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履歴書をPDFで送りたい！メール作成時のマナーは？

履歴書をPDFで送りたい！メール作成時のマナーは？

更新日2024/03/13

この記事のまとめ

履歴書をPDF化したら、パスワードを忘れずに設定しよう
メールの本文は宛先、氏名、用件、締めの言葉、署名という流れで作成する
署名には氏名と住所、電話番号、メールアドレスを記載する
送信前に必ず見直し、誤字脱字や記載漏れがないか確認しよう

「企業に履歴書を送りたいけれど、適切な方法がわからない…」という方はいませんか？
このコラムでは、PDFの履歴書をメールで送る際のポイントや、例文などをご紹介します。マナーを守って作成できるよう、ぜひチェックしてください。

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履歴書をメールで送る際のポイント
メールの構成
メールで応募する際の例文

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履歴書をメールで送る際のポイント

ここでは、履歴書をメールで送る際のポイントをご紹介します。

PDF化する

手書きの履歴書はスキャンしてPDF化し、WordやExcelで作成したときはPDF形式に変換しましょう。PDF形式にしたいときは、「名前を付けて保存」を選択し、ファイルの種類を「PDF」にすると変換できます。

件名に用件と氏名を入れる

「履歴書ご送付の件（氏名）」「◯◯応募の件（氏名）」のように内容や送信者がわかる件名にしましょう。
「ご確認お願いします」といった件名の場合、目的や送信者がひと目でわからず、迷惑メールだと判断されてしまう恐れがあります。

応募書類はわかりやすいファイル名にする

採用担当者が管理しやすくなるよう、わかりやすいファイル名にします。
「180710履歴書（氏名）」「20180710履歴書（氏名）」のように、日付やファイルの内容、氏名を記載すると丁寧です。

応募書類にパスワードを設定する

履歴書には個人情報が記載されているため、パスワードを設定することが常識になりつつあります。
パスワードをつくらないと、企業によっては「情報管理に疎い」と判断されることも。設定したら、履歴書を添付するメールとは別にパスワードを知らせるメールを送りましょう。

適切に履歴書を送れるよう、上記の注意点を押さえてください。

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メールの構成

履歴書を添付するメールは、以下の構成で作成します。

・宛先
・氏名
・用件
・締めの言葉
・署名

署名に記載する内容は、下記のとおりです。会社のメールアドレスは使用せず、個人で使うものを載せましょう。

・氏名　
・郵便番号、住所　
・電話番号
・メールアドレス

送信前に必ず見直し、誤字脱字や記載漏れがないか確認してください。

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メールで応募する際の例文

ここでは、メールで応募する際の例文をご紹介します。

件名:中途採用応募の件（就活太郎）

本文:
株式会社◯◯◯
採用ご担当者様

はじめまして。
就活太郎と申します。

◯◯で貴社の求人情報を拝見し、これまでの□□の経験を活かせるのではと思い、△△職に応募させていただきました。
メールにて履歴書を送付させていただきますので、ご査収の程よろしくお願い申し上げます。

なお、履歴書には念のためパスワードを設定しております。後ほどメールでお送りしますので、ご確認いただけますでしょうか。

お忙しいところ恐縮ですが、確認、検討していただき、面接の機会をいただけますと幸いです。
何卒、よろしくお願い申し上げます。

———————————–——————–
就活太郎
〒◯◯◯-◯◯◯◯　東京都渋谷区◯◯△-△-△
電話番号：090-☓☓☓☓-△△△△
メールアドレス：syukatsutaro@☓☓☓.jp
———————————–——————–

本文と署名の境目が分かるよう、「-」や「=」で区切るのがおすすめです。
コラムでご紹介したポイントを押さえ、印象アップにつながるメールを作成しましょう。

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