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面接の日程調整メールはどう返す?ビジネスメールの基本

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最終更新日:

【このページのまとめ】

  • ・企業から面接の日程調整メールが届いたら24時間以内にできるだけ早く返信する
    ・面接希望日を指定する場合は候補日を3つ以上記載する
    ・既に決定した日程を変更したい場合は電話で直接伝えるのが基本。不在の場合はメールを送っておく

企業から「面接の日程調整メール」が届いたら、どのように返信すると好印象を得られるのでしょうか。
このコラムでは、企業へメールを送るときの基本について詳しくご紹介。
状況に応じた返信メールの例文を見ながら、ビジネスメールの基本を学びましょう。

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ビジネスメールの基本

ビジネスの場では、礼儀やマナーを守ることが大切です。
メールのやり取りも同様に、相手の失礼にならないよう、最低限のマナーを理解しておきましょう。

ビジネスメールの基本

・返信はなるべく早く…24時間以内に送るのが好ましい
・件名はひと目で分かるように…「用件、名前」を記入し「Re」は残したままにする(Reが多すぎるときは少し削る)
・署名を記入…名前、住所、電話番号、メールアドレスなど
・本文の構成を意識…宛先・挨拶・内容・締め・署名の順で書く
・適度に改行…文字が詰まりすぎていると読みにくい
・だらだら書かない…分かりやすく簡潔にまとめる

上記のようなポイントを押さえてメールを作成しましょう。
24時間以内にどうしても返信できない場合は、「◯月◯日までにご連絡いたします」と一言伝えておくと好印象です。
また、メールアドレスは目に入りやすいものなので、顔文字や記号が多いプライベート感があるものだと幼稚なイメージに。
ビジネスの場にふさわしいものをあらかじめ作成しておくと良いでしょう。

面接の日程調整メールに対する返信メール作成のポイント

応募先企業から、面接の日程調整メールが届いた場合、次のようなポイントに注意して返信メールを作成しましょう。

企業が指定した日程で参加できる場合

本文には、確認の意味で指定された日時を入れ、「下記日時で参加させて頂きます」と記入します。
日程の変更がないからといって返信しないでいると、社会人に必要なビジネスマナーが身についていないという印象になりかねないので、必ず返信するようにしましょう。

希望日を指定できる場合

候補日を3つ以上書いておきましょう。
ほかの候補者と希望日が重なった場合、1つしか候補日がないと、再度日程の調整をする必要がでてきます。
採用担当者がスムーズにスケジュール調整できるように、候補日はできるだけ多く挙げておくと良いでしょう。

既に確定した日程を変更する場合

既に決まったスケジュールを再度調整してもらうため、採用担当者に多少なりとも迷惑がかかることが予想されます。
そのため、しっかりと丁寧に謝罪の気持ちを伝えることが大切。可能であれば、電話で直接伝えるようにしましょう。

状況別!メールの返信例

前項でご紹介した返信メール作成のポイントを踏まえ、状況別に返信例(本文のみ)をご紹介します。

企業が指定した日程で参加できる場合

お世話になっています。〇〇と申します。
面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
下記日時に、お伺いします。
  ◯月◯日 ◯時◯分
お忙しい中恐れ入りますが、当日は何卒よろしくお願い申し上げます。

希望日を指定できる場合

お世話になっています。〇〇と申します。
面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
僭越ながら、面接の希望日程をお送りさせていただきます。
  第1希望 ◯月◯日 ◯時◯分~◯時◯分
  第2希望 ◯月◯日 終日
  第3希望 ◯月◯日 ◯時◯分
上記日程でご調整いただけますと幸いです。
お忙しいところ誠に恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

既に確定した日程を変更する場合

お世話になっています。〇〇と申します。
◯月◯日◯時よりお約束いただいておりました面接につきまして、 貴社にお伺いすることが難しくなりました。 
先ほどお電話にてご連絡いたしきましたが、〇〇様がご不在とのことで、取り急ぎメールを送らせていただきました。
お忙しいところ大変恐縮ですが、以下の日程で再度面接日をご調整いただければ幸いです。
  ・◯月◯日 ◯時◯分~◯時◯分
  ・◯月◯日 終日
  ・◯月◯日 終日
お手数をお掛けしまして申し訳ありません。
ご検討いただきますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

上記例文はあくまで「参考程度」にとどめ、自分の置かれている状況に合わせて返信メールを作成することが大切です。
また、適宜改行をすると、読みやすい文章になります。

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