【例文付き】面接の日程調整メールは選考に影響する？ビジネスマナーと書き方を解説
【例文付き】面接の日程調整メールは選考に影響する？ビジネスマナーと書き方を解説 更新日 2026.03.24
公開日 2017.11.22
面接の日程調整メールは24時間以内に返信！言葉遣いや候補日の書き方も要チェック
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【場面別】日程調整のメールの返信例文5選
基本的に、面接の日程調整メールは、企業との最初のコミュニケーションになります。内容や書き方によって、社会人としての基本的なマナーや対応力が見られるので、返信をする際は注意が必要です。とはいえ、どのような文章で返信すればよいか分からず、迷う人もいるでしょう。
ここでは、面接日程の提示を受けた場合や都合が合わないときなど、よくあるケースごとに使える返信メールの例文を紹介します。どのような状況でも落ち着いて日程調整メールのやりとりができるよう、適切な伝え方をチェックしておきましょう。
企業に提示された日程に承諾するとき
面接の日程調整メールは、「企業が日時を提示してくれる場合」と「自分から希望の日時を提示する場合」に大きく分けられます。企業に提示された日程に承諾するときは、日時の認識違いを防ぐために、企業が提示した面接日時を本文に書いておく のがポイントです。
以下で、企業から提示された日程が一つの場合と、複数の日時を提示されている場合の返信例文を紹介します。状況に合わせてご活用ください。
一つの日程を提示されている場合
件名：Re: 面接日程のご案内（氏名）
●●株式会社
こんな人におすすめ
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監修者：後藤祐介キャリアコンサルタント
一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！
京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。レバレジーズ株式会社 に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。
お世話になっております。
この度は面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
必要書類を持参のうえ、下記日時に伺いたく存じます。
貴重なお時間を頂戴することになりますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
―――――――――――――――
メール返信のポイント
指定された「日付」「曜日」「時間」を記載する
持ち物について指定されている場合はそれも記載する
複数の日程を提示されている場合
件名：Re: 面接日程のご案内（氏名）
●●株式会社
お世話になっております。
面接日程をご連絡いただき、誠にありがとうございます。
●月●日（●） ●～●時
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。
―――――――――――――――
メール返信のポイント
候補日を提示してくれたことが分かるような文章にする
面接を希望する「日付」「曜日」「時間」を記載する
企業に提示された日程だと都合が合わないとき
件名：Re: 面接日程のご案内（氏名）
●●株式会社
お世話になっております。
この度は面接日程をご連絡いただき、誠にありがとうございます。
・●月●日（●） ●～●時
ご多用のところ大変ご迷惑、お手数をおかけしますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。
―――――――――――――――
メール返信のポイント
お詫びの気持ちを伝える
面接を希望する日時を3つ以上提示する
現職やアルバイトの都合ですぐに候補日を出せないとき
件名：Re: 面接日程のご案内（氏名）
●●株式会社
お世話になっております。
この度は面接日程をご連絡いただき、誠にありがとうございます。
何卒よろしくお願いいたします。
―――――――――――――――
メール返信のポイント
謝罪の気持ちを伝える
すぐに候補日を出せない理由を簡潔に説明する
いつまでに候補日を連絡できるのかを提示する
自分から候補日を提示するとき
件名：Re: 面接日程のご案内（氏名）
●●株式会社
お世話になっております。
面接のご連絡、誠にありがとうございます。
1.●月●日（●） ●時以降、いつでも可能
お忙しいところ大変恐れ入りますが、ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
―――――――――――――――
メール返信のポイント
希望日時は相手が理解しやすいように書く
候補日は最低でも3つ以上提示する
確定した面接日程の変更を依頼するとき
件名：●月●日●曜日●時からの面接日程変更のお願い（氏名）
●●株式会社
お世話になっております。
急な出張で貴社へお伺いすることが難しくなり、面接の日程を変更していただきたくご連絡いたしました。
先ほどお電話させていただいたのですが、ご不在とのことでしたので、メールにて取り急ぎご連絡いたしました。
誠に勝手なお願いで大変恐縮ですが、以下の日程で改めて面接を受けさせていただくことは可能でしょうか。
1.●月●日（●） ●時以降、いつでも可能
お忙しいところ大変お手数をおかけして申し訳ございませんが、ご検討いただけますと幸いです。
―――――――――――――――
メール返信のポイント
面接日程を変更して欲しい理由を簡潔に伝える
候補日はなるべく直近にする
面接を辞退したいとき
件名：Re: 面接日程のご案内（氏名）
●●株式会社
お世話になっております。
この度は面接の機会をいただき、ありがとうございます。
貴社のますますの発展をお祈り申し上げます。
―――――――――――――――
メール返信のポイント
選考の機会をもらったことへの感謝を伝える
簡潔に辞退する意思を示す
最後に相手への敬意と今後の繁栄を願う一文を添える
日程調整メールの返信を英語でするとき
件名：Re: 面接日程のご案内（氏名）
Dear ●●,（採用担当者の名前）
Thank you very much for reaching out to me regarding the interview.
