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面接日程がいつでも良いときのメール例文は?基本の書き方と返信マナー
更新日
この記事のまとめ
- 面接日程がいつでも良いときは、「どのような日程でも差し支えございません」と伝える
- 面接日程がいつでも良いときも選択肢を作って返信すると企業側が調整しやすい
- 面接日程の調整メールには24時間以内に返信する
- 面接日程の候補日を挙げる場合は、条件を変えて3つ以上伝える
- 面接日程はいつでも良いが、メールを送るのが苦手ならエージェントを活用する
面接日程がいつでも良いことを企業にメールで伝える際、どんな文面にすれば良いか分からない方もいるでしょう。日程調整のやり取りはビジネスメールなので、よくある決まった構成で作成しても問題ありません。
このコラムでは、面接日程を調整する際のメールの例文をいくつか紹介します。ビジネス上のマナーも含めて解説するので、作成時の参考にしてください。
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「面接日程はいつでも良い」と伝えるのはNG
就活中や転職活動中にメールで面接日程を聞かれたら、特に面接希望日がない場合も「いつでも良いです」と伝えるのは避けましょう。「いつでもいい」という言葉に対して、「丸投げしている」「意欲が感じられない」と捉える担当者もいるためです。
提示された面接日程を承諾する場合や終日可能な場合も、「△△様のご都合がよろしい日程にて調整いたします」「どのような日程でも差し支えございません」と伝えましょう。
面接日程調整メールも評価の対象
面接の日程調整をするためのメールも、選考における評価の対象になります。なぜなら、応募者のなかには気が緩んでつい素が出てしまい、くだけたメールを送ってしまう人もいるためです。面接日程を決める大事なメールでくだけた文章を送ってしまうと、ビジネスマナーが身についていないと思われてしまうので、注意しましょう。「印象が良いビジネスメールの言い回しとは?間違えやすい敬語をご紹介」では、印象が良い言い回しを紹介していますので、ぜひご覧ください。
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面接日程調整メールの基本マナー5つ
面接日程調整のメールでは、返信のタイミングや送られたメール文を消さないといった基本的なマナーを守りましょう。ビジネスメール全般に対するマナーを身につけておくと安心です。
面接の日程確定メールの返信例や返信の仕方を知りたい方は「面接日程確定メールに返信は必要?注意すべきマナーや例文を解説」にて、詳しく解説しています。ぜひ、参考にしてください。
面接日程調整メールの基本マナー
- メールには24時間以内に返信する
- 元の文章を消さない
- 自分から送るときは件名を分かりやすく簡潔に書く
- 希望日がある場合は3つ以上の候補を出す
- お礼の文章を書き添える
1.メールには24時間以内に返信する
採用担当者からのメールにはなるべく早めに返信することが大切です。一般的には、遅くとも24時間以内の返信が目安とされています。ほかの応募者も同時に日程調整をしている可能性が高く、返信が遅くなると自分の希望日程が埋まってしまう恐れがあるためです。
また、一日以上過ぎるとメールが届いているか採用担当者が不安になる可能性があります。できるだけ早い返信を心がけるのがおすすめです。
2.元の文章を消さない
採用担当者からのメールには、前のメールの本文を消さずに返信しましょう。消してしまうと、それまでどういうやり取りをしていたかが分からなくなるからです。採用担当者は多くの求職者とやり取りをしているため、何のメールかすぐに分かるよう配慮してください。
3.自分から送るときは件名を分かりやすく簡潔に書く
採用担当者から届いたメールに返信する場合、わざわざ件名を変更する必要はありません。自分からメールを送る場合は、内容が分かりやすいように件名は簡潔に書きましょう。
4.希望日がある場合は3つ以上の候補を出す
具体的に希望日を挙げる場合は、できるだけ条件を変えて3つ以上の候補を出すと、採用側が調整しやすくなります。「◻︎月×日の午前中」「◻︎月×日の14時以降」「◻︎月×日 終日」のように、幅を持たせて回答しましょう。
5.お礼の文章を書き添える
面接の日程メールにはお礼を入れましょう。感謝の気持ちを伝えると、採用担当者に与える印象が良くなるためです。「面接の日程を調整いただきありがとうございます。」といった文面を添えましょう。
面接の日程メールには個人のメールアドレスを使う
転職活動中の場合、今の職場のメールアドレスではなく、個人のアドレスを使用します。職場のメールアドレスは、あくまで業務に使うものです。業務用のメールアドレスだと非常識と思われる可能性が高いので、くれぐれも注意しましょう。面接日程調整メールの基本的な構成
