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面接日程確定のメール返信は24時間以内に!例文付きで徹底解説

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【このページのまとめ】

  • ・面接日程確定のメールが届いたら24時間以内に返信するのが基本マナー
  • ・面接日程確定のメール返信に「了解しました」を使用すべきでない
  • ・面接日程確定後に日にちを変更したい場合は、複数の候補日を返信メールに記載する

面接日程確定のメール返信は24時間以内に!例文付きで徹底解説の画像

面接日程確定のメール返信はどのように書けば良いか、悩んでいる就活者も多いのではないでしょうか?企業へメールを書く際のマナーや、正しい敬語の使い方などを迷う人もいるでしょう。応募先企業からメールが届いたら、ビジネスにおけるメールのマナーや、言葉遣いに注意したうえで返信が必要です。このコラムでは、提示された日程を承諾する場合や、日程調整を依頼する場合など、状況別の例文を添えて解説します。
 

監修者:後藤祐介

キャリアコンサルタント

一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています!

面接日程確定メールに返信する際の基本マナー

面接日程確定メールに返信する際、覚えておくべきマナーを一つずつ見てみましょう。
 

24時間以内に返信する

応募した企業から、面接日程に関するメールが届いたら、24時間以内に返信するのが基本です。やむを得ず返信が遅れた場合は「返信が遅くなり、大変申し訳ございません」と、謝罪の言葉を添えましょう。
また、送信する時間帯は、多くの企業の営業時間と考えられる、午前9時~午後10時の間が理想的といえます。営業時間外や深夜、早朝のメール送信は避けましょう。
採用担当者の休憩時間中や、多忙な時間帯もメール送信を控えるなど、できる限り配慮が必要です。
 

Re:と本文は残したまま返信する

メールを返信する際は、件名に「Re:」を加え、企業から届いた件名と本文は残しましょう。件名と本文が残っている方が、採用担当者が管理をする際に、都合が良いためです。
たとえば、件名に「面接日程のご連絡」と記載されていた場合は、返信するときの件名は「Re:面接日程のご連絡」とします。または「Re:面接日程のご連絡(自分の名前)」のように、件名のあとに自分の名前をフルネームで書き加えると良いでしょう。
何通かメールのやり取りをするごとに、「Re:Re:Re:面接日程のご連絡」のように、「Re:」の数が多くなった場合は、1つだけ「Re:」を残し、ほかを削除することは可能です。
本文も残しておくのが好ましく、企業から受け取った内容と、自分が作成した内容の経緯が残っている方が、担当者が把握しやすくなります。
企業から受信した本文が、メール作成時に引用されるか否かは、メールソフトの設定により異なるため、消えてしまう場合は1度設定を確認しましょう。
 

スケジュールが分からない時は期日を伝える

日程を確定できない場合は「〇月〇日〇時までにご連絡いたします」と、期日を添えて返信する必要があります。スケジュールが未定であっても「いつまでに日程確定できるか」を、採用担当者へ知らせることが大切です。すぐに面接日程を確定できない場合も、対応を怠らないように注意してください。

返信メールを書く際の注意点

面接日程確定メールへの返信を書く際、どのようなことに注意したら良いかご紹介します。

読み手に分かりやすい簡潔な文章を心がける

読み手である採用担当者にとって分かりやすく、簡潔な文章を心がけましょう。たとえば、1まとまりの文章(2~5行)ごとに、1行の空白を入れると読みやすくなります。1行の幅は、一般的に20~35文字が読みやすいため、文節や読点「、」で改行しましょう。しかし、読点を多く使い過ぎると、幼稚な印象になるうえ、読みづらくなるので注意が必要です。
なお、自己アピールや熱意などは、面接日程に関するメールに記載すべきではありません。返信メールでは、面接に関わる内容だけを簡潔に伝えることが重要です。

誤字脱字・表記などに気を付ける

メールを送信する前に、誤字脱字がないか必ず読み返しましょう。本文の中では、さまざまな表記が入り混じってしまう恐れがあります。以下に統一すべき表記の例を挙げますので確認しましょう。

