面接日程確定メールの返信例文！注意すべきマナーやどこまで返事するか解説

面接日程確定メールへの返信に悩む人は多いでしょう。ビジネスメールでは、内容を確認していることを伝えるために返信が必要です。「忙しい相手に何度も返信すると悪いかも…」と送らずにいると、マナー違反になることもあります。このコラムでは、面接日程が確定した場合や、日程を再調整してもらうときなど、状況別にメールの例文を紹介。敬語やビジネスメールで注意すべきポイントも解説するので、ぜひ確認してみてください。

面接日程確定メールへの返信はどこまでするのが正解？

面接日程確定メールに限らず、就職・転職活動で企業と連絡を取る際は、基本的に相手からのメールで終わらせず自分の返信で終わらせるようにしましょう。ただし、自動送信や「返信不要」という趣旨の記載がある場合は、返信する必要はありません。
届いたメールに返信することはビジネスマナーの一つ。就活だけでなく、アルバイトの面接時も同様です。「面接日程確定メールには返信しないとマズい？」「メールが来たけどどうすれば良いか分からない…」と悩んでいる方は、自分の返信で締めるということを覚えておきましょう。

就活のメールで印象アップを狙いたい方は「就活メールの返信はどこまでする？送り方や送信時間は？マナーと例文を解説」のコラムもぜひご覧ください。

面接日程確定のメール返信で注意するべき4つのマナー

ここでは、面接日程確定メールに返信する際に覚えておくべきマナーを解説していきます。

1.メールの返信は24時間以内にする

応募した企業から面接日程確定に関するメールが届いたら、24時間以内に返信するのが基本です。返信が遅いと、「志望度が低い」「マナーがなっていない」など、マイナスな印象を与える恐れがあります。また、「メールが届いていないのでは？」と心配をかけてしまう場合もあるので、なるべく早く返信しましょう。面接日程確定メールに返信する時間帯は、多くの企業の営業時間と考えられる「午前9時〜午後6時の間」が理想的といえます。営業時間外や深夜、早朝のメール送信は避けましょう。採用担当者の休憩時間中や、多忙な時間帯もメール送信を控えるなど、できる限り配慮が必要です。

2.「Re：」と件名は残したままにする

面接日程確定メールへの返信をする際は、採用担当者がメールを管理しやすくなるように、件名を変えないのが基本です。また、件名に付く「Re：」は前回のメールに対する返信であることを表すので残しておきましょう。メールのやり取りをするごとに「Re：」は増えるため、数が多くなった場合、件名が読みやすいよう1つだけ「Re：」を残すと丁寧です。
たとえば、受け取ったメールの件名に「面接日程確定のご連絡」と記載されていた場合は、「Re：面接日程確定のご連絡（自分の名前）」のように、件名のあとに自分の名前をフルネームで書き加えて返信しましょう。

3.受け取った本文も残しておく

面接日程確定メールへの返信をするときは、企業から届いた本文も残しておきましょう。企業から受け取った内容と自分が作成した内容の経緯が残っていると、担当者がやり取りを把握しやすくなります。企業から受信した本文がメール作成時に引用されるか否かは、メールソフトの設定により異なるため、消えてしまう場合は一度設定を確認しましょう。

4.スケジュール未定のときは日程確定の期日を伝える

仕事をしながら転職活動を進めていたり、ほかに選考を受ける企業のスケジュール調整をしていたりするなど、すぐに面接日程を確定できない場合も、メールの返信を怠らないようにしましょう。面接日程を確定できない場合は「○月○日○時までにご連絡いたします」と、期日を添えてメールの返信をする必要があります。スケジュールが未定であっても「いつまでに面接日程を確定できるか」を、採用担当者へ知らせることが大事です。

面接日程確定メールに返信するときに必要な8つの項目

面接日程確定について企業へ返信メールを書く際は、以下の項目が必要となります。記入漏れや誤りがないよう、1つずつ確認しましょう。

1.宛先

「To」には、返信先のアドレスを1つ入れるのが一般的です。「cc」は、Toのアドレスに送ったメールを、ほかの人にも見てほしい場合に入力します。企業からの面接日程確定メールで「cc」にアドレスの記載があれば、返信の際も同じアドレスを「cc」に入れましょう。

