面接日程に希望日がないときに、「いつでも良いです」と伝えるのは避ける
面接日程がいつでも良いことを企業にメールで伝える際、どのような文面にすれば良いか分からない方もいるでしょう。日程調整のやり取りはビジネスメールなので、よくある決まった構成で作成しても問題ありません。ただし、マイナスの印象を与えないよう「いつでも良い」と伝えるのは避けましょう。
このコラムでは、面接日程を調整する際のメールの例文をいくつか紹介します。ビジネスメールのマナーも含めて解説するので、メール作成の参考にしてください。
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面接日程調整メールで「いつでも良い」と伝えるのはNG？
面接日程の調整メールで「いつでも良い」とそのまま伝えるのは避けたほうが良いとされています。ここでは、「いつでも良い」がNGとされる理由と、失礼にならない言い換え表現を紹介します。
「いつでも良い」がNGとされる理由
「いつでも良い」という表現は、一見丁寧なようでいて、就業意欲が低く見えたり、日程調整を相手に丸投げしている印象を与えたりするおそれがあります。採用担当者は複数の応募者の日程を調整しながら選考を進めているため、候補を絞りにくい表現を避け、企業側が調整しやすい伝え方を心がけることが大切です。
「いつでも良い」の失礼にならない言い換え表現
特に希望日がない場合は、「いつでも良い」をそのまま使うのではなく、以下のような表現に言い換えると、丁寧かつ調整しやすい印象を与えられます。
- ・ご都合のよろしい日時に合わせます
・平日・休日を問わず調整いたします
・ご都合のよい日程にて対応いたします
・直近2週間であれば、いずれの日程でも調整可能です
面接日程調整メールも評価の対象
面接の日程調整メールも、選考における評価の対象になるとされています。応募者のなかには気が緩んでつい素が出てしまい、くだけたメールを送ってしまう人もいるためです。面接日程を決める大事な場面でくだけた文章を送ってしまうと、ビジネスマナーが身についていないと思われかねませんので注意しましょう。
以下のコラムでは、印象が良いメールの言い回しを紹介していますので、ぜひご覧ください。
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面接日程がいつでも良いときのメールの書き方の例文
面接日程がいつでも良い場合でも、状況によって伝え方が変わります。ここでは、3つのパターン別に例文を紹介します。
面接日程と時間の両方いつでも良いとき
○○株式会社
採用担当△△様
お世話になっております。（氏名）と申します。
この度は面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
面接日程につきまして、特に希望日はございませんので、
△△様のご都合がよろしい日程にて、ご調整をお願いしたく存じます。
お忙しいところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
―――――――――――――――――
氏名 （ふりがな）
携帯電話：
メールアドレス：
―――――――――――――――――
面接日程はいつでも良いが時間指定が必要なとき
○○株式会社
採用担当△△様
お世話になっております。（氏名）と申します。
この度は面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
面接日程につきましては、特に希望日がございませんので、
△△様のご都合がよろしい日程にて、お時間をいただけますと幸いです。
しかしながら、○○の事情により面接の開始時間につきましては
×時以降でご調整をお願いしたく存じます。
お忙しいところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
―――――――――――――――――
氏名 （ふりがな）
携帯電話：
メールアドレス：
―――――――――――――――――
面接日程の指定はあるが時間は終日可能なとき
○○株式会社
採用担当△△様
お世話になっております。（氏名）と申します。
この度は面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
面接の希望日程をお送りいたします。
第一希望 ×月△日（曜日）終日
第二希望 ×月□日（曜日）終日
第三希望 ×月○日（曜日）終日
上記の日程でご調整いただけますと幸いです。
お忙しいところ大変恐縮ですが、ご調整のほど何卒よろしくお願い申し上げます。
―――――――――――――――――
氏名 （ふりがな）
携帯電話：
メールアドレス：
―――――――――――――――――
電話で面接日程を聞かれたときの「いつでも良い」の伝え方
