面接日程確定のメール返信はいつまで?例文付きでご紹介!

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【このページのまとめ】

  • ・面接日程確定メールへの返信は、深夜と早朝を避けて24時間以内にするのがマナー
  • ・面接日程確定メールへの返信件名は、そのままRe:をつけると担当者に分かりやすい
  • ・面接日程確定メールへの返信には、署名を添えるのがビジネスマナーである
  • ・面接日程確定メールへ返信するときは、丁寧にし過ぎてしつこくならないよう注意する

面接日程確定メールへの返信に悩む人が多いようです。ビジネスメールでは、内容を確認していることを伝えるために返信が必須。「忙しい相手に何度も返信すると悪いかも…」と送らずにいると、マナー違反になる可能性もあります。このコラムでは、面接日程が確定した場合や、日程を調整してもらう場合など、状況別にいくつか例文をご紹介。敬語やビジネスメールで注意すべきポイントも解説するので、ぜひ確認してみてください。

面接日程確定のメール返信で注意するべきマナー

面接日程確定メールに返信する際、覚えておくべきマナーがあります。ポイントをおさえるために、一つずつ見てみましょう。

24時間以内にメール返信する

応募した企業から面接日程確定に関するメールが届いたら、24時間以内に返信するのが基本です。
採用担当者からのメールを確認したと知らせなければ、相手にメールは届いているのかと心配をかけ、悪い印象を与えてしまいます。なるべく早く返信しましょう。

面接日程確定メールに返信する時間帯は、多くの企業の営業時間と考えられる、午前9時~午後10時の間が理想的といえます。営業時間外や深夜、早朝のメール送信は避けましょう。
採用担当者の休憩時間中や、多忙な時間帯もメール送信を控えるなど、できる限り配慮が必要です。

もし遅れたらなるべく早く謝罪を添えてメールする
やむを得ず面接日程確定メールへの返信が遅れた場合は「返信が遅くなり、大変申し訳ございません」と、謝罪の言葉を添えて、なるべく早く返信するのがおすすめです。その場合も、慌てて深夜や早朝に送ったり、内容のチェックをおろそかにしたりしないように気をつけましょう。

返信メールのRe:と本文は残したままにする

面接日程確定メールへの返信をする際は、件名に「Re:」を加え、企業から届いた件名と本文は残しましょう。件名と本文を残した方が、採用担当者が管理をする際に都合が良いためです。
たとえば、件名に「面接日程確定のご連絡」と記載されていた場合は、返信するときの件名は「Re:面接日程のご連絡」とします。または「Re:面接日程確定のご連絡(自分の名前)」のように、件名のあとに自分の名前をフルネームで書き加えると良いでしょう。

何通かメールのやり取りをするごとに、「Re:Re:Re:面接日程確定のご連絡」のように、「Re:」の数が多くなった場合は、1つだけ「Re:」を残し、ほかを削除することは可能です。
本文も残しておくのが好ましく、企業から受け取った内容と自分が作成した内容の経緯が残っていると、担当者が把握しやすくなります。
企業から受信した本文が、メール作成時に引用されるか否かは、メールソフトの設定により異なるため、消えてしまう場合は1度設定を確認しましょう。

スケジュールが分からない時は期日を伝える

面接日程を確定できない場合は「〇月〇日〇時までにご連絡いたします」と、期日を添えてメール返信する必要があります。スケジュールが未定であっても「いつまでに面接日程を確定できるか」を、採用担当者へ知らせることが大切です。すぐに面接日程を確定できない場合も、メール返信を怠らないように注意してください。

面接日程確定メールへの返信については「面接日程メールには早く返信を!調整や確定のお礼は必要?基本構成をチェックしよう」もチェックすることをおすすめします。文例などもあるので参考にしてみてください。

面接日程確定メールに返信するときの必須項目8つ

面接日程確定について企業へ返信メールを書く際は、以下の項目が必須となります。記入漏れや誤りがないよう、1つずつ確認しましょう。

1.宛先

宛先は「To」に返信先のアドレスを、1つ入れるのが一般的です。「cc」は、Toのアドレスに送ったメールを、ほかにも見てほしい人がいる場合に入力します。
企業からの面接日程確定メールで「cc」にアドレスの記載があれば、返信の際も同じアドレスを「cc」に入れましょう。

2.件名

企業から届いた面接日程確定メールの件名に「Re:」を加えて返信します。件名の変更や削除は、企業担当者の混乱を招く可能性があるため、必要ありません

3.宛名

面接日程確定メールに返信する際、宛名を書く順番は、会社名・部署名・役職名・担当者名で、3行以内に収めます
(株)や(有)は略称となるので、正式名称で「株式会社」や「有限会社」と記載するのが適切です。また、担当者名が明確でない場合は「採用ご担当者様」と書きましょう。