2.件名

企業から届いた面接日程確定メールの件名は、返信ボタンを押すと付く「Re：」を残したままにします。件名の変更や削除は、企業担当者の混乱を招く可能性があるため、必要ありません。

3.宛名

面接日程確定メールに返信する際、宛名を書く順番は、会社名・部署名・役職名・担当者名で、3行以内に収めます。（株）や（有）は略称となるので、正式名称で「株式会社」や「有限会社」と記載するのが適切です。また、担当者名が明確でない場合は「採用ご担当者様」と記載しましょう。

4.はじめの挨拶

一般的に、面接日程確定の返信メールでは、宛名の下に1行空白を入れてから「お世話になっております」と記入します。相手先の企業に対してはじめて連絡するときは、「お世話になります」が相応しいでしょう。このコラムで後述する「面接日程確定メールの返信で注意すべき敬語」でも詳しく解説するので確認してみてください。

5.名乗り

面接日程確定メールへの返信では、はじめの挨拶に続けて「貴社求人に応募しております、○○です」と、自分の名前を書きます。一次面接後のメールの返信であれば「一次面接をしていただきました○○です」と、名乗り方を変えると良いでしょう。

6.本文

メールの本文には、確定した面接日程を承諾する返信や、日程変更の依頼などを簡潔に記載します。具体的な本文の書き方は、後述する「面接日程確定メールへの返信例文」をご参照ください。

7.締めの挨拶

面接日程確定メールへの返信では、本文の最後に「お忙しい中恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます」のように、締めの挨拶文を書きます。時間を割いて自分のメールに目を通してもらえたことに対し、感謝の気持ちを伝えることが大切です。

8.署名

面接日程確定メールへの返信では、署名として、自分の大学・学部学科・名前・メールアドレスなどを記載します。新卒の場合は、学校のメールアドレスを使用すると良いでしょう。転職の場合、会社のメールアドレスを使用するのはマナー違反なので、転職活動用のメールアドレスを作っておくのがおすすめです。署名を入れる際は、本文と署名の間に、記号の「ー（ハイフン）」をいくつか並べて配置すると、メール全体がまとまり、読みやすくなります。

面接日程を確定するときのメールの返信例文

面接日程を確定するためのメールでは、採用担当者から複数の面接日程が提示されたり、希望の日時を聞かれたりする場合があります。ここでは、2つの返信例文を紹介します。

面接日程が指定された場合の返信例文

企業からいくつかの面接日程を提示された場合は、第1希望と第2希望を選び、日時を記載して返信してください。間違いを防ぐため、日にちには曜日も添えて書くと安心です。

【例文】

To：XXX＠XXX
件名：Re：（元の件名をそのまま残す）

株式会社○○○○
○○部○○課
担当○○○○様

お世話になっております。
貴社求人に応募いたしました、○○○○（氏名）と申します。
この度は面接のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。
ご提示いただいた中から以下の日程を希望いたしますので、ご調整のほどよろしくお願いいたします。

第1希望：○月○日（○）○時
第2希望：○月○日（○）○時

お忙しい中、貴重なお時間を頂けることに感謝いたします。
何卒よろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーー
氏名：○○○○
住所：〒XXX-XXX
○○県○○市○○町○-○-○（建物番号まで記載）
E-mail：XXX＠XXX
電話番号：XXX-XXX-XXXX
ーーーーーーーーーーーーーー

指定された日程以外の日にちを希望する場合の返信例文

提示された面接日程で都合が悪いときは、日程確定の調整がスムーズにできるよう希望の候補日をいくつか提案して返信します。また、イレギュラーな面接日程調整をしてもらうことに対する、謝罪の言葉も添えましょう。

【例文】

To：XXX＠XXX
件名：Re：（元の件名をそのまま残す）

株式会社○○○○
○○部○○課
担当○○○○様

お世話になっております。
貴社求人に応募いたしました、○○○○（氏名）と申します。
この度は、面接日程のご連絡を頂き誠にありがとうございます。
私事で大変申し訳ございませんが、ご提示いただいた日程は都合がつかないため、以下のいずれかの日程でご検討いただくことは可能でしょうか。