Thank you for your time in reviewing this email.
Sincerely,
（日本語訳）
この度は、面接のご連絡をいただきありがとうございます。
メールをご確認いただきありがとうございます。
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
―――――――――――――――
メール返信のポイント
「面接の機会を楽しみにしている」といった表現を添える
本文の終わりに結びの言葉と名前を書く
英語の文章を書き終えたら日本語訳も合わせて記載する
面接の日程調整をしてもらったらお礼のメールも送ろう
面接の日程が確定したあとに、企業から「それでは●月●日にお待ちしております」と連絡が来ることもあります。その際は、日程を了承したことを伝える返信をしましょう。
企業とのやりとりを自分の返信で締めるのは、ビジネスメールの基本的なマナーとされており、お礼のメールをすることでより丁寧な印象を与えられます。
お礼のメールの書き方については以下のコラムで詳しくご紹介しているので、参考にしてみてください。
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面接の日程調整メールは選考に影響する？企業側が見ていること 面接の日程調整メールは、企業にとって応募者の社会人としての対応を確認する機会でもあります。メールのやりとりが直接的に合否を決めるわけではありませんが、第一印象に影響を与える可能性はある ので、基本的なマナーを守った対応を心掛けましょう。
ここでは、企業が面接の日程調整メールで見ている主なポイントを3つご紹介します。
返信の速さから志望度や仕事の対応力を判断する 基本的に、応募者が複数人いる場合は同時に選考を進めるため、メールへの返信が遅いと日程調整が難しくなることがあります。返信の速さから応募者の対応力や志望度を確認することもあるので、メールを受け取ったらできるだけ早く確認しましょう。企業からのメールは、遅くとも24時間以内に返信するのが基本 です。迅速に対応できる人は、「仕事でも連絡をスムーズに取れそうだ」と評価されやすくなります。
文章から相手への配慮や伝える能力を測る メールの文章は、相手への配慮や伝える力を確認する材料にもなります。たとえば、日程調整の依頼をする際にお詫びの言葉が添えられていたり、候補日を分かりやすく提示されていたりすると、「相手に配慮したコミュニケーションができる人材だ」と判断されやすくなります。そのため、日程調整メールを企業に送る際は、相手を思いやる気持ちや、簡潔で読みやすい文章を心掛けることが大切 です。
言葉遣いや体裁からビジネスマナーを確認する 企業はメールの言葉遣いや形式から、基本的なビジネスマナーを確認することがあります。敬語の使い方や署名の有無、件名の書き方などは、社会人として身についているべき基本的なスキルです。メールの体裁が整っていると、「入社後に社内外のやりとりを安心して任せられる」という印象を持たれやすくなります 。
企業とのやりとりが不安ならエージェントを利用して就活を進めるのも手
就職活動に慣れていない場合、企業とのやりとりに不安を感じることもあるでしょう。そのような場合は、就職・転職エージェントを利用するのも一つの手です。キャリアアドバイザーが企業との連絡を代行し、面接日程の調整を行ってくれるケースもあるため、安心して選考に集中しやすくなります。
就職・転職エージェントのハタラクティブでも、サービスの一環として面接日程の調整や選考対策のサポートなどを無料で実施しています。メールでのやりとりに不安がある方は、お気軽にご相談ください。
ハタラクティブキャリアアドバイザー後藤祐介 からのアドバイス
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面接の日程調整メール返信時のビジネスマナー＆書き方 面接の日程調整メールに返信する際、返信のスピードや文章の構成、敬語の使い方などの基本的なマナーを押さえることで、企業側に丁寧で誠実な印象を与えやすくなります。
ここでは、企業にメールを返信するときに意識しておきたいポイントを解説します。ビジネスマナーやメールの書き方に不安がある方は、ぜひチェックしてみてください。
企業にメール返信する際におさえておきたいビジネスマナーと書き方
メールを受信してから24時間以内に連絡する
就職・転職活動にふさわしいメールアドレスを使用する
正しい敬語と「クッション言葉」を使用する
件名は変えずにそのまま返信する
本文は「宛先・挨拶・お礼・本題・締め・署名」の順で記載する
日程を再調整したいときは電話する