求人によっては、電話で面接日程を聞かれるケースもあります。電話の場合も基本的な考え方はメールと同じで、「いつでも良いです」とだけ答えるのではなく、「〇〇様のご都合のよい日程に合わせます」「平日であれば調整しやすいです」のように、相手が候補を挙げやすい形で伝えるとスムーズです。あらかじめ都合の良い曜日や時間帯を整理しておくと、電話でも落ち着いて答えやすくなります。
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面接日程調整メールの基本マナー6つ
面接日程調整のメールを送る際は、「返信のタイミング」や「送られたメール文を消さない」といった基本的なマナーを守りましょう。
以下では、面接日程調整メールの基本マナーを詳しく紹介しているので参考にしてみてください。
面接日程調整メールの基本マナー
- メールは24時間以内に返信する
- 返信するときに元の文章を消さない
- メールに返信するときは件名を変更しない
- 希望日がある場合は3つ以上の候補を出す
- お礼の文章を書き添える
- 面接日程の変更が必要な場合は謝罪を忘れない
1.メールは24時間以内に返信する
採用担当者からのメールには、できるだけ早く、遅くとも24時間以内に返信するのが望ましいとされています。ほかの応募者も同時に日程調整をしている可能性があり、返信が遅くなると自分の希望日程が埋まってしまう恐れがあるためです。
また、返信せずに一日以上過ぎてしまうと、メールが届いているか採用担当者を心配させてしまう可能性があります。できるだけ早い返信を心掛けるのがおすすめです。
2.返信するときに元の文章を消さない
採用担当者からのメールには、前のメールの本文を消さずに返信しましょう。採用担当者が複数の応募者とのやり取りを管理しやすくなるため、元の文章を残したまま返信するのがマナーとされています。
3.メールに返信するときは件名を変更しない
返信の際は、件名についている「Re:」を消さずに送りましょう。件名を変更すると、採用担当者がどの案件についてのメールか把握しにくくなる場合があります。同じ件名でやり取りが増える場合は、件名の末尾に自分の氏名を追記すると分かりやすくなります。
4.希望日がある場合は3つ以上の候補を出す
希望日がある場合は、3つ以上の候補日を提示するのがおすすめです。候補が1つや2つだけだと、相手の都合と合わなかった場合に再度やり取りが発生してしまいます。「◻︎月×日 午前中」「◻︎月×日 14時以降」「◻︎月△日 終日」というように、曜日や時間帯を分散させて候補を出すと、企業側も調整しやすいでしょう。
5.お礼の文章を書き添える
面接日程調整メールにはお礼を入れましょう。感謝の気持ちを伝えると、採用担当者に与える印象が良くなる可能性があります。「面接日程をご調整いただき、誠にありがとうございます。」といった文面を添えると良いでしょう。
6.面接日程の変更が必要な場合は謝罪を忘れない
一度確定した面接日程を変更してもらう必要がある場合は、まず謝罪の言葉を伝えましょう。採用担当者は、予定を調整してスケジュールを確保してくれているため、変更を依頼する際は、手間をかけさせてしまうことへの配慮を言葉で示すことが大切です。
面接日程の変更を伝えるメールの書き方については、以下のコラムもあわせてご確認ください。
面接の日程メールには個人のメールアドレスを使う
転職活動中の場合、今の職場でもらったメールアドレスではなく、個人のアドレスを使用します。職場のメールアドレスは、あくまで業務に使うものです。転職活動に業務用のメールアドレスを使うと、非常識と思われる可能性があるためくれぐれも注意しましょう。
面接日程調整メールの基本的な構成
面接日程調整メールを送る際は、メールの基本的な構成を覚えておくと役に立ちます。以下で解説していますので、ぜひチェックしてみてください。
件名
先述したように、件名は採用担当者から来たメールから変更せず、「Re:」をつけたままで返信しましょう。
なお、件名の後ろに自分の氏名を添えても構いません。メールを開く前に「何の件で誰からきたメールなのか」が一目で分かるからです。ただし、氏名を付け加えるだけに留め、元の件名は消さないように注意しましょう。
宛先
宛先は「企業名」「部署名」「採用担当者の氏名」の順に記載します。企業名は略さずに正式名称で書くようにしましょう。
採用担当者の氏名と部署が分かっている場合は「◻︎◻︎株式会社 人事部△△様」というように書き、部署名が不明な場合は部署名の部分を変更して「◻︎◻︎株式会社 採用担当△△様」とします。採用担当者の名前は名字だけで構いません。
なお、採用担当者の氏名が分からない場合は「◻︎◻︎株式会社 採用ご担当者様」と記載しましょう。
挨拶
メール冒頭の挨拶は「お世話になっております」という文言を使用します。「こんにちは」「お疲れ様です」といった挨拶は使いません。特に注意したいのが「お疲れ様です」という表現です。「お疲れ様です」は社内の人向けの挨拶であるため、外部の人には使わないように気をつけましょう。
