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返信の仕方で差がつく?就活メールの書き方と例文

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【このページのまとめ】

  • ・企業に送るメールはビジネスマナーを守るのが大切 
    ・ビジネスメールは「宛先」「挨拶」「本題」「結び」「署名」で構成されている。 
    ・面接時間の変更をお願いする場合は、候補日をいくつか提示する 
    ・特に返信する必要がない内容であっても、確認したという意味でお礼のメールを送る 
    ・すぐに回答できない場合は、いつごろ連絡できるのかを早めに伝えておく。放置はNG 
    ・その他、「件名は要件をシンプルに」「敬語の使い方に気をつける」など、マナーを守ってメールを作成しよう

企業に送るメール、どう書くのが正解?そんな風に悩んでいませんか?
就活生であっても、企業とやりとりする際に知っておきたいのが「ビジネスマナー」。メールにも、ビジネスならではのマナーがあるのです。
しっかりと基本を押さえて、採用担当者に好印象を残せるメールを目指しましょう。

就活時のメールはビジネスマナーを守って作成

就活時には、企業とメールのやりとりをすることが多くなるもの。その際には学生気分でメールを送るのではなく、ビジネスマナーを押さえた内容にすることが大切です。
ビジネスメールは、大きく分けると「宛先」「挨拶」「本題」「結び」「署名」で構成されているのが特徴。項目ごとに、気をつける点を確認してみましょう。

宛先

メールの冒頭には送り先の会社名、所属部署、名前などを書きます。団体宛に送信する場合は「御中」、個人宛の場合は「様」というように、敬称の付け方にも気をつけましょう。

挨拶

簡単な挨拶のあと、自分の所属大学と氏名を記載します。初めてメールを送る時の挨拶は「初めてメールを差し上げます」、2回目以降は「いつもお世話になっております」などというように、使い分けるようにしましょう。

本題

結論から述べ、相手に伝わりやすい文章を心がけましょう。適度な改行や句読点を活用して読みやすさに配慮することが大切です。

結び

メールの結びの挨拶は、いくつかパターンがあります。「上記の件、ご検討をよろしくお願いいたします」「ご多用中とは存じますが、何卒よろしくお願いします」など、状況に応じて適切なものを使い分けましょう。

署名

署名には、自身の所属と名前(フルネーム)、住所、電話番号、メールアドレスなどを記載します。本文の内容と混ざってしまわないよう、適度な改行を挟み、シンプルな記号などで囲いをつけるとわかりやすくなります。


面接のお例メールの例

○○株式会社 人事部 △△様

お世話になっております。
面接をしていただきました○○大学○○学部の××です。

本日はお忙しい中面接のお時間をいただき、誠にありがとうございました。
○○様のお話を伺い、貴社の社員として働きたいという気持ちが益々強くなりました。
ぜひ、貴社の一員として働かせていただきたいと存じます。

今後とも、よろしくお願い申し上げます。

××

====================
○○大学○○学部○○学科
名前:×× ××(フルネーム・ふりがな)
住所:〒000-0000
○○県○○市~~~~~~
電話番号:000-0000-0000
E-メール:mail.address@aaa.com
====================

パターン別返信例

企業からのメールには迅速に返信するのが基本。ビジネスメールは、24時間以内の返信が望ましいとされています。
どんなメールにも正しく返信できるよう、パターンごとに例文つきで解説します。

面接時間調整が必要な場合

企業から提示された時間が合わなかった場合、「その日は参加が難しいです」だけでは何度もメールのやりとりが必要になってしまいます。自分が参加できる日の候補をいくつか挙げ、企業に決定してもらいましょう。
理由を述べる際は、学業や冠婚葬祭などの都合とするのが無難。「別の面接が入っていて」などはNGです。
詳しく言わない場合は「その日は別件がございます」「都合がつかないため、別日でお願い致します」などとぼかした伝え方にしましょう。

<例>
ご提示頂いた日は別件で伺えないため、誠に勝手ではございますが、下記の日程で再調整していだけますと幸いです。

○月○日 15:00~18:00
○月○日 10:00~16:00
○月○日 10:00~18:00

内容を了承する場合

面接時間の連絡など、特に回答する必要がないメールはどう書けばいいのか悩むもの。しかし、きちんと確認したことを知らせるためにも返信は行うようにしましょう。
頂いたメールの中の時間や場所など、重要なポイントは再確認の意味も込めてコピーして記載しておくのがおすすめです。

<例>
面接の日程調節の件、承知いたしました。
ご多用中にも関わらずご対応いただき、ありがとうございます。
それでは、○月○日の○時に○○まで伺います。

返信が遅れたことを謝罪する場合

忙しい就活中は、企業からのメールを見落としてしまうことも。そんな時は、気づいたらすぐに謝罪のメールを送りましょう。
言い訳をせず、素直に謝ることが大切です。
謝罪だけのメールにするのではなく、最初に謝罪の意を伝え、その後本題に入るようにしましょう。

<例>
○○の件についてご連絡頂いていたにも関わらず、返信が遅くなってしまい、誠に申し訳ございません。
~~~本題~~~

すぐに回答できない場合

時間の調整ができないなど、様々な事情ですぐには回答できない…という場合、答えが出るまでメールを放置するのはNG。
メールを確認したことを知らせるためにも、「いつごろ回答できるのか」を添えて早めに返信するようにしましょう。

<例>
面接時間についてご提案いただいた件ですが、テスト期間と被ってしまう可能性があるためまだ回答することができません。
○月○日の午前中にはスケジュールが発表されるため、○日中に改めてご連絡いたします。
ご迷惑をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いします。

就活メールの注意点

例文を知ったことで、ビジネスメールの返信方法にも自信が持てたのではないでしょうか?
この他にもメールで気をつけたいマナーがいくつかあるので、合わせて気をつけてみましょう。

件名はシンプルでわかりやすく

「よろしくお願いします」「ありがとうございました」など、挨拶のみや抽象的な件名では迷惑メールだと思われてしまう可能性も。「説明会資料送付のお願い」「面接時間の調整について」など、要件をわかりやすく伝えられるものにしましょう。
また、件名の最後に名前を入れることで他の学生との取り違いなどを防ぐことができます。

忙しい中時間を取ってもらったことに感謝の気持ちを伝える

企業の人事担当者は、何人もの就活生と連絡を取り合っています。
面接時はもちろん、メールのやりとりに対しても「お忙しい中ありがとうございます」という一文があるだけで感謝の気持ちと心遣いを伝えることができるのではないでしょうか。

正しい敬語(日本語)を使う

普段何気なく使っている言葉遣いが間違っていないかを再度確認するようにしましょう。
謙譲語と尊敬語の使い分けの間違いや、「してる」「できてる」のように文中の「い」を省略するい抜き言葉、「やらさせていただきます」のように不要な位置に「さ」を挿入するさ入れ言葉などは、間違えて使っていることも多いかもしれません。
不安な時は、送信する前に誰かに読んでもらうというのも効果的です。


このように、就活時には友達とのやりとりとは違い、ビジネスマナーを知った上で行動する必要があります。
ビジネスマナーに則った返信メールで、人事に好印象を与えましょう。


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