面接を辞退するときは速やかに連絡をする
メールを受信してから24時間以内に連絡する 企業からメールが来たら24時間以内に返信するのが基本的なマナー です。連絡が早ければ、企業側から「しっかりしている」と好印象をもたれたり、日程調整が効率的に進んだりすることもあります。
反対に、返信が遅れると希望の日時が埋まってしまったり、その間にほかの応募者のなかから内定者が出たりする恐れがあるので注意しましょう。スケジュール調整が24時間以降になりそうなときは、「●日までにご連絡させていただきます」と返信する のがおすすめです。
就職・転職活動にふさわしいメールアドレスを使用する ビジネスの場において、メールアドレスは誰が見ても分かりやすいものが望ましい とされています。長過ぎたり、文字列がランダムだったりするメールアドレスは、入力ミスにつながる恐れがあるためです。面接の日程調整メールに返信するときは、「名前+誕生日@-----」といったシンプルなメールアドレスを使用すると、企業側も応募者を識別しやすくなります。
なお、現職の社用メールアドレスは使用しないのがマナー です。個人で行う転職活動に社用メールを使うと、応募先の企業に「常識がない」と判断される恐れがあるので、在職中に転職活動をしている場合は注意しましょう。
正しい敬語と「クッション言葉」を使用する 企業にメールを送る際は、正しい敬語と「クッション言葉」を意識することも大切 です。特に、日程変更を依頼する場合などは、「クッション言葉」を添えることで柔らかい印象になり、プラスなイメージをもたれやすくなります。メール返信の際は、状況に合わせて以下のような「クッション言葉」を使用しましょう。
・恐れ入りますが
メール返信時に誤った言葉遣いをしてしまうと、「信頼できない」「ビジネスマナーが身についていない」などと判断される恐れがあります。
敬語の使い方に不安がある場合は、先ほど紹介したメール返信の例文や、以下のコラムを参考にしながら言葉を選んでみてください。
件名は変えずにそのまま返信する 企業から届いたメールに返信する場合、件名は変更せず、「Re:」が付いた状態でそのまま返信するのがマナー です。同じ件名でやりとりを続けることで、企業側がメールの内容を整理しやすくなります。
基本的に、メールの件名には「Re:」が自動的に付くので、自分で付け足したり削除したりする必要はありません。「Re: 面接日程のご案内（名前）」というように、 件名の最後に自分の氏名を追記すると、企業側への配慮につながります 。
自分から企業側にメールを送る場合のマナー
メールの件名は、なるべく30文字以内で簡潔に書くのがマナーです。一日に何通ものメールを送受信している場合、件名が分かりにくいと見落とされてしまう可能性があります。
「面接日程のご調整につきまして（名前）」のように、ひと目で要件や送り主が分かるような件名をつけましょう。
本文は「宛先・挨拶・お礼・本題・締め・署名」の順で記載する ビジネスメールは、「宛先・挨拶・お礼・本題・締め・署名」の流れで書くと読みやすくなります 。面接日程のメールに返信する際も、基本的な構成を心掛けて本文を記載しましょう。
以下に、「宛先・挨拶・お礼・本題・締め・署名」を書く際のポイントをまとめました。
・宛先は省略せずに正式名称を記載する
・本文の書き出しは「お世話になっております」
・面接日程の連絡に対するお礼を伝える
・「面接日時はいつでも大丈夫です」と丸投げしない
・候補日時は幅を持たせて複数提示する
宛先は省略せずに正式名称を記載する メールの最初には、企業名と担当者名を正式名称で記載します 。 企業名を略したり「御中」と「様」を併用したりする書き方は避けましょう。誰に向けたメールなのかを明確にするためにも、「採用担当者様」のように宛先を書くことが大切です。
本文の書き出しは「お世話になっております」 メールの本文は、「お世話になっております」といった挨拶から始めるのがマナーです 。これはビジネスメールの定型表現であり、初めて連絡する場合に使用しても問題ありません。
また、 挨拶のあとに自分の氏名を名乗る のもポイントです。名前を提示することで、企業側が誰からのメールか把握しやすくなります。
面接日程の連絡に対するお礼を伝える 面接の日程調整メールに返信する際は、お礼を伝えることも重要です。「ご連絡をいただき、誠にありがとうございます」「日程をご調整いただき、ありがとうございます」など、お礼にあたる一文を入れることで相手への配慮が伝わりやすくなり、企業側に好印象をもたれやすくなります 。
「いつでも大丈夫です」と企業側に丸投げしない 面接の日程調整では、「いつでも大丈夫です」といった丸投げの回答は避けましょう。企業は複数の応募者と日程を調整しているため、具体的な日時を提示したほうがスムーズに調整できます。企業側に負担をかけないよう、自分の都合を整理し、可能な日時を明確に伝えることが大切 です。
