メールのマナーに要注意！二次面接の印象を上げるコツ

二次面接などの日程を調整する際に、企業とメールのやり取りが必要になるケースがあります。就職活動を成功に近づくためにもメールのマナーについて振り返り、正しい知識を身につけておきましょう。このコラムでは、企業とのメールで気をつけておくべきことや表現方法を紹介していきます。ぜひ、就職活動に活かせるように知識にしてください。

面接の通知はメールで送信されることが多い

一次面接から最終面接まで、面接の日程調整に関するやり取りはメールを通して行うことが一般的といえます。
ビジネスシーンでは話し方に関するマナーが問われますが、メールのマナーも見られることをご存じでしょうか。
就活中はメールのやり取りが合否に影響する可能性もあるため、ポイントを押さえた返信を心掛けることが大切です。

指定された日程で調整するのがベター

面接の案内が届いたら、企業から提示された日程のなかで調整するのが望ましいといえます。
採用枠が少ない募集や、二次面接・最終面接の際には特に注意が必要。日程調整に時間を取られ、ほかの応募者に決まってしまったという事態にならないように気をつけましょう。
面接日時の調整はできるだけ早い段階で行い、企業から指定された日程の中から決めるのが賢明だといえます。

メールのマナーを守ろう

ビジネスシーンにおけるメールのマナーは、以下のとおりです。

・シンプルで分かりやすい文章を心掛ける
・できるだけ早く返信する
・誤字脱字や敬語の使い方に注意する
・引用返信をする

メールは簡潔明瞭で読みやすい文章にくわえ、受信から24時間以内の返信を心掛けます。
要件に対して的確に返信することはもちろん、淡白な印象にならないように丁寧さも重視すると良いでしょう。
誤字脱字をすぐさま修正できるのもメールの利点。見直しを念入りに行い、誤字脱字のないきれいな文章でメールを返信します。
敬語の使い方にも注意を払い、間違った使い方をしていないかチェックを徹底しましょう。

受信メールに返信する際、本文中に引用元の文章が表示されます。これまでのやり取りが確認できるように、引用を削除せずに返信することもマナーの一つです。
件名に表示される「Re：」もそのままでやり取りすると、どの要件に対するメールなのかひと目で分かります。

面接日程をメールで調整する際のマナーについては「面接日程をメールで調整する際のマナーを例文とあわせて解説！」や「面接の日程調整メールはどう返信したらいい？」のコラムで詳しく解説しているので、あわせてチェックしてみてください。

メールの項目ごとのポイント

メール作成時のポイントを、アドレス・宛名・本文・署名の項目ごとに詳しくみていきましょう。

アドレス

アドレスにおける注意点は、「To」と「Cc」を使い分けることです。「To」にはメインの送信先を入れ、「Cc」には該当のメール内容を共有したい複数人のアドレスを追加します。
採用担当者が「Cc」を使用するのは、上司にも情報を共有しておきたい場合が多いでしょう。受信したメールの「Cc」欄をチェックして、全員に返信する必要があります。

宛名

本文の冒頭では、必ず宛名を明記します。会社名や部署名は略さずに、正式名称を用いるのがポイントです。
受信メールの本文の署名欄を確認して、返信時の宛名欄に引用すると良いでしょう。

本文

冒頭で宛名を記したあと、挨拶文を述べてから本題に入ります。提示された面接日時や場所を復唱する形で記載し、漏れなく確認したことを伝えましょう。

署名

本文の最後には、署名の記入が必須です。自身の大学・学部名、氏名、日中に連絡が取れる電話番号を記載します。
送信者の詳細を明記することも、ビジネスマナーの一つ。メールは直接顔を見合わせるやり取りではないため、名刺代わりの役割も果たしているといえます。

メールのやり取りをする際に、避けるべき表現についても把握しておく必要があります。

・了解しました
・とりあえず
・大丈夫です
・御社

このような表現は、ビジネスシーンに不適切です。「了解しました」という言葉は目上の人には使用せず、「承知しました」「かしこまりました」と表現しましょう。
「とりあえず」は「取り急ぎ」が正しい表現で、「大丈夫です」は「可能です」に言い換えて使用します。
御社の使い方ついても陥りがちな例。御社は対話の際に用いる言葉のため、メールや書面では貴社と表現するのが適切です。
就活では御社と貴社の使い分けが必要になることも多いため、しっかりと知識を得ておきましょう。

面接の返信メールでの注意点は「面接の返信メールで気をつけておくべきポイントとは？」のコラムでご紹介しているので、ぜひご覧ください。

返信メールの例文

この項目では、返信メールの例をシーン別にまとめています。

提示された日程で問題ない場合

提示された日程で問題ない場合は、以下のように返信しましょう。

○○株式会社
人事部　○○様

いつもお世話になっております。
○○大学○○学部　○○と申します。

このたびは、選考結果のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
二次面接の機会を設けていただけるとのこと、本当にうれしく思っております。

日程に関してですが、ご提示いただいた日時○月○日○時にお伺いさせていただきます。
当日は何卒よろしくお願い申し上げます。

（署名）

返信する際には、受信メールにある日程を引用することをおすすめします。提示した日程に触れず「承知しました」という文のみを返信すると、しっかり伝わったのか疑問を持たれる可能性もあるためです。
ビジネスシーンにおいて、復唱は不可欠。メールの送信者と受診者の双方が、重要事項を再確認できるというメリットもあります。

候補日を挙げてほしいと言われた場合

○○株式会社
人事部　○○様

いつもお世話になっております。
○○大学○○学部　○○と申します。

このたびは、次回の面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
面接の日程につきましては、下記の日程でお伺いすることが可能です。

・○月○日（曜日）○時以降
・○月○日（曜日）○時以降
・○月○日（曜日）終日可能

上記の日程で調整していただければ幸いです。
もし、ご調整が難しい際には、日程を再度提示いたしますので、ご連絡いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。

（署名）

希望の日程を提示するように言われたときは、複数の候補日を提案します。日時の提示が企業側からの要望だとしても、スムーズに進む対策を取ることが肝心です。
候補に挙げた日程がどれも難しい場合の提案も用意しておくと、配慮できる人だという印象を持ってもらえるでしょう。

【日程調整する場合】
○○株式会社
人事部　○○様

いつもお世話になっております。
○○大学○○学部　○○と申します。

このたびは、選考結果のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
二次面接の機会を設けていただけるとのこと、本当にうれしく思っております。

ご提示いただいた日程に関して、大変申し訳ないのですが参加が困難な状況です。
お手数ですが、下記の日程の中から、再度日程をご調整いただけないでしょうか。

・○月○日（曜日）○時以降
・○月○日（曜日）○時以降
・○月○日（曜日）終日可能

こちらの都合で大変申し訳ありませんが、ご検討くださいますよう何卒よろしくお願い申し上げます。

（署名）

提示された日程に参加できない旨を伝えたうえで、参加可能な日程を自身から提案することが円滑に進むポイントです。日程はいくつかの候補を挙げるようにします。

メールのマナーを含め、就活全般を円滑に進めたい方は、プロのサポートを受けてみるのがおすすめです。ハタラクティブでは、若年層に特化した就職支援サービスを行っています。
一次面接を通過し、二次面接に向けて対策を取っておきたい方もぜひご相談ください。

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