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面接の日程調整メールの返信の書き方は？ビジネスマナーや例文をご紹介
この記事のまとめ
- 面接の日程調整メールには、ビジネスマナーを押さえて返信する
- 日程調整に承諾する場合もメールの返信が必要といえる
- 日程調整を再度行いたいときは、メールの返信ではなく電話をするのがおすすめ
- 先方から返信が来ない場合は再確認後に催促のメールを送る
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面接の日程調整のメールに返信するときは、「内容に不備がないか」「先方に失礼な印象を与えないか」と不安になる方もいるでしょう。企業に返信するときは、正しい書き方やビジネスマナーを押さえておく必要があります。
このコラムでは、面接の日程調整を行う際のメールの返信方法について解説。件名や本文の書き方に加え、例文もご紹介します。企業とのメールのやり取りに不安がある方は、ぜひ参考にしてみてください。
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面接の日程調整メールの返信の書き方
就活や転職活動で面接の日程調整のメールを受け取ったら、返信を送るのがマナーです。「指定した面接日に参加可能か」「面接希望日はあるか」といった連絡に返信しなければ、選考に影響が出る恐れがあります。
企業に提示された面接日程で都合がつく場合も省略せず、承諾のメールを返信しましょう。
メールには、「件名」「宛名」「本文」「署名」を書きます。署名については、「就活メールの署名は学生も付ける？テンプレート例を紹介」で詳しくまとめているため、参考にしてみてください。
件名
メールの件名は、なるべく30文字以内で簡潔に書くのがマナー。採用担当者は一日に何通ものメールを送受信していると考えられるので、件名が分かりにくいと見落とされてしまう可能性があります。「面接日程のご調整につきまして（名前）」のように、ひと目で要件や送り主が分かるように件名をつけましょう。
企業からのメールに返信する場合は、相手が内容を把握しやすいように件名を変えず、「Re:」をつけたままにします。やり取りが続いた場合は、「Re:」を1～2個だけ残し、そのままの件名で返信しましょう。
日程調整メールの返信の件名については、「面接の日程調整で送るメールの件名は？返信例文とビジネスマナーを解説」もご確認ください。
宛名
日程調整のメールには、宛名を書きましょう。面接予定先の企業名と担当者の部署名を正式名称で、担当者の名前をフルネームで記入します。「●●株式会社」を「（株）」にしたり、苗字のみを書いたりと省略しないように注意が必要です。
本文
日程調整のメールに返信する場合、本文の書き出しは「お世話になっております」が基本。届いたメールに合わせて、希望の日時を書きましょう。
また、返信時は受け取ったメールの本文を残しておくことをおすすめします。内容が残っていれば、相手も自分もやり取りをスムーズに確認しやすいでしょう。
署名
メールの最後には署名を入れます。相手にメールの送り主を伝えるとともに、「内容はここで終わり」と分かってもらうためです。署名には、次の内容を書きましょう。
- ・名前
- ・電話番号
- ・メールアドレス
新卒の場合は学校名と学部も入れます。先方から連絡が来る可能性があるため、電話番号やメールアドレスに間違いがないかしっかりと確認しましょう。毎回署名を打ち込んでいると時間が掛かるので、自動的に表示されるように設定しておくのがおすすめです。
日程調整メールの返信の文面のなかでお礼も伝えよう
面接の日程調整メールに返信する際は、お礼を伝えることが重要です。「ご連絡をいただき、誠にありがとうございます」「日程をご調整いただき、ありがとうございます」などと書くと、採用担当者に好印象を与えやすいでしょう。私たちハタラクティブは、応募先の企業との連絡を丁寧にサポートしますので、返信メールの書き方に不安がある方はぜひご相談くださいね。
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面接の日程調整メール返信時のビジネスマナー