・「いただく」と「頂く」
・「いたします」と「致します」
・「15:30」と「15時半」

このように、ひらがなと漢字、数字と漢字のように、全体で表記が不揃いにならないよう、どちらかに統一します。

顔文字・絵文字は使わない

企業へメールを書くときに、顔文字・絵文字を使うのは、相応しくないでしょう。記号の「!」や「?」も、「ビジネスマナーを知らない人」といった印象を与えてしまう可能性があるので使用を避けるべきです。
たとえ担当者が親しみやすい雰囲気であっても、企業へのメールでは避けたほうが良いでしょう。

読みにくい・しつこい印象の文章は避ける

丁寧な文章を心がけると、「お」と「ご」を多用してしまう傾向があります。「ご依頼」や「お返事」など、すべての名詞に付けると、しつこい印象を与えかねません。また、文末すべてを「させて頂く」にすると、読みづらくなるので気を付けましょう。

誤った書き方:ご面接頂く日程のご変更をさせて頂きたく、ご連絡させて頂きました。
正しい書き方:面接の日程変更をお願いしたく、ご連絡差し上げました。

メールを書き終えたら、1度声に出して全体を読み返し、読みにくい・しつこい言い回しになっていないか、確認しましょう。

メール返信のとき使用すべきでない敬語

メール返信の際は、ビジネスに適した敬語を使用する必要があります。日常的に使っている敬語が、不適切な場合がありますので、一つずつ確認しましょう。

「了解しました」

「了解しました」は同僚や目下の人に使う言葉のため、企業の担当者へ使うのは、適切ではありません。また、「かしこまりました」や「承りました」は、取引先の依頼や指示に対し使う敬語です。
面接日程確定のメールを書く際は「承知いたしました」や「承知しました」を使用します。。

「お世話になります」

「お世話になります」や「お世話様です」を、採用担当者へ使うのは適切とはいえません。「お世話になります」は、過去にメールのやりとりや面識がない人に対し、使うケースが多いためです。また、「お世話様です」は目下の人に対し「ご苦労様」といった意味で使う言葉。
面接日程に関するメールに返信するときは、事前に連絡を取っている相手であることがほとんどでしょう。その場合は、本文のはじめに「お世話になっております」と記入するのが一般的です。

「行きます」

「行きます」の正しい敬語は「伺います」となります。面接日程確定のメールが届き、指定された日時に企業へ行ける場合は「ご提示頂いた日時に伺います」と、返信しましょう。
ただし、「お伺いします」や「お伺いいたします」は、二重敬語ですので注意が必要です。

「致します」

面接日程確定メールに返信する場合は、ひらがなの「いたします」が、正しい書き方です。漢字で表す「致します」は動詞で、「そこまで達するようにする・至らせる」といった意味があります。
一方で、ひらがなの「いたします」は補助動詞で、直前に置いた言葉を補うときに使用する表現です。
したがって、「お願いいたします」や「失礼いたします」の場合は、「お願い」「失礼」の補助動詞となるため、ひらがなで書くのが適切といえるでしょう。

返信メールの必須項目

面接日程について企業へ返信メールを書く際は、以下の項目が必須となります。記入漏れや誤りがないよう、1つずつ確認しましょう。

【宛先】
宛先は「To」に返信先のアドレスを、1つ入れるのが一般的です。「cc」は、Toのアドレスに送ったメールを、ほかにも見てほしい人がいる場合に入力します。
企業からのメールで「cc」にアドレスの記載があれば、返信の際も同じアドレスを「cc」に入れましょう。

 

【件名】
企業から届いたメールの件名に「Re:」を加えて返信します。件名の変更や削除は、企業担当者の混乱を招く可能性があるため、必要ありません。

 