4.はじめの挨拶

一般的に、面接日程確定の返信メールでは、宛名の下に1行空白を入れてから「お世話になっております」と記入します。
相手先の企業に対してはじめて連絡するときは、「お世話になります」が相応しいでしょう。
このコラムで後述する「面接日程確定のメールに返信するとき注意すべき敬語」でも詳しく解説するので確認してみてください。

5.名乗り

面接日程確定メールへの返信では、はじめの挨拶に続けて「貴社求人に応募しております〇〇です」と、自分の名前を書きます。
一次面接後のメール返信であれば「一次面接をしていただきました〇〇です」と、名乗り方を変えると良いでしょう。

6.本文

メールの本文には、確定された面接日程を承諾する返信や、日程変更の依頼などを簡潔に記載します。具体的な本文の書き方は、後述する例文の項目をご参照ください。

7.締めの挨拶

面接日程確定メールへの返信では、本文の最後に「お忙しい中恐れ入りますが、なにとぞよろしくお願い申し上げます」と、締めの挨拶文を書きます。時間を割いて自分のメールに目を通してもらえたことに対し、感謝の気持ちを伝えることが大切です。

8.署名

面接日程確定メールへの返信では、署名として、自分の大学・学部学科・名前・メールアドレスなどの個人情報を記載します
本文と署名の間に、記号の「ー(ハイフン)」をいくつか並べて配置すると、メール全体がまとまり、読みやすくなるでしょう。

署名は自動で入れられる?
一般的なメールサービスには、メール本文の最後に所属先、名前、メールアドレスなどを自動で入力できる署名機能が設定されています。署名は複数設定できるため、就活用とプライベート用に分けたり、メールによって使わないようにしたりもできるなど、便利な機能です。各メールサービスごとに設定方法が異なるため、自分の使っているメールの設定を調べ、面接日程確定メールへの返信の際に活用してみてください。

面接日程確定・調整メールへの返信例文

面接日程確定メールの返信では実際にどのような文章を送れば良いか、数種類のパターンで例文をいくつか紹介します。状況に合わせて参考にしてみてください。

面接日程確定メールへの返信例文

採用担当者から複数の面接日程が提示されたり、希望の日時を聞かれたりする場合があります。状況別にどのようにメールを返信すれば良いのか例文を紹介するので、参考にしてみてください。

指定された日程のうちから複数の希望日程を伝える場合

企業からいくつかの面接日程を提示された場合は、第1希望と第2希望を選び、日時を記載しましょう。
間違いを防ぐため、日にちには曜日も添えて書くと安心です。

【例文】

To:XXX@XXX
件名:Re:(元の件名をそのまま残す)

株式会社○○○○
○○部○○課 
担当○○○○様

お世話になっております。
貴社求人に応募いたしました〇〇〇〇と申します。
この度は面接のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。
ご提示いただいた中から以下の日程を希望いたしますので、ご調整のほどよろしくお願いいたします。

第1希望:○月○日(○)○時
第2希望:○月○日(○)○時

お忙しい中貴重なお時間を頂きありがとうございます。
なにとぞよろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーー
氏名:○○○○
住所:〒XXX-XXX
○○県○○市○○町○-○-○(建物番号まで記載)
E-mail:XXX@XXX
電話番号:XXX-XXX-XXXX
ーーーーーーーーーーーーーー

提示された日程以外の日程を希望する場合

提示された面接日程では都合が悪く、希望の日時を伝える場合は、いくつか面接日程の候補日を提案します。また、イレギュラーな面接日程調整をしていただくことに対する、謝罪の言葉も添えましょう。

【例文】

To:XXX@XXX
件名:Re:(元の件名をそのまま残す)

株式会社○○○○
○○部○○課 
担当○○○○様

お世話になっております。
貴社求人に応募いたしました○○○○と申します。
この度は面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。
私事で大変申し訳ございませんが、ご提示いただいた日程はどれも都合がつかないため、以下のいずれかの日程でご検討いただくことは可能でしょうか。

○月○日(○)○時
○月○日(○)○時
○月○日(○)○時以降
○月○日(○)○時~○時

上記の日程でご調整が難しい場合は、お手数をおかけしますが再度候補の日程をご連絡いただけますと幸いに存じます。
ご多忙の中、大変なご迷惑とお手数をおかけいたしますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーー
氏名:○○○○
住所:〒XXX-XXX
○○県○○市○○町○-○-○(建物番号まで記載)
E-mail:XXX@XXX
電話番号:XXX-XXX-XXXX
ーーーーーーーーーーーーーー