面接の日程調整のメールに返信する際は、採用担当者に好印象を与えるために、ビジネスマナーを押さえておきましょう。ここでは、返信メールを送る際のビジネスマナーについて解説します。
1.適切なメールアドレスを使用して返信する
面接の日程調整メールに返信するときは、名前と誕生日を組み合わせたもののようにシンプルなメールアドレスを使用するのがおすすめ。長過ぎたり、文字列がランダムだったりするメールアドレスは、入力ミスにつながる恐れがあるので避けた方が無難です。
在職中に転職活動をしている場合は、現職の社用メールアドレスの使用も控えましょう。個人で行う転職活動に社用メールを使うと、応募先の企業に「常識がない」と判断される恐れがあります。職場の人に転職活動を知られる可能性もあるので、個人のメールアドレスを使いましょう。
企業からのメールに返信するときは、「企業メールへの返信マナーを解説！時間や日程調整を伝える際の例文も紹介」のコラムも参考にしてみてください。
2.丁寧な言葉遣いにする
丁寧な言葉遣いと正しい敬語を意識することも、面接の日程調整メールに返信するときに大切。言葉遣いが丁寧でなければ、採用担当者から「信頼できない」「ビジネスマナーを理解していない」などと判断される恐れがあるからです。
たとえば、日程を確認したときは「了解です」ではなく、「承知しました」や「かしこまりました」などと返信しましょう。目上の人に送ることを意識して言葉を選んでみてください。
3.遅くても24時間以内に連絡する
企業からメールが来たら、できるだけ迅速に返信しましょう。返信が遅れると、その間にほかの応募者のなかから内定者が出たり、希望の日時が埋まってしまったりする恐れがあります。反対に連絡が早ければ、しっかりしていると思われたり、日程調整が効率的に進んだりすることも。遅くとも24時間以内には返信するように心掛けましょう。
スケジュール調整が24時間以降になりそうなときは、「●日にご連絡させていただきます」と返信しておくのがおすすめです。
4.候補日を送るときは複数の日程を送る
企業からのメールで面接の候補日を尋ねられたら、なるべく複数の希望日程を送りましょう。候補日が少なければ、相手の都合が合わなかったときに再度メールでやり取りする手間が掛かることがあります。
具体的には、3～5日程度の候補日を設定するのが望ましいでしょう。同じ日程で面接可能な時間が複数ある場合は、「●～●時、●～●時」と伝えると、相手がスケジュールを調整しやすくなります。また、採用担当者が都合をつけやすいように、候補日の曜日や時間を分散させるのもおすすめです。
5.日程を再調整したいときは電話する
面接の日程が決まったあとで都合がつかなくなったときは、先方に返信の手間をとらせないために、電話で連絡するのがおすすめです。採用担当者は、ほかの応募者との面接で予定が埋まっていることがあります。
先方のスケジュール管理の負担を軽減するためにも、再調整が必要になったらなるべく早く伝えるのが重要です。
電話では謝罪とお礼に加え、大学の試験や冠婚葬祭など、日程の再調整が必要な理由も伝えましょう。日程調整をスムーズに進めるために、複数の候補日を伝えることも大切です。
担当者が不在だった場合は、メールで要件を伝えます。「取り急ぎメールをお送りしております」と書いておくと意図が伝わりやすいでしょう。担当者が戻る時間を聞いておき、改めて電話を掛けると丁寧な印象を与えられる可能性があります。
就活や転職活動で企業に電話を掛ける場合は、「就活中の電話対応で気をつけたい点やマナーを解説」のコラムもご参照ください。
6.面接を辞退するときは速やかに連絡をする
「ほかの企業から内定が出た」「入社意欲が下がった」などの理由で面接を辞退する場合は、速やかに連絡しましょう。辞退の連絡が遅れると、企業の採用活動に影響が出たり、採用担当者の業務に支障をきたしたりする可能性があるためです。
日程に余裕がある場合は、メールでの連絡でも問題ないといわれています。しかし、面接の前日や当日なら電話がおすすめです。
面接辞退の連絡については、「面接辞退は電話とメールどっちですべき？当日連絡する方法や例文をご紹介」のコラムでも詳しく解説しています。
不明点があれば確認することが大切
