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その敬語間違ってない?正しいビジネスメールのマナーとは

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【このページのまとめ】

  • ・敬語には尊敬語と謙譲語、丁寧語の3種類ある

    ・二重敬語や過剰敬語は間違えやすい敬語

    ・顔や表情が掴めないメールはより正しい敬語を使う必要がある

    ・クッション言葉を添えるだけで印象は変わる

ビジネスではメールを用いて顧客に連絡したり、上司に連絡したりする場面があります。得にデスクワークの仕事の人は、そのようなやり取りが日常茶飯事という人もいるでしょう。 

メールは顔が見えず、相手の表情や口調も分かりません。その分、相手が気持ち良く受け取ってくれるようなメールの文章を意識したいものです。 

ビジネスにおける「正しい敬語」は、相手の印象を左右すると言っても過言ではないほど大切。そして、基本的なビジネスマナーでもあります。 
敬語をスマートに使えるようになれば、今後社会人としてもずっと役に立つことばかりです。 
今回は「ビジネスメールでの正しい敬語の使い方」にスポットを当てた記事をご紹介します。

◆3種類の敬語がある

日常、あらゆる場面で敬語を使うことがありますが、私たちが何気なく使っている敬語には種類があります。

それは、「尊敬語」「謙譲語」「丁寧語」です。こ3種類の敬語の意味を理解し、シーンによってうまく使いこなせるようにすることが、正しい敬語をマスターするための第一歩と言えるでしょう。

【尊敬語】

尊敬語とは目上の人に使う敬語です。主に相手を立てる時に使われています。

よく使う尊敬語としては、以下のようなものが挙げられます。

・する→される、なさる

・言う→おっしゃる、言われる

・行く→いらっしゃる、おいでになる

・食べる→召し上がる、おあがりになる

・聞く→お聞きになる

・与える→くださる

・待つ→お待ちになる

・会社→貴社、御社

尊敬語は相手を高め、敬意を表す敬語です。主に相手の呼び名や動作を表す際の動詞に使用します。

【謙譲語】

謙譲語は、自分を下げて相手を立てる時に使います。「へりくだる」や「謙遜」の意味があり、自分を低める表現です。

謙譲語は、以下のように使われます。

・する→させていただく

・言う→申し上げる

・行く→うかがう

・食べる→いただく、頂戴する

・聞く→拝聴する、うかがう

・与える→いただく、頂戴する

・待つ→お待ちする

・会社→弊社

尊敬語とは違い、謙譲語で動作の主体となるの自分自身です。例えば、上司をお迎えに行くシーンであれば「お迎えに行きます」ではなく、「お迎えにあがります。」や「お迎えに参ります。」と、自分をへりくだる表現で使います。