面接日程が確定したというメールへの返信例文

面接日程を○日○時に確定した、というメールが採用担当者から届いたら、「面接日程確定のメール返信で注意するべきマナー」でも述べたとおり、そのままにしてはいけません。なるべく早くそのメールを確認したと伝えて担当者を安心させるために返信しましょう。

【例文】

To:XXX@XXX
件名:Re:(元の件名をそのまま残す)

株式会社○○○○
○○部○○課 
担当○○○○様

お世話になっております。
○○○○です。
このたびは面接日時確定のメールを頂き、誠にありがとうございました。
決定いただいた下記の日時に、貴社に伺います。

日時:○月○日(○)○:○○
場所:株式会社○○○○ ○○本社ビル 9F第2会議室

お忙しい中面接のお時間を頂き、誠にありがとうございます。
なにとぞよろしくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーー
氏名:○○○○
住所:〒XXX-XXX
○○県○○市○○町○-○-○(建物番号まで記載)
E-mail:XXX@XXX
電話番号:XXX-XXX-XXXX
ーーーーーーーーーーーーーー

確定した日程の都合が悪くなった場合の返信例文

面接日程がすでに確定した後で自分の都合が悪くなり、やむを得ず変更を希望する場合は、採用担当者の都合に合わせられるように面接希望の日時をいくつか書くことをおすすめします。また、面接当日や前日にやむを得ず変更する場合は、メールだけでなく電話でも連絡をしましょう。

【例文】

To:XXX@XXX
件名:Re:(元の件名をそのまま残す)

株式会社○○○○
○○部○○課 
担当○○○○様

お世話になっております。
○月○日(○)○時より面接のお時間をいただいております○○と申します。
こちらの勝手な都合で大変申し訳ありませんが、家族の事情により、上記日時に伺えなくなってしまいました。
大変恐縮ではございますが、可能であれば以下の日程で、再調整をご検討いただけませんでしょうか。

○月○日(○)○時~○時
○月○日(○)○時~○時
○月○日(○)○時~○時
○月○日(○)○時~○時

ご多忙の中、ご迷惑をおかけしてしまい誠に申し訳ございません。
大変お手数をおかけしてしまいますが、ご検討いただけますよう、なにとぞよろしくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーー
氏名:○○○○
住所:〒XXX-XXX
○○県○○市○○町○-○-○(建物番号まで記載)
E-mail:XXX@XXX
電話番号:XXX-XXX-XXXX
ーーーーーーーーーーーーーー

日程調整してもらえた後に送るお礼の例文

こちらの都合で企業側に面接日程を調整してもらえて面接日程確定のメールが再び届いたら、謝意を伝えると同時にその日時を確認したと伝えるために、なるべく早く返信しましょう。

【例文】

To:XXX@XXX
件名:Re:(元の件名をそのまま残す)

株式会社○○○○
○○部○○課 
担当○○○○様

お世話になっております。
○○○○と申します。
このたびは、お忙しい中面接の日程を調整いただき、誠にありがとうございました。
調整いただいた下記の日程で、貴社に伺います。

日時:○月○日(○)○時~○時
場所:株式会社○○○○ ○○本社ビル 8F多目的室

こちらの都合でご迷惑をおかけしてしまい誠に申し訳ございませんでした。
なにとぞよろしくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーー
氏名:○○○○
住所:〒XXX-XXX
○○県○○市○○町○-○-○(建物番号まで記載)
E-mail:XXX@XXX
電話番号:XXX-XXX-XXXX
ーーーーーーーーーーーーーー

面接に関する質問がある場合の返信例文

面接日程の確定に関する件だけではなく、面接に関することで質問がある場合は、件名欄に「面接に関する質問(自分の名前を記入)」と記載するのが適切です。

【例文】

To:XXX@XXX
件名:面接に関する質問(自分のフルネームを記入)

株式会社○○○○ 
○○部○○課 
採用担当○○○○様

お世話になっております。
○月○日(○)○時にて、面接のお時間をいただいております○○○○と申します。
面接当日に持参するものを確認したく、ご連絡いたしました。

・職務経歴書
・履歴書
・筆記用具

このほかに、持参するものがありましたらご教示ください。
ご多忙の中恐れ入りますが、なにとぞよろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーー
氏名:○○○○
住所:〒XXX-XXX
○○県○○市○○町○-○-○(建物番号まで記載)
E-mail:XXX@XXX
電話番号:XXX-XXX-XXXX
ーーーーーーーーーーーーーー