メールの送り方で悩んでいるのなら、基本的な構成を覚えておくと役に立ちます。どのような構成なのかぜひチェックしてみてください。
件名
件名は採用担当者から来たメールから変更せず、「Re:」をつけたものに自分の氏名を添えましょう。なぜなら、「何の件で誰からきたメールなのか」が一目で分かるからです。件名を変えて内容が分からなくならないよう注意しましょう。
宛先
宛先は「◻︎◻︎株式会社 採用ご担当△△様」というように、応募先の企業名と採用担当者の名前を書きます。名前は名字だけで構いません。
挨拶
メール冒頭の挨拶は「お世話になっております」です。「こんにちは」「お疲れ様です」といった挨拶は使いません。特に注意したいのが「お疲れ様です」という表現です。「お疲れ様です」は社内の人向けの挨拶であるため、外部の人には使わないよう気をつけましょう。
日程の打診
希望日程を提示する場合は、箇条書きで3つ以上を提示しましょう。日付だけでなく、時間も忘れずに書くようにしてください。いつでも問題なければ「ご都合がよろしい日程にて調整いたします」でOKです。
採用担当者に日程を提案されている場合は「◻︎月×日の△△時に伺います。」と、確認も込めて都合の良い日程を繰り返すと良いでしょう。
締めくくり
「大変お忙しいところご調整いただき、ありがとうございます。当日はどうぞよろしくお願いいたします。」のように、調整してもらったお礼と挨拶で締めくくります。
署名
署名は「名前、メールアドレス、携帯電話番号」の順にそれぞれ改行しながら書きます。ビジネスメールの構成については「仕事のメールの書き出しは?件名や結びの言葉とあわせて基本マナーを紹介」のコラムもご参照ください。
面接日程調整メールの書き方の例文
事例別の例文を見ると、面接日程調整メールの書き方のコツをつかみやすいでしょう。例文をご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
企業から面接の候補日を指定されたときの例文
○○株式会社
採用ご担当△△様
お世話になっております。(氏名)と申します。
この度は面接日程のご連絡をありがとうございます。必要書類を持って伺います。
先ほどご提示いただいた日程から、以下を希望いたします。
第一希望 ×月△日(曜日)×時~
第二希望 ×月□日(曜日)×時~
第三希望 ×月○日(曜日)×時~
お忙しいところ大変恐縮ですが、ご調整のほど何卒よろしくお願い申し上げます。
(氏名)
(携帯電話番号)
(メールアドレス)
希望の日程を聞かれたとき
○○株式会社
採用ご担当△△様
お世話になっております。(氏名)と申します。
この度は面接日程のご連絡をありがとうございます。必要書類を持って伺います。
希望日程をお送りいたします。
第一希望 ×月△日(曜日)×時~
第二希望 ×月□日(曜日)×時~
第三希望 ×月○日(曜日)×時~
上記の日程でご調整いただけましたら幸いです。
お忙しいところ大変恐縮ですが、ご調整のほど何卒よろしくお願い申し上げます。
(氏名)
(携帯電話番号)
(メールアドレス)
面接日程の確定連絡に返信するとき
○○株式会社
採用ご担当△△様
お世話になっております。(氏名)と申します。
この度は面接の機会をいただきまして、誠にありがとうございます。
ご指定いただいた日程に必要書類を持って伺います。
○月×日(曜日)○時~ ○○株式会社2F 第2会議室
当日は、どうぞよろしくお願い申し上げます。
(氏名)
(携帯電話番号)
(メールアドレス)
面接日程調整メールの3つの注意点
面接日程調整のメールを送る際には、改行や段落などのレイアウト、敬語の使い方などに気を配りましょう。それぞれ説明します。
面接日程調整メールの注意点
- 本文の改行や段落に気を配る
- 太字などの装飾をしない
- 敬語に注意する
1.本文の改行や段落に気を配る
多忙な採用担当者に送るメールは、ぱっと見て内容が分かりやすいことが大事です。面接日程のように大事な内容の前後は改行し、「挨拶」「日程の打診」「締めくくり」など内容ごとに段落を分けると、読みやすいメールになります。
2.太字などの装飾をしない
大事な内容を目立たせたいからといって、太字や下線など文字の装飾をするのは避けてください。文字装飾はカジュアルな印象を与えてしまい、ビジネスメールを送る際にはふさわしくないためです。レイアウトは、あくまで改行や段落で工夫しましょう。
3.敬語に注意する
ビジネスメールでは敬語を正しく使えているかに注意しましょう。特に気をつけたいのが「ご覧になられる」「お伺いいたします」の二重敬語です。送る前に一度見直し、表現の間違いがないかチェックしてください。
面接の日程調整を代行してもらう方法