【丁寧語】

丁寧語はその名の通り、聞き手に対して丁寧に述べる時に使われる敬語です。丁寧語の場合、謙譲語や尊敬語の時とは違い、相手や話す内容を問いません。

丁寧語の例は以下の通りです。

・する→いたします

・言う→申し上げます

・行く→参ります

・食べる→食べます

・聞く→聞きます

・与える→あげます、差し上げます

・待つ→待ちます

・買う→買います

丁寧語は語尾に「です」や「ます」をつけることで上品さを表現します。

相手やシーンに問わないということもあり、ビジネスだけでなく日常生活で用いるのは丁寧語が一番多いのではないでしょうか。

◆間違えやすい敬語

3種類の敬語があることを理解したら、次は間違えやすい敬語についてお伝えします。

自分では正しく使っているつもりでも、よくよく敬語を理解してみると、今ま自分が二重敬語や過剰敬語を使っていたということに気づくこともあるでしょう。

これから敬語を使う中で、間違えやすい敬語を知っておくと、ビジネスシーンで正しい敬語を使う応用力も高められます。

【間違えやすい敬語:二重敬語】

1つの語に、敬語を2回使ったものを二重敬語と言います。

よく間違えやすいのが、「役職」+「様」のパターンです。

例)部長様、社長様など

社長や部長という役職を示す言葉自体が敬語となっているので、それに加え「様」をつけることは二重敬語ということになります。

このことを理解すると、「うかがわせていただきます」や「おっしゃられる」も二重敬語ということは理解できるでしょうか。

「うかがわせていただきます」の場合、「うかがう」と「いただく」どちらも謙譲語になり、1つの文で謙譲語が2度使われているということになります。

この場合の正しい敬語は、「うかがいます」です。

「おっしゃられる」は「おっしゃる」と「される」の尊敬語が2回1つの文で使われており、こちらも二重敬語です。

「おっしゃる」が正しい敬語。または「お話になる」「話される」も正しい使い方となります。

【間違えやすい敬語:過剰敬語】

相手を敬いたい気持ちが過剰に表れてしまったときに起こりやすいと言われています。

また、過剰に敬語を意識することで、敬語を使いすぎたり、謙譲語や尊敬語が混在したりします。

自分にとって良く見せたい相手なのに、「くどい人」や「馬鹿にしている」など受け取られる可能性もあるので、注意しましょう。

では、過剰敬語とはどんなものなのでしょうか。正しい敬語に言い換えてご紹介します。

・(誤)「〇〇の本はお読みになられましたか?」

→(正)「〇〇の本はお読みになりましたか?」

・(誤)「〇〇様がいらっしゃられました」

→(正)「〇〇様がお見えになりました」

・(誤)「後ほどメールで送らせていただきます」

→(正)「メールでお送りいたします」

・(誤)「そちらは雪が降っていらっしゃるそうですね」

→(正)「雪が降っているそうですね」

・(誤)「おビールはいかがでしょうか」

→(正)「ビールはいかがですか」

例のように誤った敬語と正しい敬語を比較してみると、誤った敬語の方が不自然で過剰に感じるのではないでしょうか。

「おビールはいかがでしょうか」という敬語は、カタカナに「お」や「ご」を付けること自体が間違っています。やりすぎで、堅苦しい印象も与えてしまうでしょう。

「後ほどメールで送らせていただきます」は、一見違和感のないように感じますが、文法的には誤りです。「送らせて」と「いただく」の謙譲語が一文に入っているため「お送りいたします」とシンプルな言い回しにしましょう。

過剰敬語を使う人は、自分が間違って使っているという意識がない人が多い傾向にあります。

「自分は正しい敬語を使っている」という自信から現れることがあるため、気づきにくいのも特徴。敬語は常に学びであり、疑問を持つことで正しい敬語を知ることができます。柔軟性を持つことが大切です。

◆メールで気を付けるべき敬語

顧客とのやり取りを行う手段として用いられるメール。メールでも敬語表現を正しく使うことは、ビジネスにおいて重要です。

間違った敬語を使ってしまうと、相手によっては不愉快に感じ取られたり失礼にも値します。

ビジネスパートナーとしての信頼性を失い、後の仕事にも影響を及ぼす可能性すら考えられるでしょう。

また、メールでの伝達は顔が見えないことのほか、訂正が効かないためより丁寧を心がける必要があります。

では、ビジネスメールでよく使う敬語について説明します。

【初めてメールを送る時】

・初めての場合は「初めまして」や「突然のメール失礼いたします」から始め、名乗るのが良い

ここで注意したいのが「お世話になっております。」から始まるメールです。まだ顔も合わせておらず、かつメールでのやりとりも初めての相手にはNG。2回目以降から「お世話になっております。」と伝えましょう。