面接の日時や場所など、メールで不明点がある場合は、そのままにせず先方に確認しましょう。あいまいな状態で放置すると、後々トラブルにつながる恐れがあります。面接の不安点をなくすためにも、メールで質問してみてください。「ハタラクティブ」は、20代に特化した就職支援サービスです。専任のキャリアアドバイザーが、あなたの希望や適性を踏まえた求人提案や選考対策を行い、自己分析だけでなく就活準備までを丁寧にサポートします。
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【場面別】日程調整のメールに返信する場合の例文
就活や転職活動で日程調整のメールを受け取ったら、場面に合った内容で返信しましょう。企業から日程を提示された場合や自分が候補日を送る場合などの例文をまとめました。
日程調整のメールに対して承諾の返信をするとき
以下では、企業から面接の候補日が提示されたときの返信の例文をご紹介します。一つの日程に承諾する場合と、複数の日程が提示された場合について確認しましょう。
一つの日程を提示されている場合
人事部 ●●様
お世話になっております。
●●（名前）と申します。
この度は、面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
面接の機会を設けてくださったこと、大変嬉しく思っております。
必要書類を持参のうえ、下記日時にお伺いさせていただきたく存じます。
●月●日（●） ●時～
貴重なお時間を頂戴することになりますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
（署名）
●●大学●●学部●●学科（●年）
●●（フルネーム）
〒000-0000
住所：●●
電話：000-0000-0000
E-mail：●●
企業側から一つだけ日程を提示された場合も、返信メールには日付、曜日、時間を書いておきましょう。採用担当者も自分も改めて面接の日程を確認できるため、認識のズレを防止できます。
複数の日程を提示されている場合
人事部 ●●様
お世話になっております。
この度、貴社の求人に応募いたしました●●（名前）と申します。
面接日程をご連絡いただき、誠にありがとうございます。
以下の日程でお伺いすることが可能です。
・●月●日（●） ●～●時
・●月●日（●） ●～●時
・●月●日（●） ●～●時
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。
（署名）
●●（フルネーム）
電話：000-0000-0000
E-mail：●●
企業から複数の日程を提示された場合、「1日だけ選んでください」と指示がない限りは、複数の日時を選択しましょう。複数の候補日を送ると、相手が都合のつく日時を選びやすいといえます。
採用担当者が日時を選び、日程が確定したあとの返信に関しては、「面接日程確定メールに返信は必要？注意すべきマナーや例文を解説」のコラムも参考にしてみてください。
相手からの候補日だと都合が合わないとき
人事部 ●●様
お世話になっております。
この度、貴社の求人に応募させていただきました●●（名前）と申します。
この度は、面接日程をご連絡いただき、誠にありがとうございます。
大変恐縮ですが、ご提示いただいた日程で都合がつかなかったため、伺うことが難しい状況です。
誠に勝手ながら、下記日程で実施をお願いすることは可能でしょうか。
・●月●日（●） ●～●時
・●月●日（●） ●～●時
・●月●日（●） ●～●時
ご多用のところ大変ご迷惑、お手数をおかけしますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。
（署名）
●●（フルネーム）
電話：000-0000-0000
E-mail：●●
企業から提示された日程で都合がつかない場合、お詫びの気持ちを伝えましょう。さらに、面接希望日を3つ以上提示すると、面接に対する意欲が伝わりやすいといえます。
こちらが候補日を送るとき
人事部 ●●様
お世話になっております。
●●（名前）と申します。
面接のご連絡、誠にありがとうございます。
面接の希望日程をお送りいたします。
下記日程であれば、お伺いすることが可能です。
ご調整いただけますと幸いです。
1.●月●日（●） ●時以降、いつでも可能
2.●月●日（●） ●～●時（●時に面接終了を希望）
3.●月●日（●） ●時に面接開始を希望
お忙しいところ大変恐れ入りますが、ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