転職にあたっては、面接の日程調整を代行してもらう方法があります。複数の企業に応募していて調整が難しかったり、転職活動と仕事の両立に困っていたりする場合は、サービスの活用も検討してみましょう。以下、主な転職支援サービスをご紹介します。
ハローワーク
ハローワークは全国各地に所在し管轄地の求人を多く持っているので、地元で仕事を探したい人に向いています。求人紹介だけでなく職員によるカウンセリングや就職セミナーの開催、選考対策も行ってくれるのが特徴です。
ハローワークを通じて応募する場合は、ハローワーク職員から企業へ連絡する決まり。ハローワークの職員が企業と日程のやり取りをしてくれるので、書類選考なしで面接に進む場合は、企業と応募者が日程調整のやり取りをすることはありません。
就職エージェント
就職エージェントは、民間企業の運営する転職支援サービスです。運営企業によって支援対象者や扱う業界が異なります。業界や特定の支援対象者に特化しているため、業界や企業の情報に詳しく適切なアドバイスをしてくれるのが特徴です。
支援の一環として応募先企業との面接日程の調整をしてくれる就職エージェントもあります。相談すると、企業の情報を事前に詳しく教えてもらえたり、非公開求人という転職エージェントだけが持っている求人に応募できたりすることもメリットです。
転職エージェントを利用するメリットは「転職エージェントを利用するメリットとは」にて詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてください。
上手に転職エージェントを利用するポイント
転職エージェントの利用にあたっては、事前準備として仕事に何を求めるかを明確にしておきましょう。「通勤時間は何分」「週休2日制」など、自分が絶対に譲れない項目を設けると、多くの求人から自分に合ったものを厳選できます。
また、転職エージェントに登録する際は、履歴書と職務経歴書を仮作成しておきましょう。 箇条書きでもいいので自分の経歴やスキルをまとめておくと、自分の頭の中が整理されます。転職エージェントの担当者にも情報が伝わりやすいでしょう。
転職活動でお悩みの方は、転職エージェントのハタラクティブにご相談ください。ハタラクティブは20代向けの転職エージェントで、経験やスキルに自信のない方に向けて人柄やポテンシャルを重視する企業の求人をご紹介しています。
就活アドバイザーが丁寧なカウンセリングのうえ、企業とのやり取りやスケジュール管理、選考対策など転職活動をトータルサポート。サービスのご登録、ご利用はすべて無料ですので、どうぞお気軽にお問い合わせください。
面接日程調整のメールに関するQ&A
面接日程調整のメールに関して、よくある質問と回答をまとめました。
面接の日程調整のメールはいつまでに返信する?
採用担当者から面接の日程調整メールが届いたら、24時間以内の返信を心がけましょう。返信が遅くなると、都合の良い日程が埋まってしまう可能性があります。
面接の日程調整は第何希望まで書けばいい?
日程は採用担当者が調整しやすいように選択肢を設けます。いつでもOKな場合は、第3希望くらいまで書いておきましょう。曜日や希望時間も書いておくと間違いを防げます。
候補日の伝え方については「面接の日程調整メールはどう返す?ビジネスメールの基本」のコラムでもご紹介していますので、参考にしてください。
面接の日程調整のメールで注意すべきことは?
日程調整のメールを送る際は、レイアウトや正しい敬語などへの注意が必要です。ビジネスメールは忙しい相手が見てすぐに内容が把握できることが重要なので、レイアウトに気を配りましょう。
相手に敬意を示そうとするあまり「ご覧になられる」「お伺いいたします」などの二重敬語、過重敬語を使わないよう注意してください。メールマナーの基本や構成、例文は「転職活動でメールを送るときの注意点は?返信方法についても例文付きで解説」のコラムでもご紹介していますので、ぜひご覧ください。
面接の日程調整をメールでやり取りするのに疲れたら?
複数の企業の選考が同時に進んでいて面接の日程調整が大変な場合は、転職エージェントの利用がおすすめです。
転職エージェントでは企業と応募者の間に就活アドバイザーが入り、両者のやり取りやスケジュール調整を代行してくれます。また、丁寧なカウンセリングや選考対策も行ってくれるので、安心して転職活動ができるでしょう。ハタラクティブでは20代の方の転職活動をサポートしていますので、一度ご相談ください。
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京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。
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