3つほど挙げ、相手の都合はどうかを聞くと調整してもらいやすいでしょう。

面接日程調整メールの3つの注意点

面接日程調整のメールを送る際には、改行や段落などのレイアウトや敬語の使い方などに気を配りましょう。以下、それぞれご説明します。

1.本文の改行や段落に気を配る

多忙な採用担当者に送るメールは、ぱっと見て内容が分かりやすいのが大事です。そのためには文面だけでなくレイアウトも重要。面接日程など大事な内容の前後は改行したり、「挨拶」「日程の打診」「締めくくり」など内容ごとに段落を分けたりすると読みやすいメールになります。

2.太字などの装飾をしない

大事な内容を目立たせたいからといって、太字にするなど文字の装飾をするのは避けてください。文字装飾はカジュアルな印象を与えるため、社外の人などに改まったビジネスメールを送る際にはふさわしくないからです。レイアウトは、あくまで改行や段落で工夫しましょう。

3.正しい敬語を使う

改まったビジネスメールを送る際には、敬語を正しく使えているかに注意しましょう。相手に敬意を表そうとして「ご覧になられる」のような二重敬語や「お伺いいたします」などの過剰敬語を使いやすいです。送る前に一度見直し、表現の間違いがないかチェックしてください。

大変な面接の日程調整を代行してもらう方法

複数の企業に応募していて面接の日程調整が大変だったり、転職活動と仕事の両立に困っていたりする場合は、転職支援サービスの利用がおすすめです。以下、主な転職支援サービスをご紹介します。

ハローワーク

ハローワークは全国各地に所在し管轄地の求人を多く持っているので、地元で仕事を探したい人に向いています。求人紹介だけでなく職員によるカウンセリングや就職セミナーの開催、選考対策も行ってくれるのが特徴です。

就職エージェント

就職エージェントは民間企業の運営する転職支援サービスで、運営企業によって支援対象者や扱う業界が異なります。業界や特定の支援対象者に特化しているため、就職状況に詳しく適切なアドバイスをしてくれるのが特徴です。就職エージェントで扱う求人は、企業に直接取材しているので応募先企業の情報を事前に詳しく知ることができたり、非公開求人という転職エージェントだけが持っている求人があるのもメリットでしょう。

面接の日程調整など転職活動でお悩みの方は、転職エージェントのハタラクティブにご相談ください。ハタラクティブは20代向けの転職エージェントで、経験やスキルに自信のない方に向けて人柄やポテンシャルを重視する企業の求人をご紹介しています。ハタラクティブの就活アドバイザーが丁寧なカウンセリングのうえ、企業とのやり取りやスケジュール管理、選考対策など転職活動をトータルサポート。サービスのご登録、ご利用はすべて無料ですので、どうぞお気軽にお問い合わせください。

面接日程調整のメールに関するQ&A

面接日程の調整をメールでする場合について、よくある質問と回答をまとめました。

面接の日程調整のメールが来たらいつまでに返信する?

採用担当者から面接の日程調整のメールが来たら、24時間以内には返信します。しかし、他の応募者も日程調整をしているため、都合の良い日程が埋まるのを避けるためにもできるだけ早く返信するのが理想です。もし採用担当者から日程調整のメールが来ない場合は、催促しても良いでしょう。その際には、相手を責めているような文面にならないよう注意を払ってください。「面接日程をメールで調整する際のマナーを例文とあわせて解説!」のコラムでは日程調整のメールへの返信について詳しく解説していますので、併せてご覧ください。

面接の日程調整には第何希望まで書けばいい?

ある程度選択肢があったほうが採用担当者は調整しやすいので、第3希望くらいまで書くと良いでしょう。曜日や希望時間も書いておくと伝え間違いを防げます。候補日の伝え方については「面接の日程調整メールはどう返す?ビジネスメールの基本」のコラムでもご紹介しています。

面接の日程調整のメールで注意すべきことは?

日程調整のメールを送る際の注意点は、レイアウトや正しい敬語を使えているかどうかに着目することです。ビジネスメールは忙しい相手が見てすぐに内容が把握できることが重要なので、レイアウトにも気を配りましょう。また、相手に敬意を示そうとするあまり「ご覧になられる」「お伺いいたします」などの二重敬語、過重敬語を使いがちなので注意してください。メールマナーの基本や構成、例文は「油断禁物!転職活動ではメールもチェックされている」のコラムでもご紹介していますので、併せて参考にしてみてください。

面接の日程調整をメールでやり取りするのに疲れました

複数の企業の選考が同時に進んでいて面接の日程調整が大変な場合は、転職エージェントの利用がおすすめです。転職エージェントでは企業と応募者の間に就活アドバイザーが入り、両者のやり取りやスケジュール調整を代行してくれます。また、丁寧なカウンセリングや選考対策も行ってくれるので、安心して転職活動ができるでしょう。ハタラクティブでは20代の方の転職活動をサポートしていますので、一度ご相談ください。

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