面接の所要時間について質問したい場合は、「面接の所要時間を教えて頂けますと幸いに存じます」と、本文に記入すると良いでしょう。

ほかにも文例を探したい人は、「面接のメールの2回目に返信する内容は?例文も合わせてご紹介!」もあわせて参考にしてみてください。面接の服装について問い合わせをする場合や、面接を辞退する場合の書き方についても具体例を紹介しています。

Web面接の場合の返信は?
Web面接の場合は、面接日程確定メールの返信に「貴社に伺います」とは書けません。その場合は、「この日時で承りました」「当日はよろしくお願いいたします」とするのがおすすめです。Web面接であることを承知していることも添えましょう。また、Web面接のために環境を整えるよう指示があった場合は、「当日のための接続テストと有線イヤホンマイクの用意も無事済んでおります。」など、確認していることを伝えると、担当者に良い印象を与えられるためおすすめです。

面接日程確定のメールに返信するとき注意すべき敬語

面接日程確定メールへの返信の際は、ビジネスに適した敬語を使用する必要があります。日常的に使っている敬語であっても不適切な場合がありますので、一つずつ確認しましょう。

「了解しました」

「了解しました」は同僚や目下の人に使う言葉のため、企業の担当者へ使うのは、適切ではありません。また、「かしこまりました」や「承りました」は、取引先の依頼や指示に対し使う敬語です。
面接日程確定のメールを書く際は「承知いたしました」や「承知しました」を使用します。

「お世話になります」

面接日程確定メールに返信する際、「お世話になります」や「お世話様です」を、採用担当者へ使うのは適切とはいえません。「お世話になります」は、過去にメールのやりとりや面識がない人に対し、使うケースが多いためです。
また、「お世話様です」は目下の人に対し「ご苦労様」といった意味で使う言葉。面接日程確定に関するメールに返信するときは、事前に連絡を取っている相手であることがほとんどでしょう。
その場合は、本文のはじめに「お世話になっております」と記入するのが一般的です。

「行きます」

「行きます」の正しい敬語は「伺います」となります。面接日程確定のメールが届き、指定された日時に企業へ行ける場合は「ご提示いただいた日時に伺います」と、返信しましょう。
「伺う」は、「聞く」「行く・訪問する」の謙譲語(話し手が自分や自分側の動作をへりくだることで相手に敬意を表現する言葉)であり、「伺います」が正しい表現です。

「お伺いいたします」は二重敬語?
「お」や「ご」は接頭語で、その後に続く言葉次第で謙譲語、尊敬語、丁寧語のどの表現にもなります。「伺う」という、話し手が主体の行為に接頭語をつけることは不適切であるため、「お伺いします」は二重敬語になります。「お伺いいたします」は、「いたす」が「する」の謙譲語なので、1つの言葉の中に謙譲語が3つ含まれている誤った表現です。

しかし、時代とともに言葉は変化するもの。平成19年に文化庁が発行した文化審議会答申「敬語の指針(30p)」では、場合に応じて同時に使うことを認められています。
二重敬語は本来誤っているため、使うと信用を落とす可能性がありますが、現代では一般に広く使用されていることも事実です。敬語の本来の使い方を確認しつつ、就活では採用担当者からのメールの調子に合わせて、使う表現を決めるのが無難といえるでしょう。

参照元
文化庁
報告・答申等

「致します」

面接日程確定メールに返信する場合は、ひらがなの「いたします」が、正しい書き方です。
「いたす」には、「そこまで達するようにする・至らせる」といった動詞と、直前に置いた言葉を補うときに使用する補助動詞との、2つの用法があります。就活のメールでは、「お願いいたします」「失礼いたします」など、補助動詞で使うことが一般的です。国語としては漢字でも間違いではありませんが、文化庁の発行した「公用文における漢字使用等について(2p)」では、公用文(官公庁や公共団体、会社が発行する正式文書)において補助動詞はひらがなで書くように定められています。
したがって、「連絡いたします」「送信いたします」など、ひらがなで書くのが適切といえるでしょう。

参照元
文化庁
公用文における漢字使用等について

「お○○」「ご○○」の多用

丁寧な文章を心掛けると、「お」と「ご」を多用してしまう傾向があります。「ご依頼」や「お返事」など、すべての名詞に付けると、しつこい印象を与えかねません。また、文末すべてを「させていただく」にすると、読みづらくなるので気を付けましょう。