（署名）
●●大学●●学部●●学科
●●（フルネーム）
〒000-0000
住所：●●
電話：000-0000-0000
E-mail：●●
自分が候補日を提示する場合は、相手に分かりやすく希望日時を書くのが大切。たとえば、「9～12時」と書く場合は、「12時に面接終了を希望」と添えると、相手が面接の開始時間を設定しやすいと考えられます。
1度決まった日程の変更をお願いするとき
人事部 ●●様
お世話になっております。
●月●日●時より面接していただくことになっております●●（名前）と申します。
急な出張で貴社へお伺いすることが難しくなり、面接の日程を変更していただきたくご連絡いたしました。
大変ご迷惑をおかけして申し訳ございません。
先ほどお電話させていただいたのですが、ご不在とのことでしたので、メールにて取り急ぎご連絡をさせていただきました。
誠に勝手なお願いで大変恐縮ですが、以下の日程で改めて面接を受けさせていただくことは可能でしょうか。
1.●月●日（●） ●時以降、いつでも可能
2.●月●日（●） ●時に面接開始を希望
3.●月●日（●） ●～●時（●時に面接終了を希望）
お忙しいところ大変お手数をおかけして申し訳ございませんが、ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
（署名）
●●（フルネーム）
電話：000-0000-0000
E-mail：●●
調整してもらった日程で面接を受けられなくなった場合は、メールで謝罪とほかの候補日を伝えましょう。なるべく早い日程で候補日を提示すると、面接に対する意欲が採用担当者に伝わる可能性があります。
日程調整メールの返信を英語でするとき
Thank you very much for reaching out to me regarding the interview.
I would like to confirm my attendance for the interview. I am available on ●（曜日、月日、年） at（時間） or ●（曜日、月日、年） at ●（時間）.
Thank you for your time in reviewing this email.
I look forward to our interview.
Sincerely,
●●（名前）
（日本語訳）
●●（採用担当者）様
この度は、面接のご連絡をいただきありがとうございます。
面接への出席について確認いたします。●年●月●日（●）●時もしくは、●年●月●日（●）●時に参加可能です。
メールをご確認いただきありがとうございます。
面接の機会を楽しみにしております。
真心を込めて
●●（フルネーム）
英語の日程調整メールでは、「面接の機会を楽しみにしている」のような表現を添えると、意欲のアピールにつながることがあるでしょう。最後には「Sincerely」「Best regards」といった結びの言葉と名前を書くのがビジネスメールのマナーと考えられています。
就活での日程調整メールの返信が来ないときの対処法
就活や転職活動中、企業から日程調整メールに返信が来ないときは、メールの送受信を再確認したり、催促メールを送ったりしてみましょう。ここでは、メールの返信が来ない場合の対処法を詳しく解説しています。
日程調整メールの返信ができているかを確認してみる
日程調整のメールに返信が来ない場合は、まず自分からのメールが確実に送信されているかを確認しましょう。送ったつもりでも、未送信の状態になっていることがあるためです。下書きフォルダに入っていたり、送信エラーになっていたりしないかをチェックしてみてください。
もう一度返信が来ていないかをチェックしてみる
先方に返信が来ていないと連絡する前に、本当にメールが届いていないかを再チェックする必要があります。相手からの返信に気づかず、催促のメールを送ってしまうと失礼に当たるからです。
メールを見落としていたり、迷惑メールに振り分けられていたりしないかを確認しましょう。チェックすることで、先方との不要なやり取りを減らすことにつながる可能性もあります。
催促のメールを送る