【宛名】
宛名を書く順番は、会社名・部署名・役職名・担当者名で、3行以内に収めます。
(株)や(有)は略称となるので、正式名称で「株式会社」や「有限会社」と記載するのが適切です。また、担当者名が明確でない場合は「採用ご担当者様」と書きましょう。

 

【はじめの挨拶】
一般的に、面接日程確定の返信のときは、宛名の下に1行空白を入れてから「お世話になっております」と記入します。
相手先の企業に対し、はじめて連絡するときは「お世話になります」が相応しいでしょう。

 

【名乗り】
はじめの挨拶に続けて「貴社求人に応募しております〇〇です」と、自分の名前を書きます。
一次面接後のメール返信であれば「一次面接をしていただきました〇〇です」と、名乗り方を変えると良いでしょう。

 

【本文】
指定された面接日時を承諾する返事や、日程変更の依頼などを簡潔に記載します。
具体的な本文の書き方は、例文の項目をご参照ください。

 

【締めの挨拶】
本文の最後に「お忙しい中恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます」と、締めの挨拶文を書きます。時間を割いて、自分のメールに目を通してもらえたことに対し、感謝の気持ちを伝えることが大切です。

 

【署名】
署名には、自分の大学・学部学科・名前・メールアドレスなどの個人情報を記載します。
本文と署名の間に、記号の「ー(ハイフン)」をいくつか並べて配置すると、メール全体がまとまり、読みやすくなるでしょう。

状況別の面接日程確定・調整メールの例文

企業からメールを受け取ったら、必ず24時間以内に返信をします。メールも面接に含まれているという心持ちで、文章を書くことが大切です。面接の日程確定や調整など、状況別に例文を見ていきましょう。

指定された日程を承諾する場合

指定された日程を承諾する場合は、相違がないことを確認するため、日時を本文に記載します。また、承諾の意思を伝えるとともに、日程調整をして頂けたことに対する感謝の言葉を添えると良いでしょう。

例文

To:XXX@XXX
Re:記載されている件名

株式会社〇〇〇〇
〇〇部 担当〇〇〇〇様

お世話になっております。
貴社求人に応募いたしました〇〇〇〇と申します。
ご多忙の中、面接日程を調整いただき、誠にありがとうございます。
ご提示いただいた下記日時に伺います。

日時:〇月〇日(〇)〇時

当日は、何卒よろしくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーー
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
氏名:〇〇〇〇
住所:〒XXX-XXX
〇〇県〇〇市〇〇町〇-〇-〇
E-mail:XXX@XXX
電話番号:XXX-XXX-XXXX
ーーーーーーーーーーーーーー

 

いくつかの日程から選ぶ場合

企業からいくつかの日程を提示された場合は、第1希望と第2希望を選び、日時を記載しましょう。

例文

To:XXX@XXX
Re:記載されている件名

株式会社〇〇〇〇
〇〇部 担当〇〇〇〇様

お世話になっております。
貴社求人に応募いたしました〇〇〇〇と申します。
この度は面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。
以下の日程にて面接を希望いたしますので、ご調整のほどよろしくお願いいたします。

第1希望:〇月〇日(〇) 〇時
第2希望:〇月〇日(〇) 〇時

貴重なお時間を頂きありがとうございます。
何卒よろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーー
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
氏名:〇〇〇〇
住所:〒XXX-XXX
〇〇県〇〇市〇〇町〇-〇-〇
E-mail:XXX@XXX
電話番号:XXX-XXX-XXXX
ーーーーーーーーーーーーーー

希望の日程を伝える場合

指定された日程では都合が悪く、希望の日時を伝える場合は、いくつか候補日の提案をする本文を書きます。また、日程調整をして頂くことに対する、謝罪の言葉も添えましょう。

例文

To:XXX@XXX
Re:記載されている件名

株式会社〇〇〇〇
〇〇部 担当〇〇〇〇様

お世話になっております。
貴社求人に応募いたしました〇〇〇〇と申します。
この度は面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。
私事で大変申し訳ございませんが、ご提示いただいた日程で都合がつかないため、以下のいずれかの日程で、ご検討いただくことは可能でしょうか。

