敬語には「尊敬語」「謙譲語」「丁寧語」の3種類がある
「メールで敬語を正しく使えるようになりたい」と思っている方もいるでしょう。敬語には、「尊敬語」「謙譲語」「丁寧語」の3種類があります。「二重敬語」「過剰敬語」などに気をつけながら、シーンによって正しく使い分けることが大切です。
このコラムでは、メールで確認したいことがあるときの正しい敬語表現をご紹介します。また、メールで敬語を正しく使うためのポイントもまとめているので、ぜひ参考にしてみてください。
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メールで確認したいことがあるときの正しい敬語表現
ビジネスメールで相手に確認や質問をしたいときは、自分の行動をへりくだる「謙譲語」を使って、丁寧にお願いするのが基本です。状況に合わせて以下のフレーズを使い分けましょう。
「～を確認させていただきたく存じます」
「～を確認させていただきたく存じます」は、最もスタンダードで、どんな相手にも使いやすい表現といえます。
「確認する」の謙譲語である「確認させていただく」に、「思う」の謙譲語である「存じる」を組み合わせた正しい敬語表現です。
【使用例】
「明日の会議のアジェンダについて、1点確認させていただきたく存じます。」
「～についてお伺いしたく存じます」
「～についてお伺いしたく存じます」は、単に内容を確認するだけでなく、相手の意見や都合、詳細な情報を聞きたい場合に適した表現です。「聞く」の謙譲語である「伺う」を使用しています。
【使用例】
「今後のスケジュールについてお伺いしたく存じます。」
「～についてご教示いただけますでしょうか」
「～についてご教示いただけますでしょうか」は、相手にやり方を教えてほしい場合や、専門的な知識を確認したい場合に使う表現です。「教える」の尊敬語である「ご教示」を使います。
【使用例】
「新しいシステムの手順について、ご教示いただけますでしょうか。」
3種類の敬語をマスターしよう！
敬語には、「尊敬語」「謙譲語」「丁寧語」の3種類があります。3種類の敬語の意味を理解し、シーンによってうまく使いこなせるようにしましょう。
【尊敬語】
尊敬語は目上の相手に使う敬語で、主に相手を立てるときに使います。尊敬語を使えば、相手を高め、敬意を表すことができます。
【謙譲語】
謙譲語は、自分を下げて相手を立てるときに使います。「へりくだる」や「謙遜」の意味がある表現です。たとえば、自分が上司をお迎えに行くシーンであれば、「お迎えに行きます」ではなく、「お迎えにあがります」「お迎えに参ります」と、自分をへりくだった表現を使いましょう。
【丁寧語】
丁寧語はその名のとおり、聞き手に対して丁寧に述べるときに使われる敬語です。尊敬語や謙譲語とは違い、使用する相手や話す内容は問いません。丁寧語は語尾に「です」「ます」をつけることで、上品さを表現できます。ビジネスだけでなく、日常生活でも用いられる敬語です。
敬語の種類については以下のコラムで詳しく解説しているので、ぜひご覧ください。
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【相手別】確認したいことがある時のメール例文・テンプレート
ここでは、そのままコピーして使える「確認のメール」のテンプレートを、社外・社内の相手別にご紹介します。
社外（取引先・顧客）向けの例文
社外へ送る場合は、初めに「お世話になっております」などの挨拶を入れ、より丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の（自分の氏名）です。
先日お送りいただいた〇〇の資料について、
1点確認させていただきたく存じます。
資料〇ページの〇〇の項目につきまして、
こちらは〇〇という認識で相違ないでしょうか。
お忙しいところ大変恐縮ですが、
お手すきの際にご確認いただけますと幸いです。
引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。
社内（上司・先輩）向けの例文
社内の相手に対しては、丁寧さは保ちつつも、簡潔で分かりやすい文面を意識することが大切です。
〇〇部長
お疲れ様です。〇〇です。
明日の〇〇会議の進行について、
事前にお伺いしたいことがあり、ご連絡いたしました。
〇〇の件につきましては、〇〇という進め方でよろしいでしょうか。
ご多忙の折に恐縮ですが、
お手すきの際にご教示いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
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「確認してください」はNG？避けるべき注意点と言い換え
「資料を確認してください」という表現は、「～して」という命令口調が含まれるため、目上の相手や取引先に対してはNGです。
相手に確認を促す際は、以下のように言い換えましょう。
（誤） ご確認してください。
（正） ご確認ください。
（正） ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
（正） ご確認いただけますと幸いです。
「ご確認ください」は正しい敬語ですが、社外の相手や上司には「ご確認のほどよろしくお願いいたします」などと表現すると、より柔らかく丁寧な印象になります。
「ご査収ください」との違いは？
確認をお願いする言葉として「ご査収（さしゅう）ください」もありますが、これは「（添付された書類などを）よく調べて受け取ってください」という意味です。