誤った書き方:ご面接頂く日程のご変更をさせて頂きたく、ご連絡させて頂きました。
正しい書き方:面接の日程変更をお願いしたく、ご連絡差し上げました。

メールを書き終えたら、1度声に出して全体を読み返し、読みにくい・しつこい言い回しになっていないか、確認しましょう。

面接前日にはどのような準備をすれば良いのか、心配になった方は「面接前日の過ごし方まとめ!確認メールの返信例文は?準備不足を解消しよう」もぜひチェック。前日の急なキャンセルについても解説しているので、参考にしてみてください。

メールに返信する前にチェックするべき2つの項目

最後に、就活にまだ慣れていない人が確認するべき2つのポイントを紹介します。これらに気をつけて面接日程確定メールに返信すると文章が整った印象になり、採用担当者にも良い印象を与えられるため、ぜひ参考にしてみてください。

1.読み手に分かりやすい簡潔な文章を心掛ける

面接日程確定メールに返信するときは、読み手である採用担当者にとって分かりやすく、簡潔な文章を心がけましょう。たとえば、1まとまりの文章(2~5行)ごとに、1行の空白を入れると読みやすくなります。1行の幅は、一般的に20~35文字が読みやすいため、文節や読点「、」で改行しましょう。しかし、読点を多く使い過ぎると、幼稚な印象になるうえ、読みづらくなるので注意が必要です。
なお、自己アピールや熱意などは、面接日程に関するメールに記載すべきではありません。返信メールでは、面接に関わる内容だけを簡潔に伝えることが重要です。

2.誤字・脱字・表記の統一などに気をつける

面接日程確定メールに返信する前に、誤字脱字がないか必ず読み返しましょう。さまざまな表記が入り混じってしまわないように、確認する必要があります。以下に統一すべき表記の例を挙げますので確認しましょう。

・「いただく」と「頂く」
・「二人」と「2人」
・「15:30」と「15時半」

このように、ひらがなと漢字、数字と漢字のように、全体で表記が不揃いにならないよう、どちらかに統一します。

顔文字・絵文字・記号は使わない
企業へ面接日程確定メールの返信を送るときに、顔文字・絵文字を使うのは、ふさわしくありません。記号の「!」や「?」も、「ビジネスマナーを知らない人」といった印象を与えてしまう可能性があるので使用を避けるべきです。
たとえ担当者が親しみやすい雰囲気であっても、企業へのメールでは避けたほうが良いでしょう。

このコラムでご紹介したように、企業から届いたメールに返信するときは、社会人として覚えておくべきマナーが複数あります。ビジネスマナーに自信がない就活者や、企業とのメールのやり取りに不安がある方は、転職エージェントを活用するのも一つの手です。

若年層に特化した、就職支援サービスを行っているハタラクティブでは、就活アドバイザーがメールの書き方をサポート。メールのほかにも、面接の練習や入社後のフォローなど、就職活動のあらゆる場面で支援します。サービスはすべて無料ですので、ぜひお気軽にご相談ください。

面接日程確定メールへの返信にまつわるお悩みQ&A

ここでは、就活におけるメール返信マナーにお悩みの方に向けて、Q&A形式で疑問に答えていきます。

二重敬語って何ですか?

二重敬語とは、1つの語に2つの敬語を使っている状態を指します。このコラムの「面接日程確定のメールに返信するとき注意すべき敬語
」で紹介した事例のほか、役職に様をつけてしまうこともメールにおいてよくあるミスなので注意しましょう。「課長」や「部長」という役職は、それだけで敬語です。「課長様」や「部長様」といった表記にしないよう気をつけてください。詳しくは、「その敬語間違ってない?正しいビジネスメールのマナーとは 」でも解説しています。

返信が来ない!電話で連絡したほうが良い?

担当者からメールの返信がない場合でも、電話での連絡は避けたほうが無難。メールで問い合わせしてみることをおすすめします。「書類選考の連絡が来ないときは?問い合わせのやり方も解説! 」では、メールで問い合わせる際の例文を掲載しているので、ぜひ参考にしてみてください。日程調整ではなく書類選考結果の問い合わせではありますが、担当者に催促と受け取られないよう最大限配慮するという点は同じです。

日程が確定したら返信しなくても良い?

日程が確定したら、お礼と確認のためもう一度返信しましょう。最後は「当日はよろしくお願いいたします」のような言葉で締めくくると、丁寧な印象を与えられます。詳しいメールの返信方法は、「面接日程メールには早く返信を!調整や確定のお礼は必要?基本構成をチェックしよう」でご確認ください。

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