○月○日（○）○時
○月○日（○）○時
○月○日（○）○時以降
○月○日（○）○時～○時

上記の日程でご調整が難しい場合は、お手数をおかけしますが再度候補の日程をご連絡いただけますと幸いに存じます。
ご多忙の中、大変なご迷惑とお手数をおかけいたしますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーー
氏名：○○○○
住所：〒XXX-XXX
○○県○○市○○町○-○-○（建物番号まで記載）
E-mail：XXX＠XXX
電話番号：XXX-XXX-XXXX
ーーーーーーーーーーーーーー

面接日程確定メールへの返信例文

ここでは、面接確定後のメール返信について状況別に3つの例文を紹介します。

1.承諾を伝える返信例文

「面接日程を○日○時に確定した」というメールが採用担当者から届いたら、以下の例文を参考にして、なるべく早く返信しましょう。

【例文】

To：XXX＠XXX
件名：Re：（元の件名をそのまま残す）

株式会社○○○○
○○部○○課
担当○○○○様

お世話になっております。
○○○○です。
この度は面接日時確定のメールを頂き、誠にありがとうございました。
決定いただいた下記の日時に、貴社に伺います。

日時：○月○日（○）○：○○
場所：株式会社○○○○　○○本社ビル　9F第2会議室

お忙しい中、面接のお時間を頂けることに感謝いたします。
当日は何卒よろしくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーー
氏名：○○○○
住所：〒XXX-XXX
○○県○○市○○町○-○-○（建物番号まで記載）
E-mail：XXX＠XXX
電話番号：XXX-XXX-XXXX
ーーーーーーーーーーーーーー

2.Web面接時の返信例文

Web面接の場合は、面接日程確定メールの返信に「貴社に伺います」とは書けません。その場合は、「△日○時で承りました」と記載するのがおすすめです。Web面接のために環境を整えるよう指示があった場合は、「接続テストと有線イヤホンマイクの用意も無事済んでおります。」など、確認していることを伝えると担当者に良い印象を与えられます。

【例文】

To：XXX＠XXX
件名：Re：（元の件名をそのまま残す）

株式会社○○○○
○○部○○課
担当○○○○様

お世話になっております。
○○○○です。
この度はWeb面接の日時についてご連絡を頂き、誠にありがとうございます。
○月○日（○）○：○○〜とのこと、承知いたしました。
接続テストと有線イヤホンマイクの用意も無事済んでおります。

お忙しい中、面接のお時間を頂けることに感謝いたします。
当日は何卒よろしくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーー
氏名：○○○○
住所：〒XXX-XXX
○○県○○市○○町○-○-○（建物番号まで記載）
E-mail：XXX＠XXX
電話番号：XXX-XXX-XXXX
ーーーーーーーーーーーーーー

3.面接に関する質問がある場合の例文

面接に関することで質問がある場合は、件名欄に「面接に関する質問（自分の名前を記入）」と記載するのが適切です。ここでは、持ち物を確認したいときの例文を紹介します。

【例文】

To：XXX＠XXX
件名：面接に関する質問（自分のフルネームを記入）

株式会社○○○○
○○部○○課
採用担当○○○○様

お世話になっております。
○月○日（○）○時にて、面接のお時間をいただいております○○○○と申します。
面接当日に持参するものを確認したく、ご連絡いたしました。

・職務経歴書
・履歴書
・筆記用具

このほかに、持参するものがありましたらご教示いただけますと幸いです
ご多忙の中恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーー
氏名：○○○○
住所：〒XXX-XXX
○○県○○市○○町○-○-○（建物番号まで記載）
E-mail：XXX＠XXX
電話番号：XXX-XXX-XXXX
ーーーーーーーーーーーーーー

面接の所要時間について質問したい場合は、「面接の所要時間を教えて頂けますと幸いに存じます」と、本文に記入すると良いでしょう。

ほかにも文例を探したい人は、「面接のメールの2回目に返信する内容は？例文も合わせてご紹介！」もあわせて参考にしてみてください。面接の服装について問い合わせをする場合や、面接を辞退する場合の書き方についても具体例を紹介しています。