メールにファイルや見積書を「添付」している場合のみに使用できる言葉ですので、単に質問や文章の内容を確認してほしい時には使わないよう注意しましょう。
【基礎知識】メールで間違えやすい敬語＆正しい使い方
間違えやすい敬語には、「二重敬語」「過剰敬語」が挙げられます。これらを知っておくと、ビジネスシーンで正しい敬語を使うのに役立つでしょう。ここでは、「二重敬語」「過剰敬語」について詳しく紹介していきます。
二重敬語
二重敬語とは、1つの語に敬語を2回使うことです。よく間違えやすいパターンとしては、以下のようなものが挙げられます。
「役職」＋「様」
社長や部長という役職を示す言葉自体が敬語となっているので、「部長様」「社長様」などのように「様」をつけるのは二重敬語にあたります。そのまま「部長」「社長」として、問題ありません。
「伺わせていただきます」
「伺わせていただきます」は、「伺う」「いただく」の2つが謙譲語にあたります。この場合は、「伺います」が正しい表現です。
「おっしゃられる」
「おっしゃられる」も、「おっしゃる」「される」の2つが尊敬語にあたるため、二重敬語に該当します。正しい敬語は、「おっしゃる」「お話になる」「話される」などです。
過剰敬語
過剰敬語は、敬語を使いすぎたり、謙譲語や尊敬語が混在したりすることを指します。相手を敬いたい気持ちが過剰に表れてしまったときに起こりやすいようです。正しい敬語が身に着いていないと懸念される可能性もあるので、過剰敬語には注意しましょう。過剰敬語の例文と正しく言い換えた表現は以下のとおりです。
- ・（誤）「〇〇の本はお読みになられましたか？」
- →（正）「〇〇の本はお読みになりましたか？」
・（誤）「〇〇様がいらっしゃられました」
- →（正）「〇〇様がお見えになりました」
・（誤）「後ほどメールで送らせていただきます」
- →（正）「メールでお送りいたします」
・（誤）「そちらは雪が降っていらっしゃるそうですね」
- →（正）「雪が降っているそうですね」
・（誤）「おビールはいかがでしょうか」
- →（正）「ビールはいかがですか」
「後ほどメールで送らせていただきます」は一見違和感がないように感じますが、「送らせて」「いただく」の2つの謙譲語が入っているため、文法的な誤りがあります。また、「おビール」のように、カタカナに「お」や「ご」を付けるのも誤りのため、避けるようにしましょう。
過剰敬語は知らず知らずのうちに使用してしまう傾向があります。敬語を正しく使うには、「これは正しい使い方なのか？」という疑問を持ち、常に学ぶ姿勢が大切です。また、日頃から意識して使うようにすると良いでしょう。
クッション言葉で印象アップを目指そう
クッション言葉は、相手にお願いをするときや断るときに使用する言葉です。相手に言いづらいことも気遣いながら伝えることができるため、ビジネスの面においても役に立ちます。クッション言葉をうまく活用するためには、使用する適切なタイミングを知っておくことが大切です。ここでは、伝えたい内容ごとにクッション言葉を紹介します。
お願い・依頼・質問
相手に何かを依頼したいときや質問したいときに使うクッション言葉は、以下のとおりです。
・お忙しいところ恐縮ですが
・誠に勝手なお願いですが
・ご迷惑をおかけしますが
・大変失礼ですが
・差し支えなければ
・もし可能であれば
・よろしければ
・お手をわずらわせますが
・伺いたいことがあるのですが
・お使い立てて申し訳ございませんが
・お時間が許せば
・ご面倒でなければ
断り
相手にお願いされたことを断る際には、以下のクッション言葉を使用します。
・あいにくですが
・残念ながら
・せっかくですが
・〇〇したいのは山々ですが
・心苦しいのですが
・ありがたいお話ですが
・恐縮ですが
・申し訳ございませんが
・お気持ちは嬉しいのですが
・ご期待に添えられず申し訳ございませんが
・身に余るお言葉ですが
・お役に立てず申し訳ございませんが
反論・意見・指摘
相手に反対意見を述べたいときや指摘しなければいけないときは、以下のクッション言葉を用いましょう。
・老婆心ながら
・余計なこととは存じますが
・大変失礼とは存じますが
・誠に申し上げにくいのですが
・お節介とは思いますが
・お言葉を返すようですが
・おっしゃることは重々理解しておりますが
・確かにおっしゃる通りですが
報告・説明・感謝
相手に報告したいことがあるときや感謝の言葉を伝えたいときのクッション言葉は、以下のとおりです。
・おかげさまで
・ご心配かもしれませんが
・大変申し訳ないのですが
・あいにくですが
・お話し中大変恐縮ですが
・誠に勝手ながら
たとえば、メールで顧客に何かを報告する際、「〇〇を達成することができました」だけではただ単に報告のみの内容となります。好印象を与えたい場合は、「おかげさまで〇〇を達成することができました」と、クッション言葉を一文添えると効果的です。シチュエーションごとにクッション言葉をうまく使い分け、好印象なビジネスメールを目指しましょう。
クッション言葉については、以下のコラムも参考にしてみてください。
まとめ
就職・転職活動において、敬語を正しく使用することは重要です。これから就職・転職活動を始めようかと考えている場合は、まず正しい敬語を理解することから始めてみましょう。履歴書や職務経歴書、面接などで役に立つほか、ビジネスマナーが身についているとして好印象につながる可能性もあります。もし「敬語の使い方にどうしても自信が持てない」「プロに指導してもらいたい」という場合は、ぜひハタラクティブまでご相談ください。
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