「連絡から1週間以上経過した」「返信の期限を2日以上過ぎた」「面接希望日の2日前」といった場合は、企業に催促のメールを送っても問題ないと考えられています。ただし、催促のメールを送る場合は、相手を責めるような言葉を避けましょう。「●日にご連絡をいただける予定でしたが」「至急ご確認ください」などの表現は、相手を不快な気分にさせてしまう恐れがあります。
催促のメールでは、「ご多用のところ恐縮ですが、日程調整のメールにご返信いただくことは可能でしょうか」のような丁寧な文章を心掛けましょう。
日程調整メールの返信を催促する場合の例文
人事部 ●●様
お世話になっております。
先日貴社の求人に応募いたしました●●（名前）と申します。
●月●日に●●様より面接の機会をいただけるとメールを頂戴しまして、誠にありがとうございます。
本日は、面接日程についてお伺いしたいことがあり、ご連絡いたしました。
面接の日程調整に関して、●月●日に希望日を回答いたしました。
お忙しいところ誠に恐縮ですが、日程をご確認させていただくことは可能でしょうか。
すでにご返信いただいており、本メールと行き違いの場合は誠に申し訳ございません。
何卒、よろしくお願いいたします。
（署名）
●●（フルネーム）
電話：000-0000-0000
E-mail：●●
日程調整のメールに返信がなかった場合も、相手を責めるような表現を控え、低姿勢なメールを送りましょう。相手からの連絡が来る可能性を考えて、「行き違いの場合は、申し訳ございません」のような文を添えることをおすすめします。
どうしても返信がなく緊急性があるときは電話する
「候補日が迫っている」「2回以上催促メールを送っても返信が来ない」といった場合は、電話で確認しても問題ないといわれています。しかし、返信の遅れを責めたり、相手を急かしたりする言い方は避けた方が無難です。「面接日程の確認で…」と謙虚な姿勢を心掛けましょう。
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日程調整のメールで返信することに関するよくある疑問
ここでは、日程調整のメールの返信にまつわるよくある疑問をQ＆A方式でまとめました。就活や転職活動でメールの返信に迷っている方は参考にしてみてください。
日程調整メールの返信で「Re:」はどうする？
企業側からのメールに返信する際、件名の「Re:」は消さずに残しておきましょう。「Re:」を残すことで、相手が返信であることを把握しやすくなるためです。ただし、やり取りを繰り返して「Re:」が増えたら、1つを残して残りを消しても問題ないと考えられています。
Web面接の日程調整メールに返信する際のポイントは？
Web面接の日程調整メールに返信する際は、「伺う」を使わないように注意しましょう。「伺う」は「行く」の謙譲語のため、Web面接ではほかの言葉を使うのが望ましいと考えられています。Web面接の日程調整の場合は、「参加する」のような表現を使うのがおすすめです。
会社説明会の日程調整メールの返信はどのようにすれば良い？
会社説明会の日程の連絡が来たら、確認のために指定された日時を書いたメールを返信しましょう。万が一、都合がつかない場合は、別の開催日を尋ねるメールを送ってみてください。
参加を予定していた会社説明会に出席できなくなったら、「キャンセルメールのマナーとは？企業説明会への参加断りの申し入れについて」も参考に欠席の連絡を入れましょう。
二次面接の日程調整メールの返信で気をつけることは？
二次面接の日程調整メールの返信には、機会を与えてもらったことに対するお礼を書きましょう。「二次面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございます」の言葉を添えると、採用担当者に好印象を与えられる可能性があります。
二次面接に関する返信メールの書き方は、「二次面接のメールで印象を上げるコツ！使える例文付き」のコラムもご一読ください。
最終面接の日程調整メールの返信は選考に影響ある？
日程調整メールの返信が合否に直結するとはいえないでしょう。しかし、採用担当者がほかの候補者とどちらを採用するか悩んでいる場合、メールの内容が選考に影響する可能性はあります。日程調整のメールが届いたら、相手に好印象を与えられるようにビジネスマナーを押さえて返信することを心掛けましょう。
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