候補日時は幅を持たせて複数提示する 企業からのメールで面接の候補日を尋ねられたら、なるべく複数の希望日程を送りましょう。候補日が少ないと、相手の都合が合わなかったときに再度メールでのやりとりが発生してしまいます。企業側が調整しやすいよう、曜日や時間を分散させた候補日を3〜5つ程度提示する のがおすすめです。
【候補日の書き方】
また、「14:00〜14:30」のように時間の幅が狭すぎる指定は、調整が難しくなる場合があるので避けましょう 。ある程度余裕のある時間帯を提示することが大切です。
不明点があれば確認することが大切
面接の日時や場所など、メールで不明点がある場合は、そのままにせず先方に確認しましょう。あいまいな状態で放置すると、後々トラブルにつながる恐れがあります。面接場所やオンライン面接のURL、持ち物などが分からない場合は、メールで質問してみてください。
連絡先を網羅した署名を設定する メールの最後には署名を入れます。相手にメールの送り主を伝えるとともに、「内容はここで終わり」と分かってもらうためです。企業側が連絡しやすいよう、署名には「氏名・電話番号・メールアドレス」を必ず記載しておきましょう 。新卒の場合は学校名と学部も入れます。
また、住所も記載しておくと安心です。打ち間違いを防ぐためにも、自動的に表示されるように設定しておきましょう。
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なお、応募先企業が外資系の場合は、氏名のふりがなをローマ字表記にし、電話は「Mobile」、メールは「Mail」と記載するのもおすすめです。
日程を再調整したいときは電話する 面接の日程が決まったあとで都合がつかなくなったときは、メールではなく電話で連絡するほうが確実です。電話で事情を伝えたうえで、改めて確認のメールを送ると、マイナスな印象をもたれにくくなります 。
電話では謝罪とお礼に加え、大学の試験や冠婚葬祭など、日程の再調整が必要な理由も伝えましょう。日程調整をスムーズに進めるために、複数の候補日を伝えることも大切です。
担当者が不在だった場合は、メールで要件を伝えます。「取り急ぎメールをお送りしております」と書いておくと意図が伝わりやすいでしょう。マイナスな印象を払拭するために、担当者が戻る時間を聞いておき、改めて電話を掛けるのも手です。
面接を辞退するときは速やかに連絡をする 「ほかの企業から内定が出た」「入社意欲が下がった」などの理由で面接を辞退する場合は、速やかに連絡しましょう 。辞退の連絡が遅れると、企業の採用活動に影響が出たり、採用担当者の業務に支障をきたしたりする可能性があるためです。
辞退する場合でも、感謝の言葉を添えて丁寧に伝えるのがマナー。日程に余裕がある場合はメールでの連絡でも問題ありませんが、面接の前日や当日なら電話で辞退する旨を伝えましょう。
Web面接やアルバイトの面接の場合もビジネスマナーは同じ
Web面接やアルバイトの面接でも、基本的なメールマナーは変わりません。ただし、オンライン面接の場合は言葉選びに注意が必要です。
たとえば、実際に企業に足を運ぶわけではないWeb面接の日程調整メールの返信時に、「伺います」を使用するのは不適切です。Web面接の場合は「参加いたします」といった言葉を使うのが自然でしょう。状況に合わせた言葉選びを意識することが大切です。
就活での日程調整メールの返信が来ないときの対処法 企業側は多くの応募者とやりとりしていたり、社内で日程を確認していたりする場合もあるため、すぐに返信が来ないケースも珍しくありません。企業からなかなか返信が来ず不安なときは、自分の送信状況や受信環境を確認し、それでも連絡がない場合は適切な方法でフォローすることが大切です。
ここでは、面接日程の返信が来ないときの対処法を解説します。
就活での日程調整メールの返信が来ないときの対処法
日程調整メールを返信できているか確認してみる
受信トレイや迷惑メールをもう一度チェックしてみる
数日経過しても返信が来ない場合は催促のメールを送る
緊急性があるときは電話をする
日程調整メールを返信できているか確認してみる 日程調整のメールに返信が来ない場合は、まず自分からのメールが確実に送信されているかを確認しましょう。送ったつもりでも、送信ミスや下書きに保存された状態になっていることがある ためです。
また、送信はできていても、宛先のメールアドレスを誤って入力している可能性もあります 。そのため、返信メールが送信済みになっている場合は、メールアドレスの記載ミスがないかも確認しておきましょう。