【相手企業のことを呼ぶ時】

・メールでは「貴社」を使う

よく面接で「御社」という言葉を耳にしたことはあると思いますが、これは話し言葉の際に使われます。メールなどの書き言葉では「貴社」が正しい言葉です。

【役職の相手を呼ぶ時】

・「〇〇部長」「〇〇課長」もしくは「部長の〇〇様」「課長の〇〇様」を使う

顧客相手が役職の場合は苗字の後に役職名を付けます。この時に間違えやすいのが「〇〇部長様」など、過剰敬語を用いてしまうこと。

相手を敬いたい気持ちで出てくる場合がありますが、あまり過剰敬語を使いすぎると逆に相手から距離を取られる可能性もあるので気を付けましょう。

「〇〇部長」という呼び方に抵抗がある場合は、「部長の〇〇様」を使ってみてください。

【添付書類を受け取って欲しい時】

・「ご査収くださいますようお願い申し上げます」を使う

「ご査収ください」とは「よく調べて受け取ってください」という意味になります。これをこのまま使うと上から目線のようなイメージになってしまいますが、「ご査収くださいますようお願い申し上げます。」と後に謙譲語を用いることで自分より立場が上の人に対する敬意の姿勢を感じられます。

【確認したいことがある時】

・「~につきましてお尋ねさせていただきたく存じます。」を使う

このケースでよく間違えやすいのが、「ご質問があります」という敬語。この言葉は自分の行為に敬語を使っていることになるので間違いです。

【お願いしたいことがある時】

・「恐縮ですが、~お願いできますでしょうか。」や「お忙しいところ申し訳ありませんが~していただけましたら幸いです。」を使う

お願いするということは、相手に少しでも時間を割いてもらうということです。

相手の状況を掴むことのできないメール。もしかすると、忙しくしている時かもしれませんし、そうでないかもしれません。

しかし、この場合はどちらにせよ事前にクッション言葉を添えます。これにより相手も気持ちよく要望に応えてくれるでしょう。

「~してください」は、命令口調になるため使わないようにしましょう。

◆クッション言葉で印象アップ

クッション言葉は、相手にお願いをする時や断る時に使用する言葉です。

ビジネス上ではさまざまなクッション言葉が用られます。これをうまく活用するためには、クッション言葉を用いるタイミングや適切な状況を知っておくことが必要。

クッション言葉は、相手に伝えずらいことでも失礼に値せずに伝えることができるため非常に役に立ちます。

また、円滑にビジネスを進めることもできるでしょう。

内容ごとのクッション言葉をご紹介します。

【お願い・依頼・質問】

・お忙しいところ恐縮ですが

・誠に勝手なお願いですが

・ご迷惑をおかけしますが

・大変失礼ですが

・差し支えなければ

・もし可能であれば

・よろしければ

・お手をわずらわせますが

・伺いたいことがあるのですが

・お使い立てて申し訳ございませんが

・お時間が許せば

・ご面倒でなければ

 

【断り】

・あいにくですが

・残念ながら

・せっかくですが

・〇〇したいのは山々ですが

・心苦しいのですが

・ありがたいお話ですが

・恐縮ですが

・申し訳ございませんが

・お気持ちは嬉しいのですが

・ご期待に添えられず申し訳ございませんが

・身に余るお言葉ですが

・お役に立てず申し訳ございませんが

 

【反論・意見・指摘】

・老婆心ながら

・余計なこととは存じますが

・大変失礼とは存じますが

・誠に申し上げにくいのですが

・お節介とは思いますが

・お言葉を返すようですが

・おっしゃることは重々理解しておりますが

・確かにおっしゃる通りですが

【報告・説明・感謝】

・おかげさまで

・お心配かもしれませんが

・大変申し訳ないのですが

・あいにくですが

・お話し中大変恐縮ですが

・誠に勝手ながら

例えば、メールで顧客に何かを報告する際「〇〇を達成することができました」だけではただ単に報告のみの内容となります。

「おかげさまで〇〇を達成することができました」と、クッション言葉を一文添えるだけで相手も気持ち良く受け取ることができるのではないでしょうか。

シチュエーションごとにクッション言葉をうまく使い分け、好印象なビジネスメールにしましょう。

◆就活や転職においても敬語は重要

これから就活や転職しようと考えている方はまず、正しい敬語を理解することから始めてみてはどうでしょうか。履歴書や職務経歴書、面接などで役に立ちます。

また、ビジネスマナーが身についているとして評価も断然アップするでしょう。

「敬語に自信がない」「面接で何度も落ちてしまった」など、就活や転職に関することはプロの就活アドバイザーに相談してください。

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