二次面接の案内や日程調整は、メールで行われるのが一般的です。メールのやり取りはビジネスマナーが問われる重要な場面でもあり、適切な対応が求められます。このコラムでは、二次面接のメール返信のポイントと注意点、さらに二次面接のお礼メールについても詳しく解説。シーンごとの例文も紹介しますので、ぜひ就活に役立ててください。

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二次面接の案内メールには必ず返信しよう

二次面接の案内メールには必ず返信しましょう。なかには「面接日程はすでに分かっている」「案内だけだから返信しなくてもいいだろう」と考える方もいるはず、しかし、返信はビジネスマナーです。メールのやり取りも採用プロセスのひとつと考えましょう。

返信することで、企業側に面接の日程や場所などの情報を確実に受け取ったことを知らせることができます。また、面接日時に問題がないか確認し、問題がなければその旨を伝え、問題があれば調整を依頼することもできるでしょう。詳しくは「企業メールへの返信マナーを解説！時間や日程調整を伝える際の例文も紹介」のコラムもご確認ください。

二次面接の案内メールの返信ポイント

二次面接の案内メールの返信で押さえておきたいポイントは、「迅速な返信」「シンプルで分かりやすい文章」「誤字脱字や敬語の使い方」「引用返信の活用」です。

迅速な返信

案内メールを受信したら、できるだけ早く返信することが重要です。24時間以内に返信するのが理想ですが、深夜や早朝は避けましょう。事情があってすぐに回答できないときは、「確認したこと」「すぐ返信できないこと」だけを先に伝えます。

シンプルで分かりやすい文章

文章は、シンプルかつ明確にすることが大切。要点を簡潔にまとめ、曖昧な表現を避けます。特に面接日時や場所については、具体的に記載し確認しましょう。

誤字脱字や敬語の使い方

敬語の使い方に注意を払い、適切な言葉を使用するよう心掛けます。また、メールを送信をする前に、いま一度誤字脱字がないか見直しましょう。誤字脱字や誤った敬語の使用は、ビジネスマナーに欠ける印象を与えてしまいます。

ビジネスメールで気を付けたい言葉遣い

ビジネスメールにおける言葉遣いは、相手に対する敬意を示すだけでなく、プロフェッショナルな印象を与える役目も果たします。以下に、ビジネスメールで気を付けたい言葉遣いをいくつかご紹介します。

了解しました→承知しました、かしこまりました
とりあえず→まずは
大丈夫です→問題ございません、可能です
御社→貴社

引用返信の活用

受信メールに返信する際は、引用返信を活用し、これまでのやり取りが確認できるようにします。件名の「Re:」もそのままにしておくことで、メールの内容がひと目で分かります。

面接の日程をメールで調整する際のマナーについては、「面接日程確定メールに返信は必要？注意すべきマナーや例文を解説」や「面接の日程調整メールへの返信方法は？例文でわかりやすくご紹介」のコラムでも詳しく解説しているので、あわせてチェックしてみてください。

メールの項目ごとのポイント

メール作成時のポイントを、アドレス・宛名・本文・署名の項目ごとに詳しくみていきましょう。

送信先

送信先における注意点は、「To」と「Cc」を使い分けることです。「To」にはメインの送信先を入れ、「Cc」には情報を共有したい他の担当者などのアドレスを追加します。
採用担当者が「Cc」を使用するのは、社内での情報共有や記録の保持、担当者不在時の対応のためです。受信したメールの「Cc」欄をチェックし、全員に返信するようにしましょう。

宛名

本文の冒頭では、必ず宛名を明記します。会社名や部署名は、正式名称を用いるのがポイントです。
受信メールの署名欄を引用するなど、間違いないよう注意しましょう。

本文

冒頭で宛名を記したあと、挨拶文を述べてから本題に入ります。提示された面接日時や場所を復唱する形で記載し、確認したことを伝えます。

署名

本文の最後には、署名の記入が必須です。転職であれば勤め先などは省いて、氏名・電話番号・メールアドレスを記載します。

面接の返信メールでの注意点は「面接の返信メールの基本マナーとは？日程調整する際の例文や注意点を紹介」のコラムでご紹介しているので、ぜひご覧ください。

二次面接の案内返信メールの例文

前述してきたポイントと注意点を押さえた、案内返信メールの例文をシーン別に紹介します。

提示された日程で問題ない場合

件名　Re:二次面接のご案内
本文
○○株式会社
人事部　○○様

いつもお世話になっております。○○と申します。

このたびは、選考結果のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
二次面接の機会を頂戴し、大変うれしく思っております。

日程に関してですが、ご提示いただいた日時、
○月○日○時
に伺います。
当日は何卒よろしくお願い申し上げます。

------------------------------------------
○○ ○○（フルネーム）
電話: 090-1234-5678
メール: your.email@example.com
------------------------------------------

返信する際は、受信メールにある日程を引用するのが良いでしょう。提示した日程に触れず「承知しました」という内容だけでは、しっかり伝わったのか疑問を持たれる可能性があります。
ビジネスシーンにおいて、復唱は不可欠。メールの送信者と受信者の双方が、必要事項を再確認できるというメリットもあります。

候補日を提案する場合

件名Re:二次面接のご案内
本文
○○株式会社
人事部　○○様

いつもお世話になっております。○○と申します。

このたびは、次回の面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
面接の日程につきましては、下記の日程で伺うことが可能です。

• ・○月○日（曜日）○時以降
  ・○月○日（曜日）○時以降
  ・○月○日（曜日）終日可能

上記の日程でご調整いただけましたら幸いです。
もし、ご調整が難しい際には、再度日程を提示いたします。
何卒よろしくお願い申し上げます。

------------------------------------------
○○ ○○（フルネーム）
電話: 090-1234-5678
メール: your.email@example.com
------------------------------------------