受信トレイや迷惑メールをもう一度チェックしてみる 先方に返信が来ていないと連絡する前に、本当にメールが届いていないかを再チェックする必要があります。相手からの返信に気づかず、催促のメールを送ってしまうと失礼に当たるためです。受信トレイだけでなく、迷惑メールに振り分けられていないかも確認してみましょう 。
また、スマートフォンとパソコンで受信環境が異なる場合もあるため、複数の端末で確認すると見落としを防ぎやすくなります 。
数日経過しても返信が来ない場合は催促のメールを送る 「連絡から1週間以上経過した」「返信の期限を2日以上過ぎた」といった場合は、企業に催促のメールを送っても問題ないでしょう。ただし、催促のメールを送る場合は、相手を急かしたり責めたりする言葉は避け、あくまで確認の連絡として丁寧に伝える ことが重要です。
日程調整メールの返信を催促する場合の例文
件名：Re: 面接日程のご案内（氏名）
●●株式会社
お世話になっております。
●月●日に●●様より面接の機会をいただけるとメールを頂戴しまして、誠にありがとうございます。
面接の日程調整に関して、●月●日に希望日を回答いたしました。
すでにご返信いただいており、本メールと行き違いの場合は誠に申し訳ございません。
―――――――――――――――
催促メールのポイント
相手を責めたり急かしたりする言葉は使わない
丁寧な文章を心掛ける
行き違いで返信が来ることを見越した一文を添える
緊急性があるときは電話をする 「候補日が迫っている」「2回以上催促メールを送っても返信が来ない」といった場合は、電話で確認してみましょう。しかし、この場合も返信の遅れを責めたり、相手を急かしたりする言い方は避け、「面接日程の確認で…」と謙虚な姿勢を心掛けます 。電話で確認したあとは、対応してもらったことへのお礼と、決まった面接日時を記載した確認メールを送ると安心です。
電話で面接の日程を確認する際の例文
お世話になっております。
【まとめ】日程調整メールで好印象を与えて面接本番に臨もう！ 面接の日程調整メールは、企業との最初のやりとりになることが多く、基本的なビジネスマナーが伝わる場ともいえます。返信のスピードや文章の丁寧さ、候補日の提示方法などに注意して面接日程調整メールを返信すれば、好印象をもたれやすい でしょう。
メールの書き方に不安がある場合は、就職支援サービスを利用するのも手です。キャリアアドバイザーが企業との連絡や面接日程の調整をサポートしてくれることもあるため、安心して選考に臨みやすくなります。
「企業との日程調整のやりとりが不安」「メールの返信のやり方が分からない」といった方は、ハタラクティブにご相談ください。ハタラクティブは、若年層向けの就職・転職エージェント。専任のキャリアアドバイザーが、一人ひとりに合った求人紹介から書類選考や面接の対策までサポートしています。
LINEで気軽に相談できるので、メールの返信に迷ったときも安心。返信メールの書き方を一緒に考えてくれるほか、やりとりの代行もしてくれます。サービスは無料でご利用いただけますので、お気軽にお問い合わせください。
日程調整のメールで返信することに関するよくある疑問 ここでは、日程調整のメールの返信にまつわるよくある疑問をQ＆A方式でまとめました。就活や転職活動でメールの返信に迷っている方は参考にしてみてください。
企業側からのメールに返信する際、件名の「Re:」は消さずに残しておきましょう 。「Re:」を残すことで、相手が返信であることを把握しやすくなるためです。
企業から「それでは●月●日にお待ちしております」と日程確定の連絡が来たあとは、「承知いたしました」と伝える承諾メールを送りましょう 。基本的に、企業とのやりとりは、自分からの連絡で終わらせるのがマナーとされているからです。電話で日程調整した場合も、「先ほどはお電話ありがとうございました。●月●日●時にお伺いします」と確認の承諾メールを送ると好印象を与えられます。
二次面接や最終面接であっても、日程調整メールの基本的な書き方は一次面接と変わりません 。「件名を変えずに返信する」「面接日程の連絡に対するお礼を伝える」「候補日を複数提示する」など、基本的なビジネスマナーを守ることが大切です。選考が進んでいても、丁寧で分かりやすいメールを心掛けることで、誠実な印象を保ちやすくなります。
日程調整メールの返信が合否に直結するとはいえません。しかし、採用担当者がほかの候補者とどちらを採用するか悩んでいる場合、メールの内容が選考に影響する可能性はあります 。日程調整のメールが届いたら、相手に好印象を与えられるようにビジネスマナーを押さえて返信することを心掛けましょう。ハタラクティブ にご相談ください。