面接日程確定後に日程変更したいときのメール方法

面接日程確定後に自分の都合が悪くなり、やむを得ず変更が必要になることもあるでしょう。ここでは、日程変更をお願いするときのメールの例文とポイントを紹介します。

日程変更が必要な場合の例文

面接日程確定後の当日や前日にやむを得ず変更する場合は、メールだけでなく電話でも連絡をしましょう。

【例文】

To：XXX＠XXX
件名：Re：（元の件名をそのまま残す）

株式会社○○○○
○○部○○課
担当○○○○様

お世話になっております。
○月○日（○）○時より面接のお時間をいただいております○○と申します。
こちらの勝手な都合で大変申し訳ありませんが、家族の事情により、上記日時に伺えなくなってしまいました。
大変恐縮ではございますが、可能であれば以下の日程で、再調整をご検討いただけませんでしょうか。

○月○日（○）○時～○時
○月○日（○）○時～○時
○月○日（○）○時～○時
○月○日（○）○時～○時

ご多忙の中、ご迷惑をおかけしてしまい誠に申し訳ございません。
大変お手数をおかけしてしまいますが、ご検討いただけますよう何卒よろしくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーー
氏名：○○○○
住所：〒XXX-XXX
○○県○○市○○町○-○-○（建物番号まで記載）
E-mail：XXX＠XXX
電話番号：XXX-XXX-XXXX
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なるべく早く謝罪を添えてメールする

確定している日程で面接を受けられないと分かったら、その時点でメールをするようにしましょう。日程変更をお願いする際は、変更を希望する理由と謝罪を添え丁寧に対応することが大切です。

新たな候補日をこちらから提示する

面接の日程変更をお願いする際は、こちらから希望日を提示するのがマナー。採用担当者の都合に合わせられるよう、面接希望の日時を複数提示するのがおすすめです。候補日が1日だけしかない場合は、一言謝罪を添えると良いでしょう。

日程変更へのお礼の返信例文

面接日程確定のメールが再び届いたら、誠意を示すためになるべく早く返信してください。

【例文】

To：XXX＠XXX
件名：Re：（元の件名をそのまま残す）

株式会社○○○○
○○部○○課
担当○○○○様

お世話になっております。
○○○○と申します。
このたびは、お忙しい中面接の日程を調整いただき、誠にありがとうございました。
調整いただいた下記の日程で、貴社に伺います。

日時：○月○日（○）○時～○時
場所：株式会社○○○○　○○本社ビル　8F多目的室

こちらの都合でご迷惑をおかけしてしまい誠に申し訳ございませんでした。
当日は何卒よろしくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーー
氏名：○○○○
住所：〒XXX-XXX
○○県○○市○○町○-○-○（建物番号まで記載）
E-mail：XXX＠XXX
電話番号：XXX-XXX-XXXX
ーーーーーーーーーーーーーー

面接日程確定メールが来ない場合の対応方法

面接日程確定メールが来ない場合は、すぐに問い合わせをせずに、メールをもう一度よく確認したり、返信を待ってみたりするのがおすすめです。

メールをよく確認する

面接日程確定メールが来ない場合は、何らかの理由でメールに気づけていないこともあるので、もう一度メールをよく確認してみてください。「見落としていないか」「迷惑メールフォルダにないか」「メールを受け取らない設定になっていないか」を確認してみましょう。

返信を待ってみる

メールを確認しても面接日確定メールが見当たらない場合は、採用担当者が何らかの事情で返信できていない可能性が高いでしょう。メール返信の催促をすると、あまり良い印象を受けない人もいるので、2～3日メールが来ない場合でも少し待ってみるのがおすすめです。

面接日程をメールで確認してみる

面接日確定メールの返信が1週間以上来なかったり、面接日が迫っていたりする場合は、企業側に面接日程を確認しましょう。メールで確認する際は、返信メールが来ないことを責めるのは避けるのがポイント。緊急ではない限り、電話ではなくメールで連絡を取るのがおすすめです。

面接日程確定メールが来ないときのメール例文

面接日程を確認するメールを送るときは、以下の例文を参考にしてみてください。

【例文】

To：XXX＠XXX
件名：Re：（元の件名をそのまま残す）

株式会社○○○○
○○部○○課
担当○○○○様

お世話になっております。
貴社求人に応募しております、○○○○と申します。
先日、面接日時の希望についてご連絡いたしました。
現在ご対応中でしたら恐縮ですが、面接日時を確認させていただけますでしょうか。

行き違いのご連絡でしたら、申し訳ございません。
お忙しいところお手数おかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーー
氏名：○○○○
住所：〒XXX-XXX
○○県○○市○○町○-○-○（建物番号まで記載）
E-mail：XXX＠XXX
電話番号：XXX-XXX-XXXX
ーーーーーーーーーーーーーー