日程の打診
希望日程を提示する場合は、箇条書きで3つ以上を提示しましょう。日付だけでなく、時間も忘れずに記載してください。
面接日程がいつでも問題なければ「〇〇様のご都合がよろしい日程にて調整いたします」というような文言を記載しましょう。
採用担当者に日程を提案されている場合は「◻︎月×日の△△時に伺います。」と、確認も込めて都合の良い日程を繰り返すのがおすすめです。
締めくくり
面接日程調整メールの締めくくりは、「お忙しいところ大変恐縮ですが、ご調整のほど何卒よろしくお願い申し上げます」といったように記載しましょう。
面接日程が確定した場合は、「大変お忙しいなか日程をご調整いただき、誠にありがとうございます。当日はどうぞよろしくお願いいたします」のように、調整のお礼と挨拶で締めくくります。
署名
署名は「氏名・携帯電話番号・メールアドレス」の順にそれぞれ改行しながら書きます。氏名の横には、ひらがなやローマ字でふりがなを記載しても良いでしょう。
署名の例
―――――――――――――――――
氏名 （ふりがな）
携帯電話：
メールアドレス：
―――――――――――――――――
面接日程調整メールの書き方の例文
ここでは、実際のシーンに沿った面接日程調整メールの例文を紹介します。そのまま使いやすいよう、シーン別に3つ紹介します。
企業から面接の候補日を指定されたとき
○○株式会社
採用担当△△様
お世話になっております。（氏名）と申します。
この度は面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ご提示いただいた日程から、以下を希望いたします。
第一希望 ×月△日（曜日）×時～
第二希望 ×月□日（曜日）×時～
第三希望 ×月○日（曜日）×時～
お忙しいところ大変恐縮ですが、ご調整のほど何卒よろしくお願い申し上げます。
―――――――――――――――――
氏名 （ふりがな）
携帯電話：
メールアドレス：
―――――――――――――――――
希望の日程を聞かれたとき
○○株式会社
採用担当△△様
お世話になっております。（氏名）と申します。
この度は面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
面接の希望日程をお送りいたします。
第一希望 ×月△日（曜日）×時～
第二希望 ×月□日（曜日）×時～
第三希望 ×月○日（曜日）×時～
上記の日程でご調整いただけますと幸いです。
お忙しいところ大変恐縮ですが、ご調整のほど何卒よろしくお願い申し上げます。
―――――――――――――――――
氏名 （ふりがな）
携帯電話：
メールアドレス：
―――――――――――――――――
企業から指定された日程で調整できないとき
○○株式会社
採用担当△△様
お世話になっております。（氏名）と申します。
この度は面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
大変恐縮ではございますが、ご連絡をいただいた日程につきましては、
○○の事情により、貴社にお伺いできません。
こちらの都合で大変申し訳ありませんが、下記いずれかの日程にてお時間をいただきたく存じます。
第一希望 ×月△日（曜日）×時～
第二希望 ×月□日（曜日）×時～
第三希望 ×月○日（曜日）×時～
お忙しいところ、お手数をお掛けして大変恐縮ですが、ご検討のほど何卒よろしくお願い申し上げます。
―――――――――――――――――
氏名 （ふりがな）
携帯電話：
メールアドレス：
―――――――――――――――――
面接日程が確定したあとの返信の書き方については、以下のコラムもあわせてご確認ください。
面接日程調整メールの4つの注意点
面接日程調整のメールを送る際には、「改行や段落などのレイアウト」「敬語の使い方」などに気を配りましょう。以下で詳しく説明しますので、面接日程調整メールを送るときの参考にしてください。
面接日程調整メールの注意点
- 本文の改行や段落に気を配る
- 太字などの装飾をしない
- 敬語に注意する
- 署名を忘れずに入れる
1.本文の改行や段落に気を配る
メールの本文は、「挨拶」「お礼」「日程の打診」「締めくくり」などのまとまりごとに段落を分けましょう。適度に改行を入れることで、読みやすいメールになります。
2.太字などの装飾をしない
文字の装飾は、受信環境によって正しく表示されない場合があるため、日程調整のメールでは改行と段落で読みやすさを整えるのが無難です。カジュアルな印象を与えてしまう可能性もあるため、基本的には避けましょう。
3.敬語に注意する
ビジネスメールを送る際は、敬語を正しく使えているかに注意しましょう。誤った言葉遣いは、相手に「基本的なビジネスマナーが身についていない」というマイナスの印象を与えかねません。