〇月〇日(〇)〇時
〇月〇日(〇)〇時
〇月〇日(〇)〇時以降
〇月〇日(〇)〇時~〇時

上記日程で調整が難しい場合は、再度、候補の日程をご連絡いただけますと幸いです。
ご多忙の中、大変なご迷惑とお手数をおかけいたしますが、ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーー
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
氏名:〇〇〇〇
住所:〒XXX-XXX
〇〇県〇〇市〇〇町〇-〇-〇
E-mail:XXX@XXX
電話番号:XXX-XXX-XXXX
ーーーーーーーーーーーーーー

面接日程確定後に日にちを変更したい場合

1度決定した面接日程の日にちを変更する場合は、謝罪の言葉とともに、面接希望の日時をいくつか記載します。また、面接当日や前日にやむを得ず変更する場合は、メールだけでなく電話でも連絡をしましょう。

例文

To:XXX@XXX
Re:記載されている件名

株式会社〇〇〇〇
〇〇部 担当〇〇〇〇様

お世話になっております。
〇月〇日(〇)〇時より面接のお時間をいただいております〇〇〇〇と申します。
こちらの都合で大変申し訳ありませんが、家庭の事情により、上記日時にお伺いすることが難しくなってしまいました。
大変恐縮ではございますが、可能であれば以下の日程で、再調整をご検討いただけませんでしょうか。

〇月〇日(日)〇時~〇時
〇月〇日(〇)〇時~〇時
〇月〇日(〇)〇時~〇時

ご多忙の中、ご迷惑をおかけしてしまい誠に申し訳ございません。
お手数ではありますが、ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーー
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
氏名:〇〇〇〇
住所:〒XXX-XXX
〇〇県〇〇市〇〇町〇-〇-〇
E-mail:XXX@XXX
電話番号:XXX-XXX-XXXX
ーーーーーーーーーーーーーー

面接に関することで質問がある場合

面接に関することで質問がある場合は、件名欄に「面接に関する質問(自分の名前を記入)」と記載するのが適切です。

例文

To:XXX@XXX
件名:面接に関する質問(名前フルネーム)

株式会社〇〇〇〇
〇〇部 担当〇〇〇〇様

お世話になっております。
〇月〇日(〇)〇時にて、面接のお時間をいただいております〇〇〇〇と申します。
面接当日に持参するものを確認したく、ご連絡いたしました。

・職務経歴書
・履歴書
・筆記用具

このほかに、持参するものがありましたらご教示ください。
ご多忙の中、恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーー
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
氏名:〇〇〇〇
住所:〒XXX-XXX
〇〇県〇〇市〇〇町〇-〇-〇
E-mail:XXX@XXX
電話番号:XXX-XXX-XXXX
ーーーーーーーーーーーーーー

面接の所要時間について質問したい場合は、「面接の所要時間を教えて頂けますと幸いです」と、本文に記入すると良いでしょう。
メールを書き終えたら、最後に宛先や企業名、本文などに誤字脱字がないか、必ずすべてを読み返すことが大切です。

 

このコラムでご紹介したように、企業から届いたメールに返信するときは、社会人として覚えておくべきマナーが複数あります。ビジネスマナーに自信がない就活者や、企業とのメールのやり取りに不安がある方は、転職エージェントを活用するのも一つの手です。

 

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ここでは、就活におけるメールマナーにお悩みの方に向けて、Q&A形式で疑問に答えていきます。

二重敬語って何ですか?

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返信が来ない!電話で連絡したほうが良い?

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日程が確定したら返信しなくても良い?

日程が確定したら、お礼と確認のためもう一度返信しましょう。最後は「当日はよろしくお願いいたします」のような言葉で締めくくると、丁寧な印象を与えられます。詳しいメールの返信方法は、「面接日程メールには早く返信を!調整や確定のお礼は必要?基本構成をチェックしよう」でご確認ください。

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