面接日程に関するメール返信前にチェックすること

最後に、就活・転職活動中のメールで確認するべき2つのポイントを紹介します。面接日確定メールの返信でお役立てください。

読み手に分かりやすい簡潔な文章を心掛ける

面接日程確定メールに返信するときは、読み手にとって分かりやすく、簡潔な文章を心掛けましょう。たとえば、1まとまりの文章（2〜5行）ごとに、1行の空白を入れると読みやすくなります。1行の幅は、一般的に20〜35文字にすると読みやすいため、文節や読点「、」で改行しましょう。ただし、読点を多く使い過ぎると幼稚な印象になるうえ、読みづらくなるので注意が必要です。
なお、自己アピールや熱意などは面接日程に関するメールに記載するものではありません。返信メールでは面接に関わる内容だけを簡潔に伝えることが重要です。

誤字・脱字・表記の統一などに気をつける

面接日程確定メールに返信する前に、誤字脱字がないかどうか必ず読み返しましょう。さまざまな表記が入り混じってしまわないように確認する必要があります。以下に統一すべき表記の例を挙げますので確認しましょう。

・「いただく」と「頂く」
・「二人」と「2人」
・「15：30」と「15時半」

このように、ひらがなと漢字、数字と漢字のように、全体で表記が不揃いにならないよう、どちらかに統一します。

顔文字・絵文字・記号の使用は避ける

企業へ面接日程確定メールの返信を送るときに、顔文字・絵文字を使うのは、相応しくありません。記号の「！」や「？」も、「ビジネスマナーを知らない人」といった印象を与えてしまう可能性があるので使用は避けてください。たとえ担当者が親しみやすい雰囲気であっても、企業へのメールでは使用しないほうが良いでしょう。メールに関する基本のマナーについて知りたい方は、「面接の返信メールの基本マナーとは？日程調整する際の例文や注意点を紹介」でもポイントを解説しているので、あわせてご参考ください。

このコラムでご紹介したように、企業から届いたメールに返信するときは、社会人として覚えておくべきマナーが複数あります。企業とのメールのやり取りに不安がある転職活動中の方や、ビジネスマナーに自信がない方は、転職エージェントを活用するのも一つの手です。

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面接日程確定メールへの返信にまつわるお悩みQ＆A

ここでは、就職活動・転職活動におけるメールの返信マナーにお悩みの方に向けて、Q＆A形式で疑問に答えていきます。

二重敬語って何ですか？

二重敬語とは、1つの語に2つの敬語を使っている状態を指します。「メールを返信する際は正しい敬語を使用しよう」で紹介した事例のほか、役職に「様」をつけてしまうこともメールにおいてよくあるミスなので注意しましょう。「課長」や「部長」という役職は、それだけで敬語です。「課長様」や「部長様」といった表記にしないよう気をつけてください。詳しくは、「その敬語間違ってない？正しいビジネスメールのマナーとは」でも解説しています。

返信が来ない！電話で連絡したほうが良い？

担当者からメールの返信がない場合でも、電話での連絡は避けたほうが無難。メールでの問い合わせをおすすめします。「書類選考の連絡が来ないのは不採用？いつどのように問い合わせるべきか解説」では、メールで問い合わせる際の例文を掲載しているので、ぜひ参考にしてみてください。日程調整ではなく書類選考結果の問い合わせではありますが、担当者に催促と受け取られないよう最大限配慮するという点は同じです。

日程が確定したら返信しなくても良い？

日程が確定したら、お礼と確認のためもう一度返信しましょう。最後は「当日はよろしくお願いいたします」のような言葉で締めくくると、丁寧な印象を与えられます。詳しいメールの返信方法は、「面接日程をメールで調整する際のマナーを例文とあわせて解説！」でご確認ください。

日程調整のやり取りが面倒です…

複数の企業を並行して受ける予定の方は、ハタラクティブの利用をご検討ください。応募者に代わって専任のアドバイザーが企業との日程調整を行うので、効率的に就活を進められます。もちろん、日程調整だけではなく書類や面接対策などもサポート。1人で就活するのが不安な方は、ぜひ一度ご相談ください。

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