希望の日程を提示するように指示された場合は、複数の候補日を提案します。日時の提示が企業側からの要望だとしても、スムーズに進む対策を取ることが肝心です。可能な限り候補日時の幅を広く設定することで、配慮ができる人だという印象を持ってもらえるでしょう。

日程調整する場合

件名　Re:二次面接のご案内
本文　
○○株式会社
人事部　○○様

いつもお世話になっております。○○と申します。

このたびは、選考結果のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
二次面接の機会を頂戴し、大変うれしく思っております。

ご提示いただいた日程での参加が難しく存じます。
大変申し訳ございません。
お手数ですが、下記の日程の中から再度日程をご調整いただくことは可能でしょうか。

• ・○月○日（曜日）○時以降
  ・○月○日（曜日）○時以降
  ・○月○日（曜日）終日可能

こちらの都合でお手数をおかけいたしますが、ご検討いただけましたら幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

------------------------------------------
○○ ○○（フルネーム）
電話: 090-1234-5678
メール: your.email@example.com
------------------------------------------

提示された日程に参加できない旨を伝えたうえで、参加可能な日程を提案することが円滑に進むポイントです。日程はいくつかの候補を挙げるようにしましょう。

二次面接を辞退する場合

件名　Re：二次面接のご案内
本文
○○株式会社
人事部　○○様

いつもお世話になっております。○○です。

このたびは、二次面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。
せっかくのご縁をいただきながら誠に恐縮ですが、諸般の事情により、貴社の二次面接を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。

お忙しい中、面接日程の調整などをしていただいたにもかかわらず、このような形で辞退することになり、大変申し訳ございません。
貴社の今後のご発展とご活躍を心よりお祈り申し上げます。

何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。

------------------------------------------
○○ ○○（フルネーム）
電話: 090-1234-5678
メール: your.email@example.com
------------------------------------------

辞退する場合は、できるだけ早く辞退の意向を伝えましょう。まず面接の機会を設けてもらったことへの感謝を伝え、その後に辞退理由を述べます。その際、具体的な理由を書く必要はありません。最後に、面接を辞退することに対するお詫びの言葉を添えます。誠実で丁寧な言葉遣いを心がけることで、辞退の際にも企業に礼儀正しい印象を残すことができるでしょう。

複数企業に応募している場合や、一次面接を通して思っていた印象と違った場合など、面接を辞退することもあるでしょう。「面接を辞退するときの連絡手段は？電話やメールの基本マナーを例文で紹介」のコラムでは、面接辞退をメールと電話でする際のマナーをそれぞれ詳しく紹介していますので、ぜひこちらもあわせてご覧ください。

二次面接のお礼メールは必要？

二次面接後のお礼メールは必須ではありませんが、送ることでプラスの印象を与えることができるでしょう。採用に直接的な影響を与えるかどうかは企業や面接官によりますが、他の応募者と差別化を図り、面接官の記憶に残りやすくなります。

お礼メールを通じて、積極的な姿勢と良好なコミュニケーションスキルをアピールすることもできます。また、面接で伝えきれなかったことを補足する良い機会でもあり、自分の強みや意欲を再度強調することができるでしょう。

二次面接後のお礼メールの例文

件名　本日の面接の御礼
本文
○○株式会社
人事部　○○様

お世話になっております。
本日、二次面接をしていただきました○○と申します。

このたびは、お忙しい中、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。
面接を通じて、貴社の業務内容やビジョンについてより深く理解することができ、大変有意義な時間を過ごすことができました。

改めて、貴社の一員として貢献できることを心から願っております。
何卒よろしくお願い申し上げます。

敬具

------------------------------------------
○○ ○○（フルネーム）
電話: 090-1234-5678
メール: your.email@example.com
------------------------------------------

お礼メールを書く際のマナーや注意点について、もっと詳しく知りたいという方は「転職時も必要？面接後のお礼メールのマナーとは」のコラムもあわせてチェックしてみてください。

二次面接のメールマナーを含め、就活全般を円滑に進めたい方はプロのサポートを受けてみるのもおすすめです。ハタラクティブは、若年層に特化した就職・転職支援サービスを行うエージェント。
ハタラクティブでは、専任のキャリアアドバイザーによる面接対策を行っており、二次面接に向けて対策を取っておきたい方も、ぜひ一度ご相談ください。

二次面接のメールに関するよくある質問

就活において、二次面接は重要なステップです。しかし、二次面接に関する対応方法やマナーについて疑問を持つ方も多いでしょう。ここでは、二次面接に関するよくある質問とその回答を紹介します。Q&Aを参考に、円滑に二次面接のプロセスを進めてください。

二次面接の案内メールを受け取ったら返信は必要ですか？

必ず返信してください。
案内メールの返信はビジネスマナーの一環であり、案内を受け取ったことや日程の確認が企業に伝わります。「就活メールの返信はどこまでする？書き方やマナーを例文を交えて解説」のコラムもご確認ください。

二次面接の案内メールにはいつ返信すれば良いですか？

24時間以内に返信することが望ましいです。
日程調整や確認事項がある場合、迅速に返信することで、採用担当者の業務をスムーズに進めることができます。

提示された面接日程で都合が悪い場合、どうすれば良いですか？

面接日程の都合が悪い場合はすぐに返信し、他の候補日を複数提示して調整を依頼しましょう。
複数の候補日を提示することで、企業との調整がスムーズになります。