特に気をつけたいのが、「ご覧になられる」「お読みになられる」のように、尊敬語に「られる」を重ねてしまう二重敬語・過剰敬語です。送信前に一度見直し、表現に誤りがないかセルフチェックすると、ミスを防ぎやすくなります。
4.署名を忘れずに入れる
面接日程調整メールを含むビジネスメールを送る際は、署名の記載が必要です。署名には名刺のような役割があり、受信者は署名を確認するだけで、メール送信者のフルネームや電話番号などの情報を一目で把握できます。ビジネスシーンでは、メールに署名を入れることが基本のマナーとなっているため、ビジネスマナーを評価してもらうためにも署名は忘れずに入れましょう。
面接の日程調整を代行してもらう方法
企業とのやり取りに不安がある場合は、日程調整を代行してもらえるサービスを利用するのも一つの方法です。ここでは、2つの代行方法を紹介します。
ハローワーク
ハローワークを通じた応募には、職員による職業紹介を受ける方法と、求職者マイページから直接申し込む「オンライン自主応募」があります。職業紹介を受ける場合は、職員が求人事業所に連絡したうえで紹介状が交付されますが、面接日時の決め方は求人によって異なり、紹介状を受け取ったあとに応募者自身が企業へ連絡して調整するケースもあります。
一方、オンライン自主応募の場合は職業紹介にはあたらず、求職者マイページのメッセージ機能などを使って、企業と直接やり取りを行うことになります。応募する求人がどちらの形式かを事前に確認しておくと安心です。
参照元：ハローワークインターネットサービス「求職者マイページでできること」
就職・転職エージェント
就職・転職エージェントを利用すると、キャリアアドバイザーが企業との日程調整を代行してくれる場合があります。応募書類の添削や面接対策、企業とのやり取りの代行など、幅広いサポートを受けられる点が特徴です。
求人サイトなどには公開されていない「非公開求人」を紹介してもらえる場合があることもメリットですが、扱っている求人はエージェントによって異なります。事前に「通勤時間」「休日日数」など譲れない条件を整理しておくと、エージェントに希望を伝えやすくなるのでおすすめです。
まとめ
面接日程調整メールでは、選考の一部として評価される可能性があることを意識し、「いつでも良い」という表現はできるだけ避けましょう。基本マナーやメールの構成を押さえたうえで、丁寧で分かりやすいメールを作成するのがポイントです。やり取りに不安がある場合は、日程調整を代行してもらえる就職・転職エージェントの利用や、ハローワークの職業紹介を通じた応募も検討してみましょう。
就職・転職活動でお悩みの方は、ハタラクティブにご相談ください。ハタラクティブは若年層向けの就職・転職エージェントで、経験やスキルに自信のない方に向けて人柄やポテンシャルを重視している企業の求人をご紹介しています。
キャリアアドバイザーが丁寧なカウンセリングのうえ、応募書類の添削や面接・選考対策など転職活動をトータルサポート。企業との日程調整のやり取りも代行いたしますので、面接日程調整メールが苦手な方も安心してご利用いただけます。サービスのご登録・ご利用はすべて無料なので、どうぞお気軽にお問い合わせください。
面接日程調整のメールに関するQ＆A
ここでは、面接日程調整のメールに関してよくある質問と回答をまとめました。
「日程はいつでも大丈夫です」の敬語は？
「ご都合のよろしい日時に合わせます」「平日・休日を問わず調整いたします」のように言い換えるのがおすすめです。「いつでも大丈夫です」とそのまま伝えるより、丁寧で調整しやすい印象を与えられます。
面接の日程が決まったらどんなメールを送ればいい？
日程を確認したうえで、お礼の一言を添えて返信しましょう。「〇月〇日〇時に面接のお約束をいただき、誠にありがとうございます。当日はどうぞよろしくお願いいたします。」のように、日時を復唱して簡潔に返信すると、認識違いを防げます。
バイトの面接日を「いつでもいい」と伝えるのはNG？
アルバイトの面接であっても、「いつでも良い」とそのまま伝えるのは避けることをおすすめします。正社員の面接と同様に、「ご都合のよろしい日時に合わせます」のような言い換え表現を使いましょう。
日程調整で「終日可能」と伝えても良い？
日程の希望はあるものの、時間はいつでも対応できる場合は、「終日対応可能です」と伝えても問題ありません。企業側が時間を指定しやすくなる伝え方です。
面接の日程は早いほうが良い？
企業の意向にもよりますが、選考を早く進めたい企業は多い傾向のため、可能な範囲で早めの日程を提示すると好印象につながりやすくなります。ただし、無理に前倒しにする必要はなく、自分の都合も踏まえて現実的な候補日を伝えることが大切です。
「面接の日程調整がつらい…」とお悩みの方は、就職・転職エージェントのハタラクティブをご利用ください。サービスのご登録・ご利用はすべて無料です。
